Xây dựng quy trình quản lý trong doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao

Quy trình quản lý đóng vai trò gì trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp? Bí quyết nào để giúp xây dựng nên một quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả? Chúng ta hãy khám phá ngay trong bài viết dưới đây. 

Quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?

Quy trình quản lý trong doanh nghiệp chính là khái niệm dùng để chỉ tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một trật tự cố định từ đó giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru đạt được nhiều thành tựu đáng kể. Những quy trình này sẽ giúp các công việc được hoàn thành theo thứ tự, giúp nguồn vốn đầu tư vào có thể sinh lời nhanh chóng 

Dựa theo chức năng hiện có thì việc quản lý quy trình trong doanh nghiệp thường được phân thành 4 nhóm chính: Quy trình quản lý vận hành; Quy trình quản lý khách hàng; Quy trình đổi mới; và Quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan nhà nước. 

Để xây dựng được một quy trình quản lý lý tưởng mỗi doanh nghiệp đều cần có sự đầu tư nhất định về thời gian. Việc này đòi hỏi ở người lãnh đạo nhiều kiến thức, kỹ năng cần thiết. Muốn bước đi vững trên một hành trình dài thì quy trình quản lý trong doanh nghiệp cần phải được đầu tư và có tầm nhìn chiến lược. 

Lợi ích của các quy trình quản lý với doanh nghiệp

Quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả sẽ là bước đệm đem tới vô số những lợi ích vô cùng thiết thực của doanh nghiệp. 

Khi ứng dụng các quy trình quản lý phù hợp năng suất làm việc được cải thiện đáng kể, quá trình vận hành doanh nghiệp trở nên hiệu quả, tối ưu hoá được những chi phí dư thừa. 

Quy trình quản lý hoạt động hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được tối đa những rủi ro không đáng có trong quá trình vận hành. Khi ấy các đầu việc cũng như nhiệm vụ đã đề ra được được chuẩn hoá và xác định rõ ràng theo một trình tự nhất định. 

Có một sự thật rằng, nhờ những quy trình quản lý hiệu quả doanh nghiệp có thể nhanh chóng nắm bắt được thời cơ để tạo ra những đột phá mới. 

 Những lợi ích này sẽ đủ để doanh nghiệp bắt tay xây dựng và đầu tư một quy trình quản lý đạt chuẩn. Chính những quy trình quản lý ấy sẽ là kim chỉ nam dẫn lối doanh nghiệp tới con đường thành công. 

Các bước xây dựng quy trình quản lý trong doanh nghiệp 

Để xây dựng được một quy trình quản lý đạt chuẩn BPM Life Cycle (phương pháp được thiết kế để cải thiện các quy trình nghiệp vụ thông qua sự kết hợp của công nghệ và nghiệp vụ), các doanh nghiệp cần phải tiến hành 5 bước sau: 

Giai đoạn 1: DESIGN – Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp

Để bước này thành công doanh nghiệp cần phải tiến hành thông qua 5 bước chủ đạo chính theo sơ đồ dưới đây: 

1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc

 Đây là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp xây dựng được một quy trình tiêu chuẩn. Với việc xác định rõ ràng được nhu cầu cũng như phạm vi áp dụng của quy trình quản lý, đặc biệt là mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp mong muốn hoàn thành, quy trình mới vận hành trơn tru, đưa đến những kết như ý.

2. “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả

Để quy trình quản lý có thể dễ dàng triển khai trong thực tế doanh nghiệp cần đưa ra những bản mô tả cụ thể để từ đó đội ngũ nhân viên có thể dễ dàng vận dụng và đưa ra những điều chỉnh phù hợp. 

Bản mô tả nên xây dựng theo công thức 5W – H – 5M: 

5W: 

• Why – Xác định rõ ràng mục tiêu, yêu cầu công việc

• What – Xác định nội dung công việc rành mạch

• Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc

H: Xác định phương pháp thực hiện công việc

5M: Xác định nguồn lực cần thiết trong từng quy trình

• Man: xác định năng lực phẩm chất cần có ở nguồn nhân lực

• Money: Ngân sách cần thiết để thực hiện 

• Material: xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu và hệ thống cung ứng

• Machine: tiêu chuẩn của máy móc và công nghệ

• Method: phương pháp tiến hành hiệu quả

3. Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình

Việc phân loại đối tượng sẽ giúp quy trình trở nên chặt chẽ hơn bao giờ hết. Khi ấy những nhân lực được sắp xếp sẽ phối hợp với nhau hoàn hảo hơn và hoàn thành tốt vai trò của mình. Thông thường trong một quy trình các đối tượng tham gia được chia thành 3 nhóm:  

• Người thực hiện: Chính là những nhân viên tiếp nhận trực tiếp các đầu việc. 

• Người giám sát: Chính là những người đứng ra chịu trách nhiệm về những kết quả thực thi đầu công việc của người thực hiện.  Những người này sẽ phản hồi để quá trình xử lý công việc thêm hiệu quả. 

• Người hỗ trợ: Chính là những cá nhân dùng năng lực chuyên môn để giúp đỡ người thực hiện hoàn thành công việc đã đề ra.

4. Giám sát quy trình

Trong quá trình vận dụng các quy trình, nhà lãnh đạo cần phải có kế hoạch để linh hoạt trước tình huống bất ngờ đầy thử thách. Từ đó để có thể đưa ra những cải thiện phù hợp với bộ máy vận hành. Cụ thể bước này cần xác định: 

• Đơn vị đo lường công việc

• Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào?

• Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu 

• Xác định các bước cần phải kiểm tra

• Tần suất kiểm tra là bao lâu?

• Người thực hiện kiểm tra là ai?

• Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu? 

5. Hoàn thiện tài liệu

Tài liệu hướng dẫn chính là yếu tố không thể thiếu trong một quy trình quản lý. Vì vậy để có thể giúp nhân viên tiếp nhận một quy trình tốt nhất thì cần phải đưa ra những thông tin thiết yếu trong một vài biểu mẫu nhất định. 

>>>>> Đọc ngay: Tính năng quản trị hệ thống của WEONE

Giai đoạn 2: MODELLING – Mô hình hoá lại quy trình

Trong giai đoạn này tất cả những lý thuyết kèm thông tin sẽ được chuẩn hoá lại thành các hình ảnh cụ thể để doanh nghiệp cũng như các nhà lãnh đạo dễ quản lý, nắm bắt. 

Mục đích của bước này đó chính là giúp doanh nghiệp có thể nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn để có thể đánh giá được chính xác chất lượng sản phẩm đầu ra. Đồng thời đây cũng chính là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên có thể hiểu rõ hơn cách thức hoạt động của các quy trình định sẵn. 

Giai đoạn 3: EXECUTION – Triển khai quy trình

Trong giai đoạn này, quy trình quản lý đã được xác lập sẽ chính thức đưa vào hoạt động thực tế. Thông thường doanh nghiệp có thể triển các quy trình theo hai cách khác nhau, cách đầu tiên đó chính là triển khai thủ công bằng việc áp dụng quy trình trên giấy tờ để đi vào thực tiễn và cách thứ hai là ứng dụng các phần mềm công nghệ. 

Giữa hàng trăm ngàn những quy trình thủ tục phức tạp, cách thức triển khai thủ công không thể đáp ứng được những yêu cầu đã đề ra của đa phần các doanh nghiệp bởi vậy nên Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE sẽ giúp các doanh nghiệp có thể triển khai nhanh chóng ngay cả những quy trình phức tạp. 

Với phân hệ Quản lý quy trình – thủ tục, WEONE giúp mọi doanh nghiệp số hoá 100% quy trình thực tế của doanh nghiệp. Đặc biệt, các quy trình được tiến hành tùy biến theo đường thẳng và đường rẽ nhánh. Dựa vào đó các công ty có thể linh hoạt thiết lập nên các quy trình phù hợp với nhiều lĩnh vực hoạt động, loại hình doanh nghiệp hay đặc điểm cấu trúc của các phòng ban. Với việc đặt điều kiện xử lý tự động tại mỗi bước sẽ giúp tiết kiệm thời gian phê duyệt cũng như xử lý quy trình. 

Chỉ với một một vài thao tác đơn giản nhà lãnh đạo dễ dàng phê duyệt nhiều thủ tục hồ sơ. Những quy trình đang hoạt động sẽ được tự động chuyển cho người xử lý bước sau từ đó có thể tiết kiệm tới 90% thời gian hoạt động. 

Giai đoạn 4: MONITORING – Đánh giá quy trình

Trong giai đoạn này để có thể đánh giá chính xác hiệu quả quy trình phải dựa vào kết quả hoạt động của quy trình trong một thời nhất định. Nhờ những đánh giá khách quan, chính xác mà các quy trình quản lý sẽ được cải thiện và phát triển. 

Khi đã sử dụng Hệ thống tự động hoá WEONE, nhà lãnh đạo sẽ nhận được những thống kê và báo cáo trực quan, sinh động về hoạt động của các quy trình, thủ tục được tiến hành trên hệ thống. Thông qua những thống kê chi tiết, nhà quản lý có thể nắm được số lượng quy trình thủ tục đã tạo và đã xử lý trên hệ thống theo thời gian thực với trạng thái cụ thể. 

Thông qua màn hình báo cáo dashboard trực quan, khoa học với biểu đồ sinh động, WEONE sẽ giúp các doanh nghiệp nắm được chi tiết trạng thái, tiến độ xử lý các quy trình cũng như số lượng các hồ sơ được giải quyết. 

Dựa trên dữ liệu ấy, lãnh đạo doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá được hiệu quả của các quy trình quản lý khi ứng dụng vào thực tế hoạt động của doanh nghiệp mình. Từ đó là tiền đề để đề xuất và đưa ra những giải pháp khắc phục những tiêu cực, thiếu sót một cách nhanh chóng, hiệu quả. 

Giai đoạn 5: OPTIMIZATION – Điều chỉnh để tối ưu hoá các quy trình  

Từ những điểm kém hiệu quả được xác định trong giai đoạn 4 doanh nghiệp sẽ có những điều chỉnh cụ thể giúp điều chỉnh để tối ưu hoá các quy trình quản lý hiện tại. Thông qua những yếu điểm còn tồn đọng, những biện pháp khắc phục kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển. Nhờ vậy, những quy trình quản lý doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. 

Như vậy trên đây chính là các bước chi tiết giúp doanh nghiệp có thể chuẩn hoá mọi quy trình quản lý trong doanh nghiệp. Nhờ chúng mà doanh nghiệp mới có thể vận hành hiệu quả và khoa học hơn hướng tới kiến tạo môi trường làm việc hiện đại, năng động. Song hành trên bước đường đi tới thành công của doanh nghiệp Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE  sẽ trở thành cánh tay đắc lực giúp chuẩn hóa mọi quy trình quản lý doanh nghiệp.