CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO NGẮN HẠN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ – LƯU TRỮ
USSH Media
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – ĐHQGHN
https://ussh.vnu.edu.vn/uploads/ussh/logo.png
1. Mục tiêu đào tạo
– Trang bị những kiến thức cơ bản và cập nhật những kiến thức mới nhất để người học nắm vững và nâng cao năng lực về tổ chức, quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ, góp phần đưa công tác này ở cơ quan đi vào nề nếp.
– Chương trình trang bị một số kỹ năng, phương pháp làm việc, giao tiếp hiện đại để cán bộ quản lý và cán bộ chuyên trách công tác văn thư – lưu trữ có thể thực hiện tốt chức trách được giao, tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.
2. Đối tượng đào tạo
– Các cán bộ, công chức, viên chức hiện đang công tác và làm việc trong lĩnh vực văn thư – lưu trữ tại các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức chính trị – xã hội cấp trung ương và địa phương;
– Học sinh, sinh viên các trường trung cấp, cao đẳng và đại học (đặc biệt là học sinh, sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp, có nhu cầu làm việc trong các văn phòng của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước);
– Các tổ chức, cá nhân có nhu cầu bồi dưỡng kiến thức về văn thư – lưu trữ.
3. Thời gian tổ chức đào tạo
Các ngày trong tuần hoặc vào ngày thứ 7 và Chủ nhật.
4. Khối lượng kiến thức toàn khóa
Tổng số tín chỉ phải tích luỹ là 05 tín chỉ (75 tiết), trong đó:
– Học phần bắt buộc: 03 tín chỉ
– Học phần tự chọn: 01 tín chỉ
– Thực hành nghiệp vụ: 01 tín chỉ
5. Loại văn bằng được cấp
Học viên sau khi hoàn thành khoá đào tạo và nếu đáp ứng đủ các điều kiện của khoá đào tạo sẽ được cấp chứng chỉ.
– Tên chứng chỉ: “Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ”
(“Records and Archives Management”)
– Chứng chỉ do Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội cấp.
6. Nội dung chương trình đào tạo
TT
Nội dung
Thời lượng
(Tiết)
Ghi chú
I
Kiến thức cơ sở
10
1
Tổng quan về tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ
10
II
Kiến thức chuyên ngành
50
1
Kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản
10
2
Quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khoá bí mật
5
3
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
05
4
Nghiệp vụ lưu trữ
10
5
Lưu trữ tài liệu điện tử
05
6
Thực hành nghiệp vụ
15
III
Học phần tự chọn
15/60
1
Kỹ năng giao tiếp hành chính
5
2
Kỹ năng tổ chức sự kiện
5
3
Kỹ năng tham mưu
5
4
Kỹ năng thuyết trình
5
5
Kỹ năng làm việc nhóm
5
6
Kỹ năng quản lý xung đột
5
7
Kỹ năng lãnh đạo quản lý
5
8
Kỹ năng quản lý thời gian
5
9
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ
5
10
Ứng dụng ISO.9000 trong quản lý công tác văn thư – lưu trữ
5
11
Văn hoá công sở
5
12
Lễ tân văn phòng
5
13
Nghiệp vụ thư ký
5
Tổng cộng lên lớp
75
Ghi chú: Các học phần có đề cương chi tiết kèm theo
7. Trang thiết bị dạy, học
– Sử dụng hệ thống phòng học, trang thiết bị hiện đại đáp ứng tốt nhu cầu học tập và giảng dạy của khóa học.
– Thiết bị thực hành cho học viên: Bìa hồ sơ, tài liệu giả định, con dấu giả định, giấy A4, bút, kẹp ghim…
8. Yêu cầu về giáo viên
Giảng viên là các chuyên gia trong lĩnh vực giảng dạy Hành chính – Văn phòng và Văn thư – Lưu trữ, có trình độ từ Thạc sỹ trở lên.
