Bí quyết xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp bài bản 2023 – HexaSync

Hệ thống quản trị doanh nghiệp đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp cung như mức độ thành công của doanh nghiệp trên thị trường. Vậy làm thế nào để xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tốt, đáp ứng được mọi nhu cầu của doanh nghiệp và nâng cao lợi thế cạnh tranh với đối thủ? Đó là câu hỏi cần được đặt ra cho đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp.

Hệ thống quản trị doanh nghiệp là gì?

Hiện nay, xu hướng chuyển đổi số trong doanh nghiệp là tất yếu, mang lại lợi thế cạnh tranh và vô vàn lợi ích thiết thực. Giải pháp xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp bằng phần mềm ERP đang dẫn đầu xu thế chuyển đổi số doanh nghiệp. Hệ thống quản trị doanh nghiệp được hiểu là tổng hợp các phương pháp quản lý doanh nghiệp bao gồm: các nguyên tắc quản lý, các tiêu chuẩn quản lý, các công cụ quản lý, các mục tiêu quản lý, các cơ chế quản lý… được tập hợp và ban hành trong doanh nghiệp, tạo thành cơ sở vận hành chung cho toàn bộ doanh nghiệp.

Xem thêm: Tất tật tật về chuyển đổi số doanh nghiệp và những lưu ý quan trọng khi triển khai

Hệ thống quản trị doanh nghiệp cần được đảm bảo tuân theo một cách đầy đủ và nghiêm túc để doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu chung. Mỗi hệ thống quản trị doanh nghiệp được thiết lập lại phù hợp với những đặc điểm và mục tiêu khác nhau của doanh nghiệp. Có thể kể đến một số hệ thống quản trị phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay như:

• Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000: tập trung vào vấn đề duy trì và ổn định chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Hệ thống kiểm soát nội bộ: giúp giảm thiểu các rủi ro trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
• Hệ thống sản xuất tinh gọn: hiệu quả cắt giảm chi phí, rút ngắn thời gian, gia tăng sản lượng trong quá trình sản xuất.
• Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): hiện đại, tinh gọn trên nền tảng công nghệ, giúp xử lý nhanh chóng, kịp thời, giảm chi phí…các vấn đề phát sinh

Xem thêm: Đâu là giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp hiệu quả 2022?

6 bước xây dựng hệ thống quản trị cho doanh nghiệp

Để xây dựng một hệ thống quản trị phù hợp với doanh nghiệp, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc dựng. Đi từng bước, giải quyết triệt để vấn đề qua các bước giúp tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu quả khi xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp.

Bước 1: Thiết lập được cơ cấu dòng tiền doanh nghiệp

Một báo cáo về dòng tiền doanh nghiệp phép bạn quan sát, phân tích được chi tiết về các yếu tố như thu – chi, doanh số, công nợ, chi phí cụ thể của từng phòng ban, lợi nhuận, kế hoạch đầu tư, dự toán tương lai… Điều này giúp người quản lý doanh nghiệp chủ động được vấn đề ngân sách bằng các kế hoạch tài chính cụ thể, điều chỉnh thông số dòng tiền khi cần thiết để đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh luôn được thực hiện hiệu quả và tối ưu nhất.

Bước 2: Thiết lập cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp. Cơ cấu các phòng ban như thế nào, định biên nhân sự ra sao, quỹ lương thế nào cho phù hợp… đóng vai trò cốt lõi để tổ chức và điều hành công ty thông minh, hiệu quả.

Bước 3: Đánh giá mức độ phù hợp của hệ thống quản trị doanh nghiệp

Để xác định được có nên áp dụng hệ thống quản trị nào đó vào doanh nghiệp hay không thì việc đánh giá mức độ phù hợp của hệ thống đó với doanh nghiệp là rất cần thiết. Xây dựng một hệ thống KPI, phân nhiệm, mục tiêu cần đạt của từng bộ phận, từng nhân sự cụ thể cho phép người lãnh đạo đánh giá tính khả thi của hệ thống. Dựa trên đánh giá này, ban lãnh đạo có thể đưa ra những điều chỉnh phù hợp để hệ thống quản trị doanh nghiệp có thể vận hành một cách hiệu quả khi áp dụng vào doanh nghiệp của bạn.

Bước 4:Thiết lập các thông số quản trị

Các thông số quản trị cho phép người lãnh đạo cũng như nhân sự nắm được các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc. Hệ thống báo cáo khoa học với những số liệu thống kê cụ thể, rõ ràng sẽ thích hợp hơn những báo cáo dựa trên đánh giá cảm tính trong trường hợp này.

Bước 5:Thiết lập báo cáo mẫu cho từng phòng ban

Khi đã xác định được các thông số quản trị, việc xây dựng các mẫu báo cáo phù hợp với đặc điểm, chức năng, nhu cầu của từng phòng ban là hoạt động cần thiết để nắm rõ tiến hình và hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp.

Bước 6: Thiết lập quy trình họp giao ban

Họp giao ban là thời điểm quan trọng để lãnh đạo và toàn bộ nhân sự nhìn nhận, đánh giá lại hiệu quả của hệ thống quản trị doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể chủ động tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, hành động cụ thể để khắc phục những hạn chế, phát huy những ưu thế của quá trình hoạt động trong doanh nghiệp.

Về cơ bản, hệ thống quản trị doanh nghiệp chỉ là công cụ để doanh nghiệp hoạt động và vận hành hiệu quả hơn. Yếu tố cốt lõi để thành công vẫn là tư duy quản trị và khả năng điều hành doanh nghiệp của người lãnh đạo, đồng thời là sự phối hợp và nỗ lực của toàn bộ đội ngũ nhân sự vì sự phát triển chung của toàn doanh nghiệp.