Bí quyết xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp đạt chuẩn 4.0

Trên thực tế, việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp lại đóng vai trò hết sức quan trọng đối với sự tăng trưởng, giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh và hội nhập thành công vào nền kinh tế toàn cầu.

Để xây dựng được một hệ thống quản lý tốt, mỗi nhà quản trị doanh nghiệp cần cho mình một lộ trình để hoàn thiện, mà thông thường thời gian cần thiết cho lộ trình đó là một khoảng thời gian khá dài. Dưới đây là 6 bước xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp được đúc kết từ nhiều năm kinh nghiệm của Công ty LAVAN chúng tôi.

Hệ thống quản trị doanh nghiệp

Hệ thống quản trị doanh nghiệp được hiểu là phương pháp quản lý doanh nghiệp phù hợp (toàn bộ các nguyên tắc quản lý, chuẩn mực quản lý, cơ chế vận hành và cơ chế quản lý) được viết thành các tài liệu quản lý do các cấp quản lý có thẩm quyền ban hành mà toàn doanh nghiệp phải tuân theo để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.

Các phương pháp quản trị doanh nghiệp khác nhau có thể dẫn đến các tư duy, nhận thức khác nhau về hệ thống quản lý doanh nghiệp:

• Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000

  : đạt và ổn định chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

• Hệ thống kiểm soát nội bộ:

  giảm thiểu các rủi ro.

• Hệ thống sản xuất tinh gọn:

  giảm chi phí, rút ngắn thời gian, tăng sản lượng sản xuất.

• Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP):

  thông lệ quản trị tốt nhất, xử lý nhanh chóng, kịp thời, giảm chi phí…

Các bước xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp

Bước 1: Xây dựng được bảng “dòng tiền doanh nghiệp”

Bảng dòng tiền doanh nghiệp phản ánh đầy đủ về các thông số: doanh số, doanh thu, công nợ, chi phí cho từng phòng ban, kế hoạch đầu tư, lợi nhuận và dòng tiền. Từ đó, CEO (giám đốc điều hành) luôn chủ động được về dòng tiền và điều chỉnh các thông số cần thiết, đảm bảo hoạt động kinh doanh tối ưu và hiệu quả.

Bước 2: Xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Từ bảng dòng tiền doanh nghiệp, CEO biết được chi phí quỹ lương của từng phòng ban để xây dựng cơ cấu tổ chức và định biên nhân sự.

Bước 3: Rà soát tính khả thi của cơ cấu tổ chức trong việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp

Bước tiếp theo là bước thẩm định được tính khả thi của cơ cấu tổ chức, thông qua việc CEO xây dựng hệ thống chính sách và mục tiêu của từng nhân viên, từng phòng ban. Để đảm bảo được việc này, bạn cần xây dựng được chính sách để nhân viên lựa chọn công ty bạn, chứ không phải công ty đối thủ. Tuy nhiên, với chi phí chính sách đó, có đảm bảo được doanh số và doanh nghiệp vận hành hiệu quả không. Từ đó, biết cách thêm, bớt nhân viên, điều chỉnh chính sách nhân viên phù hợp.

Bước 4: Xây dựng thông số quản trị

Để kiểm soát được hiệu quả công việc của từng phòng ban và từng nhân viên. Ở bước này, CEO phải xây dựng hệ thống báo cáo kết quả công việc trên cơ sở các con số thay vì đánh giá kết quả dựa trên cảm tính.

Bước 5: Xây dựng báo cáo mẫu cho từng phòng ban

CEO phải xác định được mong muốn của mình về các thông số nào đối với từng phòng ban, từng nhân viên. Từ đó, xây dựng hệ thống các báo cáo mẫu nhằm đạt được yêu cầu về thống số quản trị của mình.

Bước 6: Xây dựng được quy trình họp giao ban

Trên cơ sở từ báo cáo, CEO cần xây dựng quy trình họp giao ban hàng tuần, hàng tháng trên cơ sở nhân viên tự nhận diện kết quả làm việc của mình, chủ động tìm ra các nguyên nhân thống nhất trong cuộc họp, đưa ra giải pháp và hành động để thay đổi kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, hệ thống công cụ là chưa đủ để tạo ra kết quả cho doanh nghiệp nếu như lãnh đạo không biết cách vận hành hệ thống. Để làm được điều này, CEO cần có 2 kỹ năng lãnh đạo:

• Kỹ năng thứ nhất:

  CEO phải biết được tư duy của một nhà lãnh đạo hiện đại, các phong cách lãnh đạo của CEO và cách ứng dụng các phong cách lãnh đạo trong quá trính vận hành doanh nghiệp.

• Kỹ năng thứ hai:

  Kỹ năng “biến” các quản lý cấp trung trở thành cố vấn cho mình, thay vì CEO trở thành “trợ lý” cho họ.

Trên đây là các bí quyết xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp đạt chuẩn 4.0, nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này hoặc những thông tin liên quan đến quy trình quản lý doanh nghiệp thì hãy liên hệ ngay với Công ty LAVAN chúng tôi! 

>>> Để giúp CEO các doanh nghiệp có thêm kiến thức để xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp, thì ngoài 6 bước trên các CEO nên tham khảo thêm 6 nguyên tắc vàng giúp quản quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Chia sẻ bài viết: