Vai trò của nhà quản trị trong chuyển đổi số doanh nghiệp - Kiến Thức Cho Người lao Động Việt Nam

Cho đến nay khái niệm quản trị doanh nghiệp (DN) đã trở nên phổ biến toàn cầu. Quản trị DN có vai trò quan trọng giúp DN hoạt động hiệu quả. Hiện nay có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị DN, trên góc độ chung nhất có thể coi như quản trị DN là hệ thống các thiết chế, chính sách, luật lệ nhằm định hướng, vận hành và kiểm soát DN, bao gồm những cơ chế, chính sách và quá trình điều chỉnh các mối quan hệ giữa các chủ sở hữu, ban điều hành và các đối tượng hữu quan khác. Thông qua đó, mọi hoạt động của DN được định hướng, điều hành và kiểm soát một cách tốt nhất, đảm bảo quyền lợi cho chủ sở hữu và các bên có lợi ích liên quan như: cơ quan quản lý Nhà nước, các đối tác kinh doanh và cả môi trường, cộng đồng, xã hội, giúp nâng cao vị thế và danh tiếng của DN trong nền kinh tế.

Như vậy, quản trị DN là quá trình giám sát và kiểm soát của nhà quản trị DN để đảm bảo hoạt động kinh doanh của DN đem lại hiệu quả cao cũng như đảm bảo lợi ích của các nhà đầu tư, lợi ích của các bên liên quan khác. Quản trị DN hướng tới mục tiêu thúc đẩy sự công bằng DN, tính minh bạch và năng lực chịu trách nhiệm. Quản trị DN đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển bền vững của mỗi DN, thông qua việc nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng tiếp cận vốn và xây dựng những mối quan hệ bền chặt với các bên có lợi ích liên quan dựa trên uy tín và sự tin tưởng lẫn nhau.

Nhiều nghiên cứu trên thế giới đã chứng minh cho tầm quan trọng của quản trị DN đối với kết quả hoạt động và sự phát triển lâu dài của các DN. Quản trị DN tốt giúp nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng quản trị rủi ro, nâng cao giá trị DN, giúp DN tăng khả năng tiếp cận vốn… Kết quả nghiên cứu đã chứng minh, DN nào quản trị tốt thì các tỷ số lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu (ROE), lợi nhuận trên tài sản (ROA)… đều cao và kết quả tài chính tốt. Khi quản trị DN tốt thì nhà quản trị DN xác định rõ mục tiêu và đưa ra chiến lược, kế hoạch và tổ chức vận hành triển khai một cách đúng đắn để đạt được mục tiêu. Đồng thời DN có cái nhìn rõ ràng về tất cả những rủi ro mà họ phải đối mặt và ảnh hưởng của những rủi ro này đến DN và các ưu tiên chiến lược. DN phân biệt được đâu là những lĩnh vực tiềm ẩn rủi ro và đâu là cơ hội, từ đó DN có những hành vi và quyết định phù hợp trong những “thời điểm quan trọng”, ví dụ như các giai đoạn khủng hoảng mà DN có thể gặp phải. Về cơ bản, quản trị DN tốt là khi DN xây dựng và duy trì được mối liên kết rõ ràng xuất phát từ nhiệm vụ, mục đích và giá trị mà nhà quản trị đặt ra và các chuẩn mực văn hóa DN được duy trì trong từng quyết định của nhà quản trị và ứng xử hàng ngày diễn ra tại mọi cấp độ trong DN, giúp DN duy trì hoạt động liên tục và phát triển bền vững. Đồng thời, nhà quản trị DN luôn định hướng, xác định hướng đi của DN trong tương lai, dự báo các trường hợp có thể xảy ra trong tương lai. DN xây dựng được chiến lược, mục tiêu, hiểu rõ các nguồn lực cần có và các công việc chi tiết để thực hiện mục tiêu trong phạm vi nguồn lực và thời gian đã định sẵn, hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Trong điều kiện nền kinh tế số hiện nay, chuyển đổi số trong DN đang là mối quan tâm của nhà quản trị các DN. Hiện nay đã có nhiều DN thực hiện chuyển đổi số thành công, số hóa các hoạt động quản lý bán hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý dòng tiền, quản lý doanh thu, chí phí, thu thập và phân tích dữ liệu trên nền tảng số nên sản xuất kinh doanh phát triển, tăng doanh thu, giảm chi phí, tăng lợi nhuận và thị phần do hiểu rõ nhu cầu khách hàng từng phân khúc thị trường. Chuyển đổi số đã giúp những DN này phát triển bền vững ngay cả trong bối cảnh rủi ro toàn cầu. Có thể nói, chuyển đổi số thành công giúp DN (trực tiếp là nhà quản trị DN) có thể thấu hiểu được hệ thống của mình, hiểu thị trường, thấu hiểu khách hàng…, từng quyết định của nhà quản trị được dựa trên số liệu thực của DN và các nguồn thông tin khác đã được thu thập và phân tích… Tuy nhiên cũng không ít DN đã thua lỗ do những sai lầm trong nhận thức và hành động đối với chuyển đổi số.

Để chuyển đổi số thành công, DN cần có những kiến thức cơ bản về chuyển đổi số có thể tìm hiểu được từ nhiều nguồn tài liệu phong phú trên các trang điện tử, các cuốn sách, bài viết…, tìm cho mình một lộ trình phù hợp… Theo đó, DN cần chuyển đổi nhận thức của lãnh đạo và nhân viên về chuyển đổi số;Xây dựng văn hóa DN từ kinh doanh truyền thống sang môi trường số; Xây dựng chiến lược chuyển đổi số); Đảm bảo nguồn nhân lực;Đánh giá nguồn lực của DN; Xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp và tổ chức thực hiện chuyển đổi số theo lộ trình.

Sơ lược về vai trò của nhà quản trị trong DN

Tất cả các nghiên cứu về quản trị DN đều đưa ra kết luận: Nhà quản trị DN có vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của DN,

* Nhà quản trị là ai?

Nhà quản trị được định nghĩa là những người tham gia chỉ huy trong bộ máy điều hành DN. Đội ngũ nhà quản trị trong DN được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Nhưng đứng trên góc độ cấp quản trị DN có thể chia thành 3 nhóm nhà quản trị bao gồm: Nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung gian và nhà quản trị cấp cơ sở. Bên cạnh đó, tại DN cũng quy định cụ thể về những vị trí quản lý khác, kèm theo quyền lợi và nghĩa vụ của những người này tại Điều lệ của DN…

* Công việc của nhà quản trị trong DN là gì?

Công việc cua nhà quản trị DN là: Lên kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát mọi hoạt động của con người, kiểm soát các nguồn lực về tài chính, vật chất, thông tin trong DN một cách hiệu quả để DN đạt được mục tiêu với chi phí hợp lý. Tùy theo từng DN mà công việc của nhà quản trị trong DN có thể khác nhau. Trên góc độ chung nhất thì nhà quản trị DN là những người lên ý tưởng, hoạch định công việc cụ thể rồi giao cho các bộ phận, cá nhân liên quan thực hiện, theo dõi quá trình thực hiện công việc của các bộ phận, cá nhân và chịu trách nhiệm chung cho kết quả hoạt động của họ. Tùy thuộc vào cấp bậc quản lý mà nhà quản trị sẽ thực hiện công việc với trách nhiệm và nội dung phù hợp, cụ thể: Nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng trong toàn DN; Nhà quản trị cấp giữa ( trung gian) chịu trách nhiệm với phần việc thuộc cấp quản lý của mình trước nhà quản lý cấp cao và nhà quản lý cấp cơ sở (cấp bậc cuối cùng) sẽ thực hiện quản lý kỹ năng, kỹ thuật mang tính chuyên môn nghiệp vụ của từng bộ phận, cá nhân mà họ phụ trách trước các nhà quản trị cấp trên.

Vai trò của nhà quản trị trong DN là gì?

Có nhiều quan điểm khác nhau về vai trò của nhà quản trị DN, tuy nhiên có thể nhóm lại thành 3 nhóm vai trò sau:

+ Nhóm vai trò quan hệ con người: Trong quan hệ với con người, nhà quản trị DN có vai trò đại diện, vai trò lãnh đạo và vai trò kết nối.

+ Nhóm vai trò thông tin: Vai trò thông tin của nhà quản trị DN bao gồm thu thập, tiếp nhận thông tin và phổ biến, lan tỏa thông tin cho các bộ phận trong cùng đơn vị.

+ Nhóm vai trò quyết định: Vai trò quyết định của nhà quản trị DN thể hiện ở vai trò kinh doanh (tìm cách cải tiến hoạt động của DN), giải quyết các xáo trộn, phân phối các nguồn lực và thương thuyết, đàm phán.

Vai trò của nhà quản trị DN trong chuyển đổi số DN

Có thể nói, DN muốn chuyển đổi số thành công cần phải có sự đồng lòng và phát huy vai trò của mọi thành viên trong DN, nhưng quan trọng trước hết là vai trò của nhà quản trị DN. Phần tiếp theo của bài viết sẽ luận bàn chi tiết hơn về vai trò của nhà quản trị DN trong chuyển đổi số DN.

Với tư cách là người lên kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát mọi hoạt động của DN để DN đạt được mục tiêu với chi phí hợp lý nên nhà quản trị DN có vai trò quan trọng, mang tính quyết định trong chuyển đổi số DN. Cụ thể như sau:

Vai trò quan hệ với con người của nhà quản trị DN trong chuyển đổi số

+ Với vai trò đại diện cho doanh nghiệp của nhà quản trị DN

Vai trò đại diện thể hiện nhà quản trị đóng vai trò đại diện cho DN trong mối quan hệ giữa người với người ở trong và ngoài DN, thể hiện hình ảnh và nét cơ bản về DN. Với quyền hạn của mình, nhà quản trị DN thực hiện nhiều chức trách thuộc vai trò đại diện cho DN, bao gồm chức trách mang tính hành chính theo yêu cầu của pháp luật và quy định của DN ( như ký các văn bản trong DN hay văn bản ký kết giữa DN và các đối tác…), hay chức trách đại diện có tính chất nghi lễ (chủ trì một số cuộc họp hoặc một số nghi lễ để tăng thêm ý nghĩa và tầm quan trọng của chúng) và chức trách động viên,khuyến khích nhân viên (qua những hành động hay lời phát biểu…).

Với vai trò đại diện này, khi chuyển đổi số DN thì nhà quản trị DN chính là người đại diện DN để ký các văn bản thỏa thuận hay hợp đồng với các bên liên quan để thực hiện chuyển đổi số, tham gia các buổi hội thảo về chuyển đổi số trong DN để tăng thêm tính long trọng cũng như truyền cảm hứng cho mọi người trong DN về chuyển đổi số. Đồng thời nhà quản trị cũng đánh giá kết quả quá trình chuyển đổi số của từng cá nhân, từng bộ phận và toàn DN để đưa ra những quyết định khen thưởng hay rút kinh nghiệm kịp thời trong suốt quá trình DN thực hiện chuyển đổi số.

+ Với vai trò người lãnh đạo của nhà quản trị DN

Vai trò là người lãnh đạo thể hiện nhà quản trị DN là đầu tàu dẫn dắt nhân viên thực hiện các công việc, nhiệm vụ của DN. Vai trò lãnh đạo đòi hỏi người quản trị phải phối hợp kiểm tra trực tiếp hoặc gián tiếp công việc của nhân viên cấp dưới thông qua việc tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, đánh giá, khen thưởng và cả việc cho dừng hợp đồng lao động. Nhà quản trị xây dựng và ban hành chính sách quản trị phù hợp và giao việc cho đúng người, phân công công việc và giám sát, theo dõi tiến độ, kết quả công việc. Bên cạnh đó, nhà quản trị còn là người động viên, khuyến khích nhân viên của mình để tiếp thêm động lực, ghi nhận sự cố gắng của nhân viên để họ tiếp tục cống hiến nhiều hơn cho DN.Vai trò lãnh đạo của các nhà quản trị là ở chỗ kết hợp các nhu cầu, khả năng cá nhân của các thành viên trong DN với mục tiêu của DN, qua đó thúc đẩy quá trình tác nghiệp một cách hữu hiệu.

Trong chuyển đổi số DN, với vai trò lãnh đạo, nhà quản trị DN là người lựa chọn nhân sự phù hợp nhu cầu, khả năng từng thành viên trong DN để phân công nhân lực cho từng công việc, giám sát, theo dõi tiến độ, kết quả công việc chuyển đổi số, khen thưởng và uốn nắn kịp thời, qua đó thúc đẩy quá trình chuyển đổi số được thực hiện theo đúng lộ trình. Do chuyển đổi số yêu cầu nhiều kiến thức, kỹ năng mới nên nhà quản trị DN tổ chức các lớp học, hội thảo để trang bị kiến thức cơ bản về công nghệ số và chuyển đổi số, tạo điều kiện để lãnh đạo và nhân viên trong DN được trải nghiệm thực tế, qua đó nhận thức rõ về chuyển đổi số từ đó có thể giao nhiệm vụ cụ thể cho bộ phận IT và các bộ phận khác trong DN thiết kế và thực hiện công việc chuyển đổi số…Đồng thời nhà quản trị DN thực hiện xây dựng văn hóa DN chuyển từ kinh doanh truyền thống sang môi trường số, đó là “ văn hóa chia sẻ”: biết kỹ năng làm việc theo nhóm để thực hiện công việc chung, mỗi người là một mắt xích trong guồng máy chung.

