Cách viết Email xin việc bằng tiếng Anh chinh phục doanh nghiệp

Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh nhận được rất nhiều sự quan tâm của các ứng viên. Bởi email vẫn là kênh ứng tuyển công việc phổ biến. Tuy nhiên để viết email đúng, ấn tượng lại không hề dễ, nhất là viết bằng tiếng Anh. Do đó, bài viết này sẽ gửi đến bạn hướng dẫn viết email xin việc bằng tiếng Anh đúng chuẩn nhất. Nếu bạn muốn đậu “job xịn”, lương hậu hĩnh thì hãy xem ngay bí kíp, lưu ý và các mẫu email tại đây nhé!

1. Hướng dẫn viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh

Trước khi viết được một email ứng tuyển hoàn chỉnh bằng tiếng Anh, bạn cần xác định được các phần quan trọng cần có trong bố cục và nội dung của email. Trong nội dung này, bạn sẽ được làm quen với cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh với từng phần riêng biệt.

1.1 Tiêu đề email xin việc bằng tiếng Anh

Đầu tiên, bạn chắc chắn phải biết cách viết tiêu đề email xin việc bằng tiếng Anh chuẩn chỉnh. Bởi tiêu đề email là phần nhà tuyển dụng nhìn vào để xác định sự chỉn chu, chuyên nghiệp của ứng viên. Một email không có tiêu đề hay tiêu đề dài dòng hoặc không liên quan đến nội dung bên trong sẽ khiến nhà tuyển dụng ngó lơ hoặc xóa email đó đi. Đôi khi, việc nhận quá nhiều email như vậy làm cho người tuyển dụng rất khó chịu.

Thông thường, bạn có thể viết tiêu đề email bằng tiếng Anh theo hai cách sau:

• [Vị trí ứng tuyển]_[Tên bạn]. Ví dụ: Content Writer_Mai Anh
• Application for [Vị trí ứng tuyển] – [Tên bạn]. Ví dụ: Application for Graphic Designer – Thanh Binh

Trong một số trường hợp, các công ty và doanh nghiệp sẽ có yêu cầu riêng về cách đặt tiêu đề email khi nộp CV. Điều này sẽ được ghi rõ trong bản mô tả công việc hoặc tin tuyển dụng của đơn vị. Lúc này, bạn hãy thực hiện đúng theo mẫu tiêu đề mà nhà tuyển dụng đã đưa ra nhé!

1.2 Lời chào trang trọng đầu thư

Cũng giống với tiêu đề email, lời chào là một yếu tố không thể thiếu khi viết email xin việc. Lời chào ở đầu thư sẽ được viết dựa trên những thông tin và hiểu biết của bạn về công ty. Bạn không nên viết một lời chào quá chung chung. Bạn cần biết chính xác đối tượng hoặc bộ phận tiếp nhận thư để thêm các tiêu đề thích hợp.

• Đối tượng nhận email là một người cụ thể:
  • “Dear Mr./Ms./ Dr. (tên nhà tuyển dụng),”
  • “Dear Mr./Ms./ Dr. (tên nhà tuyển dụng).”
• Trường hợp bạn không biết chính xác tên của nhà tuyển dụng: “Dear Hiring Manager,”, “Dear Recruiting Team,” hay “Dear (tên công ty)”…

Đôi khi, bạn có thể viết “To whom it may concern”. Tuy nhiên, lời chào này không được đánh giá cao vì tạo cảm giác giống một lá thư mẫu. Bên cạnh đó, việc dùng tên thật của nhà tuyển dụng được đánh giá cao hơn vì sẽ giúp bạn tạo được sự chú ý nhất định. Ngược lại, bạn không nên sử dụng những cách chào không phù hợp để giao tiếp qua email trong môi trường công sở dưới đây: “Hey + (tên),”, “Hi, how are you?”, “What’s up!”,…

1.3 Nội dung chính

Thông thường Cover Letter (thư xin việc) chỉ gồm 1 đến 2 đoạn cơ bản là đủ. Một bức thư dài hơn sẽ khiến nhà tuyển dụng mất nhiều thời gian hơn để đọc. Do đó, bạn hãy cố gắng trả lời các câu hỏi sau một cách ngắn gọn nhất:

• Lý do bạn nghĩ bạn ứng tuyển vào công ty/vị trí này.
• Những kinh nghiệm/kỹ năng bạn có phù hợp với yêu cầu công việc của vị trí này.

1.3.1 Giải thích lý do ứng tuyển

Đây là nội dung mà bạn không thể bỏ qua hoặc làm qua loa. Sau phần lời chào, bạn cần đề cập trực tiếp về lý do bạn viết email này. Trong đó, bạn cần nêu rõ vị trí ứng tuyển, bạn tìm thấy bài tuyển dụng ở đâu và bài đó được đăng tải vào thời gian nào. Nếu đây là công việc bạn được người khác giới thiệu thì cũng đừng quên nhắc đến trong phần này nhé.

Bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như sau cho lời giải thích của bạn:

• I am writing this letter to apply for the position of… (Tôi viết thư này để ứng tuyển cho vị trí…).
• It is a pleasure to submit my resume in response to your ad seeking for… (Tôi rất vinh hạnh được ứng tuyển cho vị trí…).

>>>> BẤM VÀO ĐÂY: Cách viết cv ấn tượng, hạ gục nhà tuyển dụng chỉ với 1 phút

1.3.2 Nhấn mạnh kỹ năng phù hợp

Sau khi giải thích lý do ứng tuyển, bạn cần đưa ra những lý do mà nhà tuyển dụng nên chọn bạn thay vì các ứng viên khác. Bạn hãy trình bày điểm mạnh và những kinh nghiệm liên quan tới vị trí ứng tuyển một cách thật ngắn gọn nhé!

Nếu bạn đã có kinh nghiệm về vị trí đang ứng tuyển, bạn cần trình bày đủ các ý sau:

• Những vị trí/công việc tương đương bạn đã từng làm.
• Tóm tắt những đầu việc chính mà bạn đã đảm nhiệm.
• Một số thành tích nổi bật bạn đã đạt được ở vị trí đó.

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm cho vị trí này, bạn hoàn toàn có thể trình bày ngắn gọn các nội dung sau:

• Kinh nghiệm làm việc part-time hoặc đi thực tập của bạn liên quan đến vị trí ứng tuyển.
• Thành tích học tập nổi bật.
• Hoạt động ngoại khoá bạn đã và đang tham gia.
• Một số dự án cá nhân nổi bật.

1.4 Đoạn kết email

Trong phần này, bạn cần nêu tóm tắt lại vấn đề và thảo luận về những việc bạn sẽ làm để ứng tuyển vào vị trí này. Đặc biệt, bạn không nên vội kết thư mà quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng. Lời cảm ơn sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp và tôn trọng bạn dành tới người nhận thư. Ngoài ra, bạn có thể thêm vào một câu kêu gọi hành động để thể hiện sự hứng thú của bản thân với công việc. Cụ thể, bạn cần trình bày các nội dung sau:

• Nhắc lại lí do bạn là ứng viên phù hợp với vị trí này trong một câu.
• Thảo luận về những điều bạn sẽ làm tiếp theo. Ví dụ: Bạn mong muốn có một buổi phỏng vấn để có thể thảo luận nhiều hơn về kĩ năng, kinh nghiệm của bạn và về công việc.
• Đính kèm thông tin liên lạc của bạn. Bạn cần cung cấp tối thiểu hai thông tin là địa chỉ email và số điện thoại để nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc với bạn.
• Đề cập tới bản Sơ yếu lý lịch, CV và các tài liệu tham khảo khác mà bạn đính kèm trong thư (nếu có).
• Gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét email của bạn.

1.5 File đính kèm

Khi tìm hiểu về cách viết email xin việc bằng tiếng Anh, bạn không nên bỏ qua phần file đính kèm. Bởi đây là các tài liệu tham khảo để nhà tuyển dụng có cơ sở xem xét tuyển chọn bạn. Trong email ứng tuyển tiếng Anh, bạn cần đính kèm các tài liệu quan trọng như sau:

• CV.
• Đơn xin việc (Cover Letter – Đây là thứ không bắt buộc nhưng bạn được khuyến khích gửi kèm theo).
• Portfolio (nếu có).
• Các chứng chỉ liên quan khác (nếu được yêu cầu).

Khi đính kèm file trong email xin việc, giống như tiêu đề mail, các file của bạn nên có tiêu đề thống nhất, ngắn gọn và chuyên nghiệp.

Ví dụ: (Tên file)_(Tên bạn).

Bên cạnh đó, bạn cũng cần đảm bảo các file không bị lỗi hay chứa virus. Nếu đính kèm file dưới dạng link drive, bạn nên đảm bảo các file đều đã được cho phép quyền truy cập. Cuối cùng, hãy kiểm tra thật kỹ để gửi đúng, đủ file mà nhà tuyển dụng đã yêu cầu.

1.6 Lời kết và chữ ký email

Trong email xin việc, phần lời kết và chữ ký không cần quá cầu kỳ. Bạn chỉ cần viết lời chào thật chuẩn chỉnh và kèm theo chữ ký email với đầy đủ thông tin liên lạc cá nhân. Cuối cùng, để kết thúc thư, bạn có thể dùng những cách phổ biến như “Best” hay “Sincerely”. Bên cạnh đó, vì không thể ký tên giống như thư viết tay nên ở đây, bạn có thể thay thế chữ kỹ bằng cách gõ đầy đủ tên của bạn.

2. Những lưu ý cách viết email xin việc bằng tiếng Anh

Khi học cách viết email xin việc bằng tiếng Anh, bạn cần lưu ý những vấn đề sau để có một lá thư ấn tượng nhất.

2.1 Hình thức

Thư xin việc bằng tiếng Anh cần đảm bảo các lưu ý về mặt hình thức như sau:

• Email xin việc bằng tiếng Anh nên được trình bày bằng một font chữ có chân (serif) với cỡ chữ vừa phải và được căn lề trái hoặc căn đều hai bên. Ví dụ: Bạn có thể dùng font Time News Roman với cỡ chữ 13-14.
• Độ dài thư xin việc nên ở trong khoảng 1 trang giấy A4.

2.2 Nội dung

Về nội dung, thư xin việc bằng tiếng Anh cần đảm bảo các yếu tố như sau:

• Tiêu đề email xin việc tiếng Anh phải bao gồm họ tên bạn và vị trí ứng tuyển. Điều này sẽ giúp thư của bạn không bị nhà tuyển dụng chuyển vào hòm thư rác.
• Nội dung thư nên ngắn gọn, súc tích, khái quát các vấn đề, tránh đi vào chi tiết hay lặp lại nội dung đã có trong CV xin việc được đính kèm.
• Không quên đính kèm file. Đặc biệt, khi gửi email bằng tiếng Anh, bạn nên đính kèm CV và các tài liệu khác (nếu có thể) bằng tiếng Anh.
• Diễn đạt câu bằng các thì cơ bản như hiện tại đơn, tương lai đơn, hiện tại hoàn thành, quá khứ đơn.
• Tránh các lỗi về chính tả và ngữ pháp. Bạn có thể tự kiểm tra bằng các phần mềm hoặc nhờ người có khả năng tiếng Anh tốt kiểm tra giúp.
• Việc sử dụng câu bị động và các danh từ sẽ giúp câu văn trở nên trang trọng hơn.
• Diễn đạt bằng các câu phức ngắn gọn với tối đa 2 dòng và tránh dùng câu đơn.

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Cách viết cv bằng tiếng anh cho sinh viên “chuẩn form” nhất

3. Tham khảo mẫu email tiếng Anh xin việc chuẩn nhất

Sau đây là các email xin việc bằng tiếng Anh mẫu cho một số ngành nghề mà bạn có thể tham khảo:

Mẫu viết email xin thực tập bằng tiếng Anh

Mẫu viết email xin việc bằng tiếng Anh cho vị trí Giáo viên

Mẫu viết email xin việc bằng tiếng Anh cho vị trí Giám đốc Marketing

Mẫu viết email xin việc bằng tiếng Anh cho vị trí Trợ lý hành chính

Mẫu viết email xin việc bằng tiếng Anh cho vị trí Trợ lý Studio

>>>> ĐỌC TIẾP: Cách viết cv cho người chưa có kinh nghiệm thu hút nhất

4. Bảng từ vựng tiếng Anh cần thiết

Cách viết email tiếng Anh xin việc chuẩn chỉnh nhất bắt đầu từ việc sử dụng từ vựng đúng ngữ cảnh. Dưới đây là một số từ vựng tiếng Anh cần thiết bạn nên biết khi viết email ứng tuyển:

Từ tiếng Việt
Từ tiếng Anh

thư xin việc
cover letter

nhà tuyển dụng
recruiter

kính gửi
dear

Trân trọng
Sincerely/Your sincerely/Best regards

phỏng vấn xin việc
interview

ưu điểm
strengths

Bộ phận nhân sự
human resource department

mới tốt nghiệp
fresh graduated

nhân viên có kinh nghiệm
senior

tuyển dụng
recruit (động từ)/ recruitment (danh từ)

thiết tha, háo hức
eager

hào hứng
thrilled

có hứng thú, quan tâm
interested

có đam mê
passionate

thúc đẩy, động viên
motivate

mong chờ
look forward

đón nhận
welcome

cải thiện, tiến bộ
improve

thu được
acquire

đạt được
accomplish

Như vậy, bài viết đã chia sẻ đến bạn cách viết email xin việc bằng tiếng Anh đúng chuẩn và ấn tượng. Hi vọng rằng, thông qua nội dung này, bạn đã có thể tìm thấy những thông tin hữu ích cho bản thân. Chúc bạn ứng tuyển thành công vào vị trí phù hợp với mức lương như ý muốn. Bên cạnh đó, bạn đừng quên theo dõi website để cập nhật các tin tức có giá trị khác, giúp quá trình làm việc được thuận lợi hơn nhé!

>>>> KHÁM PHÁ TẤT CẢ: