Chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp cần có chữ ký số

Chữ ký số là thiết bị thường thấy của mỗi một doanh nghiệp khi thực hiện kê khai thuế. Vậy chữ ký số là gì, chức năng của cks? tại sao các công ty cần phải sử dụng chữ ký số doanh nghiệp? Nên mua loại CKS nào, tiêu chí lựa chọn chữ ký số. Việt Luật xin mời khách hàng theo dõi bài viết dưới đây để nắm rõ thông tin chi tiết.

Chữ ký số là gì?

CHỮ KÝ SỐ hay còn được gọi là token là một dạng chữ ký điện tử ngày càng thông dụng trên các giao dịch trực tuyến hiện nay. Đối với doanh nghiệp, nó có vai trò như một con dấu và được thừa nhận về mặt pháp lý. Thiết bị này được coi là phương án giải quyết tốt nhất mọi vấn đề khi giao dịch trên môi trường internet và còn được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực bảo mật cao khác được nhà nước quản lý tạo nên 1 chính quyền điện tử mà Thủ tướng chính phủ đã chia sẻ.

Chữ ký số được doanh nghiệp sử dụng vào các mục đích chính như:  Kê khai – Nộp thuế điện tử, kê khai Hải Quan, Bảo Hiểm Xã Hội, Bảo Hiểm Y Tế, Ký hợp đồng giao dịch… 

chữ ký số doanh nghiệp, chữ ký số cá nhân,

Có vài loại chữ ký số như:, chữ ký số cá nhân, chữ ký số công cộng ,..vv

Chữ ký số tiếng anh là gì

Chữ ký số tên tiếng Anh là: digital signatures. Chữ ký số khác với chữ ký điện tử. Chữ ký số là thiết bị có thể nhìn thấy cầm nắm được là 1 vật thể được xác định rõ ràng. Còn chữ ký điện tử là chữ ký của 1 chủ thể, cá nhân nào đó được hiển thị bằng hình ảnh và mã hóa bằng các dãy số nhị phân trên máy tính.

Chức năng của chữ ký số?

Có 1 số khách hàng thường xuyên đặt câu hỏi tới Việt Luật “Chữ ký số được dùng cho mục đích gì“. chúng tôi xin giải đáp như sau:

1. Dùng để nộp thuế điện tử

Trước đây khi chữ ký số còn chưa ra đời để nộp thuế doanh nghiệp bắt buộc phải cầm tiền ra ngân hàng (điểm thu ngân sách nhà nước) hoặc tới kho bạc để nộp tiền thuế. Hiện nay chữ ký số phát triển thì doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để nộp thuế trực tiếp tiết kiệm thời gian đi lại và các thủ tục giấy tờ phức tạp.

Để biết cách đăng ký nộp thuế điện tử xin mời xem tại đây: https://tuvanvietluat.com/huong-dan-dang-ky-tai-khoan-nop-thue-dien-tu-cho-doanh-nghiep/

2. Dùng để kê khai thuế qua mạng

Theo Điểm 4 Luật số 21/2012/QH13, Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 đã bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 được áp dụng từ 1/7/2013 về việc sử dụng CKS cho doanh nghiệp. Theo đó, từ 1/7/2013 bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số để kê khai thuế qua mạng.

3. Kê khai bảo hiểm xã hội

Chữ ký số ra đời cũng giúp ích cho việc kê khai bảo hiểm cũng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp chỉ cần sử dụng chữ ký số và khai báo tăng, giảm lao động, giải quyết trực tiếp các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội mà không phải mất công đi lại như trước đây.

4. Đăng ký kinh doanh

Việc đăng ký kinh doanh thêm đơn vị phụ thuộc như chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì doanh nghiệp cũng có thể sử dụng chữ ký số để tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh điện tử trên trang đăng ký kinh doanh của sở kế hoạch và đầu tư.

5. Kê khai hải quan

Căn cứ Quyết định số 2341/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành chính thức bắt buộc sử dụng chữ ký số để đăng ký với cơ quan hải quan khi thực hiện các thủ tục hải quan điện tử, áp dụng đối với tất cả các doanh nghiệp trên toàn quốc áp dụng từ 01/11/2013.

Trước đây các doanh nghiệp có hàng hóa, sản phẩm cần xuất, nhập khẩu thì bắt buộc phải đi tới cơ quan hải quan để kê khai thủ tục thông quan cho các lô hàng, sản phẩm này. Hiện nay mọi việc trở lên dễ hàng hơn khi đã có chữ ký số. Các doanh nghiệp chỉ cần ngồi tại công ty sử dụng mạng internet và chữ ký số là đã có thể kê khai hải quan cho các lô hàng xuất nhập khẩu này.

6. Giao dịch trực tuyến với ngân hàng

Việc kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra hàng ngày, có những doanh nghiệp 1 ngày có vài chục lệnh chuyển tiền ra vào chính vì vậy mỗi lần chuyển tiền doanh nghiệp cần phải cắt cử bộ phận kế toán đi tới Ngân hàng để tiến hành thủ tục chi tiền, chuyển tiền gây khó khăn và mất thời gian. Hiện nay các ngân hàng số đã được áp dụng doanh nghiệp có thể sử dụng CKS để kê khai chuyển tiền điện tử nhanh chóng thuận tiện

Từ 6 lý do trên dẫn tới mỗi 1 doanh nghiệp để hoạt động được bắt buộc phải có chữ kí số.

Tiêu chí lựa chọn chữ ký số?

Mục đích của của chữ ký số là dùng để kê khai báo cáo, nộp tiền thuế điện tử chính vì vậy thời điểm doanh nghiệp cần phải mua chữ ký số là sau khi thành lập doanh nghiệp. Đây là thời điểm doanh nghiệp cần phải nộp tờ khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài, làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Ngoài ra sau này doanh nghiệp còn sử dụng để nộp báo cáo quý, tháng, kê khai bảo hiểm, kê khai hải quan,..vv

Những tiêu chí doanh nghiệp cần chú ý khi chọn mua chữ ký số

Trước khi lựa chọn mua chữ ký số thì doanh nghiệp phải nắm bắt được tiêu chí lựa chọn chữ ký số. Dựa vào những yếu tố nào để có thể lựa chọn những chữ ký số phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Tiêu chí đầu tiên mà các doanh nghiệp luôn luôn quan tâm tới đó chính là giá thành. Giá thành của chữ ký số phải bảo đảm tốt phù hợp với túi tiền của doanh nghiệp đưa ra mà vẫn đảm bảo có đầy đủ các chức năng, sử dụng ổn định không lỗi lầm. Vì vậy các khách hàng thường xuyên tìm kiếm tới chữ ký số giá rẻ. Giá thành tốt cũng phải đồng thời là thời gian sử dụng lâu dài để đảm bảo cho doanh nghiệp không tốn các chi phí sau này.

Tiêu chí thứ 2 là quan trọng hơn cả đó là:  Đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ kịp thời. Việc sử dụng chữ ký số trên hệ thống máy tính thì việc xảy ra là lỗi là thường xuyên. Lỗi ở đây không phải lỗi trên chữ ký số mà là lỗi hệ thống máy tính gặp trục trặc gây ảnh hưởng tới việc nộp báo cáo hồ sơ sổ sách đúng thời điểm của doanh nghiệp. Chính vì vậy doanh nghiệp cần phải được hỗ trợ kịp thời và chất lượng chăm sóc khách hàng tốt nhất từ đơn vị cung cấp chữ ký số để doanh nghiệp có thể hoàn thiện báo cáo của mình.

Tiêu chí thứ 3 đó là thương hiệu: hiện nay có khá nhiều hãng cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp ví dụ như: Chữ ký số Viettel, chữ ký số FPT, chữ ký số Newtel-CA,  chữ ký số VNPT, chữ ký số Thái sơn, chữ ký số BKAV ..vv Mỗi hãng chữ ký số có 1 ưu điểm riêng chính vì vậy tùy vào khả năng doanh nghiệp có thể lựa chọn chữ ký số phù hợp.

Tiêu chí thứ 4:  Hồ sơ thủ tục đăng ký đơn giản: Việc này khá là quan trọng trong việc lựa chọn chữ ký số bởi 1 số hãng cung cấp chữ ký số đòi hỏi doanh nghiệp phải cung cấp thực hiện thủ tục đăng ký chữ ký số khá phức tạp gây mất thời gian của doanh nghiệp chính vì vậy đây cũng là 1 lưu ý vô cùng quan trọng.

Tiêu chí thứ 5:  Chế độ bảo mật thông tin tốt. Về chế độ bảo mật thông tin thì Việt Luật đánh giá tất cả các chữ ký số mà chúng tôi nêu trên đều có chế độ bảo mật thông tin doanh nghiệp tốt.  Chính vì vậy doanh nghiệp có thể yên tâm về vấn đề này.