+ Với vai trò kết nối

Vai trò kết nối, liên lạc cũng là một trong những vai trò quan trọng, then chốt của nhà quản trị DN giúp thực hiện được mục tiêu.

Trong chuyển đổi số DN, với vai trò kết nối, nhà quản trị DN tạo ra mối liên kết “sáng tạo mở”, kết nối với mọi người trong DN và các đối tác trong bối cảnh môi trường số, kết nối với các chuyên gia và nhà khoa học trong các trường đại học, viện nghiên cứu để nghiên cứu tạo ra sản phẩm mới – sản phẩm tích hợp số, để thực hiện quản trị DN trong môi trường số thành công.

Vai trò thông tin của nhà quản trị DN trong chuyển đổi số

Với vai trò thông tin, nhà quản trị DN có vai trò cầu nối thu thập và truyền đạt thông tin giữa các nhân viên, bộ phận trong DN, là người thiết lập và duy trì mối quan hệ, hợp tác với các cơ quan, tổ chức bên ngoài qua các kênh chính thức và qua đàm phán… nhằm đem lại lợi ích lâu dài cho DN. Nhà quản trị DN thường xuyên thu thập, xem xét, phân tích những tin tức, những hoạt động, những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe doạ đối với hoạt động của DN. Đồng thời nhà quản trị thực hiện phổ biến những thông tin liên hệ đến người có liên quan trong và ngoài DN nhằm giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho DN.

Trong chuyển đổi số DN, với vai trò thông tin, nhà quản trị DN có thể triển khai thông tin về chuyển đổi số đến tất cả các bộ phận, cá nhân trong DN để “không một ai ngoài cuộc”. Nhà quản trị DN thường xuyên theo dõi, đánh giá kết quả , khi cần thiết nhà quản trị DN có thể thay đổi lộ trình nếu mục tiêu chuyển đổi số đã thay đổi.

Vai trò quyết định của nhà quản trị DN trong chuyển đổi số

Vai trò quyết định của nhà DN được thể hiện ở chỗ nhà quản trị là người khởi xướng và thiết kế những cải tiến trong DN theo phạm vi quyền hạn của mình nhằm tạo ra những chuyển biến tốt hơn trong DN. Mọi quyết định quan trọng của DN đều phải được nhà quản trị thông qua và phê duyệt nhằm tạo nên sự điều hành đồng nhất, liên tục đối với việc sử dụng và phân bổ nguồn lực. Vai trò này cần được phân định giữa các cấp quản trị nhằm đảm bảo cho các quyết định không bị mâu thuẫn, trái ngược mà bổ sung, phối hợp cho nhau, đảm bảo phát huy hiệu quả, tính đúng đắn của các quyết định, thống nhất trong chiến lược.

Vai trò quyết định của nhà quản trị DN bao gồm 4 vai trò: Vai trò doanh nhân, vai trò người giải quyết xáo trộn, vai trò người phân phối nguồn lực và vai trò nhà thương thuyết.

+ Vai trò doanh nhân đòi hỏi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của DN, ví dụ như áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng…

+ Vai trò xử lý tình huống: giúp nhà quản trị kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nhằm đưa DN sớm trở lại ổn định. Trong vai trò này, nhà quản trị phải xử lý những tình huống ngoài ý muốn và những biến đổi do ảnh hưởng của những nhân tố khách quan hay bất thường. Khi đó nhà quản trị phải đưa ra quyết định nhanh chóng, kịp thời và quyết đoán để đưa DN trở lại hoạt động bình thường và hạn chế đến mức thấp nhất những thiệt hại có thể có hoặc là tận dụng tối đa các cơ hội mới, những yếu tố mới để phát triển.

+ Vai trò phân phối nguồn lực, bao gồm nguồn lực tài chính, trang thiết bị, con người và các nguồn lực tài nguyên khác. Vai trò phân phối nguồn lực đặt nhà quản trị trong tình huống phải quyết định phân phối nguồn lực một cách phù hợp ( cho ai? Thời gian? Mức độ?…). Khi nguồn lực khan hiếm, quyết định của nhà quản trị DN trong phân phối nguồn lực càng quan trọng, có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của một bộ phận hoặc toàn DN. Khi nhà quản trị đóng vai trò là người phân phối nguồn lực thì nhà quản trị cần đưa ra quyết định về 3 khía cạnh: Sắp xếp thời gian của bản thân theo thứ tự ưu tiên của công việc cần giải quyết; Thiết lập một chế độ làm việc của toàn DN một cách phù hợp và luôn chú ý cải tiến và nhà quản trị phải là người giữ quyền phê chuẩn mọi quyết định quan trọng để đảm bảo cho việc phối hợp các quyết định đó, khiến cho các quyết định đó bổ sung cho nhau, không trái ngược nhau và lựa chọn được phương án tốt nhất trong tình hình nguồn lực có hạn.

+ Vai trò nhà thương thuyết của nhà quản trị DN thể hiện khi nhà quản trị thực hiện thương thuyết để trao đổi nguồn lực hay đàm phán quan trọng để tăng thêm độ tin cậy cho đối tác… Nhà quản trị cấp cao thì thường thực hiện vai trò thương thuyết nhiều hơn.

Trong chuyển đổi số DN, với vai trò quyết định, nhà quản trị DN có thể thực hiện những nội dung sau:

+ Với vai trò doanh nhân, nhà quản trị DN có thể quyết định thực hiện chuyển đổi số DN để cải tiến từng bộ phận hay mọi khía cạnh hoạt động của DN, giúp DN thay đổi chiến lược kinh doanh, đào tạo nhân lực, thay đổi quy trình, phương thức kinh doanh, cách thức vận hành DN trên cở sở ứng dụng công nghệ số.

+ Với vai trò xử lý tình huống: giúp nhà quản trị kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nhằm đưa DN sớm trở lại ổn định. Đặc biệt nhà quản trị DN có thể đưa ra biện pháp phù hợp để đào tạo lãnh đạo và nhân viên những kiến thức, kỹ năng cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ và công nghệ để đáp ứng yêu cầu của DN trong môi trường số, hiểu rõ các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và hiểu rõ văn hóa DN trong điều kiện DN thực hiện chuyển đổi số. Qua đó nhà quản trị DN có thể đưa ra các quyết định xử lý các biến cố bất ngờ để đưa DN thực hiện chuyển đổi số thành công.

+ Với vai trò phân phối nguồn lực, bao gồm nguồn lực tài chính, trang thiết bị, con người và các nguồn lực tài nguyên khác, nhà quản trị DN sẽ đánh giá thực trạng nguồn lực của DN, trong đó xác định rõ nguồn lực nào giữ nguyên, nguồn lực nào cần thay đổi, từ đó đưa ra quyết định phân phối nguồn lực cho chuyến đổi số một cách phù hợp theo thứ tự ưu tiên của công việc cần giải quyết, thiết lập một chế độ làm việc của toàn DN để đảm bảo chuyển đổi số nhưng vẫn duy trì các hoạt động kinh doanh của DN, đảm bảo sử dụng nguồn lực bổ sung cho nhau, không trái ngược giữa chuyển đổi số và hoạt động kinh doanh hiện tại.

Kết luận

Vai trò của nhà quản trị trong DN là rất quan trọng, ảnh hưởng đến việc hình thành, vận động và phát triển, sống còn của DN. Để quản trị DN hiệu quả, nhà quản trị cần nhận thức và xác định một cách đúng đắn vị trí, vai trò, chức năng của mình để có những chính sách phù hợp đưa DN ngày một phát triển.Thực tế đã chứng minh, các DN thất bại trong kinh doanh đều do năng lực điều hành yếu kém, thiếu kinh nghiệm trong quản trị.

Nhiều nghiên cứu khoa học và thực tiễn gần đây đã chỉ ra rằng: Chuyển đổi số là một quá trình thiết yếu trong nền kinh tế số. Chuyển đổi số là cần thiết, quan trọng đối với mọi DN, bất kể qui mô, giúp DN cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng doanh số, tăng thị phần, tiết kiệm chi phí vận hành, tăng lợi nhuận, giúp DN phát triển bền vững trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh. Chuyển đổi số là cơ hội của lịch sử để các DN vươn lên trong nền kinh tế số, mọi DN nên tận dụng cơ hội này. Với chức năng và vai trò của mình, nhà quản trị giữ vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của mọi hoạt động trong DN, đặc biệt trong chuyển đổi số DN. Do vậy, đào tạo các nhà quản trị DN để thực hiện thành công vai trò của họ trong chuyển đổi số DN luôn mang tính thời sự và cần thiết vì sự nghiệp phát triển của từng DN cũng như toàn bộ nền kinh tế.

Hi vọng Viện Quản trị số sẽ là một cầu nối giúp nhà quản trị DN trang bị kiến thức và thực hiện thành công chuyển đổi số DN.