“Từ A-Z” Cách Sử Dụng PowerPoint 2016 Full & Đơn Giản

Microsoft PowerPoint là ứng dụng hỗ trợ văn phòng và học tập không phải là quá xa lạ đối với chúng ta. Hiểu được nhu cầu đó, trong bài viết này, Openwin.org xin hướng dẫn các bạn cách sử dụng PowerPoint 2016 một cách dễ hiểu và nhanh chóng nhất.

Microsoft PowerPoint là một công cụ hữu ích để cho ra những bản thuyết trình ấn tượng trong nhiều năm qua. Giống với bất cứ ứng dụng nào, không phải ai cũng biết sử dụng chuyên nghiệp ngay lập tức. Vậy thì ngày hôm nay, mình sẽ hướng dẫn các bạn những kỹ thuật đơn giản dễ hiểu nhất để có thể nắm được cách sử dụng sử dụng PowerPoint 2016 một cách chuyên nghiệp nhất.

Điểm mới trong PowerPoint 2016

Thêm nhiều tùy chọn hình ảnh

Đây là điểm mới nhất trong bản PowerPoint 2016. Khi sử dụng, bạn có thể dễ dàng chèn hình ảnh từ máy tính, thư viện Clip Art trực tuyến và nhiều nguồn khác như Bing, SkyDrive hay Flickr.

Làm mới khung định dạng ảnh

Phần khung định dạng hình ảnh, hình vẽ và các đối tượng khác dễ dàng, trực quan hơn với khung định dạng mới.

Tích hợp Skydrive

Office 2016 được thiết kế để có thể tích hợp với nền tảng điện toán đám mây qua Sky Drive và Share Point. Điều này giúp bạn dễ dàng lưu tài liệu vào Sky Drive và truy cập/chỉnh sửa từ bất cứ đâu.

Hướng dẫn cách sử dụng PowerPoint 2016

Cách mở PowerPoint 2016

Để có thể sử dụng PowerPoint 2016, đầu tiên bạn phải kiểm tra xem máy mình đã cài chưa? Nếu chưa thì hãy cài và làm theo các bước sau đây

Bước 1: Mở giao diện Windows, sau đó ấn vào Start

Bước 2: Tìm đến dòng Microsoft Office 2016 và nhấn vào PowerPoint 2016.

Cách thêm/ xóa Slide trong PowerPoint

Để thêm Slide mới, bạn chọn New Slide hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + M.

Sau khi thêm Slide mới, bạn cũng cần chọn bố cục ở phần sau.

Để xóa Slide, bạn chọn chuột phải vào Slide cần xóa sau đó chọn Delete Slide.

Ngoài ra, nhấn phím Delete trên bàn phím cũng có thể giúp bạn xóa Slide muốn xóa.

Chèn hình ảnh, video, audio

Chèn ảnh

Để chèn hình ảnh, bạn chọn tab Insert sau đó click vào Picture.

Đây là bước chọn hình ảnh bạn muốn chèn vào Slide, sau khi chọn xong bạn nhấn Open.

Chèn video

Bạn tìm đến Insert -> Video -> Chọn tệp video bạn muốn chèn. Ngoài ra, PowerPoint cũng hỗ trợ bạn tính năng chèn clip nghệ thuật trong phần Clip Art Video.

Chèn Audio

Để chèn Audio, bạn có thể tìm đến phần tab Insert -> Audio và sau đó chọn kiểu audio bạn muốn chèn.

Trong đó

• Audio from file: chọn file audio trên máy tính của bạn.
• Clip Art Audio: chọn file audio nghệ thuật.
• Record Audio: Chọn file audio từ thu âm.

Tạo hình với công cụ Shape

Để tạo hình làm cho bài thuyết trình sinh động hơn, bạn tìm đến Insert -> Shapes -> Chọn hình bạn muốn vẽ.

Tiện ích Slide Master

Bước 1: Bạn tìm đến phần View -> Slide Master

Đây chính là những nhánh Slide Master, hãy ấn vào Slide đầu tiên để định dạng cho Slide đó.

Bước 2: Sau khi đã có thể chèn Slide Master, bạn hãy chèn những nội dung mà mình muốn như hình ảnh, khung hình, chỉnh định dạng chữ, chèn hình ảnh, logo… Đây là sự tùy theo nhu cầu của khách hàng mà chúng ta có thể dùng Slide đầu tiên để sử dụng.

