Từ A đến Z các thuật ngữ về tổ chức sự kiện - Palamun Event

Trong bối cảnh hội nhập, nền kinh tế có bước phát triển rực rỡ, tổ chức sự kiện được xem như một công cụ then chốt góp phần to lớn vào chiến lược truyền thông, quảng bá nhãn hàng, thương hiệu. Tùy vào tính chất của từng sự kiện, mức độ lan truyền có thể nhanh chậm khác nhau và hiệu quả sẽ được chứng thực qua nhiều yếu tố. Nhằm cung cấp thêm cho bạn cái nhìn tổng quan về lĩnh vực này, Công ty Palamun Event đưa ra thống kê thuật ngữ tiếng Anh về sự kiện trong list tổng hợp dưới đây. Hy vọng sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích!

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện còn được gọi là quản lý sự kiện. Trong tiếng Anh có cụm từ gần nghĩa nhất là Event Management. Đây là lĩnh vực không còn quá mới đối với cộng đồng. Đặc biệt, giữa bối cảnh nền kinh tế thị trường ngày càng sôi động, các sự kiện được nhiều doanh nghiệp chọn lựa là một hình thức “gặp gỡ và giao tiếp” với khách hàng. Từ đó tìm kiếm hướng phát triển mới trong tương lai.

Các sự kiện hoàn toàn không giới hạn lĩnh vực. Bạn dễ dàng bắt gặp trong thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, cùng các nghi thức liên quan đến văn hóa, xã hội,… Theo đó, khối lượng công việc trong quy trình tổ chức sự kiện bắt đầu từ giai đoạn “thai nghén” ý tưởng cho đến khi kết thúc. Cụ thể thông qua việc lên concept, xây dựng kịch bản, thiết kế, thi công và triển khai sự kiện.

Tại sao cần phải nắm các thuật ngữ chuyên ngành tổ chức sự kiện?

Khi bạn tham gia vào một lĩnh vực nào đó, chắc chắn bạn sẽ phải nắm được thuật ngữ chuyên ngành. Càng phải nói trong trường hợp bạn xác định sẽ trở thành chuyên gia hay ít nhất sẽ gắn bó với lĩnh vực đó trong một thời gian nhất định, thì việc tìm hiểu luôn là việc bắt buộc.

Ngành tổ chức sự kiện nghe qua tưởng chừng chỉ là các hoạt động tập trung sôi nổi, nhưng thực chất, mỗi một bước đi đều được tính toán kỹ càng. Bạn sẽ khó đạt được mục đích nếu chưa hiểu tận tường về công việc mình đang thực hiện.

Palamun Event xin đưa ra 2 lý do cơ bản để bạn hiểu rõ hơn về các thuật ngữ trong lĩnh vực này:

Nắm được quy trình tổng quan

Trong ngành tổ chức sự kiện, công việc tính theo từng dự án. Có khi bạn phải dốc sức hết mấy tháng ròng để chuẩn bị. Các dự án thông thường đều đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Đơn cử giải trí, văn hóa, kinh doanh, thương mại,… Quy mô và chiến lược chắc chắn sẽ có nhiều khác biệt. Nhưng tựu trung, mục tiêu chung vẫn là thu hút được sự chú ý của khách hàng, khuếch trương danh tiếng và phục vụ cho việc làm ăn lâu dài.

Theo đó, chắc chắn sẽ có một “trục” làm nền tảng để dễ dàng phân chia các hạng mục công việc và bổ sung lực lượng để theo sát tiến độ. Theo Palamun Event, có 8 bước cơ bản như sau:

Nghiên cứu:

về chủ đề, thông điệp, đối tượng khách mời, thời gian, ngân sách,…;
Xây dựng concept:

lấy cảm hứng từ khảo sát thực tế, không gian, thời gian và những liên tưởng từ đời sống xung quanh;
Thiết kế:

cụ thể hóa những ý tưởng thành đầu việc;
Lập kế hoạch:

nhân lực, trang thiết bị, vận chuyển, ngân sách dự kiến, lường trước rủi ro;
Thực thi:

điều động nhân lực hoặc liên hệ đến những

công ty tổ chức sự kiện

uy tín để chuẩn bị chu đáo cho các hạng mục;
Dàn dựng:

bao gồm sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, các phương tiện trang trí,… Tất cả nên được liệt kê trong một bản tổng hợp để kiểm soát tiến độ;
Giám sát và điều chỉnh nhân lực:

hạn chế tối đa các phát sinh;
Kết thúc:

rà soát công tác tổ chức và rút kinh nghiệm, đồng thời thanh lý hợp đồng với đối tác.

Thuận tiện trao đổi và triển khai công việc

Chắc chắn người trong ngành sẽ hiểu được các thuật ngữ liên quan đến công việc. Do đó, họ sẽ dễ dàng giao tiếp với nhau. Thử cho một người “ngoại đạo” tham gia tổ chức sự kiện, chắc chắn bạn sẽ phải có một buổi training để giải thích đầu đuôi các bước, việc nên làm, việc không nên làm. Tất nhiên, bạn cũng không thể giao một đầu việc có mức độ quan trọng cao cho các đối tượng này. Vì hiểu biết chưa sâu, kinh nghiệm chưa vững thì khi nắm chính một dự án họ có thể đưa đến nhiều nguy cơ lệch khỏi kế hoạch ban đầu.

Có thể nói, thuật ngữ là điều kiện bắt buộc bạn phải nắm bài bản trước khi “ra nghề”. Việc học thuật ngữ có thể qua lý thuyết hoặc nhiều lần làm phụ tá, cọ xát thực tế đối với những bạn trẻ có đam mê với ngành sự kiện. Còn riêng khách hàng, thuật ngữ là một bầu trời mới mẻ, đưa đến cho bạn nhiều hình dung về lĩnh vực này. Ví dụ như những khó khăn, thuận lợi, niềm vui và những thách thức mà bản thân người tổ chức sự kiện cần vượt qua để trở thành chuyên gia đúng nghĩa.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách viết Proposal Event sáng tạo thu hút

Từ điển thuật ngữ về tổ chức sự kiện từ A đến Z

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ A

A&B

Bản tóm tắt về phòng nghỉ và bữa sáng, dùng cho các địa điểm họp

Advance Registration

Phiếu đăng ký đặt chỗ ngay trước khi sự kiện được tổ chức thay cho email, điện thoại, internet hoặc fax

Agency

Công ty truyền thông

Agenda

Lịch trình sự kiện, giống như cấu trúc kịch bản chương trình

Alacarte

Kiểu thực đơn cho bữa ăn gọi món lẻ mà khách hàng tùy ý gọi theo sở thích của mình. Các món trong thực đơn đa phần được chuẩn bị theo gu của từng khách

Artistic director

Chỉ đạo nghệ thuật

Attendees

Người tham dự

Audio Conferencing

Dùng cho các hội nghị, hội thảo với bên thứ 3 ở bên ngoài có thể tham dự qua đường line điện thoại hoặc analog dưới hình thức tiếp nhận thông tin 1 chiều hoặc tương tác

Audio Visual Aids

Phụ kiện nghe nhìn

Auditorium

Khán phòng biểu diễn

AV system (Audio Visual System)

Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ B

B&B

Bed and breakfast

B2B

Business to business

B2C

Business to consumer

Back Curtain

Màn che cánh gà

Backstage

Hậu trường

Badge

Huy hiệu, phù hiệu, thẻ

Baffle

Vách ngăn

Banquet event order (BEO)

Bản liệt kê một cách vắn tắt các vật dụng chuẩn bị cho event về trang thiết bị, đồ ăn thức uống,…

Banquet hall

Phòng tiệc lớn

Banquet room

Phòng tiệc

Black electrical tape

Băng keo đen quấn dây điện

Brief

Yêu cầu của khách hàng được tổng hợp ngắn gọn và đầy đủ nhất

Bubble machine

Máy thổi bong bóng xà phòng

Budgetary philosophy

Bản tính toán tài chính

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ C

Cash Bar

Nơi trả tiền khi khách sử dụng quầy nước phục vụ có tính phí

Caterer

Một cá nhân hay công ty (được đào tạo bài bản) được thuê để cung cấp dịch vụ thực phẩm cho sự kiện

Celebrity

Các khách mời là người nổi tiếng

Central Console

Trung tâm điều khiển âm thanh, ánh sáng

Classroom Style

Sắp xếp bàn ghế theo kiểu lớp học

Client

Khách hàng

Commission

Tiền hoa hồng

Compensation

Bồi thường

Concurrent session

Các phần khác nhau trong sự kiện nhưng diễn ra cùng 1 lúc

Conference Centre

Khu vực dành cho các buổi hội thảo, thuyết trình

Conference Pack

Thông tin của buổi họp, hội thảo, bao gồm: bản đồ, lịch trình, kịch bản sự kiện, thông tin liên lạc thường được phát ngay trước sự kiện

Confetti cannon

Máy bắn kim tuyến

Confirmation

Xác nhận

Contingency Plan

Kế hoạch dự phòng

Contingency plan

Kế hoạch sơ cua có thể thay thế kế hoạch ban đầu nếu có thay đổi bất ngờ

Corkage

Lệ phí khi sử dụng rượu riêng tự mang theo tại nhà hàng, khách sạn

Corner booth

Gian hàng ở góc, có ít nhất 2 mặt trở lên

Crew

Nhóm

Crowd control

Bản hướng dẫn di chuyển một cách có trật tự tránh

Cue

Tín hiệu để nhắc trước cho người biểu diễn, ca sĩ hoặc nhân viên kỹ thuật âm thanh, ánh sáng

Chair cover

Khăn phủ ghế

Charter

Cho thuê hoặc cung cấp, áp dụng với những sự kiện liên quan đến máy bay, tàu thuyền

Check In

Kiểm tra khách đến tham dự

Check list

Danh sách các hạng mục, đầu việc cần thực hiện

Check Out

Khi khách ra về

Chevron

Cách sắp xếp bàn ghế theo hình chữ V

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ D

DB&B

Dinner, bed and breakfast

Deadline

Thời hạn

Delegate

Đại biểu, khách VIP

Die cut

Bế (cắt theo khuôn)

Director

Đạo diễn

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ E

Electrical confetti

Pháo sáng dùng trên sân khấu

Electrical hookup

Đi dây điện

Electrical outlet

Chỗ cắm điện

Emcee (MC)

Người dẫn chương trình

Emergency action plan

Kế hoạch hành động khẩn cấp, đối phó rủi ro, như cháy, ngộ độc thực phẩm, bị đánh bom…

Event Agenda

Kịch bản chương trình

Event Coordinator

Điều phối sự kiện

Event Executive

Điều hành sự kiện

Event Manager

Quản lý sự kiện

Event planner

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Event Supervisor

Giám sát sự kiện

Event venue

Địa điểm tổ chức sự kiện

Exhibition

Triển lãm

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ F

F&B (Food & Beverage)

Đồ ăn, thức uống

Feedback

Thông tin phản hồi, hoặc âm thanh bị chói do micro tác động đến loa trong kỹ thuật âm thanh

Final version

Phiên bản cuối cùng

Flashlight

Đèn flash

Flipchart

Cái chân đế để những tờ giấy khổ A2 cho việc thuyết trình và lật được như lịch treo tường

Floor Plan

Sơ đồ sắp xếp bàn ghế, đường đi, sân khấu

Follow light

Đèn follow, đèn chiếu tập trung công suất lớn dùng cho sân khấu

Follow spotlight

Đèn polo điều khiển bằng tay tập trung chiếu theo vật cần chiếu

Follow-up

Các hoạt động xảy ra sau event nhằm đánh giá và rút kinh nghiệm

Foyer

Cái sảnh

Front screen projection

Chiếu trước, dùng projector đặt trước màn hình và chiếu thẳng lên màn hình

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ G

Gala dinner

Tiệc liên hoan, ăn uống vào buổi tối

Generator

Máy phát điện

Gooseneck

Giá đỡ trên cái bục phát biểu để đặt mic, có thể điều chỉnh ngắn dài tuỳ ý

Greeting gate

Cổng chào

Group Booking

Đặt chỗ, đặt phòng cho 1 nhóm người

Guest

Khách tham dự sự kiện

Guiding board

Bảng chỉ dẫn đến nơi tổ chức sự kiện

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ H

Head Table

Bàn VIP

Herringbone Style

Cách sắp xếp bàn ghế theo kiểu xương cá

Hidden cost

Chi phí ngầm

Hollow Square Style

Cách sắp xếp bàn ghế hình vuông, với ghế ở bên ngoài, rỗng bên trong dùng trong họp hội nghị

Honored guest

VIP phát biểu tại event, nhưng không phải người tham dự

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ I

In house hoặc indoor event

Sự kiện trong nhà

Indirect cost

Chi phí gián tiếp hay còn gọi là overhead cost

Industrial marquee

Nhà bạt công nghiệp

In-kind

Việc đóng góp hàng hóa, vật chất không liên quan đến tiền, có ý nghĩa như tài trợ

Inside booth hay Inline booth

Khoảng không gian dành để trưng bày trong 1 gian hàng

Installation

Việc lắp đặt

Invoice

Hóa đơn

Island booth

Gian hàng có nhiều hơn 4 mặt

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ K

Key Moment

Khoảnh khắc chính của chương trình

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ L

Lanyard

Dây đeo ở cổ, dùng để treo cái badge (thẻ)

Lapel Microphone

Micro cài áo

Laser Pointer

Bút laser, thường sử dụng trong hội thảo, hội nghị cho việc thuyết trình

Lav mic (lavalier microphone, hay pendant mic, necklace mic, lapel mic)

Micro không dây tí hon đeo ở cổ hoặc cổ áo

LCD

Liquid Crystal Display

Lectern

Bục phát biểu

Lectern/podium

Bục để tài liệu phát biểu trên sân khấu

LED

Màn hình led, đèn led,… sử dụng rất ít điện, có thể tùy biến màu sắc hoặc hiển thị hình ảnh

Liability

Trách nhiệm pháp lý, liên quan đến các thiệt hại hay thương vong

Light bulb

Bóng đèn tròn

Live statue

Nhân tượng (do người thật hóa trang)

Logistics

Những việc cần thực hiện để đảm bảo việc quản lý hiệu quả các vật dụng, thông tin và con người

Lost and found place

Nơi nhận đồ mất

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ M

Marketing/Publicity Manager

Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện

Marquee

Nhà bạt lớn, hộp đèn chữ chạy

Marshalling yard

Nơi xe tải có thể vào và đợi trước khi chuyển hàng vào khu vực triển lãm

Masking drapes

Vải dùng để phủ kho chứa và những khu vực ko muốn mọi người nhìn vào

Master of the Ceremonies

MC – Người dẫn chương trình

Master Plan

Kế hoạch sự kiện tổng thể

Move – in/move – out

Quy trình dựng lên 1 triển lãm/quy trình tháo dỡ

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ N

Networking

Hoạt động kết nối những người tham dự sự kiện

Name tags

Thẻ đeo

Non-Transferable

Không chuyển đổi từ tên người này sang tên người khác, thường áp dụng cho vé vào sự kiện

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ O

On-site

Tại nơi diễn ra event

Onsite registration

Đăng ký ngay tại chỗ tại nơi diễn ra event hoặc ngày diễn ra event, khác với pre-registration – đăng ký trước

Open Bar

Nơi cung cấp đồ uống miễn phí

Out house hoặc outdoor event

Sự kiện ngoài trời

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ P

Peninsula booth

Gian hàng kép gồm ít nhất 2 gian với vách ngăn ở 3 mặt, có 1 mặt gắn với các gian khác

Place cards

Vật chỉ dẫn dành để ghi tên khách tham dự, để trên bàn, thường có dạng cards

Plenary assembly

Phiên họp toàn thể

Plywood

Ván ép

Post event meeting

Họp sau chương trình

Power drop

Nơi đặt đầu ra của điện (để phục vụ cho việc cung cấp điện đến các thiết bị cần thiết)

Power plug/power splitter

Ổ chia điện

PPM (Pre-Production Meeting)

Là cuộc họp triển khai, công bố kế hoạch sản xuất bao gồm client, agency, producer và director trước ngày sự kiện

Pre event meeting

Họp trước chương trình

Press Kit hoặc Media Kit

Bộ tài liệu sử dụng trong các buổi họp báo dành cho các phóng viên, nhà báo, bao gồm các tài liệu như: thông cáo báo chí, thông tin sản phẩm, thương hiệu

Press Release hoặc Media Release

Thông cáo báo chí

Print broker

Người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến in ấn

Projector

Thiết bị trình chiếu (máy chiếu)

Proposal

Nội dung, kế hoạch tổng thể về chương trình

Physical requirements

Những yêu cầu liên quan đến kiến trúc, bài trí, nhiệt độ,… để đáp ứng yêu cầu của 1 event

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ Q

Q&A (Question & Answers)

Hỏi đáp

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ R

Reader board

Bảng thường hay bảng điện tử liệt kê các event trong ngày tại địa điểm

Ready room

Phòng để gặp gỡ, nghỉ ngơi, test âm thanh ánh sáng hay chuẩn bị trước và trong event

Rear Projection

Máy chiếu sau

Rear screen projection

Chiếu sau, dùng projector đặt sau màn hình và chiếu phía sau màn hình, cách này để tránh các chướng ngại vật lướt qua projector khi chiếu trước màn hình

Red rope barrier

Vật chắn dùng để ngăn các khu vực, nối với nhau bằng các dây nhung đỏ

Rehearsal

Tổng duyệt, chạy thử chương trình

Rider

Chi phí chi trả hoặc sự đáp ứng các yêu cầu cho nghệ sĩ bên ngoài hợp đồng, để họ đến diễn trong event, bao gồm chi phí đi lại, ăn uống, yêu cầu về sân khấu

Rigger hoặc Rigging Specialist

Kỹ sư hoặc những người có chuyên môn về lắp ráp thiết bị trên cao

Risk

Rủi ro

Rounds

Bàn tiệc tròn, thường ngồi 8 – 10 người

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ S

Scoop light

Đèn follow đảo

Script

Kịch bản

Schedule

Tiến độ

Serpentine Tables

Bàn cong

Site plan

Sơ đồ địa điểm

Siteboard

Bảng điều khiển

Sitecheck

Khảo sát địa điểm

Soundproof wall

Tường cách âm

Spotlight

Ánh sáng được sử dụng để chiếu sáng 1 người biểu diễn

Sprinkler system

Hệ thống phun nước

Stage platform

Sàn sân khấu

Stagehand

Người làm việc ở hậu trường. VD: Setup đạo cụ biểu diễn, cảnh sân khấu.

Standby

Mọi thứ đã sẵn sàng, đã vào vị trí

Staple gun

Máy dập kim, để dập bìa, ván ép

Streamer

Người phát trực tiếp

Strip light

Đèn huỳnh quang

Strobe light

Đèn cân lửa (chớp chớp như đèn cấp cứu)

Supplier

Nhà cung cấp

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ T

Tablecloth

Khăn trải bàn

Tarp

Vải bạt

Turnover

Tái setup lại căn phòng theo 1 kiểu khác, ví dụ chuyển từ phòng họp sang phòng tiệc

Theatre Style

Setup vị trí ngồi theo dạng nhà hát

Theme event

Event có chủ đề, trong đó đồ ăn, design, giải trí đều theo 1 mô típ riêng

Three prong converter

Ổ cắm 3 chấu

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ U

U- Shape Style

Setup vị trí ngồi hình chữ U

Usher

Người dẫn chỗ

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ V

VAT

Thuế giá trị gia tăng (10% giá trị hợp đồng)

Vegan

Đồ ăn chay

Venue

Địa điểm, nơi sự kiện sẽ diễn ra

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ W

Waitlist

Danh sách chờ

Walkie talkie

Bộ đàm

Wings

Cánh gà sân khấu

Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event hân hạnh mang đến cho bạn những kiến thức bổ ích thông qua bài viết này. Hy vọng các thông tin tổng hợp trên đây sẽ mang đến cho bạn góc nhìn cụ thể hơn về ngành, từ đó thuận tiện trao đổi, ký kết hợp đồng khi thực hiện dự án. Mọi chi tiết thắc mắc xin liên hệ: hotline: 08 66 48 11 15 (gặp Mr. Don) hoặc 09 06 41 25 68 (gặp Mr. Thu Trần). Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp mọi thắc mắc của bạn!

Từ A đến Z các thuật ngữ về tổ chức sự kiện – Palamun Event