Top 3 mẫu file excel quản lý thu chi công ty hiệu quả cho doanh nghiệp
Nội Dung Chính
1. Ưu và nhược điểm khi quản lý thu chi bằng file Excel?
Ưu và nhược điểm khi quản lý thu chi bằng file Excel
Quản lý thu chi bằng excel sẽ giúp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bên cạnh đó cũng có những hạn chế mà doanh nghiệp cần nắm để đưa ra quyết định phù hợp.
Ưu điểm khi quản lý thu chi bằng Excel:
- Excel là công cụ sử dụng hoàn toàn miễn phí, bạn chỉ cần cài đặt vào máy tính là đã có thể sử dụng để quản lý thu chi.
- Sử dụng excel quản lý thu chi giúp bạn dễ dàng thống kê dữ liệu và tìm kiếm thông tin nhanh chóng nhờ việc các dữ liệu được trình bày rõ ràng theo hàng và cột của bảng tính.
- Bạn có thể cài đặt hàm tính cho file quản lý thu chi, khi nhập liệu thông tin mới vào ô có điều kiện đó thì kết quả sẽ được tính toán tự động với độ chính xác cao.
Nhược điểm khi quản lý thu chi bằng Excel:
- Excel không có tính bảo mật cao, dễ bị mất vì virus máy tính hoặc nếu máy tính hỏng thì không thể thu hồi dữ liệu.
- Khi sử dụng excel bạn cần hiểu rõ về các hàm tính của excel vì các hàm này cần được thực hiện đúng, nếu không sẽ dẫn tới sai sót, nhầm lẫn khi báo cáo.
- Không có tính linh động cao, không thể sử dụng online được vì bạn chỉ có thể thao tác khi có máy tính mà.
TẢI FILE QUẢN LÝ THU CHI NGAY
2. Những nội dung cần có trong file quản lý thu chi
Những nội dung cần có trong file quản lý thu chi
Nội dung File Excel quản lý thu chi công ty cụ thể được chia thành 4 bảng:
- Tổng hợp thu tiền
- Tổng hợp chi tiền
- Phiếu thu
- Phiếu chi
Về bảng tổng hợp thu tiền & chi tiền bao gồm các cột thông tin:
- Chứng từ (số, ngày tháng)
- Họ và tên
- Địa chỉ
- Diễn giải
- Tài khoản phát sinh (Có, Số tiền)
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Ngày hóa đơn
- Tên người bán
- Mã số thuế người bán
- Mặt hàng
- Doanh số
- Thuế suất
- Thuế GTGT
Về phiếu thu & phiếu chi, cần cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản về Họ tên, Địa chỉ, Lý do nộp, Số tiền (Bằng chữ) và kèm theo chứng từ.
3. Một số hàm chính được sử dụng để tính thu chi cho công ty
Để có thể sử dụng Excel thành thạo khi quản lý thu chi, bạn cần phải biết cách sử dụng các hàm tính toán khác nhau. Có một số hàm tính cơ bản mà bạn cần nắm rõ như sau:
Tên hàmÝ nghĩaSUMDùng để tính tổng từ 2 ô trở lên, ví dụ: =SUM(B1,B2,B3).SUMIFDùng để tính tổng từ 2 ô trở lên và có kèm theo điều kiện cụ thể nào đó, ví dụ: =SUMIF(B2:B9,”<10”)COUNTDùng để đếm số ô, ví dụ: =COUNT(B1:B10)COUNTIFDùng để đếm số ô và có kèm theo điều kiện cụ thể nào đó, ví dụ: =COUNTIF(B1:B10,”>10”)CONCATENATEDùng để kết hợp các ô lại với nhau thành 1 cột hay hàng đều được, ví dụ: =CONCATENATE(C1,C2,C3) hoặc =CONCATENATE(A1,B1,C1)AVERAGEDùng để tính trung bình cho các ô, ví dụ: =AVERAGE(B11:B20)VLOOKUPDùng để tìm thông tin trong một bảng hoặc dải ô theo hàng, ví dụ: =VLOOKUP(B3,B2:E7,2,FALSE)IF ERRORCó thể sử dụng hoặc không, vì hàm này dùng để bẫy lỗi #N/A làm cho file Excel quản lý chuyên nghiệp hơn.
4. Cập nhật 3 mẫu file excel quản lý thu chi công ty mới nhất
Nhìn chung các bước quản lý thu chi công ty bằng excel rất đơn giản tuy nhiên bạn cần đầu tư thời gian để nghiên cứu và thiết kế một template phù hợp với doanh nghiệp mình. Haravan sẽ chia sẻ với bạn 3 mẫu template quản lý thu chi thông dụng, được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay.
5. Quản lý thu chi chính xác, hiệu quả bằng phần mềm
Đối với những doanh nghiệp nhỏ, lịch sử giao dịch thu chi ít có thể sử dụng file excel để quản lý. Tuy nhiên khi giao dịch, công nợ của công ty ngày càng nhiều thì phần mềm quản lý thu chi Haravan sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính chính xác và hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý thu chi, công nợ và tài chính bán hàng Haravan
Quản lý sổ quỹ thu chi:
- Ghi lại tất cả giao dịch thu chi chi tiết, rõ ràng từ tiền thu của khách hàng, chi phí trả nhà cung cấp đến các khoản tiền thu và chi bên ngoài giúp quản lý chặt chẽ tránh thiếu sót và dễ dàng tìm kiếm, phân loại giao dịch thu chi với bộ lọc nâng cao.
- Quản lý sổ quỹ thu chi bán hàng theo nguồn tiền mặt, ngân hàng, thanh toán online trên từng chi nhánh hoặc cửa hàng để cân đối, quản lý tài chính nội bộ cho doanh nghiệp tốt hơn.
- Thống kê biến động tài chính theo từng khoảng thời gian nhất định: Số dư ban đầu, Tổng thu, Tổng chi và Số dư cuối kỳ.
Quản lý công nợ:
- Theo dõi công nợ nhà cung cấp: theo dõi được khoản nợ phát sinh và khoản nợ đã trả đối với từng Nhà cung cấp theo khoảng thời gian nhất định, khoản nợ nào cần ưu tiên trước để điều phối dòng tiền hợp lý. Đồng thời phần mềm quản lý công nợ Haravan tự động ghi nhận phiếu thu chi khi thanh toán nợ.
- Đối soát công nợ nhà vận chuyển: Haravan hỗ trợ nhà bán kết nối và tích hợp hơn 15 nhà vận chuyển, đẩy đơn tự động và theo dõi đơn hàng, đối soát công nợ nhà vận chuyển dễ dàng ngay trên phần mềm Haravan. Tất cả các giao dịch thu hộ (COD) phát sinh trên hệ thống Haravan sẽ được Haravan ghi lại giúp bạn dễ dàng thống kê chi tiết và đối soát khi đến kỳ thanh toán.
Báo cáo kết quả kinh doanh:
- Biểu đồ báo cáo trực quan: tất cả mọi thông tin bán hàng, thu chi, công nợ, tài chính… được thể hiện qua các biểu đồ chi tiết, trực quan giúp chủ shop có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình bán hàng và quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả hơn.
- Nắm bắt mọi số liệu kinh doanh: toàn bộ số liệu kinh doanh như Doanh thu, Chi phí, Lợi nhuận, Công nợ, Thu Chi…được phản ánh qua các báo cáo định kỳ trên phần mềm quản lý tài chính Haravan giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và thất thoát khi dùng sổ sách hay ghi chép thủ công, đặc biệt khi lượng giao dịch tăng đột biến.
6. Kết luận:
Trên đây là 3 mẫu file excel quản lý thu chi công ty và những công thức thường được sử dụng để tính thu chi nhanh chóng. Quản lý thu chi bằng file excel sẽ giúp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp tuy nhiên vẫn còn những hạn chế nếu như có quá nhiều dữ liệu cần xử lý. Hãy tham khảo ngay phần mềm quản lý thu chi, tài chính, công nợ Haravan để giúp đạt được hiệu quả tốt hơn. Chúc các bạn thành công!
Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp hỗ trợ kết nối với các sàn TMĐT lớn như Lazada, Shopee & Tiki giúp bạn triển khai bán hàng đa kênh thuận tiện và tiết kiệm thời gian hơn. Ngoài ra còn hỗ trợ doanh nghiệp các báo cáo tổng thể về hàng tồn kho, quản lý đơn hàng… giúp nhà quản lý dễ dàng nhận biết doanh thu đến từ kênh nào nhiều nhất để từ đó có những thay đổi hợp lý hơn cho doanh nghiệp.
Quản lý thu chi luôn là công việc khiến nhiều chủ shop đau đầu vì khi xảy ra sai sót thường mất rất nhiều thời gian để đối soát và chỉnh sửa. Một trong những cách quản lý thu chi nhanh chóng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn đó là quản lý bằng file excel. Bài viết hôm nay Haravan sẽ chia sẻ với bạn top 3 mẫu file excel quản lý thu chi công ty hiệu quả, giúp hạn chế những sai sót khi thực hiện.