Sau khi định dạng xong Slide đầu tiên này, hãy ấn vào Close Master trên thanh công cụ để hoàn thành việc tạo Slide Master.

Bước 3: Lúc này, bản thuyết trình của bạn sẽ trở về tab Home, bạn chọn New Slide sẽ thấy tất cả các slide còn lại đều theo định dạng của Slide Master.

Như vậy là bạn đã thêm Slide Master thành công rồi đó, thật đơn giản phải không nào? Đây là thao tác được xem là hữu dụng và rút ngắn thời gian hơn rất nhiều.

Sử dụng hiệu ứng chuyển Slide và hiệu ứng cho các đối tượng

Hiệu ứng chuyển Slide

Bạn cần chọn đối tượng slide bạn muốn tạo hiệu ứng sau đó tìm đến tab Transition.

Bên dưới sẽ có hàng loạt các hiệu ứng bạn có thể chọn để phù hợp hơn với nội dung của slide.

Hiệu ứng các đối tượng trong Slide

Ở thao tác này, bạn cần chọn đối tượng cần gắn hiệu ứng sau đó tìm đến tab Animations và một loạt hiệu ứng sẽ hiện ra. Bạn có thể chọn lựa để phù hợp với bài thuyết trình của mình.

Ở phần mũi tên trỏ xuống, còn có rất nhiều những hiệu ứng để bạn có thể lựa chọn.

Trong đó, hiệu ứng được chia thành 4 loại:

• Entrance: nhóm này sử dụng cho những đối tượng sẽ xuất hiện.
• Emphasis: nhóm này sử dụng với mục đích là nổi bật slide khi xuất hiện trên slide.
• Motion Paths: nhóm hiệu ứng này tương tự với Emphasis, tuy nhiên đối tượng được chọn sẽ có thể di chuyển theo hướng mình chọn.
• Exit: nhóm hiệu ứng này thường được dùng với những đối tượng sẽ thoát ra khỏi slide.

Hiệu ứng sau khi được tạo thành công sẽ có số thứ tự nhỏ ở góc.

Thêm đường liên kết trong PowerPoint 2016

Có hai loại là liên kết đến trang Web hoặc bạn cũng có thể liên kết đến một slide khác trong cùng một file.

Liên kết trang Web

Bước 1: Sao chép link muốn dán

Bước 2: Sau đó, bạn nhấn chuột phải vào đối tượng cần gán link, sau đó chọn dòng Hyperlink.

Bước 3: Sau khi chọn Hyperlink, sẽ có một hộp thoại xuất hiện, bạn chọn Existing File or Web Page và sau đó Paste đường dẫn vào phần Address, nhấn OK, và xong rồi đó.

Liên kết đến một Slide

Bước 1: Thực hiện tương tự bước 2 của phần trên. Sau đó, chọn mục Place in This Document.  Cùng lúc đó, bạn có thể liên kết bất cứ slide nào bạn muốn nó tìm đến.

Chức năng Trigger trong Slide

Bước 1: Để sử dụng chức năng này, bạn chọn đến phần Insert -> Table

Bước 2: Chỉnh màu cho ô thêm đẹp hơn bằng cách click vào ô vừa hiện ra, sau đó tìm đến phần Design -> Shading -> Chọn màu.

Bước 3:Tiếp tục thao tác này, bạn có thể tạo nhãn số thứ tự câu cho slide bằng cách chọn về tab Home -> Drawing -> Shape Pentagon để có thể vẽ.

Bước 4: Để thay đổi kiểu cho Shape, bạn vào phần Format để chỉnh theo ý mình

Bước 5: Cùng lúc này, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + D để nhân đôi Shape của bạn lên.

Bước 6: Để đảo ngược Shape, hãy vào Format -> Rotate -> Flip Horizontal.

Bước 7: Cũng tương tự thao tác trên, bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A để chọn tất cả các đối tượng, và sau đó nhấn Ctrl + D để nhân đôi các đối tượng.

Bước 8: Chỉ còn tạo thêm câu trả lời nữa là bạn có thể xong phần thiết kế rồi đó.

Bước 9: Sau khi điền câu trả lời, bạn mới di chuyển table để đè lên table cũ. Cơ bản là đã thiết kế xong bố cục của slide trò chơi rồi đó.

Bước 10: Sau khi thiết kế, các bạn có thể thêm hiệu ứng. Tìm đến tab Home -> Select -> Selection Pane…

Bước 11: Khi chọn vào câu hỏi, bạn sẽ biết được tên đối tượng.