Lựa chọn chữ ký số

Vậy từ những tiêu trí trên thì doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều chữ ký số cho doanh nghiệp của mình.  Nhưng theo kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này thì Việt Luật khuyên khách hàng của mình nên sử dụng chữ ký số của Newtel-CA. Việc sử dụng chữ ký số của Newtel-CA sẽ có ưu điểm gì. Tại sao không phải là chữ ký số của Viettel, FPT hay VNPT. Bởi lẽ theo tiêu chí thứ 2 thì đội ngũ hỗ trợ của Newtel-CA là tốt nhất. Việc hỗ trợ khách hàng tốt và kịp thời sẽ giúp khách hàng tránh khỏi các rắc rối trong quá trình sử dụng hệ thống máy tính. Các hãng lớn như Viettel, FPT, VNPT cũng đều có đội ngũ hỗ trợ của họ nhưng do số lượng khách hàng lớn đội ngũ hỗ trợ lại ít nên việc hỗ trợ khách hàng chậm là việc thường xuyên xảy ra của các hàng này.

Lý do tiếp theo là chữ ký số Newtel-CA cho giá thành khá tốt thời gian sử dụng lâu dài, thủ tục đăng ký vô cùng đơn giản. Hiện nay chữ ký số NEW- CA với giá chỉ 1.8 triệu đồng cho 3 năm sử dụng,. Các hàng còn lại đều có giá thành từ 2 triệu cho đến 3 triệu cho 3 năm sử dụng. Để xác thực vấn đề này khách hàng có thể tham khảo giá cả tại các website lớn để nắm rõ thông tin cụ thể.

Cần mua chữ ký số ở đâu

Để mua chữ ký số Newtel-CA tại Hà Nội khách hàng có thể liên hệ với Việt Luật. Chúng tôi là 1 trong những đại lý cấp 1 của chữ ký số Newtel-CA chúng tôi cung cấp cho khách hàng chữ ký số chỉ với giá 1.6 triệu đồng cho 3 năm sử dụng. Đối với 1 số doanh nghiệp thành lập công ty mới tại Hà Nội Việt Luật sẽ tặng miễn phí chữ ký số nếu khách hàng sử dụng gói dịch vụ gói C. Khách hàng có thể tham khảo bảng giá thành lập công ty tại đây

CKS Newtel-CA đăng ký tại Việt Luật là dịch vụ được sử dụng trong các giao dịch điện tử nhằm xác định danh tính của người ký, đảm bảo tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của các giao dịch điện tử hiện có. Ứng dụng này giúp việc thực hiện các giao dịch từ xa qua Internet trở nên dễ dàng, đơn giản và bảo mật gấp nhiều lần so với chữ ký thông thường. Thủ tục đăng ký vô cùng đơn giản.

Chữ ký số tại Việt Luật được đánh giá là dịch vụ chữ ký số tốt, ổn định, hỗ trợ kỹ thuật 24/7 và được nhiều đơn vị thành lập công ty mới, tổ chức hay các bạn trẻ startup tin tưởng sử dụng nhiều nhất hiện nay.

Khi đăng ký chữ ký số tại Việt Luật khách hàng sẽ được chúng tôi tư vấn hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn sử dụng 1 cách chi tiết nhất đảm bảo khách hàng có thể sử dụng 1 cách đơn giản.

Thông tin liên hệ Việt Luật

Liên hệ: 0965 999 345 / 0985 989 256
(Zalo zalo):  0965 999 345
Email: [email protected]

Bảng giá cấp mới chữ ký số Newtel-CA tại Việt Luật

Gói cước cấp mới
1 năm
2 năm
3 năm
4 năm

Giá cấp mới chữ ký số chưa có VAT
1.100.000 đ
1.200.000 đ

1.400.000 đ

1.500.000 đ

Giá cấp mới chữ ký số đã có VAT
1.210.000 đ
1.320.000 đ

1.540.000 đ

1.650.000 đ

Bảng giá gia hạn chữ ký số tại Việt Luật

Gói cước Gia hạn
1 năm
2 năm
3 năm
4 năm

Giá gia hạn chữ ký số chưa có VAT
900.000 đ
1.000.000 đ

1.200.000 đ

1.300.000 đ

Giá gia hạn chữ ký số đã có VAT
990.000 đ
1.100.000 đ

1.320.000 đ

1.430.000 đ

Bảng giá Cấp lại chữ ký số tại Việt Luật

Gói cước Cấp lại
1 năm
2 năm
3 năm

Giá Cấp lại chữ ký số chưa có VAT
1.000.000 đ
1.000.000 đ
1.000.000 đ

Giá cấp lại chữ ký số đã có VAT
1.100.000 đ
1.100.000 đ
1.100.000 đ

Thủ tục đăng ký chữ ký số tại Việt Luật

Bước 1: Khách hàng cần chuẩn bị các giấy tờ bao gồm. Giấy Đăng ký kinh doanh bản chụp, giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật (Giám đốc công ty) Sau đó gửi kèm yêu cầu xin cấp chứng thư số tới Việt Luật có thể qua email [email protected] hoặc hotline liên hệ  0965 999 345.

• Lựa chọn gói cước đăng ký (1 năm, 2 năm hay 3 năm) thông thường thì Việt Luật sẽ tư vấn cho khách hàng sử dụng gói 3 năm để tiết kiệm chi phí và việc gia hạn.
• Khách hàng cần ký đóng dấu xác nhận vào văn bản xin cấp chứng thư số để Việt Luật có thể nộp hồ sơ gửi lên nhà cung cấp để xin cấp phát chứng thư số.
• Việt Luật gen chứng thư số vào token và tiến hành đăng ký tài khoản thuế điện tử cho khách hàng
• Hỗ trợ đẩy tờ khai lệ phí thuế môn bài năm đầu tiên.
• Khách hàng cần cung cấp số điện thoại liên hệ và địa chỉ khi Nhân viên của Việt Luật qua bàn giao USB Token.
• Thực hiện triển khai – Bàn giao USB Token trong ngày cho khách hàng tư vấn hướng dẫn hỗ trợ khách hàng nộp tờ khai nếu có

Nhân viên Việt Luật sẽ tiến hành bàn giao cho khách hàng:

• Thiết bị USB Token Newtel-CA.
• Giấy chứng nhận sử dụng CKS Newtel-CA
• Biên bản bàn giao
• Hóa đơn thuế VAT của Newca nếu quý khách yêu cầu
• Hợp đồng Chữ ký số giữa khách hàng và nhà cung cấp

Lợi ích khi đăng ký sử dụng chữ ký số tại Việt Luật

1. Tư vấn giao dịch trực tiếp, nhân viên của Việt Luật không qua bất cứ bên trung gian nào nữa (Đại lý cấp 1)

2. Thủ tục đăng ký CKS Newtel-CA tại Việt Luật  nhanh gọn trong 15 phút.

3. Có hợp đồng, hóa đơn Newtel-CA  ngay sau khi bàn giao dịch vụ CKS

4. Ký hợp đồng, cài đặt, hướng dẫn sử dụng thiết bị tận nơi HOẶC hỗ trợ qua tổng đài

5. Dịch vụ hỗ trợ uy tín, hỗ trợ kế toán viên sửa lỗi 24/7.

6. Hỗ trợ mở khóa mã pin chữ ký số miễn phí

7. Hỗ trợ lấy lại mật khẩu tren website thuedientu.gdt.gov.vn

8. hỗ trợ chỉnh lỗi không ký được hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử

9. Hỗ trợ thay đổi thông tin chữ ký số khi thay đổi đăng ký kinh doanh

10. Hỗ trợ đăng ký tờ khai hải quan

Lưu ý khi dùng chữ ký số

Khi sử dụng token doanh nghiệp nên chú ý.

– Token thay cho chữ ký người đại diện pháp luật chính vì vậy chỉ nên giao chữ ký số cho người có chuyên môn bảo quản như bộ phận kế toán thuế, Kế toán nội bộ dùng để xuất hóa đơn, hoặc giám đốc, người đại diện pháp luật công ty trực tiếp lưu giữ.  Tránh thất lạc tới tay người khác sẽ gây ảnh hưởng không tốt tới doanh nghiệp.

