​Viết tiêu đề email thế nào để tăng tỷ lệ nhà tuyển dụng mở mail? – Joboko

10/07/2022 17:53

Tiêu đề email tưởng chừng như đơn giản nhưng lại là phần đầu tiên “làm khó” hầu hết ứng viên khi gửi CV xin việc vì không biết đặt thế nào để thu hút mà vẫn chuyên nghiệp, nhất là khi tiêu đề quyết định việc nhà tuyển dụng mở mail hay không.

Có thể bạn sẽ bất ngờ khi biết rằng tiêu đề email ứng tuyển thực sự có ý nghĩa thế nào và bạn sẽ còn “sốc” hơn khi biết rằng rất nhiều ứng viên sai lầm ngay từ khi viết tiêu đề và bị loại khỏi cơ hội phỏng vấn một cách đáng tiếc. Cùng JobOKO tìm hiểu cách viết tiêu đề email thế nào để tăng tỷ lệ nhà tuyển dụng mở mail, bạn cũng đồng thời học được cách chuẩn hóa email và nâng cao cơ hội trúng tuyển của mình.

Tầm quan trọng của tiêu đề email ứng tuyển

I. Tại sao tiêu đề email ứng tuyển lại quan trọng?

Tiêu đề email hay phần Subject khi bạn soạn thảo email mới. Tiêu đề email ứng tuyển cho người nhận có ấn tượng đầu tiên, hình dung trước về nội dung và mục đích bạn gửi email. Hơn thế nữa, tiêu đề email xin việc còn quan trọng với tất cả các ứng viên là vì đây là yếu tố đảm bảo:

• Email đến đúng địa chỉ, không bị vào mục thư rác: Những email không có tiêu đề có nguy cơ bị chuyển luôn vào mục spam, nghĩa là không được nhà tuyển dụng thấy và đọc).
• Quyết định việc nhà tuyển dụng có mở email hay không: Hộp thư của nhà tuyển dụng có thể có rất nhiều thư đến và đi, không chỉ với các đợt ứng tuyển mà còn các công việc khác trong nội bộ công ty. Thường thì vào đầu ngày làm việc, họ sẽ mở email và cân nhắc, phản hồi/ xác nhận. Khi thấy email không có tiêu đề, nhà tuyển dụng có thể chọn không mở, bỏ qua vì có thể không phải thông tin quan trọng.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên: Không chỉ khi bạn ứng tuyển thư ký, trợ lý hay hành chính nhân sự mới cần biết cách viết email chuyên nghiệp. Ngày nay, vô số trao đổi, thảo luận, đàm phán diễn ra qua email. Sẽ thật tệ nếu bạn ứng tuyển việc làm mà còn “quên” hoặc không biết cách đặt tiêu đề cho rõ ràng, chuẩn chỉnh.
• Tạo ấn tượng tích cực đầu tiên: Chưa cần phải mở CV, thư xin việc của bạn, qua tiêu đề và nội dung email, nhà tuyển dụng cũng đã phần nào có đánh giá đầu tiên về bạn trong vai trò ứng viên. Một tiêu đề tươm tất chắc chắn là được “chấm điểm” cao hơn không có tiêu đề, tiêu đề sai, nhầm lẫn.

Đọc thêm: Cách chào hỏi trong Email

II. Độ dài tiêu đề email xin việc bao nhiêu là lý tưởng?

Tiêu đề email có vai trò gần như “trang bìa” của cuốn sách, quan trọng nhất là nó làm đúng “trách nhiệm” – cho nhà tuyển dụng biết ai gửi email, để làm gì, ứng tuyển vị trí nào. Tiêu đề email xin việc cần được giới hạn độ dài vì nếu quá dài, khi nhà tuyển dụng kiểm tra trên điện thoại thì không thấy hết thông tin.

• Tiêu đề email xin việc không nên quá dài, tối đa 10 chữ (trừ các vị trí có tên quá dài – chẳng hạn như Nhân viên Kinh doanh Bất động sản/ Nhân viên Kinh doanh và Phát triển Sản phẩm,…).
• Có thể viết tắt khi cần và hợp lý: Nguyên tắc để viết tắt ở tiêu đề email là khi bạn thấy nhà tuyển dụng viết như vậy trong JD, tin đăng tuyển hoặc cách viết tắt được chấp nhận và công nhận rộng rãi, ai cũng hiểu (ví dụ BĐS). Để tránh email không bị dài quá, bạn có thể viết tắt nhưng hãy hạn chế và chắc chắn là không bao giờ nên viết tắt tên của mình.

Tìm hiểu về độ dài tiêu đề email xin việc chuẩn

III. Tiêu đề email ứng tuyển viết hoa hay viết thường?

Một thắc mắc của đa số ứng viên là nên viết hoa hay viết thường tiêu đề email, có bắt buộc phải tuân theo nguyên tắc nào hay không. Thực tế, bạn không cần phải băn khoăn quá nhiều vì lựa chọn viết như thế nào trong tiêu đề sẽ được xem xét dựa trên các yếu tố sau:

• Tùy theo cấu trúc nhà tuyển dụng yêu cầu (nếu có): Nếu bạn đọc tin tuyển dụng và thấy ghi rõ “Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến/ gửi email vào địa chỉ [tên địa chỉ email] theo cấu trúc/ cú pháp [cú pháp]” thì bạn chỉ việc làm y hệt, nhà tuyển dụng viết hoa, bạn cũng viết hoa và tương tự.
• Có thể viết hoa chữ cái đầu: Trừ khi nhà tuyển dụng yêu cầu viết hoa toàn bộ theo cú pháp, còn không tuyệt đối nên trình bày tiêu đề email ứng tuyển bằng toàn bộ chữ in hoa. Bởi lẽ điều này có thể tạo cảm giác khó chịu cho người đọc email và không theo bất kỳ một quy chuẩn nào cả. Thay vào đó bạn chỉ nên viết hoa các chữ cái đầu là đủ.
• Tiêu đề không dấu nếu xin việc làm tiếng Anh (và ngoại ngữ khác): Một lưu ý khá quan trọng mà ứng viên có thể quên đó là nếu xin việc làm tiếng Anh hay các vị trí khác (tổng thể email bằng tiếng Anh), bạn cần đảm bảo viết đúng tên vị trí ứng tuyển trong tiêu đề bằng ngôn ngữ đó (như nhà tuyển đã dùng), còn họ tên thì viết hoa không dấu.

IV. Cách viết tiêu đề email ứng tuyển thu hút sự chú ý mạnh mẽ từ nhà tuyển dụng

Nắm được cách viết tiêu đề email ứng tuyển, bạn sẽ nhận ra rằng các nguyên tắc, tiêu chí không hề khó nhưng rất có thể một vài lần trước đây bạn đã làm sai mà không phát hiện ra.

4.1. Tuân theo tiêu chuẩn của nhà tuyển dụng

Đơn giản và hiệu quả nhất, nhà tuyển dụng yêu cầu thế nào, bạn làm như vậy. Nếu tin đăng tuyển ghi rõ cú pháp, ví dụ “BT25 – HỌ TÊN” thì bạn có thể viết tiêu đề ngắn gọn như vậy BT25 – NGUYỄN VĂN A (hiểu đơn giản thì BT25 là ID công việc, mã việc làm cho vị trí cụ thể); hoặc “Vị trí ứng tuyển – Họ và tên” thì bạn cũng ghi rõ trong tiêu đề là “Biên Tập Viên – Trần Nguyễn Hà My”.
Với yêu cầu rõ ràng và hướng dẫn sẵn có của nhà tuyển dụng, bạn nhất định phải làm đúng như vậy, nếu sai email có thể không được mở hoặc bạn bị nhà tuyển dụng hiểu thành không đọc kỹ thông tin, thiếu chuyên nghiệp.

Tiêu đề Email cần làm theo yêu cầu của nhà tuyển dụng trong mô tả công việc

4.2. Cấu trúc đặt tên tiêu đề email tuyển dụng

Nếu nhà tuyển dụng không đề cập tới cấu trúc, cú pháp để ứng viên gửi email thì bạn phải tự tìm hiểu và viết theo cấu trúc đặt tên tiêu đề được các chuyên gia tuyển dụng nhân sự hàng đầu gợi ý, trong đó, tiêu đề email cần đảm bảo đầy đủ thông tin sau:

• Mục đích của email: Ở đây là để ứng tuyển việc làm. Bạn có thể viết là “ỨNG TUYỂN” để nhà tuyển dụng biết đây là email xin việc. Thực tế, cụm từ bày tỏ mục đích của email này không bắt buộc.
• Vị trí ứng tuyển, ID công việc: Tiếp theo đó, bạn cần viết vị trí ứng tuyển hoặc ID công việc (nếu biết) để nhà tuyển dụng biết bạn ứng tuyển vai trò nào.
• Tên ứng viên: Chắc chắn rồi, bạn không thể viết tiêu đề email xin việc mà không cho nhà tuyển dụng biết bạn là ai. Trường hợp họ muốn tìm lại email và liên hệ, phản hồi sẽ không được.
• Thông tin của người giới thiệu: Nếu bạn ứng tuyển theo diện nhân viên giới thiệu, hãy viết tên người giới thiệu ở trong tiêu đề để nhà tuyển dụng dễ phân biệt nhé.

Như vậy, cấu trúc hay “công thức” viết tiêu đề email gồm có:

• Cơ bản nhất: Họ và tên ứng viên – Vị trí ứng tuyển; Ứng tuyển + Vị trí ứng tuyển – Họ và tên; hoặc ID công việc – Họ và tên.
• Đầy đủ nhất: Người giới thiệu – Ứng tuyển + Vị trí ứng tuyển – Họ và tên.

Lưu ý quan trọng:

• Không phải tất cả các tiêu đề email ứng tuyển đều cần có tất cả các thông tin trên.
• Cơ bản nhất, bạn cần viết vai trò ứng tuyển và họ tên.

4.3. Lựa chọn địa chỉ email ứng tuyển nghiêm túc

Chắc chắn, không phải email nào bạn cũng có thể dùng để trao đổi công việc hay xin việc làm. Email ứng tuyển phải có địa chỉ gửi đi nghiêm túc và đảm bảo các tiêu chí như:

• Email chuyên nghiệp, tốt nhất là bao gồm tên bạn.
• Email không mang các ý nghĩa sai lệch, tục tĩu hoặc quá trẻ con.
• Email bạn dùng cho các mục đích chính là ứng tuyển việc làm, trao đổi công việc.
• Không phải email nội bộ hoặc email bạn dùng trong công việc cũ/ hiện tại.

Cho dù bạn viết tên tiêu đề email ấn tượng, nhưng địa chỉ email thiếu nghiêm túc và không lịch sự thì tỷ lệ mở email của nhà tuyển dụng vẫn bị giảm.

Địa chỉ email chuyên nghiệp sẽ gia tăng cơ hội được nhà tuyển dụng chú ý

V. Lỗi phổ biến khi đặt tiêu đề cho email xin việc

Phát hiện kịp thời, nhận thức được các lỗi hay gặp khi đặt tiêu đề cho email xin việc, bạn có thể giải thích được lý do tại sao những lần ứng tuyển trước bạn bị loại dù đã chuẩn bị CV rất chỉnh chu, hoặc tránh được các lỗi không đáng có.

• Tiêu đề không có thông tin cần thiết: Việc tiêu đề email ứng tuyển của bạn thiếu thông tin, nghĩa là chỉ có tên hoặc vai trò ứng tuyển hoặc ID công việc là một sai lầm lớn – “mất công” đặt tiêu đề nhưng vẫn không đáp ứng được kỳ vọng của nhà tuyển dụng do họ không rõ đó là email nhằm mục đích gì, của ai.
• Tiêu đề không theo yêu cầu của nhà tuyển dụng: Khi bạn ứng tuyển vào một công ty, tổ chức cụ thể, bạn cần tuân theo yêu cầu và hướng dẫn của nhà tuyển dụng đó ngay từ những bước đầu tiên là gửi CV xin việc, thư xin việc. Chính xác là nếu nhà tuyển dụng có hướng dẫn rõ ràng với cách đặt tiêu đề (cũng như các tài liệu đính kèm khác), bạn cần làm theo như vậy. Không tuân thủ, bạn sẽ làm sai so với tiêu chuẩn của nhà tuyển dụng và có nguy cơ bị loại.
• Tiêu đề quá dài hoặc quá ngắn: Như JobOKO đã chia sẻ ở trên, độ dài email cần được giới hạn. Viết quá dài thì khó theo dõi, không hiển thị được hết nếu nhà tuyển dụng check email trên điện thoại; còn nếu quá ngắn sẽ “cụt ngủn”, dễ bị thiếu thông tin thiết yếu.
• Tiêu đề viết tắt quá nhiều, gây khó hiểu: Việc viết tắt trong tiêu đề email không nên lạm dụng, trừ khi đó là những cụm từ ai cũng hiểu hoặc nhà tuyển dụng viết tên vai trò công việc như vậy trong JD. Nhìn chung, trừ khi bất khả kháng, nếu không bạn hãy viết tiêu đề email rõ ràng, dễ đọc, dễ hiểu.

Cần tránh những lỗi nào khi viết tiêu đề email để ứng tuyển hiệu quả?

VI. Cách khắc phục khi gửi email xin việc có tiêu đề chưa chuẩn

Một thực tế mà ứng viên nào cũng phải thừa nhận là không ai ngay từ khi bắt đầu gia nhập thị trường lao động đã có thể thực hiện hoàn hảo tất cả các bước trong quy trình tìm việc, không bao giờ phạm sai lầm. Dù không mong muốn nhưng nếu vì lý do gì mà bạn viết tiêu đề email ứng tuyển chưa đúng chuẩn, lúc đó, hãy cố gắng giải quyết, khắc phục bằng các phương pháp như sau:

• “Chấp nhận” sự thực bạn có thể vừa đánh mất cơ hội được mời phỏng vấn: Khi phát hiện ra mình vừa làm sai, quên không đặt tiêu đề email hoặc tiêu đề chưa đúng yêu cầu, chúng ta có thể căng thẳng nhưng sau đó, hãy chấp nhận rằng đúng là mình đã sai. Đừng quá kỳ vọng vào cơ hội phỏng vấn của những vị trí bạn đã gửi email ứng tuyển mà “có vấn đề” từ tiêu đề email. Chấp nhận thực tế sẽ giúp bạn ghi nhớ và không tiếp tục phạm sai lầm – hãy “để dành” cơ hội việc làm đó cho lần sau.
• Cân nhắc soạn và gửi lại email ứng tuyển khác đầy đủ tiêu đề: Giả sử bạn rất yêu thích công việc đó và vô cùng tiếc nuối nếu không có cơ hội phỏng vấn, bạn có thể xem xét gửi lại email ứng tuyển. Đây là một hành động cần nhiều sự can đảm và dĩ nhiên, bạn cũng cần hiểu rằng, cơ hội để nhà tuyển dụng thông cảm cho bạn không cao nhưng ít nhất, bạn không phải hối hận vì đã làm hết sức và nhà tuyển dụng cũng sẽ đánh giá cao nỗ lực của bạn.
• Giải thích ngắn gọn trong email mới: Trường hợp bạn gửi email xin việc lần 2 cho cùng một vị trí, một nhà tuyển dụng vì lý do email trước đó có lỗi ở tiêu đề, bạn nên giải thích trong 1, 2 câu với nhà tuyển dụng, ví dụ “Tôi rất lấy làm tiếc vì một vài lý do mà ở email trước đó tôi đã vô tình gửi email khi chưa soạn thảo và điều chỉnh xong. Vì rất trân trọng cơ hội việc làm tại quý công ty nên tôi đã quyết định gửi lại email ứng tuyển vị trí [tên vị trí], mong quý công ty thông cảm”.
• Rút kinh nghiệm cho các lần sau: Tất nhiên rồi, bạn đã biết mình làm sai ở đâu, lỗi sai ở tiêu đề email ứng tuyển ảnh hưởng như thế nào thì chắc hẳn bạn phải ghi nhớ “bài học” đó mãi mãi, đừng tái phạm. Ở những lần gửi hồ sơ xin việc sau đó, bạn hãy cải thiện bằng cách luôn viết tiêu đề trước khi viết nội dung email và kiểm tra xem tiêu đề đã tuân theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng hay chưa (nếu có).

Cấu trúc của một tiêu đề email ứng tuyển việc làm không khó nhớ nhưng bạn vẫn nên chú ý và điều chỉnh để phù hợp với các vai trò khác nhau, công ty/ tổ chức khác nhau bạn ứng tuyển. Hãy luôn ghi nhớ nguyên tắc “đầu xuôi đuôi lọt”, từ tiêu đề đã “muốn đọc” thì chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ mở email bạn gửi và nghiêm túc cân nhắc trao cơ hội phỏng vấn cho bạn!