Bước 12: Hãy thêm hiệu ứng xuất hiện bằng cách sử dụng Animation -> chọn hiệu ứng.

Sau khi chọn hiệu ứng, hãy bật công cụ Animation Pane để thiết lập hiệu ứng Trigger. Hãy thử click vào table số 1, cửa sổ Animation Pane sẽ có hiệu ứng được tô màu đỏ, hãy click chuột vào hiệu ứng đó và chọn Timing.

Bước 13: Cửa sổ Random Bars xuất hiện, tại tab Timing, bạn chọn Triggers và click vào Start effect on click of.

Ở phần xổ xuống của Start effect on click of, bạn chọn tên nhãn dán câu hỏi để sử dụng tính năng này.

Vậy là bạn đã có thể thiết lập hiệu ứng Trigger rồi đấy. Khi bạn click vào nhãn câu hỏi, thì câu trả lời mới xuất hiện.

Bước 14: Bạn là tương tự thao tác đối với các câu hỏi còn lại. Như vậy là đã có một màn Trigger ấn tượng rồi đó.

Tạo Notes tại phần trình chiếu

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn chế độ Normal. Chế độ này là phù hợp và là chế độ duy nhất bạn có thể tạo ghi chú.

Bước 2: Trên slide đã hiển thị dòng chữ “Click to add notes”. Trong đoạn khung này, bạn có thể tạo Notes một cách nhanh chóng.

Bước 3: Ấn vào viền bên trên, kéo tăng hạ kích thước. Thao tác này cũng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc gõ văn bản.

Bước 4: Hãy viết nội dung cần viết vào trong hộp. Phần này chỉ nên lựa chọn những nội dung ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, tóm gọn ý chính trong bài thuyết trình.

Một lưu ý nho nhỏ, bạn có thể dùng chức năng như: sắp xếp theo thứ tự, căn chỉnh khu vực này sao cho phù hợp nhất. Và tất cả các chức năng khác để có thể thực hiện những chỉ áp dụng cho slide đã chọn ban đầu bạn nhé. Điều này có nghĩa là nó sẽ không áp dụng cho các ghi chú khác. Bên cạnh đó, các ghi chú cũng được in từ menu trong Backstage View.

Điều cần biết khi tạo ghi chú trong Microsoft PowerPoint: Tạo ghi chú chỉ có thể tạo được cho nhiều slide. Tuy nhiên, khi tạo, bạn nên lựa chọn kích thước sao cho phù hợp. Kết hợp với việc căn chỉnh, sắp xếp theo nội dung của chủ đề…

Cách sử dụng PowerPoint 2016 để trình chiếu

Phím tắt

Công dụng

F5
Bắt đầu bài thuyết trình

B hoặc phím dấu chấm (.)
Thay đổi màn hình thành đen trong quá trình trình chiếu, nhấn B một lần nữa để quay lại trình chiếu

Phím W hoặc phím dấu phẩy (,)
Để làm trắng màn hình hoặc trở lại màn hình trình chiếu

Shift+F5
Bắt đầu trình chiếu từ slide hiện tại (phím tắt này hữu ích khi muốn kiểm tra slide hiện tại chạy như thế nào trong bài thuyết trình)

Ctrl + P
Chú thích bằng công cụ Pen trong khi trình chiếu

N hoặc Page Down
Chuyển đến slide tiếp theo trong khi trình chiếu

P hoặc Page Up
Quay trở lại slide trước trong khi trình chiếu

Ecs hoặc phím –
Kết thúc trình chiếu

Shift + F9
Bật/ tắt đường kẻ ô dạng lưới trong slide

S hoặc +
Để bật/tắt chế độ tự động trình diễn

 

Lời kết

Các bạn thân mến! Trong bài viết ngày hôm nay, Openwin.org đã hướng dẫn chi tiết cách sử dụng PowerPoint 2016 nhanh chóng, chuyên nghiệp nhất. Cùng với đó cũng là một số nhưng chia sẻ kinh nghiệm khi sử dụng PowerPoint 2016. Hi vọng các bạn có thể thực hiện thành công những kiến thức trong bài viết này. Cảm ơn các bạn đã quan tâm theo dõi. Đừng quên chia sẻ để có thể nhận được nhiều những bài viết hấp dẫn hơn nhé!