Ưu và nhược điểm của số hóa trong doanh nghiệp

Số hóa là một khái niệm không quá xa lạ với các doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay muốn vươn lên, bứt phá khỏi ràng buộc của hoạt động kinh doanh truyền thống và các quy trình phức tạp, lạc hậu. Số hóa trong doanh nghiệp là một trong những công cụ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu trên. Vậy số hóa có những ưu nhược điểm gì?

ƯU ĐIỂM:

– Tối ưu hóa thời gian xử lý và cải thiện năng suất và hiệu quả – Kết quả là cung cấp thông tin / dữ liệu cho đúng người vào đúng thời điểm.

– Hệ thống hóa quản lý tài liệu thông qua lưu trữ và kiểm soát có cấu trúc rõ ràng – Giảm nguy cơ bị mất / thất lạc tài liệu.

– Tối thiểu hóa việc lưu trữ giấy – Số hóa giúp giảm thiểu các chi phí liên quan đến việc vận chuyển và lưu trữ các tài liệu trên giấy, cải thiện đáng kể quyền truy cập của tài liệu.

– Hỗ trợ tìm kiếm nhanh các thông trên tin tài liệu điện tử, cung cấp phản hồi ngay lập tức cho truy vấn. Loại bỏ tìm kiếm thủ công giúp nâng cao hiệu quả của nhân viên.

– Tăng cường bảo mật thông tin do quản lý có thể thiết lập quyền truy cập thông tin cho nhân viên, cho phép nhân viên chỉ truy cập vào thông tin có liên quan trực tiếp đến họ.

– Nâng cao sự hài lòng của khách hàng – Quá trình số hóa cung cấp cho nhân viên khả năng định vị và truy xuất tài liệu ngay lập tức. Điều này tạo điều kiện trả lời ngay lập tức các câu hỏi và thắc mắc của khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng về dịch vụ của doanh nghiệp.

– Tăng năng suất – Trung bình mất 12 phút để tìm tài liệu giấy cần thiết. Với một kế hoạch số hóa và hình ảnh tài liệu được thực hiện tốt, điều này có thể giảm xuống một vài giây hoặc ít hơn.

– Thân thiện với môi trường – số hóa là quy trình ​​thân thiện với môi trường. Nó loại bỏ nhu cầu tạo nhiều bản sao lưu và in ấn trên giấy, góp phần bảo vệ môi trường.

NHƯỢC ĐIỂM:

– Rủi ro về an toàn dữ liệu khi các hacker có thể hack vào các tập dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp và sử dụng thông tin đó cho mục đích xấu. Tuy nhiên, so với lưu trữ trên giấy, rủi ro về an toàn dữ liệu của số hóa thấp hơn do người quản lý có thể sử dụng nhiều công cụ, nhiều lớp bảo mật và theo dõi được quyền truy cập của cá nhân tới kho dữ liệu số.

– Tài chính: để có thể số liệu hóa dữ liệu một cách nhanh chóng, an toàn, doanh nghiệp cần đầu tư thiết bị số hóa, máy scan chuyên dụng