Quy định sử dụng hóa đơn điện tử thông tư 78 mới nhất 2022

Tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022 theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 chính thức có hiệu lực từ 01/07/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ kinh tế tài chính vận dụng cho những doanh nghiệp kinh doanh thương mại lúc bấy giờ thay thế sửa chữa cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản trị và tàng trữ thông tin được tiện nghi hơn. Mang lại hiệu suất cao, thành công xuất sắc cho việc làm kinh doanh thương mại của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc đo lường và thống kê thuế được thuận tiện hơn .
Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011 / TT-BTC có hiệu lực thực thi hiện hành từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã lao lý :

Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn điện tử

Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

1. Tiết kiệm chi phí:

Sử dụng hoá đơn điện tử giúp giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
– In hóa đơn (Chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy);
– Phát hành hóa đơn đến khách hàng (Được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail);
– Lưu trữ hoá đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ);

2. Dễ dàng quản lý:

– Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu;
– Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn;
– Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty;
– Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.
– Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.

3. Thuận tiện sử dụng:

– Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn;
– Dễ dàng trong việc lưu trữ;
– Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.
– Quá trình thanh toán nhanh hơn
– Góp phần bảo vệ môi trường

4. Hoá đơn điện tử an toàn hơn hoá đơn giấy

Tăng tính bảo đảm an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử hoàn toàn có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được những rủi ro đáng tiếc, thất lạc, hư hỏng hóa đơn ; nếu mất hoàn toàn có thể nhu yếu cấp lại hóa đơn

Những khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử

Bên cạnh những quyền lợi nhìn thấy rõ thì việc vận dụng HĐ điện tử cũng sống sót những khó khăn vất vả như : Doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để phân phối những lao lý của Luật Giao dịch điện tử và phải có nguồn nhân lực có trình độ tốt để hoàn toàn có thể am hiểu và quản lý và vận hành đúng theo nhu yếu của HĐ điện tử .
Trong trong thực tiễn, không nhiều doanh nghiệp có đủ kiến thức và kỹ năng về kỹ thuật để kiểm chứng những tiêu chuẩn về mạng lưới hệ thống, thiết bị, năng lượng của nhân sự kỹ thuật, năng lực sao lưu và Phục hồi tài liệu … Trong quy trình sử dụng, không ít doanh nghiệp gặp phải trục trặc như hóa đơn vận động và di chuyển không đúng địa chỉ, mạng lưới hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi … Để hạn chế điều này, doanh nghiệp cần hợp tác với những đơn vị chức năng cung ứng có cẩm nang sử dụng ứng dụng để hoàn toàn có thể giải quyết và xử lý khi có trục trặc .
Một yếu tố khác mà rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải là việc liên kết mạng lưới hệ thống giữa phần mềm hóa đơn điện tử với ứng dụng bán hàng và ứng dụng kế toán của doanh nghiệp để thuận tiện cho việc sử dụng hóa đơn điện tử. Khó khăn ở đây là nếu doanh nghiệp sử dụng ứng dụng bán hàng và kế toán cung ứng bởi đơn vị chức năng quốc tế hoặc phầm mềm trong nước chưa tương hỗ kế nối với ứng dụng hoá đơn điện tử thì sẽ rất khó để tích hợp, kiểm soát và điều chỉnh để thích hợp, khiến việc tích hợp không thuận tiện và tốn kém rất nhiều chị phí. Hơn nữa, không phải phần mềm hóa đơn điện tử nào cũng tương hỗ việc tích hợp với những ứng dụng kế toán, bán hàng .

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

– Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình
– Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố
– Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố
– Các doanh nghiệp xuất HĐĐT theo yêu cầu của ngành thuế

Các bước chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC

hoá đơn điện tử

Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT

Lập tờ khai ĐK sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01 / ĐKTĐ-HĐĐT phụ lục IA phát hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế. Sau đó, cổng tin tức điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông tin về việc tiếp đón ĐK sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp .

Bước 2: Chờ thông báo “chấp nhận’’ hoặc “không được chấp nhận’’ từ Tổng cục Thuế

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho doanh nghiệp:
– Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn điện tử EasyInvoice theo Thông tư 78.
– Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.

Bước 3: Hủy hóa đơn giấy và toàn bộ hóa đơn điện tử theo TT32 chưa sử dụng

Sau khi nhận được thông tin ‘ ’ gật đầu ’ ’ sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 từ Tổng cục Thuế, doanh nghiệp làm TB03 để hủy hóa đơn giấy và hàng loạt hóa đơn theo Thông tư 32 chưa sử dụng .

Bước 4: Tiến hành tạo lập, phát hành, lưu trữ… hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông tin phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa .

Thời điểm áp dụng Hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp

hoá đơn điện tử
Thời điểm bắt buộc vận dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế số 38/2019 / QH14 gồm 17 chương 152 điều, có hiệu lực hiện hành thi hành từ ngày 1/7/2020, trừ trường hợp lao lý tại khoản 2 Điều 151 ( Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực hiện hành từ ngày 1/7/2022 ). Tuy nhiên, Luật cũng pháp luật về việc khuyến khích cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể vận dụng lao lý về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực thực thi hiện hành trước ngày 1/7/2022 .
Theo đó, khi bán sản phẩm & hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn tài liệu mà cơ quan thuế lao lý và phải ghi vừa đủ nội dung theo lao lý của pháp lý về thuế, pháp lý về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ .
Chi tiết Luật Quản lý thuế số 38/2019 / QH14 : Luat quan ly thue 38/2019 / QH14 PDF

Xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai

hoá đơn điện tử

Khi thông tin ban đầu trên hóa đơn mua hàng hóa trên hệ thống bị sai dẫn đến viết sai hoá đơn điện tử, công ty có nhu cầu viết lại hóa đơn khác với thông tin chính xác, hoặc khách hàng trả hàng đã mua trên hệ thống, công ty sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thu hồi hóa đơn như hóa đơn giấy sau đó tiến hành thủ tục thu hồi trên hệ thống.
Chi tiết cách xử lý: Viết sai hoá đơn và cách xử lý

Xử lý hóa đơn điện tử bị lập sai theo thông tư 68

1. Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, những nội dung khác không sai sót thì người bán thông tin cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp tài liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán triển khai thông tin với cơ quan thuế theo Mẫu số ( 04 Phụ lục phát hành kèm theo Nghị định số 119 / 2018 / NĐ-CP ) .
2. Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc sản phẩm & hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận hợp tác ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế sửa chữa cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế sửa chữa hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “ Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn … số hóa đơn …, ngày … tháng … năm ”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới sửa chữa thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua. Trường hợp tài liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán triển khai thông tin với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ( Phụ lục phát hành kèm theo Nghị định số 119 / 2018 / NĐ-CP ) và gửi tài liệu hóa đơn điện tử mới theo phương pháp và thời hạn nêu tại Điều 16 Thông tư này .

Một số câu hỏi về hoá đơn điện tử

1. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử

Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:
Hóa đơn điện tử có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận
Đáp ứng đầy đủ luật giao dịch điện tử
1.1. Các văn bản do Chính phủ ban hành về hóa đơn điện tử
Luật Giao dịch điện tử 2005.
Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn: Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy), hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy), hóa đơn điện tử
Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.
1.2. Các văn bản do Bộ Tài chính ban hành
– Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong 2 hình thức: Tự xây dựng phần mềm hoặc thông qua nhà cung cấp giải pháp phần mềm.
Doanh nghiệp phải đáp ứng theo yêu cầu thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử.
Sau khi đáp ứng điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp có quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử, gửi cho Cơ Quan Thuế và được Cơ quan Thuế tiếp nhận (Không cần phải có đơn đề nghị sử dụng Hóa đơn theo mẫu 3.14 của Thông tư 39/2014/TT-BTC). Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định.

3. Ngày ký hoá đơn có phải trùng với ngày xuất hoá đơn không?

Khi bạn xuất hoá đơn điện tử có nghĩa là bạn đã phát hành đó nên ngày ký hoá đơn với ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau ( so với hoá đơn giấy là ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống ). Tuy nhiên hiện tại những văn bản pháp lý hiện hành chưa có pháp luật chính thức về vần đề ngày ký trên hoá đơn và ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau hay không. Vấn đề này cũng tuỳ vào từng nhà cung ứng giải pháp, bạn nên tìm hiểu thêm thêm .

4. Hóa đơn điện tử có được ký lùi ngày không?

Hiện tại chưa có lao lý nào được cho phép ký lùi ngày HĐĐT. Việc xuất hóa đơn rồi ký lùi ngày lúc bấy giờ cơ quan thuế đang làm rất kinh khủng do đó 1 số ít nhà phân phối hóa đơn điện tử đã khóa công dụng này vì sớm muộn gì cũng rủi ro đáng tiếc tới cho những doanh nghiệp khi thuế về kiểm tra. Do đó anh chị em đang sử dụng xuất lùi ngày dữ thế chủ động tự check đơn vị chức năng mình có bị trường hợp nhà cung ứng đã khóa tính năng đó chưa tránh trường hợp chủ quan dẫn tới không xuất hóa đơn đúng thời gian mong ước được. Nếu chưa khóa thì cũng xem xét vì cơ quan thuế kiểm tra vẫn hoàn toàn có thể phát hiện

5. Có phải in HĐĐT ra giấy rồi lưu như hóa đơn giấy không?

– Theo căn cứ của Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ.
Trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, lúc đó mới phải bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán.
– Khi cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho quá trình thanh tra kiểm tra doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh. Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa file XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu.
– Vì hoá đơn điện tử có định dạng XML nên người mua có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, Ổ Cứng Di Động, Máy Vi Tính, Cloud, …
– Chỉ in ra giấy trong trường người mua muốn sử dụng bản thể hiện của hoá đơn điện tử để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ.

6. Phần mềm xem hoá đơn điện tử nào tốt nhất?

Bạn hoàn toàn có thể dùng ứng dụng iTaxViewer hoặc ứng dụng HĐĐT của bất kể nhà cung ứng HĐĐT nào mà bạn đang sử dung để đọc file xml của HĐĐT

7. Người mua hàng có cần ký số vào hóa đơn điện tử không?

– Đối với người mua là người mua cá thể, người mua lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không thiết yếu phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được .
– Đối với người mua là doanh nghiệp, đơn vị chức năng kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế : nếu có những hồ sơ, chứng từ chứng tỏ việc cung ứng sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như : hợp đồng kinh tế tài chính, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận sản phẩm & hàng hóa, biên bản thanh toán giao dịch, phiếu thu .. thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. ( theo công văn 2402 / BTC-TCT ngày 23/02/2016 ) .
– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, người mua không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế đồng ý .
– Ngoài ra còn có 1 số ít trường hợp đặc biệt quan trọng mà bên bán xin phép cơ quan thuế đồng ý cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn
Các bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm slide hướng dẫn về sử dụng HĐ ĐT của Cục thuế Thành Phố Hà Nội hướng dẫn cho những doanh nghiệp từ ngày 14/03/2019 : https://drive.google.com/file/d/19XcU-ZaehSyq_olCA0DJ0C0EiGOBiEvS/view
xem thêm : Mẫu biên bản tịch thu hóa đơn | Mẫu biên bản hủy hóa đơn | Mẫu biên bản kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn

4.8 / 5 – ( 179 bầu chọn )