Văn bản là gì? Vai trò, chức năng và các loại văn bản

Văn bản là gì? Chức năng, vai trò các loại văn bản? Văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết. Dưới đây là bài viết chia sẻ một số thông tin kiến thức về văn bản tới mọi người.

1. Khái niệm văn bản

Khái niệm văn bản là gì? Để trả lời câu hỏi này, dựa trên thực tế văn bản là một khái niệm tuy gần gũi nhưng lại rất đa dạng về thể loại. Chính vì vậy, người ta có nhiều cách hiểu khác nhau về văn bản. Bạn đọc có thể hiểu văn bản theo hai nghĩa.

Thứ nhất: Văn bản là một phương thức để truyền đạt thông tin từ cá nhân này đến cá nhân khác hoặc từ tổ chức này đến cá nhân, tổ chức khác thông qua hình thức ngôn ngữ viết trên chất liệu giấy hoặc điện tử. Theo khái niệm này thì các loại giấy tờ như Thông báo, báo cáo, giấy phép, câu hỏi, tài liệu chuyên môn, khẩu hiệu, bản vẽ, bản ghi âm,… đều được coi là văn bản. Vậy văn bản theo khái niệm trên mang một nghĩa rất rộng mà chỉ mang tính chất chung chung và không thể hiện được nội dung hay thậm chí là chủ đề mà văn bản đó muốn đề cập đến vấn đề gì.

Thứ hai: Văn bản là những giấy tờ, tài liệu được sử dụng trong các cơ quan, đoàn thể và các tổ chức xã hội. Theo đó, những giấy tờ này được sử dụng để điều hành và quản lý các hoạt động của cơ quan, đoàn thể hay để truyền đạt thông tin đến các cá nhân, tổ chức trong xã hội như Quyết định, chỉ thị, báo cáo, công văn,… Hiện nay, văn bản được hiểu theo nghĩa này là phổ biến nhất.

2. Chức năng của văn bản

*) Chức năng thông tin:

Văn bản được tạo ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năng thông tin có ở tất cả các loại văn bản. Đây là chức năng được nói đến đầu tiên, trước nhất và cũng là chức năng quan trọng nhất, bởi vì thông qua chức năng này thì các chức năng khác mới được thực hiện.

Để văn bản có chức năng thông tin và làm tốt chức năng thông tin, trước khi ban hành văn bản phải thu thập thông tin một cách nghiêm túc, trau chuốt ngôn ngữ để diễn đạt làm cho các thông báo trở thành tin, thông tin chứa trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời.

*) Chức năng pháp lý:

Chức năng này chỉ có ở trong văn bản quản lý nhà nước, điều đó phản ánh nội dung văn bản quản lý nhà nước (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật), nó chứa đựng các quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ, chính sách. Tất cả các điều đó là cơ sở cho các cơ quan nhà nước, cán bộ công chức thực thi công vụ.

Chức năng pháp lý của văn bản ở đây cho phép trong trật tự pháp lý của nó thì công dân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu các quyền và nghĩa vụ của công dân. Mặt khác, chức năng này làm cơ sở để quản lý bộ máy nhà nước, để xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan trong bộ máy nhà nước.

Có thể hiểu chức năng pháp lý của nhà nước như sau:

– Nó làm căn cứ cho các hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của cơ quan nhà nước về các vấn đề xã hội mà các cơ quan nhà nước với tư cách là cơ quan quản lý các lĩnh vực đấy.

– Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.

Văn bản quản lý nhà nước (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật) là hình thức pháp luật của quản lý (luật là hình thức, quy phạm là nội dung).

*) Chức năng quản lý:

– Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường quản lý. Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý.

– Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng, tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra đánh giá. Trong tất cả các khâu nói trên, khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản; trong hoạt động quản lý xã hội hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thể hiện bằng văn bản. Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý.

– Để văn bản thực hiện tốt chức năng quản lý thì quá trình thương thảo văn bản phải nghiêm túc, văn bản phải đầy đủ yêu cầu về thể thức và phải được ban hành kịp thời.

*) Chức năng văn hóa-xã hội:

– Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lao động quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác. Với ý nghĩa ấy, văn bản luôn có chức năng văn hóa.

– Khi có chức năng văn hóa thì liền sau đó văn bản làm chức năng văn hóa, điều đó bắt buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa. Lao động soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa của văn bản càng nhiều bấy nhiêu.

*) Các chức năng khác:

Bên cạnh những chức năng cơ bản nói trên, trong đời sống xã hội, văn bản còn thể hiện các chức năng khác như chức năng giao tiếp, thống kê, sử liệu, ….

– Với chức năng giao tiếp, hoạt động sản sinh văn bản phục vụ giao tiếp giữa các quốc gia, giữa cơ quan với cơ quan, …. Thông qua chức năng này, mối quan hệ giữa con người với con người, cơ quan với cơ quan, nhà nước này với nhà nước khác được thắt chặt hơn và ngược lại.

– Với chức năng thống kê các văn bản sẽ là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, những sự kiện, những vấn đề và khi ở trong văn bản thì những con số, những sự kiện, những vấn đề trở nên biết nói.

– Với chức năng sử liệu, văn bản là một công cụ dùng để ghi lại lịch sử của một dân tộc, quốc gia, một thời đại, cơ quan, tổ chức. Có thể nói văn bản là một công cụ khách quan để ghi nhận về quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia.

3. Vai trò của văn bản

Thứ nhất: Vai trò đối với nhà nước

Văn bản giữ vai trò tiêu biểu cho sự hiện diện của chính quyền, quốc gia. Chính quyền quốc gia được thể hiện qua hoạt động và sự hiện diện của bộ máy nhà nước, đại diện là các cơ quan nhà nước như cơ quan hành pháp, cơ quan lập pháp, cơ quan tư pháp. Hoạt động của các cơ quan này gắn liền với pháp luật hay các văn bản.

Văn bản giữ vai trò chứng tỏ tính liên tục của quốc gia, là yếu tố hợp thức hóa hành vi của chính quyền. Không có văn bản, mọi hành vi của chính quyền sẽ không có giá trị về mặt pháp lý. Văn bản là bằng chứng chứng minh sự hiện diện hành vi của cơ quan nhà nước.

Thứ hai: Vai trò đối với các tổ chức khác ngoài nhà nước

 Văn bản cũng có vai trò tương tự, là bằng chứng khai sinh ra tổ chức xã hội, quy định phạm vi, cách thức tổ chức, nhiệm vụ của tổ chức, và hợp thức hóa mọi hoạt động của tổ chức xã hội.

Thứ ba: Vai trò đối với cá nhân

Các văn bản vừa quy định trách nhiệm, quyền hạn cho cá nhân đồng thời cũng là bằng chứng cho hành vi của cá nhân.

3. Phân loại văn bản

Việc phân loại văn bản là rất quan trọng, nó sẽ giúp người đọc có thể chọn được những loại văn bản đúng chủ để và phù hợp. Tuy nhiên, như đã nối ở trên, văn bản là một khái niệm mang tính chung chung và rất đa dạng về thể loại. Dưới đây liệt kê các loại văn bản phổ biến nhất, được sử dụng nhiều nhất trong đời sống hàng ngày dưới nhiều hình thức văn bản khác nhau. Vậy hình thức văn bản là gì, dưới đây sẽ là một số văn bản như sau:

– Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là một trong những loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đây là văn bản mang tính thông tin quy phạm nhà nước, giải quyết những vụ việc trong quá trình quản lý nhà nước. Văn bản hành chính được chia thành hai loại chính là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.

Trong đó văn bản hành chính cá biệt là những văn bản thể hiện quyết định, chỉ thị của cơ quan nhà nước (Quyết định nâng lương, quyết định khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức,…). Còn văn bản thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin, nhằm điều hành, thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dung để giải quyết những công việc cụ thể, phản ánh tình hình, trao đổi công việc,… (Thông báo, cồn văn, báo cáo, phiếu gửi, phiếu trình,…)

– Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dựa theo trình tự, thủ tục do pháp luật quy định nhằm quản lý, điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh trong xã hội dưới nhiều lĩnh vực khác nhau. Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản được ban hành dựa trên ý chí của nhà nước, buộc tất cả mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội phải tuân thủ và chấp hành và được đảm bảo bằng quyền lực nhà nước.

Văn bản quy phạm pháp luật được chia thành hai loại là Văn bản luật và văn bản dưới luật. Trong đó, văn bản luật là loại văn bản mang tính quyền lực cao nhất bởi nó là loại văn bản mang tính quy định chung, phạm vi áp dụng lớn và tất cả những văn bản dưới luật ban hành không được phép trái với quy định của những văn bản này.

– Hợp đồng

Hợp đồng là một loại văn bản thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên về một công việc xác lập, thay đổi hay chấm dứt một công việc, nghĩa nào đó liên quan đến hoạt động kinh doanh, mua bán,…

– Hóa đơn

Hóa đơn là một loại văn bản được sử dụng hàng ngày trong hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn được người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

– Chứng chỉ, văn bằng

Văn bằng, chứng chỉ là một loại văn bản chứng nhận của hệ thống giáo dục quốc dân được cấp cho người học sau khi tốt nghiệp một cấp học hoặc một trình độ đào tạo; chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân được cấp cho người học sau khi được hoàn thành một khóa hoặc một chương trình đào tạo, bồi dưỡng nâng cao học vấn, nghề nghiệp.

4. Một số câu hỏi thường gặp

Văn bản là gì?

Văn bản là một phương thức để truyền đạt thông tin từ cá nhân này đến cá nhân khác hoặc từ tổ chức này đến cá nhân, tổ chức khác thông qua hình thức ngôn ngữ viết trên chất liệu giấy hoặc điện tử.

Chi phí khi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý là bao nhiêu?

Tùy thuộc vào từng hồ sơ cụ thể mà mức phí dịch vụ sẽ khác nhau. Hãy liên hệ với chúng tôi để biết một cách cụ thể.

Thời gian giải quyết là bao lâu?

Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà thời gian giải quyết sẽ khác nhau. Thông thường từ 01 đến 03 ngày làm việc, kể từ nhận được đầy đủ hồ sơ.

Khách hàng nên lựa chọn Công ty nào cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý uy tín chất lượng?

ACC chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý nhanh chóng, chất lượng với giá cả hợp lý.

Trên đây là một số chia sẻ về văn bản. Trong những năm vừa qua, Luật ACC luôn là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Công ty chúng tôi với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp luôn sẵn lòng hỗ trợ và đáp ứng tối đa những yêu cầu của quý khách. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh và chính xác nhất theo:

– Tư vấn: 1900.3330

– Mail: [email protected]

Đánh giá post

✅ Dịch vụ thành lập công ty
⭕ ACC cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn vẹn chuyên nghiệp đến quý khách hàng toàn quốc

✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh
⭐ Thủ tục bắt buộc phải thực hiện để cá nhân, tổ chức được phép tiến hành hoạt động kinh doanh của mình

✅ Dịch vụ ly hôn
⭕ Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin tưởng rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn

✅ Dịch vụ kế toán
⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế sẽ đảm bảo thực hiện báo cáo đúng quy định pháp luật

✅ Dịch vụ kiểm toán
⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác

✅ Dịch vụ làm hộ chiếu
⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin