Chữ ký số doanh nghiệp là gì? Ký hợp đồng bằng chữ ký số

Chữ ký số doanh nghiệp là dạng chữ ký số được sử dụng rất phổ biến. Vậy chữ ký số doanh nghiệp có thể sử dụng với những mục đích gì? Các tổ chức, doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số không? CyberSign sẽ giải đáp những câu hỏi liên quan đến chữ ký số doanh nghiệp. Các bạn hãy cùng theo dõi nhé.

Chữ ký số và chữ ký số doanh nghiệp là gì?

Chữ ký số

Theo khoản 6 Điều 3 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định về việc thi hành Luật giao dịch điện tử:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
– Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
– Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Hiểu đơn giản, chữ ký số là thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp hay cá nhân. Dùng thay thế cho chữ ký trong các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số doanh nghiệp là dạng chữ ký trên nền tảng số, có giá trị pháp lý như con dấu của tổ chức, doanh nghiệp.

Hiện nay, chữ ký số là một công cụ rất hữu ích cho các doanh nghiệp với nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Vậy cụ thể những công dụng mà chữ ký số doanh nghiệp có thể mang lại là gì? Đó là:
– Kê khai và nộp thuế trực tuyến, hành chính công,…
– Hóa đơn điện tử
– Giao dịch ngân hàng điện tử
– Ký kết hợp đồng điện tử.

Cùng với các công dụng trên, chữ ký số doanh nghiệp đem đến nhiều lợi ích, hỗ trợ việc điều hành và quản lý doanh nghiệp được dễ dàng hơn, cụ thể:
– Tiết kiệm thời gian và giảm chi phí giấy tờ, nhân công
– Dễ dàng, thuận tiện trong các giao dịch trực tuyến
– Đảm bảo được sự an toàn trong bảo mật thông tin.

Giá trị pháp lý của chữ ký số

Theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số:

– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Tìm hiểu về chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số doanh nghiệp có những loại nào?

Trên thị trường hiện nay có 4 loại chữ ký số được sử dụng phổ biến nhất.

Chữ ký số USB Token

USB Token là loại đặc trưng và phổ biến nhất trong 4 loại. USB Token chứa thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp và dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Mỗi một doanh nghiệp, tổ chức khi được cung cấp chữ ký số sẽ đều có một cặp khóa: khóa công khai (public key) và khóa bí mật (private key).

– Khóa công khai (public key): dùng để kiểm tra chữ ký số. Khóa công khai nằm trong hệ thống mã khóa bí mật, và được tạo nên bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.
– Khóa bí mật (private key): dùng để tạo ra chữ ký số. Khóa bí mật nằm trong hệ thống mã hóa không đối xứng.

Chữ ký số USB Token phổ biến nhất trong 4 loại cũng bởi những ưu điểm vượt trội, như:
– Có chức năng bảo mật tốt
– Tiết kiệm được chi phí, thời gian thay so với chữ ký thường
– Ký được ở mọi lúc, mọi nơi
– Có giá thành hợp lý.

Chữ ký số Smartcard

Chữ ký số Smartcard được định nghĩa là dạng chữ ký số được thiết lập sẵn trên SIM do nhà mạng phát triển, có thể sử dụng nhanh chóng và linh hoạt trên điện thoại mà không cần có internet.
Khi sử dụng chữ ký số Smartcard người dùng sẽ nhận được những ưu điểm:
– Linh hoạt trên điện thoại
– Chi phí thấp so với thị trường chữ ký số.

Mặt khác, chữ ký số Smartcard cũng không thể tránh được các nhược điểm:
– Người sử dụng bị phụ thuộc vào SIM của nhà mạng, không linh hoạt đối với những người dùng thường xuyên phải đi công tác nước ngoài
– Tính bảo mật không được đảm bảo an toàn, dễ bị hack.

Chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM sử dụng công nghệ HSM cho việc lưu trữ cặp khóa điện tử và sử dụng những giao thức mạng nhằm truyền nhận và xử lý lệnh ký. Chữ ký số HSM thường dùng cho các doanh nghiệp quy mô lớn. So với USB Token, chữ ký số HSM sở hữu những tính năng nổi bật như:
– Phân quyền cho nhiều người ký cùng một lúc, khác với mỗi doanh nghiệp chỉ được cấp một Token
– Ký số nhiều và nhanh nhờ chức năng ký tự động.

Nhờ những chức năng nổi bật, mà chữ ký số HSM mang đến nhiều ưu điểm cho người dùng:+ Tính bảo mật cao, xác thực chủ sở hữu chữ ký 
– Được đảm bảo giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay hay con dấu của tổ chức doanh nghiệp
– Có thể ký số trực tuyến ở bất kì đâu, bất kì thiết bị nào.
– Hỗ trợ nhiều giao dịch: ký hợp đồng điện tử, kê khai trực tuyến, ký hóa đơn điện tử,…

Chữ ký số từ xa

Đặc điểm của chữ ký số từ xa (Remote Signing), là loại chữ ký số mới có mặt trên thị trường sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký các hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, các văn bản pháp lý,… Chữ ký số từ xa đáp ứng tiêu chuẩn eIDAS – quy định về “định danh, xác thực điện tử và dịch vụ tin cậy”.
Khác với USB Token khóa bí mật chỉ có người dùng nắm giữ, đối với chữ ký số từ xa người dùng có khả năng ủy quyền cho nhà cung cấp quản lý và bảo vệ.

Chữ số từ xa đang trở nên phổ biến và được các tổ chức, doanh nghiệp tin cậy cũng chính bởi những ưu điểm vượt trội:
– Không cần Token, SIM Card
– Bảo mật an toàn theo tiêu chuẩn eIDAS
– Ký kết các hợp đồng, văn bản pháp lý,… thuận tiện mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số không?

Nhiều câu hỏi được đặt ra xung quanh vấn đề doanh nghiệp có bắt buộc phải dùng chữ ký số không, hay nếu có thì sẽ ở những trường hợp nào. Tính đến thời điểm hiện tại thì không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số.

Theo như Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh Nghiệp 2020: Mọi tổ chức, cá nhân hay doanh nghiệp đều có quyền lựa chọn có sử dụng chữ ký số hay không theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp đặc biệt mà các doanh nghiệp cần phải sử dụng chữ ký số. Căn cứ theo cơ sở pháp lý gồm những điều khoản như sau:

– Trong Khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC: Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
– Theo như Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số.
– Theo như Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019: Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh trên địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật.

Thủ tục cơ bản khi đăng ký chữ ký số cho tổ chức, doanh nghiệp

Chữ ký số cần được cung cấp bởi đơn vị uy tín, có giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp đang còn hiệu lực. Hiện nay, chữ ký số doanh nghiệp đang càng ngày trở nên phổ biến và rất được tin dùng. Vậy, để sử dụng được ta cần hoàn tất các thủ tục đăng ký với một số giấy tờ như sau:

– Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc bản sao công chứng giấy phép hoạt động của doanh nghiệp
– Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp
– Bản sao công chứng chứng minh thư nhân dân (hoặc CCCD) của người đại diện pháp lý.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ trên thì doanh nghiệp sẽ nộp tại các cơ quan được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số. Về mức phí thì tùy thuộc vào từng cơ quan và gói dịch vụ mà doanh nghiệp lựa chọn. Thông tin hồ sơ của doanh nghiệp sẽ được xử lý trong vòng 50 ngày kể từ ngày hoàn tất các thủ tục.

Ký hợp đồng điện tử CyberSign bằng chữ ký số

Chuyển đổi số đang là một xu thế tất yếu mà thế giới đang hướng đến, nhà nước luôn khuyến các doanh nghiệp trong nước chuyển đổi số. Cũng chính vì vậy mà hợp đồng điện tử đang dần trở nên phổ biến hơn với các doanh nghiệp.

Nhận thấy được điều đó, CyberLotus đã nghiên cứu và phát triển CyberSign – phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử trên nền tảng điện toán đám mây, để đồng hành cùng doanh nghiệp chuyển đổi số. Hợp đồng điện tử CyberSign có những tính năng nổi bật:

– Phân quyền luồng ký, người ký một cách dễ dàng, khoa học
– Ký hợp đồng điện tử chỉ trong 3 bước nhanh chóng và đơn giản
– Phù hợp với tất cả các trường hợp ký hợp đồng trong thực tế
– Cho phép quản lý dữ liệu các đối tác với phân loại tổ chức/doanh nghiệp để thuận tiện giao dịch và tương tác
– Người dùng được tùy chọn vị trí ký và các thông tin bổ sung vào hợp đồng
– Tra cứu tài liệu của hợp đồng nhanh chóng và thuận lợi.

Ký hợp đồng điện tử CyberSign bằng chữ ký điện tử có thể giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí giao dịch trực tiếp; đơn giản, thuận lợi trong giao dịch trực tuyến; có quy trình nghiệp vụ linh hoạt, khoa học.

Như vậy, CyberSign đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin quan trọng liên quan đến chữ ký số doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trên đã giúp được các bạn. Để được hỗ trợ thêm thông tin về hợp đồng điện tử của CybeSign, khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 1900.2038.

—————————

CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS

• Tổng đài CSKH: 1900 2038
• Hotline: 024.32.0000.77
• Website: https://cybersign.vn/
• Email: [email protected]