Cách xây dựng mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật đạt hiệu quả cao

KPI được coi là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc phổ biến nhất tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, tuỳ vào từng chức vụ, bộ phận và đặc thù ngành nghề mà mỗi công ty lại xây dựng một hệ thống KPI riêng. Sau đây, WEONE sẽ giới thiệu đến các bạn một số mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật cũng như các bước xây dựng KPI hiệu quả. Cùng tham khảo nhé!

Các chỉ số KPI quan trọng cho nhân viên kỹ thuật

Một hệ thống KPI không chỉ được sử dụng mãi ở mọi thời điểm và mọi giai đoạn phát triển của công ty. Chỉ số KPI sẽ có những thay đổi nhất định để phù hợp với mục tiêu quản lý nhân sự. Tuy nhiên, KPI sẽ có các chỉ tiêu quan trọng sau đây:

• Process KPI: chỉ số đo lường hiệu suất hoặc hiệu quả công việc.

• Output KPI: chỉ số đo lường kết quả tài chính và phi tài chính nhân viên/phòng ban/doanh nghiệp đạt được.

• Leading KPI (chỉ số trước): chỉ số mang tính chất tiên lượng tương lai, dẫn dắt hiệu suất. Chỉ số này đặt ra nhằm nâng cao kết quả cần đạt được.

• Lagging KPI (chỉ số sau):  thể hiện kết quả cuối cùng.

• Outcome KPI: chỉ số này mang tính định lượng, thể hiện những tác động trong hoạt động kinh doanh để tạo ra những lợi ích về mặt kinh tế.

• Qualitative KPI: thể hiện một đặc tính hoặc khía cạnh nào đó trong công việc.

>>>>> Hướng dẫn: Xây dựng mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính

Các bước xây dựng KPI cho nhân viên phòng kỹ thuật hiệu quả nhất

Sau khi đã tham khảo qua các mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách xây dựng KPI sao cho hiệu quả nhất nhé! Để xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo 6 bước sau đây:

• Bước 1:

  Phân định rõ ràng các mục tiêu cần đạt được. Trong mục tiêu chính theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, chúng ta có thể chia thành các mục tiêu nhỏ hơn như mục tiêu theo quý, theo tháng, thậm chí là theo tuần. 

• Bước 2:

  Xác định KRA (kết quả mục tiêu). KRA được coi là kết quả cuối cùng, sau một quá trình làm việc. Kết quả này phải là một con số chính xác, là thước đo tiêu chuẩn cho mọi nhân viên trong phòng.

• Bước 3:

  Lên danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện. Điều này là điều dễ hiểu, bởi muốn đánh giá được hiệu quả công việc, chúng ta phải có cụ thể các công việc đó. Danh sách càng rõ ràng thì việc thực hiện và đánh giá càng dễ dàng và chính xác.

• Bước 4:

  Đưa ra mục tiêu của mỗi công việc. Đây là kết quả mà nhân viên mong muốn đạt được.

• Bước 5:

  Đo lường kết quả mục tiêu bằng các phương pháp phù hợp. Thông thường doanh nghiệp sẽ có 2 phương pháp đo lường, đó là đo lường định lượng và đo lường định tính. Đo lường định lượng sử dụng công thức tính hoặc thang điểm còn đo lường định tính lại dựa vào các chỉ tiêu để đánh giá.

• Bước 6:

  Sau khi đã phác hoạ được rõ nét từng tiêu chí trong bảng KPI, chúng ta tiến hành thiết kế hệ thống KPI. Một KPI phù hợp sẽ giúp thúc đẩy tinh thần và khả năng cống hiến của nhân viên. Vì vậy, trách nhiệm của phòng nhân sự chính là xây dựng một hệ thống KPI hợp lý, chính xác và phù hợp với mục đích quản lý của doanh nghiệp.

>>>>> Xem ngay: Cách xây dựng OKR hiệu quả cho doanh nghiệp

Một số mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật

Mỗi bộ phận sẽ có một hệ thống KPI khác nhau. Dưới đây là các mẫu KPI phổ biến dành cho nhân viên kỹ thuật.

1. Mẫu KPI cho nhân viên giám sát và đảm bảo chất lượng sản phẩm (QA)

Nhân tố về khách hàng đóng vai trò quan trọng hình thành nên file KPI mẫu cho nhân viên phòng QA. Ở đây, các mục tiêu hướng tới chính là việc giảm thiểu tối đa các khiếu nại về sản phẩm. Để làm được điều này, buộc các nhân viên kỹ thuật phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giám sát chặt chẽ đầu ra và rèn luyện tay nghề.

2. Mẫu KPI cho nhân viên bộ phận kỹ thuật dịch vụ

Nói đến kỹ thuật dịch vụ, chúng ta sẽ nghĩ ngay đến các vấn đề về bảo hành, sửa chữa, bảo trì…Do vậy, số vụ sửa chữa, bảo hành theo từng tuần, tháng, quý cũng như thái độ phục vụ của nhân viên kỹ thuật là những yếu tố hình thành nên bảng KPI của phòng kỹ thuật dịch vụ.

3. Mẫu KPI dành cho giám đốc kỹ thuật dịch vụ

Tại các doanh nghiệp lớn, song song với quản lý của các bộ phận là các giám đốc phụ trách về một mảng công việc. Ở đây cần lưu ý và phân biệt rằng, giám đốc nếu không phải là chủ doanh nghiệp hoặc không nắm giữ cổ đông, về bản chất, đơn thuần vẫn là nhân viên. Chúng ta sẽ chỉ xét đến trường hợp, giám đốc được doanh nghiệp thuê về để điều hành và xử lý công việc. KPI dành cho giám đốc mảng kỹ thuật dịch vụ như sau:

>>>>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

4. Mẫu KPI cho nhân viên dịch vụ của bộ phận máy dân dụng

Về cơ bản, các phần công việc có tính chất dịch vụ đều quan tâm đến yếu tố thái độ phục vụ của nhân viên và mức độ hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, ở bộ phận máy dân dụng, nhân viên dịch vụ kỹ thuật còn cần đạt năng lực tiêu chuẩn do công ty đề ra. Chỉ tiêu này đặt ra nhằm đánh giá khách quan và sát sao năng lực của nhân viên.

Điều này sẽ được thể hiện rõ ràng nhất khi có dự án đột xuất hoặc các tình huống bất ngờ xảy ra. Sự khách quan là một cách để bảo vệ sự công bằng và quyền lợi cho nhân viên.

5. Mẫu KPI của trưởng nhóm/bộ phận kỹ thuật máy dân dụng

Tất nhiên, KPI của “nhân viên cấp cao” này sẽ có những mức đánh giá cao hơn so với các nhân viên thông thường. Các chỉ tiêu quan trọng sẽ bao gồm:

• Số lượng máy cần bảo hành mà phòng phải đạt được trong một thời kỳ nhất định.

• Chất lượng phục vụ của nhân viên trong phòng.

• Khả năng xử lý công việc khi có dự án đột xuất.

>>>>> Đọc thêm: Top 5 phần mềm quản lý quy trình thủ tục tốt nhất

6. Mẫu KPI của trưởng phòng máy công nghiệp

Cũng giống như trưởng phòng máy dân dụng, trưởng bộ phận máy công nghiệp cũng sẽ có các chỉ tiêu về KPI đòi hỏi cao hơn so với những nhân viên thông thường. Điểm khác giữa KPI của trưởng bộ phận máy dân dụng và bộ phận máy công nghiệp như sau:

• Bộ phận máy dân dụng: Điểm đánh giá về mức độ hài lòng của khách hàng là cá nhân.

• Bộ phận máy công nghiệp: Khách hàng thường là các tổ chức lớn hoặc chính phủ. Khi đó, xét về mức độ, các chỉ tiêu KPI của bộ phận máy công nghiệp sẽ có phần cao và đòi hỏi nhiều hơn so với bộ phận máy dân dụng.

Một hệ thống KPI phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá đúng và chính xác về năng lực của các nhân viên. Hi vọng, với các mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật ở trên, bài viết đã đưa ra được những tham khảo hữu ích cho các nhà quản trị. Chúc các bạn thành công!