Xây dựng văn hóa công ty giúp vận hành doanh nghiệp hiệu quả

Văn hóa công ty là điểm nhấn nổi bật, đánh dấu từng cột mốc thành công trên hành trình phát triển. Nền tảng văn hoá trong mỗi công ty sẽ giúp quá trình vận hành doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, nâng cao hiệu suất làm việc cùng nhiều những lợi ích quan trọng khác. Đọc ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu rõ hơn! 

Văn hóa công ty là một trong những yếu tố quan trọng giúp công ty nâng cao giá trị cũng như tính cạnh tranh trên thương trường. Giáo sư James L. Heskett (giáo sư về Kinh doanh Logistics) từng nhận định rằng: “Văn hóa doanh nghiệp có thể chiếm 20-30% về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp”. Vì thế dễ dàng nhận thấy đây chính là yếu tố đóng vai trò vô cùng quan trọng trên từng chặng đường phát triển.

Văn hóa công ty là gì ?

Văn hoá của công ty có thể hiểu chính là những giá trị cũng như niềm tin mà nhân viên trong công ty đó đều hướng tới, công nhận và nỗ lực để hoàn thiện khiến nó tốt đẹp hơn mỗi ngày. Theo Kotter, J.P. & Heskett, J.L. văn hóa công ty sẽ “thể hiện tổng hợp các giá trị và cách hành xử phụ thuộc lẫn nhau phổ biến trong doanh nghiệp và có xu hướng tự lưu truyền, thường trong thời gian dài”. Và đây chính là yếu tố quan trọng quyết định tới sự thành bại về lâu dài. 

Những thành phần chính góp phần cấu tạo nên văn hoá doanh nghiệp bao gồm: Tầm nhìn – Sứ mệnh – Giá trị cốt lõi – Triết lý kinh doanh. Để phân loại sao cho phù hợp thì văn hóa công ty có thể được chia ra làm hai loại với tên gọi tương ứng:

• Yếu tố hữu hình:

  Chúng ta sẽ dùng từ hữu hình bởi vì những yếu tố sau đây chúng ta có thể dễ dàng dùng mắt để quan sát, nhận biết nhanh chóng. Những yếu tố này sẽ giúp chúng ta nhận biết rõ ràng, trực quan được về văn hoá của một công ty. Chúng bao gồm: đồng phục của công ty, khẩu hiệu, những nghi thức trong công ty, quy định cụ thể của công ty, tài liệu nội bộ cùng với các hoạt động ngoại khoá mà công ty tổ chức cho nhân viên (các buổi đào tạo, các hoạt động vui chơi, khen thưởng,…)

• Yếu tố vô hình:

  yếu tố này khó nhận biết hơn và để có thể nhìn ra được thì bạn cần phải có óc quan sát cũng như sỡ hữu sự nhạy bén nhất định trong giao tiếp, tư duy. Cụ thể chúng bao gồm: thái độ, phong cách hay những thói quen, những phương pháp tư duy của tất cả những thành viên trong tổ chức ấy. 

Khái quát lại, định nghĩa của văn hoá một công ty sẽ được thể hiện thông qua những giá trị vô hình như thái độ, phong cách làm việc,… Chúng được hình thành và gây dựng trong nhiều năm. Yếu tố này cũng đóng vai trò quan trọng trong một doanh nghiệp. 

Tại sao phải xây dựng văn hóa công ty?

Yếu tố văn hoá của một doanh nghiệp dường như có khả năng chi phối mọi hoạt động của doanh nghiệp ấy. Một công ty xây dựng được văn hoá tốt sẽ là một công ty có mục tiêu và phát triển theo một định hướng rõ ràng, hướng tới những giá trị bền vững. 

Có một sự thật rằng các công ty lớn mạnh, phát triển bậc nhất ngày nay như Google hay Facebook đều có một nền văn hoá riêng vững chắc. Có thể thấy văn hóa công ty chính là một trong những yếu tố hình thành nên thành công của một doanh nghiệp. 

Dưới đây chính là 5 lợi ích thú vị mà văn hóa công ty đem tới: 

1. Quá trình tuyển dụng nhân sự sẽ trở nên thuận lợi hơn

Theo ý kiến của nhiều chuyên gia trên thế giới văn hóa công ty là một trong những yếu tố góp phần thu hút các nhân viên tiềm năng một cách mạnh mẽ nhất. Sự thật cho thấy rằng nếu một công ty đang mang trong mình một nền văn hoá tích cực thì công ty ấy đang có một lợi thế cạnh tranh vô cùng lớn. 

Dưới cái nhìn của một ứng viên tiềm năng đang có nhu cầu việc làm, phần lớn trong số họ thường mong muốn được làm việc cho một công ty có danh tiếng tốt. Như vậy nếu công ty sẵn có một  nền văn hoá thực sự giá trị, thực sự ấn tượng, họ hoàn toàn có thể tuyển dụng những nhân viên ưu tú, tài năng sẵn sàng song hành và cống hiến. 

2. Dễ dàng sở hữu nhân viên trung thành

Việc chú trọng phát triển văn hóa công ty không chỉ giúp quá trình tuyển dụng trở nên dễ dàng hơn. Một công ty với nền văn hoá tích cực, truyền cảm hứng sẽ giúp doanh nghiệp có thể giữ chân những nhân viên tài năng. Người lãnh đạo giỏi là người luôn biết đầu tư đúng mực tới sự hài lòng của nhân viên. Khi ấy trái ngọt nhận lại chính là sự tận tụy và cống hiến. 

Văn hoá của công ty khiến nhân viên cảm thấy phù hợp và hài lòng sẽ giúp nhân viên nhận thấy rằng bản thân mỗi ngày đều đang được làm một công việc ý nghĩa. Họ sẽ luôn cảm thấy hãnh diện vì là một thành viên của doanh nghiệp và điều này sẽ làm tăng sự gắn kết giữa mỗi nhân viên với công ty một cách tự nhiên nhưng hiệu quả. Một nhân viên sẽ trung thành, sẵn sàng gắn bó khi họ cảm thấy họ được trân trọng và cảm thấy hạnh phúc khi được đi làm mỗi ngày. 

Có thể bạn quan tâm: Xây dựng chính sách bảo mật thông tin trong doanh nghiệp

3. Nâng cao tinh thần cũng như động lực làm việc cho nhân viên

Nhờ có văn hóa công ty mà mỗi nhân viên sẽ luôn xác định rõ ràng được mục tiêu và định hướng phát triển trong tương lai của chính mình. Đồng thời thông qua văn hóa công ty, mối quan hệ giữa các nhân viên sẽ trở nên gắn bó, khăng khít hơn. Từ đó kiến tạo nên một môi trường làm việc thoải mái, lành mạnh. Rõ ràng điều này sẽ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi mà tình trạng “chảy máu chất xám” đang diễn ra vô cùng phổ biến. 

Nhìn chung, một công việc với mức lương lý tưởng và đem tới thu nhập cao chính là động lực làm việc hiệu quả. Tuy nhiên khi đã đạt tới một mức thu nhập nàođó, nhiều người luôn sẵn sàng đánh đổi để có thể được lựa chọn một công việc khác với mức thu nhập thấp hơn để có thể được là một phần của một môi trường làm việc hòa đồng, khiến họ cảm thấy thoải mái và được tôn trọng. 

4. Giảm xung đột doanh nghiệp

Nhờ có văn hóa công ty mà nhiều căng thẳng nơi làm việc có thể được giảm đi đáng kể, các thành viên trong một team có thể dễ dàng hơn trong việc hiểu, đánh giá hay lựa chọn và tìm ra một giải pháp thích hợp cho vấn đề nào đó. Một khi có mâu thuẫn, yếu tố văn hoá sẽ giúp mọi người hoà hợp và trở nên thống nhất hơn. 

5. Hiệu suất làm việc

Văn hóa công ty càng phát triển mạnh mẽ thì năng suất làm việc của nhân viên sẽ ngày càng cao. Điều này là do mỗi nhân viên hiện nay đều mang tâm lý chung đó chính là: họ sẵn sàng cống hiến hết sức mình cho một công ty nếu người quản lý sẵn sàng lắng nghe và nỗ lực đầu tư cho sự hài lòng của nhân viên. 

Tại công ty có nền văn hóa công ty phát triển mạnh mẽ, ta sẽ nhận thấy nhân viên ít căng thẳng và cảm thấy áp lực khi mà hoàn thành công việc.

