Con dấu công ty | Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu công ty là công cụ được doanh nghiệp sử dụng để đóng lên văn bản, giấy tờ của đơn vị. Con dấu có ý nghĩa thể hiện giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp ban hành. Có thể hiểu rằng, những hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới xem là có hiệu lực.

Các loại con dấu công ty

Những loại con dấu mà mọi doanh nghiệp cần nên có bao gồm:

– Con dấu công ty – loại dấu bắt buộc trong doanh nghiệp pháp nhân: Dấu đỏ công ty là loại dấu có giá trị pháp lý. Con dấu này đại diện cho doanh nghiệp khi giao dịch bên ngoài. Tuy nhiên, dấu đỏ chỉ có hiệu lực pháp lý khi doanh nghiệp đã thông báo mẫu dấu công ty lên phòng đăng ký kinh doanh tại địa phương. Doanh nghiệp có toàn quyền lựa chọn mẫu và số lượng dấu cần sử dụng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có năng lực trong việc tự quyết định về việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị.

Những loại mẫu dấu công ty mà mọi doanh nghiệp cần nên có là gì?

Con dấu chức danh dành cho ban lãnh đạo: Hiện nay, tuy không có quy định nào giới hạn đối tượng được phép sử dụng con dấu chức danh. Nhưng thông thường, loại dấu này được dành cho các cấp chủ tịch, (phó) giám đốc, (phó) trưởng phòng, trưởng dự án,…

Con dấu thông tin, mã số thuế, địa chỉ công ty: Trên con dấu này đã được khắc sẵn mọi thông tin cần thiết rất tiện dụng, giúp người dùng tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi làm việc. Những văn bản nào cần in thông tin doanh nghiệp hay mã số thuế, người dùng chỉ cần đóng dấu là xong.

Con dấu tên kèm chữ ký trong doanh nghiệp: Loại dấu này phù hợp với những nhân viên ở vị trí đặc thù như: nhân viên kinh doanh, nhân viên kế toán, nhân viên mua hàng,.. Việc sử dụng con dấu kèm chữ ký tên sẽ giúp xử lý công việc gọn nhẹ hơn.

Một số bộ phận sử dụng con dấu công ty vì đặc thù của vị trí đó

Con dấu xác nhận đã thu/chi tiền: Nội dung khắc trên con dấu sẽ là bằng chứng xác nhận các hóa đơn đã thu/chi, đã xuất/nhập kho, đã thanh toán. Đối tượng sử dụng con dấu này là nhân viên bộ phận kế toán, bán hàng hoặc thu ngân của doanh nghiệp.

Quy định mới nhất của Luật Doanh nghiệp về con dấu công ty

Điều 43 Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2020 quy định, doanh nghiệp được quyền tự quyết đối với con dấu công ty. Theo đó doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về loại dấu, hình thức, số lượng, nội dung con dấu mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật. Tuy nhiên, việc tự do chọn lựa loại dấu vẫn phải dựa trên chế tài của pháp luật về những mẫu con dấu cơ bản để đảm bảo tính đồng bộ. 

Cụ thể, nội dung của điều 43 thuộc Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2020 như sau:

“Điều 43. Dấu của doanh nghiệp

1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”

Quy định về số lượng, hình thức và nội dung mẫu con dấu công ty

Quy định về số lượng, hình thức mẫu dấu công ty

Về số lượng

Doanh nghiệp có thể cùng lúc sở hữu nhiều con dấu khác nhau chứ không phải chỉ một con dấu như trước đây.

Về hình thức: Doanh nghiệp có thể chọn hình thức cho con dấu:

– Hình dáng: Con dấu có thể ở nhiều hình dáng (tròn, vuông, tam giác, chữ nhật, hình thang, hình thoi hay các hình đa giác khác). Con dấu cũng có thể khắc hình hoa, bướm, cá, chim tuỳ ý.

Hình thức của các loại con dấu vô cùng đa dạng

– Màu sắc và kích thước: Tùy ý và không bị giới hạn.

Quy định về nội dung

– Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định nội dung của con dấu công ty. Hai yếu tố gồm: tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp không bắt buộc phải có như trước đây.

– Doanh nghiệp có thể khắc vào con dấu các nội dung như: logo, slogan hay những nội dung khác tùy ý.

Những điều cấm về hình thức mẫu con dấu

Không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu dưới đây trong nội dung hoặc làm hình thức con dấu công ty:

– Quốc kỳ, Quốc huy hoặc cờ Đảng của nước Việt Nam.

Không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu bị cấm khi làm con dấu công ty

– Không sử dụng hình ảnh, biểu tượng có tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội vào con dấu.

– Từ ngữ, ký hiệu, hình ảnh trên con dấu công ty không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức của Việt Nam.

– Thiết kế con dấu công ty phải tuân thủ luật sở hữu trí tuệ.

Quy định sử dụng con dấu trong doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng

Điều kiện để sử dụng các loại con dấu doanh nghiệp

Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: Trước khi sử dụng hay thay đổi số lượng con dấu, đơn vị đăng tải thông báo về mẫu dấu công ty trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:

1. a) Tên, mã số công ty và địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp (hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện).

2. b) Số lượng, mẫu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.

Quy định về con dấu doanh nghiệp trong việc quản lý, lưu trữ

Luật Doanh nghiệp năm 2020 có quy định về con dấu doanh nghiệp trong việc quản lý và lưu giữ. Theo đó, việc này được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do đơn vị có dấu ban hành.

Hiện nay, pháp luật cũng có nhiều quy định để hạn chế việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp chỉ được sử dụng con dấu công ty trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Quy định về sử dụng con dấu

– Doanh nghiệp tự quyết định về việc quản lý và sử dụng con dấu công ty không chịu sự quản lý của cơ quan công an như trước đây.

– Con dấu được lưu giữ ở đâu, sử dụng như thế nào là tùy thuộc vào quyết định của doanh nghiệp.

Con dấu được lưu giữ ở đâu, sử dụng như thế nào là tùy thuộc vào quyết định của doanh nghiệp

– Con dấu công ty một biểu tượng giá trị được công nhận trong giấy tờ pháp lý.

Quy định mới về con dấu công ty mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

– Quy định sử dụng con dấu trong doanh nghiệp giúp hạn chế được phiền hà, tốn kém về tiền bạc cũng như thời gian.

– Sử dụng mẫu dấu công ty giúp đưa đơn vị tiến gần hơn đến với xu thế hội nhập chung. 

– Đây cũng là vấn đề được công đồng doanh nghiệp quan tâm và hưởng ứng nhiệt tình. Bởi vì, sử dụng con dấu công ty giúp doanh nghiệp giảm được gánh nặng xin cấp phép, xác nhận hoặc chấp thuận với đơn vị cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trên đây là nội dung quy định về quản lý và sử dụng con dấu công ty. Tóm lại, việc sử dụng con dấu đúng quy định không những giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các bước trong vận hành, quản lý mà còn tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí.