Cách viết email xin việc bằng tiếng anh theo chuẩn – TopCV.vn

Hiện nay, rất nhiều công ty trong nước hoặc doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng nhân sự với mức lương hấp dẫn nhưng yêu cầu ứng viên phải có vốn tiếng Anh cao. Vì thế, gửi CV và email xin việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp chính là bước đầu tiên để ứng viên gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, rất nhiều ứng viên gặp khó khăn khi gửi email xin việc bằng tiếng Anh. Nguyên nhân xuất phát từ địa chỉ, tiêu đề, chữ ký email, ngữ pháp, vốn từ vựng chưa đúng chuẩn hoặc chưa biết viết từ đâu. 

Bài viết dưới đây của TopCV.vn sẽ hướng dẫn chi tiết cho ứng viên cách viết email xin việc bằng tiếng Anh “hạ gục” nhà tuyển dụng và một vài mẫu email tham khảo!

Email xin việc chuẩn sẽ tạo cảm tình tốt với nhà tuyển dụng.

Cách viết từng phần mail xin việc bằng tiếng Anh 

Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh chuẩn gồm 5 phần chính:

• Tiêu đề email

• Lời chào đầu email

• Nội dung email

• Kết luận 

• Kết thúc email và chữ ký

Khi viết email xin việc bằng tiếng Anh, ứng viên cần phải sử dụng ngôn ngữ trang trọng, không được sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh. Thay vì viết I’m, ứng viên phải viết rõ I am. 

>> Xem thêm: Cách gửi mail xin việc “bách phát bách trúng”

Tiêu đề thư xin việc tiếng Anh

Mỗi ngày, nhà tuyển dụng sẽ nhận được hàng chục email, không chỉ của ứng viên mà còn của các công việc khác trong nội bộ công ty. Do đó, để email của mình không bỏ sót, ứng viên cần ghi tiêu đề email đầy đủ, rõ ràng. Một tiêu đề thư chỉn chu, tươm tất chắc chắn sẽ là điểm cộng trong mắt nhà tuyển dụng. 

Bên cạnh đó, việc ghi tiêu đề thư cũng giúp email của mọi người giảm nguy cơ bị chuyển vào mục spam. Mẫu tiêu đề email xin việc bằng tiếng Anh đơn giản, ứng viên có thể tham khảo: Your name – Application for [ Job Title].

Lời chào đầu email

Đoạn mở đầu email xin việc bằng tiếng Anh được viết như thế nào?

Dù là email xin việc tiếng Việt hay tiếng Anh và người nhận là ai đi chăng nữa thì mở đầu thư không thể thiếu lời chào và xưng hô với người nhận. Điều này giúp người nhận thư thấy được sự chuyên nghiệp của ứng viên. 

Để viết phần chào hỏi, ứng viên phải tìm hiểu đầy đủ thông tin về doanh nghiệp. Nếu biết tên đơn vị, ứng viên có thể sử dụng “Dear + tên doanh nghiệp”. Không rõ tên nhà tuyển dụng, ứng viên có thể đề “Dear Hiring Manager” hoặc “ Dear Recruiting Team”.

Khi chắc chắc danh tính người nhận thư, ứng viên có thể dùng “Dear + Mr/Ms/Mrs + tên người nhận”. Lưu ý, dùng Mrs khi người nhận chưa kết hôn và Miss khi đã có gia đình. Trong trường hợp không rõ giới tính, ứng viên có thể sử dụng: Dear Sir/Dear Madam. Tuy nhiên, để thể hiện sự tôn trọng với người nhận thì không nên dùng mẫu câu này. 

Người nhận là người nước ngoài thì nên dùng Last name (họ) của họ. Ví dụ: Dear Mrs Doe, Dear Mr Wilson,…. Nếu người nhận là người Việt, ứng viên có thể gọi bằng cả họ và tên đầy đủ. Ví dụ: Dear Mrs Trần Nguyễn Minh Thư, Dear Mr Hoàng Anh Duy,….

Nhiều ứng viên lựa chọn cách chào mở đầu bằng câu “To whom it may concern”. Cách viết này tuy phổ biến nhưng không nên ưu tiên sử dụng vì gây cảm giác như thư mẫu.

Phần nội dung chính của thư

Cách viết phần nội dung chính trong email xin việc bằng tiếng Anh

 

Đây là phần trọng tâm của email, vừa giới thiệu được thông thông tin cá nhân vừa cho nhà tuyển dụng thấy lợi ích họ nhận được nếu lựa chọn ứng viên đó. Trong đoạn đầu của phần nội dung email, ứng viên sẽ đề cập đến công việc đang ứng tuyển. Trình bày rõ ứng tuyển vị trí nào, đọc được thông tin ở đâu,… Thông thường đoạn này chỉ dài khoảng 1-2 câu.

Ngay sau đó, ứng viên nên đề cập ngay đến mục đích để tránh lan man và tiết kiệm thời gian đọc cho người nhận. Trong đoạn chính, cố gắng đề cập đầy đủ các nội dung sau:

• Lý do tại sao nhà tuyển dụng nên chọn bạn?

• Những kinh nghiệm bản thân có phù hợp với vị trí đang ứng tuyển (trình bày ngắn gọn, xúc tích).

• Lý do ứng viên muốn làm việc tại vị trí đó?

>> Làm thế nào để viết Cover Letter giúp tỉ lệ phản hồi tăng vọt?

Cách viết đoạn cuối thư

Cách viết đoạn cuối thư trong email xin việc bằng tiếng Anh

Trong phần này, ứng viên nên tóm lại vấn đề và thảo luận về việc sẽ phải làm gì tiếp đó để ứng tuyển vào vị trí công ty đang tìm kiếm nhân sự. Các nội dung gồm có:

• Nhắc lại lý do vì sao là ứng viên tiềm năng, phù hợp với vị trí doanh nghiệp đang tuyển dụng.

• Thảo luận về những gì bạn sẽ làm tiếp theo, ví dụ như bạn mong muốn được phỏng vấn cho vị trí này để có thể thảo luận nhiều hơn về kĩ năng, kinh nghiệm,….

• Đừng quên cung cấp thông tin liên lạc.

• Ứng viên nhớ phải nhắc đến CV hoặc sơ yếu lý lịch nếu có đính kèm.

• Gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc CV và bày tỏ mong muốn sớm có phản hồi.

Cách viết kết thúc email và chữ ký

Kết thúc email, ứng viên nên sử dụng  “Best” hoặc “Sincerely” để thể hiện sự trang trọng, lịch sự. Đây là những cách xưng hô phổ biến và được sử dụng thông dụng.  Cuối cùng, ký tên cuối thư là điều không được bỏ qua. Ứng viên có thể gõ đầy đủ cả họ và tên thay cho chữ ký ở cuối email.

Lưu ý cách viết email xin việc bằng tiếng Anh

Nhiều ứng viên mặc dù năng lực rất tốt, kinh nghiệm dày dặn nhưng vẫn bị nhà tuyển dụng thẳng tay loại vì mắc phải những sai lầm nghiêm trọng trong cách viết email xin việc bằng tiếng Anh. Dưới đây là một số lưu ý khi viết thư xin việc bằng tiếng Anh ứng viên cần nắm chắc để tránh mắc phải: 

Về nội dung

Nội dung được coi là “linh hồn” của email nên ứng viên cần phải chỉn chu, trình bày đầy đủ, không được thiếu bất cứ thông tin quan trọng nào như:

• Tiêu đề bài viết: Tuy nhỏ nhưng phần này rất quan trọng trong cả mail xin việc bằng tiếng Anh và tiếng Việt. Ứng viên cần ghi đầy đủ họ tên, vị trí ứng tuyển để tránh bị nhà tuyển dụng “ngó lơ”.

• Nội dung thư: Ngắn gọn, súc tích, tránh lặp lại quá sâu những thông tin có trong CV đính kèm. 

• File đính kèm: Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh chuẩn ngoài nội dung email sẽ luôn có CV đính kèm. Ứng viên có thể sử dụng câu “I attached my CV to this email” để thông báo với nhà tuyển dụng, tránh việc CV bị bỏ sót. 

• Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Nếu chưa tự tin vào nội dung email, ứng viên có thể nhờ sự trợ giúp từ người thân, bạn bè giỏi tiếng Anh kiểm tra giúp hoặc dùng phẩn mềm tra ngữ pháp, chính tả online. 

• Sử dụng từ: Ứng viên nên ưu tiên sử dụng danh từ và câu bị động để câu văn trang trọng hơn. Đồng thời, chèn thêm các cụm động từ và tính từ thể hiện thái độ tích cực, nhiệt huyết của ứng viên đối với công việc. 

• Tránh viết những câu đơn giản hoặc câu phức quá dài dòng. Chi nên dừng lại trong khoảng 2 dòng cho mỗi nội dung. 

Những lưu ý khi viết email xin việc bằng tiếng Anh

Hình thức

Khi viết email xin việc bằng tiếng Anh, ứng viên cần chú ý một vài lưu ý về hình thức dưới đây: 

• Toàn bộ email sử dụng một loại font chữ có chân (serif) như Time News Roman. 

• Cỡ chữ 13-14, căn lề trái hoặc căn lề 2 bên. 

• Độ dài nội dung emaiil nằm gọn trong khoảng 1 trang A4. 

• Dùng địa chỉ email bao gồm tên họ và tên chính hoặc đính kèm thêm ngày tháng năm sinh khi gửi email xin việc bằng tiếng Anh.

Email xin việc bằng tiếng Anh nên ngắn gọn, chính xác

Một số từ vựng dùng viết email xin việc bằng tiếng Anh

Ứng viên có thề tham khảo list từ vựng phổ biến, thường xuất hiện trong các email xin việc bằng tiếng Anh trong bảng dưới đây: 

Tiếng Việt

Tiếng Anh

thư xin việc

cover letter

nhà tuyển dụng

recruiter

kính gửi

dear

trân trọng 

Sincerely/Your sincerely/Best regard

phỏng vấn xin việc

interview

ưu điểm 

strengths

bộ phận nhân sự

human resource department

mới tốt nghiệp

fresh graduated

nhân viên có kinh nghiệm

senior

tuyển dụng 

recruit (động từ)/ recruitment (danh từ)

hào hứng

thrilled

thúc đẩy, động viên 

motivate

có đam mê

passonate 

trông chờ, mong ngóng

look foward

đón nhận

welcome

cải thiện, tiến bộ

improve

thu được

acquire

đạt được 

accomplish

có hứng thú, quan tâm

interested

Một số mẫu email xin việc bằng tiếng Anh

Mẫu email chung dành cho tất cả các ngành nghề, ứng viên có thể tham khảo: 

Tiêu đề email: [Vị trí ứng tuyển] – [Tên của bạn]

Nội dung email:

Dear Mr./Ms. (Tên nhà tuyển dụng) hoặc Dear Hiring Manager/ HR Department

This is in reference to the job posting by you on the Internet dated (ngày tháng đăng tin tuyển dụng). I have read the job description and find that my work experiences as well as my skills and the job requirements may be a perfect match.

I have been working for the past five years as a (tên nghề) in X Company. During that time, I have gained a significant amount of experiences and such skills as (liệt kê một số kỹ năng) needed for (vị trí tuyển dụng)

I have attached my CV to this email. I hope you will learn more about my background, education, achievements, and awards through my CV.

Please feel free to let me know if I can provide you with any further information. I am looking forward to hearing from you.

Your Sincerely,

(chữ ký)

Đối với sinh viên mới ra trường, chưa có nhiều kinh nghiệm, ứng viên có thể sử dụng cách viết email bằng tiếng Anh sau: 

Tiêu đề email: Application for HR Internship_Christine Charlo

Dear Mr. Tuan Nguyen,

My name is Christine Charlo – a graduate from the Foreign Trade University with a Bachelor’s degree in International Business. I have been seeking an internship program where I can gain more in-depth knowledge in Human Resource Management. Knowing that Pledge Camp is looking for an HR intern, I’m confident that I’ll be the right fit for this role. 

Please kindly check out my CV and let me know if you have any questions. I await your response and thank you for your consideration! 

Sincerely,

Christine Charlo

[email protected]

0900-123-456

linkedin.com/in/christine_charlo

Tạm kết 

Trên đây, TopCV đã cung cấp cho mọi người những thông tin liên quan đến cách viết email xin việc bằng tiếng Anh. Thực tế, việc sử dụng tiếng Anh viết email xin việc không hề khó và phức tạp như ứng viên nghĩ. Tuy nhiên, để ghi điểm tuyệt đối trong mắt nhà tuyển dụng, ứng viên hãy tránh những lỗi sai cơ bản đã kể ở trên như lỗi chính tả, trình bày lan man đặc biệt nói phóng đại khả năng của bản thân. Email xin việc chính là bước đệm, quyết định việc nhà tuyển dụng có ấn mở CV của ứng viên hay không. 

Bên cạnh chỉn chu nội dung email, ứng viên cần đầu tư nhiều vào chiếc CV xin việc đính kèm trong email gửi tới nhà tuyển dụng. Việc tự trang bị cho mình một chiếc CV online là điều quan trọng và đặc biệt hữu ích cho sự nghiệp. TopCV hỗ trợ công cụ tạo CV số 1 Việt Nam, cung cấp nhiều mẫu CV miễn phí, chuyên nghiệp, phù hợp với mọi ngành nghề. Từ đó ứng viên dễ dàng gia nhập vào hệ sinh thái kết nối tuyển dụng giữa doanh nghiệp và ứng viên.

Ngoài ra, TopCV còn có rất nhiều bài viết hướng dẫn bạn cách viết CV sao cho chuẩn, cách viết CV cho sinh viên mới ra trường, mẫu CV các ngành nghề,… Các bạn hãy tham khảo thêm các bài viết của chúng mình để viết được chiếc CV ưng ý nhất nhé.