6 bước cụ thể xây dựng văn hóa doanh nghiệp thành công

Dưới đây chính là 6 bước cụ thể, giúp các nhà lãnh đạo lên kế hoạch xây dựng cho công ty mình một văn hóa tốt đẹp :

Bước 1: Đánh giá chính xác văn hóa hiện tại của công ty

Bước này sẽ giúp đánh giá cụ thể xem văn hoá doanh nghiệp của công ty hiện tại có đang phù hợp với những chiến lược phát triển xa hơn trong tương lai hay không. Và có thể nhận thấy, việc đánh giá hiệu quả của một doanh nghiệp là cực khó khăn bởi vì văn hoá doanh nghiệp thường khó nhận thấy trong một thời gian ngắn và khiến người đánh giá dễ nhầm lẫn ở một vài tiêu chí khác nhau. 

Để có thể đánh giá được văn hóa công ty trong một thời điểm nhất định chúng ta có thể tiến hành khảo sát nhân viên hay trực tiếp quan sát thực trạng hoạt động trong doanh nghiệp. Dưới đây WEONE sẽ cung cấp cho các bạn một số dấu hiệu đáng báo động cho văn hóa công ty bạn. Chúng chính là mầm mống của một nền văn hóa độc hại: 

• Tuyển dụng liên tục:

  Việc công ty thường xuyên phải tiến hành tuyển dụng nhân sự mới chính là dấu hiệu dễ dàng nhận biết rằng công tác quản lý của công ty dường như vẫn còn tồn tại những lỗ hổng nào đó. Vì thế nên nhân viên chưa thực sự hài lòng từ đó mà dễ dàng từ bỏ công việc nhanh hơn. 

• Quản lý và nhân viên tồn tại nhiều thói xấu:

  Những thói xấu thường gặp có thể chính là nhân viên thường có kỷ luật kém, nhiều người thường đi làm muộn, xin nghỉ trong nhiều ngày, thường xuyên đưa chuyện gây chia rẽ nội bộ,… Những thói xấu này chính là chất xúc tác cực mạnh ăn mòn văn hóa công ty trong thời gian ngắn nhất. 

• Giao tiếp trong nội bộ không hiệu quả:

  Khi bước vào một môi trường làm việc mà mọi người đều im lặng, không có bất cứ sự kết nối nào với nhau thì đừng vội mừng. Đây chưa chắc đã là biểu hiện của một công ty có kỷ luật tuyệt đối. Có thể đây là một công ty đang tồn tại quá nhiều xung đột cũng như những mâu thuẫn vì thế nên việc giao tiếp theo thời gian sẽ trở nên không còn cần thiết và khó khăn gượng ép. 

• Nhân viên không dám nói ra suy nghĩ của mình:

  Một môi trường làm việc mà nhân viên không được lên tiếng, chia sẻ quan điểm hay tiếng nói của mình. Đó là một môi trường làm việc quá rập khuôn và không sáng tạo. 

• Quản lý và nhân viên không gắn kết:

  Họ dường như bị tách ra thành hai thế cực khác nhau. Mọi quá trình giao tiếp chỉ diễn ra một chiều và không có sự hợp tác, gắn kết.

• Nhà quản lý không ghi nhận những đóng góp của nhân viên mà chỉ trách phạt, kỷ luật thường xuyên

• Mọi người đều trở nên sợ hãi khi phải giao tiếp với sếp

Bước 2: Xác định những gì bạn mong muốn về văn hóa công ty của mình

Trong bước này bạn cần phải cân nhắc thật kỹ về những mục tiêu quan trọng mà bạn muốn văn hóa công ty bạn hướng tới. Và chính những điều này cũng sẽ trở thành tiêu chí để lựa chọn ra những người bạn đồng hành phù hợp phù hợp trên hành trình phát triển sau này. 

Không có công ty nào tồn tại mà lại không sở hữu một một nền văn hoá đặc trưng riêng. 

Theo một nghiên cứu của Harvard Business Review có tới 8 loại hình văn hóa trên thế giới, được phân biệt dựa theo 2 tiêu chí chính:

• Sự tương tác giữa mọi người.

• Khả năng phản ứng trước thay đổi.

Việc một công ty quyết định kiến tạo văn hóa từ chính những thế mạnh cũng như đặc điểm riêng biệt sẽ đảm bảo công ty luôn trở nên nổi bật và cuốn hút hơn.  

Xem ngay: Top 5 phần mềm quản lý quy trình thủ tục tốt nhất

Bước 3: Xác định cụ thể các yếu tố làm nên văn hóa công ty

Ngày nay không khó để bắt gặp các công ty được quảng bá rộng rãi với những ngôn từ hoa mỹ, hào nhoáng. Thực sự những từ ngữ ấy chỉ mang tính hình thức tượng trưng và tất cả những giá trị cốt lõi bên trong mới chính là yếu tố cần được cọi trọng. 

Là một người lãnh đạo cần phải tiến hành bàn bạc, thảo luận sâu để có thể xác định được giá trị cốt lõi của công ty cùng những từ đó từng bước xây dựng nền móng đầu tiên cho văn hóa công ty.

Để có thể nhanh chóng xác định được giá trị cốt lõi của doanh nghiệp chúng ta có thể tham khảo những câu hỏi sau:

• Sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu dài hạn công ty hướng tới là gì?

• Bạn thực sự muốn công ty mình được biết đến với hình ảnh như thế nào?

• Mục tiêu kinh doanh của công ty hiện nay có đang thực sự phù hợp với giá trị cá nhân của tập thể nhân viên hay không?

• Mục tiêu văn hóa công ty hướng đến là gì? (Ví dụ như tinh thần làm việc nhóm sẽ ngày càng được nâng cao, đóng góp của mỗi nhân viên dù là nhỏ cũng sẽ đều được công nhận,…)

Bước 4: Lên kế hoạch cụ thể để thu hẹp khoảng cách giữa những gì chúng ta hiện có và muốn có

Khi chúng ta đã xác định được rằng mình cần phải hướng tới một văn hóa công ty với những mục tiêu ra sao thì bước tiếp theo ta cần chuyển hướng qua thấu hiểu sâu sắc những vấn đề hiện tại doanh nghiệp đang gặp phải. 

Cụ thể là chúng ta cần tập trung để thu hẹp khoảng cách giữa những giá trị mà hiện công ty đã chinh phục được với những giá trị công ty mong muốn đạt tới. 

Khoảng cách này chúng ta nên đánh giá theo 4 tiêu chí: phong cách làm việc, phong cách ra quyết định, cách thức giao tiếp, đối xử giữa các thành viên trong tổ chức. 

Nhìn chung, lãnh đạo sẽ luôn giữ vai trò chủ chốt, vô cùng quan trọng trong hành trình xây dựng văn hoá doanh nghiệp. Một người lãnh đạo có trách nhiệm sẽ luôn hướng đến việc hiểu đúng, tin tưởng để cùng nhân viên thay đổi để kiến tạo. 

Bước 5: Bắt tay xây dựng văn hóa công ty

#1. Thiết lập một đơn vị phụ trách văn hóa công ty và lên kế hoạch triển khai

Bước này đóng vai trò quan trọng bởi sau khi đã xác định rõ được lý tưởng của công ty hướng tới thì việc đưa ra kế hoạch hành động cụ thể sẽ giúp từng bước hiện thực hoá từng mục tiêu của doanh nghiệp. Cụ thể kế hoạch hành động này phải bao gồm các mục tiêu, thời gian, mốc hoạt động cũng như trách nhiệm cụ thể của những người liên quan. Chúng ta có thể xác định bằng cách trả lời các câu hỏi sau: 

• Yếu tố nào là yếu tố ưu tiên?

• Yếu tố nào là yếu tố tiên quyết mà cả công ty cần tập trung nỗ lực 

• Nguồn lực cần thiết như thế nào?

• Công việc cụ thể của từng giai đoạn sẽ do những ai đảm nhận?

• Thời hạn hoàn thành các công việc trên là khi nào?

#2. Truyền đạt văn hóa rộng rãi đến toàn công ty

Trong bước này doanh nghiệp có thể đưa ra:

• Phổ biến chung:

  Thông qua đó mà ban hành quy định, quy chế chung và tổ chức các buổi trò chuyện giữa lãnh đạo và tập thể nhân viên về giá trị văn hóa công ty. Mục tiêu hướng tới đó chính là giúp đội ngũ nhân viên có cơ hội hiểu rõ về lợi ích của văn hóa nội bộ đến sự phát triển của bản thân và công ty.

• Khuyến khích động viên nhân viên trước những lợi ích của sự thay đổi: Thay đổi thói quen nhân viên chính là một hành trình kho khăn với nhiều những trở ngại. Bởi vậy rõ ràng cần phải xây dựng các chiến lược phù hợp để đối phó. Vì vậy người lãnh đạo phải khuyến khích, động viên và chỉ rõ cho nhân viên thấy lợi ích của họ sẽ ngày càng tăng lên trong quá trình thay đổi.

