Chế độ quản lý hồ sơ và lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp

Tóm tắt câu hỏi:

Tôi vừa vào làm tại bộ phận văn thư của công ty TNHH Bắc Việt. Khi tôi vào làm thì được người làm trước bàn giao toàn bộ sổ sách. Hiện nay khi kiểm tra lại thì tôi phát hiện thiếu một số giấy tờ liên quan đến việc công nhận tài sản của công ty. Như vậy tôi có bắt buộc phải bổ sung những giấy tờ đó vào kho lưu trữ không? Cám ơn luật sư đã tư vấn!

Hiện nay, bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp hay các tổ chức đều có các tài liệu lưu trữ và bắt buộc phải lưu trữ theo quy định của pháp luật. Các tài liệu lưu trữ đó khi sử dụng phải tuân thủ theo các quy định và đối với các tài liệu lưu trữ của Doanh nghiệp thì có các Chế độ quản lý hồ sơ và lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp dựa trên quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ cung cấp các thông tin chi tiết về vấn đề này.

Cơ sở pháp lý:

Luật Lưu Trữ 2011

Luật Doanh Nghiệp 2020

Luật sư tư vấn pháp luật Doanh nghiệp trực tuyến miễn phí: 1900.6568

1. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Như chúng ta hiểu thì lưu trữ đó là việc giữ các thông tin về các nội dung, các lĩnh vực khác nhau với các mục đích để phục vụ các nhu cầu sử dụng khi cần thiết. Đối với việc lưu trữ thì các cơ quan tổ chức hay cá nhân có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật cụ thể tại  Điều 29. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ Luật Lưu trữ quy định:

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:

a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;

b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

3. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;

b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.

Như vậy pháp luật đã quy định cụ thể về quyền sử dụng tài liệu lưu trữ của Cơ quan, tổ chức và các cá nhân để đảm bảo được Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng tức là sử dụng không vi phạm quy định của pháp luật.

Ngoài ra song song với đó là các quy định về nghĩa vụ khi Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ như Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân, hay Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật và các quy định như trên nhằm đảm bảo sử dụng tài liệu lưu trữ đúng cách để hạn chế các sai phạm trong sử dụng các loại tài liệu này.

2. Những giấy tờ, tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính

Những giấy tờ, tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác quy định trong Điều lệ công ty. Thời hạn lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan. Cụ thể như sau:

1. Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông

2. Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

3. Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

4. Biên bản họp Hội đồng thành viên, các quyết định của doanh nghiệp;

5. Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

6. Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

7. Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

8. Thời hạn lưu trữ tài liệu, hồ sơ lao động của doanh nghiệp là 05 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng.

Như vậy pháp luật quy định về Những giấy tờ, tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ theo quy định là các loại giấy tờ có giá trị về mặt pháp lý vì nó liên quan tới các vấn đề quan trọng của các Doanh nghiệp như Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty hay Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm là các loại giấy tờ có tính chất bắt buộc phải có theo quy định vì trong các trường hợp rủi ro hay theo pháp luật quy định về kiểm tra và quản lý các thông tin về Doanh nghiệp các loại giấy tờ không được tuân thủ sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Chính vì Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, trong các nghiên cứu khoa học, các quy định lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Ngoài ra Lưu ý đối với các móc Thời hạn lưu trữ tài liệu, hồ sơ lao động của doanh nghiệp là 05 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng, theo đó thì sau thời gian đó các tài liệu, hồ sơ lao động của doanh nghiệp sẽ được chuyển đi hoặc hủy theo quy định của pháp luật.

Hiện nay thời hạn lưu trữ tài liệu sẽ phụ thuộc vào loại tài liệu, theo đó có hai loại thời hạn bảo quản tài liệu là: bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn.

Bảo quản vĩnh viễn áp dụng đối với tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.và Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

3. Chế độ quản lý hồ sơ và lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp

Luật sư tư vấn:

Điều 11 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định về chế độ lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp như sau:

“Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.”

Như vậy, tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty là một trong những giấy tờ bắt buộc phải được lưu trữ. Do đó, trong trường hợp này, khi bạn được bàn giao lại giấy tờ nhưng thiếu giấy tờ liên quan đến việc xác nhận quyền sở hữu tài sản thì bạn phải báo ngay với giám đốc công ty để bổ sung giấy tờ quan trọng này, đảm bảo chế độ lưu trữ tài liệu của công ty.

Ngoài ra, bạn cũng cần thông báo kịp thời cho cấp trên để có biện pháp thích hợp và kịp thời để có biện pháp điều tra cũng như xử lý hành vi làm mất, thất lạc giấy tờ quan trọng của công ty mình.

Theo quy định của pháp luật, công ty của bạn phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều 11 Luật doanh nghiệp 2020 tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

4.

Ý nghĩa của việc lưu giữ tài liệu của Doanh nghiệp

– Đối với việc Việc lưu giữ tài liệu trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng điều này được thể hiện qua những ý nghĩa sau:

+ Thứ nhất, đảm bảo được các yêu cầu của pháp luật về lưu trữ tài liệu.

+ Thứ hai, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp khi kiểm tra, nắm bắt nội dung, khối lượng văn bản của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp biết cách sắp xếp và kiểm soát tài liệu để có thể dễ dàng nhận biết tài liệu nào bị mất, bị thất lạc đồng thời giữ gìn được những bí mật của công ty.

+ Thứ ba, thông qua việc lưu trữ doanh nghiệp có thể nhận biết tính quan trọng của tài liệu để phân loại và từ đó tạo thuận lợi cho quá trình tìm tài liệu.

+ Thứ tư, việc lưu trữ cũng góp phần giúp các công ty nhanh chóng hoàn thành tất cả những hồ sơ có liên quan tới pháp luật.

5.

Xử phạt về lưu giữ và lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp

Đối với việc Xử phạt việc không thực hiện lưu giữ hồ sơ trong doanh nghiệp được quy định như sau:

Hiện nay hành vi không lưu giữ hồ sơ, tài liệu theo quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Ví dụ:

Trong hoạt động đầu tư công: Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi cố ý hủy hoại, lừa dối, che giấu hoặc lưu giữ không đầy đủ tài liệu, chứng từ, hồ sơ liên quan đến quyết định chủ trương đầu tư, quyết định đầu tư, triển khai thực hiện chương trình, dự án.

Trong tổ chức và quản lý doanh nghiệp: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty. Ngoài ra nếu doanh nghiệp không lưu giữ tài liệu trong hoạt động tổ chức và quản lý của mình thì sẽ phải chịu biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc lưu giữ tài liệu (Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP)

Trên đây là nội dung chúng tôi tư vấn về vấn đề Chế độ quản lý hồ sơ và lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và thông tin pháp lý kèm theo dựa trên quy định hiện hành.