9. Tổ chức thực hiện
Các lớp đào tạo được tổ chức trực tuyến hoặc trực tiếp tại Trường hoặc tại các địa phương trên cơ sở tuân thủ quy định về đào tạo và cấp phát chứng chỉ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Đại học Quốc gia Hà Nội và Quy chế đào tạo của Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. Trong đó, điều kiện để được cấp chứng chỉ như sau:
– Học viên nghỉ không quá 20% thời lượng của khóa học (bao gồm cả phần thực hành nghiệp vụ);
– Học viên có đầy đủ 01 bài thi viết hoặc 01 bài tiểu luận cuối khóa, gồm bài thi hoặc tiểu luận môn Nghiệp vụ văn thư và môn Nghiệp vụ lưu trữ;
– Kết quả bài thi viết hoặc tiểu luận kết thúc khóa học đạt từ 05 điểm trở lên.
PHỤ LỤC
ĐỀ CƯƠNG CÁC HỌC PHẦN THEO CHƯƠNG TRÌNH
1. Học phần 1: Tổng quan về tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ
Học phần cung cấp những kiến thức chung về công tác văn thư – lưu trữ và tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giúp người học thực hiện đúng các quy định của nhà nước trong quá trình quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, có tư duy phản biện và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan để hoàn thiện hệ thống các quy định về văn thư lưu trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Nội dung 1: Những vấn đề chung về tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ
– Khái niệm tổ chức
– Khái niệm quản lý
– Khái niệm công tác văn thư, công tác lưu trữ
– Khái niệm tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ
– Các nội dung của công tác văn thư – lưu trữ
– Ý nghĩa của tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ
Nội dung 2: Các biện pháp tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ
- Tổ chức bộ phận văn thư – lưu trữ
– Tuyển chọn và bố trí người làm lưu trữ
– Phổ biến, ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ
– Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan
– Đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất cho công tác văn thư – lưu trữ
– Khen thưởng, kỷ luật trong công tác văn thư – lưu trữ
2. Học phần 2: Kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản
Học phần cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về hệ thống văn bản, những yêu cầu của việc soạn thảo văn bản, được hướng dẫn và thực hành quy trình, phương pháp soạn thảo văn bản hành chính.
Nội dung 1: Khái quát chung về hệ thống văn bản hiện hành
– Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
– Hệ thống văn bản hành chính
– Hệ thống văn bản chuyên môn, kỹ thuật
Nội dung 2: Những yêu cầu của việc soạn thảo và ban hành văn bản
– Yêu cầu về thẩm quyền và công dụng
– Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày
– Yêu cầu về nội dung và văn phong
– Yêu cầu về quy trình và thủ tục
Nội dung 3: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
– Xác định mục đích, giới hạn, đối tượng giải quyết và thực hiện
– Xác định tên loại văn bản
– Thu thập và xử lý thông tin
– Xây dựng đề cương, viểt bản thảo
– Trình duyệt bản thảo/nhân bản/ban hành văn bản
Nội dung 4: Phương pháp soạn thảo văn bản
– Phương pháp soạn thảo nghị quyết
– Phương pháp soạn thảo công văn
– Phương pháp soạn thảo báo cáo
– Phương pháp ghi biên bản
Nội dung 5: Thực hành
– Soạn thảo văn bản hành chính
– Nhận diện và chỉnh sửa các lỗi thường gặp trong văn bản hành chính
3. Học phần 3: Quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khoá bí mật
Học phần cung cấp các kiến thức cơ bản để người học nắm hiểu những vấn đề lý luận, pháp lý và thực tiễn về nghiệp vụ quản lý văn bản, quản lý con dấu trong các cơ quan và tổ chức.
Nội dung 1: Khái quát chung về quản lý văn bản
– Khái niệm, mục đích của quản lý văn bản
– Phân loại hệ thống văn bản khi quản lý tại bộ phận văn thư chuyên trách
Nội dung 2: Nghiệp vụ quản lý văn bản
– Nghiệp vụ quản lý văn bản đến
– Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
– Nghiệp vụ quản lý văn bản mật
Nội dung 3: Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khoá bí mật
– Khái niệm con dấu
– Các văn bản của nhà nước quy định về quản lý và sử dụng con dấu
– Ý nghĩa của con dấu
– Nguyên tắc đóng dấu
– Trách nhiệm quản lý con dấu và thiết bị lưu khoá bí mật
4. Học phần 4: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Học phần cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về lý luận và phương pháp lập hồ sơ như: Sự cần thiết phải lập và quản lý hồ sơ trong các cơ quan, tổ chức; các yêu cầu cơ bản của việc lập hồ sơ; quy trình và phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ cho cơ quan, tổ chức; quy trình và phương pháp lập các loại hồ sơ trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
Nội dung 1: Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ hiện hành
– Khái niệm hồ sơ, khái niệm hồ sơ hiện hành, khái niệm lập hồ sơ
– Các loại hồ sơ hiện hành
– Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ hiện hành
Nội dung 2. Những yêu cầu cơ bản đối với một hồ sơ
– Hồ sơ phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ
– Các văn bản trong hồ sơ phải liên quan với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc/trình tự giải quyết công việc
– Các văn bản trong hồ sơ phải có độ tin cậy cao
– Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ, chính xác.
Nội dung 3. Phương pháp lập hồ sơ hiện hành
– Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc
– Phương pháp lập hồ sơ công việc
– Phương pháp lập hồ sơ điện tử
Nội dung 4: Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ
– Xác định trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ
– Quản lý hồ sơ hiện hành tại cơ quan, đơn vị
5. Học phần 5: Nghiệp vụ lưu trữ
Học phần Nghiệp vụ lưu trữ nhằm cung cấp cho người học những hiểu biết cơ bản về vai trò của công tác lưu trữ nói chung và các nghiệp vụ lưu trữ nói riêng, giúp người học có kỹ năng thực hiện đúng các nghiệp vụ lưu trữ, hướng dẫn các nhân viên khác thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời, học phần giúp người học có tư duy quản lý và kiểm soát công tác lưu trữ.
Nội dung 1: Nghiệp vụ thu thập tài liệu vào lưu trữ
– Định nghĩa thu thập tài liệu lưu trữ
– Ý nghĩa của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ
– Các nhiệm vụ cơ bản của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ
– Quy trình, phương pháp thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Nội dung 2: Nghiệp vụ phân loại tài liệu lưu trữ
– Định nghĩa Phân loại tài liệu lưu trữ
– Mục đích, nguyên tắc, yêu cầu của công tác phân loại tài liệu
– Quy trình phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan
Nội dung 3: Nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ
– Định nghĩa xác định giá trị tài liệu lưu trữ
– Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
– Phương pháp xác định giá trị tài liệu
– Các tiêu chuẩn cụ thể áp dụng trong xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ cơ quan
– Các công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Nội dung 4: Nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ
– Định nghĩa bảo quản tài liệu lưu trữ
– Mục đích, nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ
– Xác định các nguyên nhân gây hại cho tài liệu lưu trữ
– Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ
Nội dung 5: Nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
– Định nghĩa tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
– Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
– Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
– Trách nhiệm đối với việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
6. Học phần 6: Lưu trữ tài liệu điện tử
Học phần cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản liên quan đến cơ sở pháp lý, lý luận và thực tiễn về quản lý tài liệu điện tử nói chung và về lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng, giúp người học hiểu và thực hiện các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ tài liệu điện tử; tổ chức và quản lý các hệ thông tìm tin nhằm pháp huy giá trị tài liệu lưu trữ điện tử phục vụ các nhu cầu khác nhau.
Nội dung 1: Khái quát chung về lưu trữ tài liệu điện tử
– Các khái niệm cơ bản
– Quá trình hình thành và xu hướng phát triển của công tác lưu trữ điện tử
– Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Nội dung 2: Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
– Mô hình về tính liên tục trong quản lý tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử
– Tầm quan trọng của lưu trữ điện tử
– Yêu cầu thiết lập lưu trữ điện tử
– Giới thiệu hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Nội dung 3: Các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ tài liệu điện tử
– Thu thập, bổ sung tài liệu điện tử
– Tổ chức khoa học tài liệu điện tử
– Bảo quản tài liệu điện tử
– Tổ chức khai thác, sử dung tài liệu lưu trữ điện tử
7. Học phần 7: Kỹ năng giao tiếp hành chính
Học phần cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về giao tiếp hành chính, các kiến thức được trang bị nhằm giúp người học nhận thức khả năng giao tiếp của bản thân đồng thời phát triển, hoàn thiện kỹ năng giao tiếp để vận dụng hiệu quả trong cuộc sống nói chung và trong môi trường công sở, giao tiếp hành chính nói riêng.
Nội dung 1: Những vấn đề chung về giao tiếp
– Khái niệm
– Chức năng
– Quá trình giao tiếp
– Các phương tiện giao tiếp hành chính
– Nguyên nhân của giao tiếp thất bại
Nội dung 2: Các kỹ năng giao tiếp
– Kỹ năng nghe
– Kỹ năng nói
– Kỹ năng đọc
– Kỹ năng viết
– Kỹ năng làm chủ cảm xúc
Nội dung 3: Các kỹ năng trong giao tiếp hành chính
– Nguyên tắc giao tiếp hành chính
– Giao tiếp với cấp trên
– Giao tiếp với cấp dưới
– Giao tiếp với đồng nghiệp
8. Học phần 8: Kỹ năng tổ chức sự kiện
Học phần cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về kỹ năng tổ chức sự kiện. Trên cơ sở các lý thuyết được trang bị cũng như thực hành, người học có khả năng thực hiện một số nội dung công việc cơ bản trong quá trình triển khai các dạng sự kiện phổ biến của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Nội dung 1: Tổng quan về tổ chức sự kiện
– Khái niệm sự kiện, tổ chức sự kiện
– Phân loại các hình thức sự kiện trong các cơ quan
– Vai trò của tổ chức sự kiện trong các cơ quan
-Yêu cầu của tổ chức sự kiện
– Trách nhiệm của văn phòng trong tổ chức sự kiện
Nội dung 2: Quy trình tổ chức sự kiện trong cơ quan
– Xác định mục tiêu, chủ đề cho sự kiện
– Lập kế hoạch và triển khai các công việc chuẩn bị cho sự kiện
– Thực hiện sự kiện
– Giải quyết các công việc sau khi sự kiện kết thúc
– Nội dung 3: Phương pháp tổ chức một số sự kiện phổ biến trong các cơ quan
– Tổ chức hội thảo, hội nghị
– Tổ chức kỷ niệm ngày thành lập cơ quan, lễ đón nhận danh hiệu
– Tổ chức lễ khai trương, khánh thành
9. Học phần 9: Kỹ năng tham mưu
Học phần cung cấp những kiến thức và kỹ năng cơ bản về nghiệp vụ tham mưu nhằm giúp người học có thể đảm nhận và hoàn thành tốt công việc của một chuyên viên văn phòng trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hay các tổ chức chính trị xã hội.
Nội dung 1: Tổng quan về kỹ năng tham mưu
– Khái niệm
– Các tình huống sử dụng kỹ năng tham mưu trong hoạt động hành chính
– Vai trò của kỹ năng tham mưu trong hoạt động hành chính
– Yêu cầu và nguyên tắc của hoạt động tham mưu
Nội dung 2: Kỹ năng tham mưu hiệu quả
– Quy trình tham mưu hiệu quả
– Phương pháp tham mưu hiệu quả
10. Học phần 10: Kỹ năng thuyết trình
Học phần cung cấp kiến thức cơ bản về kỹ năng thuyết trình: Khái niệm thuyết trình, các giai đoạn thuyết trình và phương pháp thuyết trình hiệu quả. Trên cơ sở đó người học có khả năng vận dụng lý thuyết môn học vào hoạt động thuyết trình trong thực tiễn công việc và đánh giá chính xác kết quả hoạt động thuyết trình của bản thân.
Nội dung 1: Khái niệm và vai trò của thuyết trình
– Khái niệm thuyết trình
– Khái niệm kỹ năng thuyết trình
– Vai trò của kỹ năng thuyết trình
Nội dung 2: Yêu cầu đối với hoạt động thuyết trình
– Yêu cầu về nội dung
– Yêu cầu về phương pháp
– Yêu cầu về hiệu quả
Nội dung 3: Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
– Chuẩn bị thuyết trình
– Thực hiện thuyết trình
– Đánh giá kết quả
11. Học phần 11: Kỹ năng làm việc nhóm
Học phần cung cấp những kiến thức cơ bản cho người học về kỹ năng làm việc nhóm. Trên cơ sở đó, người học có khả năng phát triển các kỹ năng làm việc trong nhóm như: giao tiếp nhóm, lãnh đạo nhóm, xử lý các xung đột nhóm… Học phần cũng giúp người học tạo lập được sự tự tin và ý thức về vai trò của bản thân trong thực hiện nhiệm vụ trong các nhóm công việc.
Nội dung 1: Khái niệm, vai trò của kỹ năng làm việc nhóm
– Khái niệm nhóm và kỹ năng làm việc nhóm
– Các đặc điểm của nhóm làm việc
– Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm
– Vai trò của kỹ năng làm việc nhóm
Nội dung 2: Yêu cầu đối với các thành viên trong các hoạt động nhóm
– Yêu cầu đối với trưởng nhóm
– Yêu cầu đối với các thành viên nhóm
Nôị dung 3: Nội dung kỹ năng làm việc nhóm
– Kỹ năng thiết kế nhóm làm việc
– Kỹ năng giao tiếp trong làm việc nhóm
– Kỹ năng tổ chức/điều hành họp nhóm
– Kỹ năng đánh giá, kiểm soát quá trình làm việc nhóm
– Giải quyết và quản trị xung đột trong nhóm
12. Học phần 12: Kỹ năng quản lý xung đột
Học phần cung cấp những kiến thức và kỹ năng cơ bản về quản lý xung đột để người học có thể hiểu biết về bản chất của xung đột, có khả năng phân biệt những xung đột có lợi và xung đột có hại; biết cách ngăn ngừa và giải quyết xung đột trong cơ quan, công sở phù hợp với vai trò và trách nhiệm.
Nội dung 1: Tổng quan về xung đột
– Khái niệm xung đột
– Nguyên nhân của xung đột
– Đặc điểm của xung đột
– Quan điểm về xung đột
Nội dung 2: Phân loại các dạng xung đột trong cơ quan
– Phân loại theo quan hệ trong cơ quan
– Phân loại theo quy mô
– Phân loại theo tính chất
Nội dung 3: Phương pháp quản lý và giải quyết xung đột
– Ngăn ngừa xung đột có hại
– Thúc đẩy xung đột có lợi
– Nguyên tắc quản lý xung đột
– Phương pháp quản lý xung đột
– Quy trình quản lý xung đột
13. Học phần 13: Kỹ năng lãnh đạo quản lý
Học phần cung cấp cho người học những kiến thức và kỹ năng cơ bản về lãnh đạo và quản lý, giúp người học có thể vận dụng linh hoạt từng kỹ năng lãnh đạo trong thực tiễn công tác hành chính, văn phòng và văn thư, lưu trữ; đồng thời, người học sẽ nhận thức được rõ ràng hơn tầm quan trọng của các kỹ năng cần thiết cho công tác lãnh đạo, quản lý.
Nội dung 1: Khái quát chung về lãnh đạo, quản lý
– Khái niệm lãnh đạo
– Khái niệm quản lý
– Khái niệm kỹ năng lãnh đạo, quản lý
– Phân loại kỹ năng lãnh đạo
– Một số tư tưởng và lý thuyết về lãnh đạo
Nội dung 2: Một số kỹ năng lãnh đạo
– Lãnh đạo sự thay đổi
– Phát triển tri thức trong tổ chức
– Xây dựng văn hóa tổ chức
– Thuyết trình trước đám đông
– Tuyên chọn, đánh giá và sử dụng cán bộ
– Sử dụng quyền lực trong lãnh đạo
14. Học phần 14: Kỹ năng quản lý thời gian
Học phần cung cấp những kiến thức cơ bản về kỹ năng quản lý thời gian. Trên cơ sở đó, người học có khả năng vận dụng lý thuyết môn học vào việc và sử dụng hiệu quả thời gian trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và của cá nhân trong công việc và cuộc sống.
Nội dung 1: Tổng quan về quản trị thời gian
– Khái niệm quản lý thời gian
– Nội dung của quản lý thời gian
– Ý nghĩa của việc quản lý thời gian
Nội dung 2: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
– Hiểu về bản thân
– Hiểu về công việc
– Ngăn nắp
– Làm việc tốt hơn
– Giao tiếp hiệu quả hơn
– Kiểm soát thời gian
Nội dung 3: Vận dụng kỹ năng quản lý thời gian trong quản trị văn phòng
– Quản lý thời gian trong thực hiện chức năng của quản trị văn phòng
– Quản lý thời gian theo vị trí công việc trong văn phòng
15. Học phần 15: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ
Học phần cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin, mạng thông tin cùng những ứng dụng của chúng trong công tác văn thư; đồng thời, trang bị những kỹ năng cơ bản nhằm giúp người học vận dụng và đánh giá được hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan.
Nội dung 1: Tổng quan về mạng máy tính
– Khái niệm
– Mục đích và ứng dụng của mạng máy tính
– Phân loại mạng
– Kiến trúc phân tầng mạng
– Chuẩn hoá mạng
Nội dung 2: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin trong công tác văn thư
– Hệ thống thông tin quản lý tài liệu ở văn thư
– Các mô hình luồng dữ liệu trong công tác văn thư
– Mô hình dữ liệu và các cơ sở dữ liệu cần xây dựng
– Chức năng cần thiết của hệ thống chương trình
Nội dung 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin trong công tác lưu trữ
– Hệ thống thông tin quản lý lưu trữ
– Các mô hình luồng dữ liệu trong công tác lưu trữ
– Mô hình dữ liệu và các cơ sở dữ liệu cần xây dựng
– Các chức năng cần thiết của chương trình
16. Học phần 16: Ứng dụng ISO.9000 trong quản lý công tác văn thư – lưu trữ
Học phần cung cấp cho người học các kiến thức cơ bản như khái niệm, vai trò, lợi ích của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO.9000 trong quản lý công tác văn thư – lưu trữ, các yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng, quy trình ứng dụng bộ tiêu chuẩn vào thực tiễn và một số bài học kinh nghiệm.
Nội dung 1: Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO.9000
– Thuật ngữ liên quan
– Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO.9000
– Nguyên tắc của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO.9000
– Lợi ích của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO.9000
Nội dung 2: Quy trình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO.9000 trong công tác văn thư – lưu trữ
– Quy trình ứng dụng
– Trách nhiệm thực hiện
Nội dung 3: Thực hành ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO.9000 trong công tác văn thư – lưu trữ
– Thực hành xây dựng chính sách, mục tiêu chất lượng của bộ phận văn thư – lưu trữ
– Thực hành xây dựng một số quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ISO.9000
17. Học phần 17: Văn hoá công sở
Học phần giúp người học nhận thức rõ về các chuẩn mực văn hóa hình thành trong tổ chức, sự tác động của chúng tới các hoạt động chuyên môn. Đặc biệt, học phần tăng cường nhận thức, ý thức của người học với việc phát huy vai trò của nhân viên văn phòng trong xây dựng, duy trì và bảo vệ hình ảnh của tổ chức thông qua thực hiện các chuẩn mực văn hóa nơi công sở.