#3. Ổn định và phát triển văn hóa

Việc phát triển văn hóa công ty là công việc cần sự bền bỉ, bồi đắp để duy trì lâu dài. Bởi vậy nếu muốn nhanh chóng và ổn định văn hoá cho nhân dân thì cần phải hướng tới:

• Nhấn mạnh tầm quan trọng của văn hoá doanh nghiệp cho nhân viên mới của công ty. 

• Giá trị văn hóa công ty cùng những giá trị cốt lõi phải được đặt vào từng sản phẩm.

• Đảm bảo giá trị văn hoá của công ty phải luôn nhất quán trong mọi hoạt động tiếp thị, truyền thông,…

• Dựa trên văn hoá của công ty để đưa ra những lựa chọn sáng suốt, phù hợp. 

Bên cạnh đó doanh nghiệp cần phải triển khai hoạt động văn hóa công ty cụ thể: như kiến trúc lại nội thất văn phòng, đặt mặt đồng phục, xác lập các nghi thức cần thiết, tổ chức các buổi team building, đưa ra hệ thống khen thưởng cụ thể, tổ chức các chuyến đi du lịch của công ty,…

Bên cạnh đó việc thiết lập hệ thống khen thưởng phù hợp với văn hoá doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng. Trong giai đoạn cần có một mẫu hình lý tưởng để các nhân viên khác noi theo thì chế độ khen thưởng phù hợp là cần được phát huy. Lưu ý rằng hệ thống khen thưởng phải được thiết kế phù hợp với mô hình xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Việc tuyển dụng đúng người là một trong những lưu ý quan trọng trong quá trình này. Công ty không tuyển dụng những người giỏi nhất. Công ty cần những người phù hợp nhất. Ứng viên dẫu có năng lực tốt đến mấy nhưng không thể hòa hợp và bắt nhịp với văn hóa thì cũng không thể phát huy được hết mà về lâu dài sẽ gây ảnh hưởng chung đến hoạt động của toàn bộ công ty

Bước 6: Kiểm soát và đo lường sự hiệu quả

Trong mỗi một giai đoạn phát triển của công ty thì những giá trị cốt lõi cần luôn được điều chỉnh sao cho phù hợp với chiến lược phát triển của công ty trong từng giai đoạn. Việc thường xuyên đo lường sẽ giúp công ty có thể kịp thời giải quyết những vấn đề tồn đọng . Từ đó xây dựng văn hóa công ty lành mạnh hơn, tốt đẹp hơn.

#1. Khảo sát

Phương pháp phổ được coi là biến nhất đó chính là thực hiện khảo sát hàng năm. Nhờ đó nhân viên trong công ty sẽ có cơ hội để phản hồi về các giá trị của công ty, đánh giá được sự phù hợp của văn hóa công ty với hoạt động 

#2. Đo lường bằng các chỉ số

Dưới đây, là 3 chỉ số KPI quan trọng nhất để định hướng, cải thiện và phát triển văn hóa công ty thành công và hiệu quả.

1. Chỉ số tỷ lệ nhân viên nghỉ việc (ETR)

Khi mà có một lượng lớn nhân viên nghỉ việc thì tức là văn hóa công ty đang óc vấn đề. Khi ấy, các nhà quản lý cần phải tính ra được chỉ số ETR để từ đó giúp kiểm soát chúng tốt hơn luôn giữ trong ngưỡng cho phép. Đồng thời tìm ra các biện pháp cải thiện văn hoá kịp thời. 

2. Chỉ số đo lường sự gắn kết của nhân viên (eNPS)

Chỉ số eNPS là không những giúp những nhà quản lý đo lường mức độ gắn kết của nhân viên, mà còn đồng thời đem đến cho họ cái nhìn cận cảnh hơn về sự phát triển của văn hóa đang diễn ra trong doanh nghiệp.

3. Chỉ số hài lòng của nhân viên (ESI)

Sự hài lòng của nhân viên luôn có mối quan hệ mật thiết vô cùng gắn bó với hành trình xây dựng văn hóa công ty.  Bởi vậy chỉ số ESI là chỉ số không thể thiếu khi bạn bắt đầu tiến hành đo lường hiệu quả văn hóa doanh nghiệp.

Như vậy trên đây chính là các bước cụ thể để giúp các doanh nghiệp có thể thuận lợi xây dựng văn hóa công ty. Chắc chắn rằng với bài viết, mỗi doanh nghiệp sẽ có những hình dung rõ ràng hơn về  hành trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp, từng bước phát triển, xây dựng nên một nền tảng văn hoá vững chắc thu hút được nhân tài trong tương lai.