• Một doanh nghiệp có thể có nhiều chữ ký số. Doanh nghiệp có thể làm 1 thiết bị giao cho kế toán chuyên xuất hóa đơn và 1 thiết bị cho kế toán thuế lưu giữ dùng để kê khai bảo hiểm, và nộp các tờ khai thuế
• Khi doanh nghiệp không may làm mất thất lạc cks thì nên thông báo ngay tới nhà cung cấp cks để được hỗ trợ xử lý kịp thời. Tránh để chữ ký số rơi vào tay kẻ gian gây ảnh hưởng xấu tới doanh nghiệp
• Khi sử dụng chữ ký số nên thay mã pin dễ nhớ và giao cho 1 người quản lý thay vì để mặc định mã pin là 1->8 như khi nhà cung cấp gửi.
• Trường hợp bị nhập sai mã pin 08 lần thì nên liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để làm thủ tục cấp lại mã pin theo quy định.
• Khi chữ ký số gần hết hạn hoặc đã hết hạn thì nên liên hệ với đơn vị đã trực tiếp cấp chữ ký số cho doanh nghiệp để làm gia hạn chữ ký số tránh bị 1 số đối tượng lợi dụng giả mạo mail, số điện thoại lừa đảo yêu cầu doanh nghiệp chuyển tiền tới tài khoản của họ.
• Khi nhận được các mail, số điện thoại lạ tự xưng là nhà cung cấp chữ ký số nên liên hệ với người có chuyên môn cấp phát chữ ký số cho doanh nghiệp để xác thực thông tin trước khi tiến hành làm bất kỳ vấn đề gì.

Các câu hỏi liên quan đến chữ ký số

Câu 1: Chữ ký số là gì?

Chữ ký số thực chất là 1 thiết bị điện tử dạng USB. Bên trong có chứa các dữ liệu về thông tin doanh nghiệp như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện pháp luật,..vv được nhà cung cấp cks mã hóa để cung cấp cho doanh nghiệp nhằm mục đích sử dụng ký tá trong các văn bản điện tử về tờ khai thuế, bảo hiểm, hải quan,…vv

Câu 2: Chữ ký số dùng cho việc gì?

Chữ ký số sẽ dùng cho việc ký xác nhận vào các văn bản điện tử về thuế, bảo hiểm, hải quan,…vv để xác nhận rằng văn bản này không bị mạo danh và đưa các thông tin không chính xác về doanh nghiệp.

Câu 3: Có cần thiết dùng chữ ký số hay không?

Hiện nay nhà nước đã quy định doanh nghiệp bắt buộc phải nộp báo cáo thuế, bảo hiểm, hải quan bằng hình thức điện tử. Chính vì vậy chữ ký số là điều bắt buộc mỗi doanh nghiệp phải có để thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về tờ khai thuế điện tử với cơ quan nhà nước.

Câu 4: Chọn chữ ký số nào tốt nhất?

Để chọn chữ ký số nào tốt nhất thì bạn nên căn cứ và các đánh giá của người dùng.  Đánh giá người dùng quan trọng nhất là chế độ chăm sóc khách hàng của mỗi nhà phát hành chữ ký số. Trong trường hợp chữ ký số của bạn bị lỗi hoặc bạn bị trục trặc về việc kết các hợp đồng văn bản điện tử thì cần phải có sự trợ giúp kịp thời nhiệt tình của các đơn vị cung cấp chữ ký số.  Đây chính là điều quan trọng nhất quyết định việc bạn nen mua chữ ký số nào. Sau đó bạn có thể tham khảo thêm các yếu tố về giá cả,…vv

Theo kinh nghiệm của chúng tôi thì chữ ký số Newtel-CA là chữ ký số được nhiều đơn vị doanh nghiệp đánh giá cao về giá cả và chế độ hỗ trợ chăm sóc khách hàng tốt nhất của chữ ký số này.

Câu 5: Mua chữ ký số hãng nào, mua ở đâu?

Bạn nên chọn chữ ký số Newtel-CA để mua bạn có thể liên hệ trực tiếp với Việt Luật chúng tôi là nhà cung cấp chữ ký số Newtel-CA uy tín hàng đầu hiện nay. Cam kết gửi tới quý khách hàng các loại chữ ký số tốt nhất.

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến token, CKS doanh nghiệp. Khách hàng có nhu cầu cần được tư vấn chuyên sâu vui lòng liên hệ trực tiếp với Việt Luật để được tư vấn cụ thể.

Công ty Việt Luật Hà Nội

Địa chỉ: Số 8 ngõ 22, Đỗ Quang, Trung Hòa, Cầu Giấy, HN

SĐT: 0985 989 256 / 0965 999 345