Vai trò và tác dụng của công ty truyền thông

Công ty truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh thương hiệu và cách nhìn nhận của các nhà đầu tư, đối tác, nhân viên và công chúng đối với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, còn giúp các nhà quản lý của doanh nghiệp chuẩn bị các cuộc phỏng vấn; xây dựng và phát triển các thông điệp để gửi đến các nhà đầu tư, khách hàng và nhân viên; đề xuất các ý tưởng, sáng kiến mới giúp công ty dẫn đầu trong các chiến lược truyền thông và giao tiếp với các bên liên quan.

Đây là chức năng cơ bản và cũng là chức năng được biết đến nhiều nhất của một công ty truyền thông. Các công việc chính trong mối quan hệ truyền thông bao gồm viết và phát hành các bản tin tức cũng như trả lời các yêu cầu của truyền thông. Công ty truyền thông sẽ giám sát tất cả các việc liên quan đến hoạt động truyền thông, từ việc lập kế hoạch cho các cuộc họp báo, lựa chọn địa điểm cho một sự kiện, sắp xếp các biểu ngữ và hình ảnh để hiển thị tại sự kiện, chuẩn bị các thông tin để cung cấp cho bên truyền thông đến việc chuẩn bị các bài phát biểu cho Giám đốc điều hành tại các cuộc họp báo.

Quản lý quan hệ truyền thông cũng liên quan đến việc sắp xếp người phát ngôn phù hợp khi cần xuất hiện công khai trên các chương trình truyền hình và đài phát thanh. Công ty truyền thông còn có nhiệm vụ theo dõi các kênh báo chí, các chương trình truyền hình và các phương tiện truyền thông khác để xem truyền thông đang nói gì về công ty và đề ra các chiến lược để giải quyết những thông tin sai lệch, gây ảnh hưởng xấu đến công ty.

Hoạt động xây dựng mối quan hệ với khách hàng và trả lời các câu hỏi từ công chúng thuộc chức năng truyền thông bên ngoài của công ty truyền thông doanh nghiệp. Các nhiệm vụ thường gặp trong chức năng này bao gồm: phát hành các bản tin, tài liệu quảng cáo và các tài liệu in ấn khác được thiết kế dành riêng cho đối tượng là khách hàng và các nhóm công chúng quan tâm đến sản phẩm của doanh nghiệp.

Công ty truyền thông có nhiệm vụ quản lý trang web của công ty và quản lý sự hiện diện của công ty trên các nền tảng mạng xã hội. Cụ thể bộ phận này sẽ theo dõi những gì mà khách hàng và đối tác đang nói về công ty trên các trang mạng xã hội, phản hồi khi bắt gặp các bình luận không chính xác hoặc các yêu cầu thông tin từ công chúng.

Công ty  truyền thông còn đảm nhận nhiệm vụ trả lời các cuộc gọi trực tiếp hoặc email từ công chúng và khách hàng, khi họ liên hệ để hỏi về các kế hoạch hoặc hoạt động của công ty. Ngoài ra còn có nhiệm vụ sắp xếp để các diễn giả thuyết trình trong các hoạt động truyền thông, và tạo điều kiện để các đối tượng bên ngoài tham quan công ty.

Khi phát sinh sự kiện có khả năng gây ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ công chúng hoặc danh tiếng của công ty, thì phòng truyền thông của công ty có vai trò tư vấn cho CEO và các nhà quản lý cấp cao trong việc quản lý khủng hoảng. Bộ phận truyền thông được đào tạo để xử lý các vấn đề đặc thù liên quan đến khủng hoảng truyền thông. Vì vậy họ luôn được chuẩn bị sẵn sàng để đối phó với các sự kiện như bạo lực tại nơi làm việc, tai nạn lao động, thông báo sa thải hay các cáo buộc về các hành vi sai trái của công ty. Phòng truyền thông thường làm việc với nhân viên trong công ty để phát triển các kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông trước khi những điều đó xảy ra.