Nội dung 1: Lý luận chung về văn hóa công sở
– Khái niệm văn hóa, văn hóa công sở
– Đặc điểm của văn hóa công sở
– Những yếu tố tác động tới văn hóa công sở
– Tiêu chí đánh giá văn hóa công sở
– Vai trò của văn hóa công sở
Nội dung 2: Quy chế pháp lý về văn hóa công sở
– Sự cần thiết xây dựng quy chế pháp lý về văn hóa công sở
– Quy trình xây dựng quy chế pháp lý về văn hóa công sở
– Một số dạng quy chế pháp lý về văn hóa công sở hiện hành
Nội dung 3: Định hướng và biện pháp xây dựng văn hóa công sở
– Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức
– Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
– Trách nhiệm của cán bộ, công chức và các thành viên
18. Học phần 18: Lễ tân văn phòng
Học phần cung cấp kiến thức lý luận cơ bản và thực tiễn về lễ tân và công tác lễ tân trong các cơ quan, tổ chức, giúp người học có thể tham mưu cho lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo các cơ quan tổ chức về công tác lễ tân; đồng thời có khả năng trực tiếp thực hiện những nhiệm vụ được giao về lễ tân, góp phần duy trì, tạo dựng và phát triển quan hệ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Nội dung 1: Tổng quan về công tác lễ tân trong các cơ quan, tổ chức
– Các khái niệm và thuật ngữ
– Nội dung của công tác lễ tân
– Nhiệm vụ của công tác lễ tân
– Tầm quan trọng của công tác lễ tân
Nội dung 2: Trách nhiệm tổ chức, thực hiện công tác lễ tân
– Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan
– Trách nhiệm của văn phòng và lãnh đạo văn phòng
– Trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị
– Trách nhiệm của bộ phận lễ tân và nhân viên lễ tân
– Trách nhiệm của cán bộ, nhân viên
Nội dung 3: Nghiệp vụ lễ tân văn phòng
– Tạo dựng hình ảnh của cơ quan
– Nghi thức lễ tân khi đón, tiếp khách
– Nghi thức lễ tân trong tổ chức sự kiện, hội họp
– Nghi thức giao tiếp, ứng xử với khách và phong cách
– Các nghi thức lễ tân nội bộ
19. Học phần 19: Nghiệp vụ thư ký
Học phần giúp người học tiếp nhận kiến thức về vai trò, vị trí, nhiệm vụ cơ bản của thư ký, trợ lý lãnh đạo, đảm bảo cho người học hiểu rõ và biết cách sử dụng một số công cụ tác nghiệp cơ bản.
Nội dung 1: Nhiệm vụ và vị trí của người thư ký
– Khái niệm thư ký
– Nhiệm vụ và vị trí của người thư ký trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
Nội dung 2: Những kỹ năng và nghiệp vụ cơ bản của thư ký
– Hỗ trợ lãnh đạo quản lý thời gian
– Lễ tân và quản lý cuộc gọi
– Trình ký
– Đôn đốc và tổng hợp báo cáo
– Soạn thảo và biên tập văn bản
– Quản lý văn bản và hồ sơ
– Phục vụ cuộc họp
– Hỗ trợ lãnh đạo đi công tác
Nội dung 3: Những kỹ năng cá nhân của người thư ký
– Kỹ năng thông tin
– Kỹ năng duy trì và phát triển các mối quan hệ
– Kỹ năng quản lý khủng hoảng cá nhân
