Tôi có được lấy lại hồ sơ xin việc khi nghỉ việc không? Công ty không trả lại hồ sơ xin việc cho NLĐ có bị phạt không?

Công ty có phải trả lại hồ sơ xin việc của người lao động khi người lao động nghỉ việc không?

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động (NSDLĐ) khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

“3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.”

Theo quy định này thì NSDLĐ phải trả lại các bản chính các loại giấy tờ, trong đó bao gồm bản chính các giấy tờ trong hồ sơ xin việc của người lao động (NLĐ). Tuy nhiên, NSDLĐ chỉ có trách nhiệm trả lại cho NLĐ bản chính các giấy tờ mà NLĐ đã nộp, không đặt ra yêu cầu đối với bản sao. Cho nên, đối với các hồ sơ bản chính thì bạn có quyền yêu cầu công ty trả lại cho bạn.

Ngoài việc NLĐ yêu cầu trả lại bản chính các loại giấy tờ thì NLĐ còn có thể đề nghị NSDLĐ cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc để phục vụ cho quá trình làm việc sau này tại công ty mới. 

Hồ sơ xin việc

Người sử dụng lao động không trả lại hồ sơ xin việc cho người lao động có bị phạt không?

Trường hợp NSDLĐ cố tình giữ lại hồ sơ, giấy tờ như quy định trên của NLĐ nhằm gây khó dễ cho NLĐ, NSDLĐ đó sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động cụ thể theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

“2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Sửa đổi thời hạn của hợp đồng bằng phụ lục hợp đồng lao động; không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền cho người lao động theo quy định của pháp luật khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật; không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; không cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo một trong các mức sau đây:

a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.”

Như vậy, khi NSDLĐ vi phạm thì tùy thuộc vào số lượng NLĐ mà sẽ có mức xử phạt cụ thể từ 01 triệu lên đến 20 triệu đồng.

Mức phạt nói trên được dành cho người sử dụng lao động là cá nhân vi phạm, còn tổ chức vi phạm sẽ bị phạt gấp đôi số tiền như trên (theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Công ty không trả lại hồ sơ xin việc cho NLĐ ngoài bị phạt tiền còn bị phạt gì nữa không?

Theo quy định thì đối với hành vi vi phạm này NSDLĐ ngoài bị phạt tiền thì không bị áp dụng các hình thức xử phạt bổ sung nào khác, tuy nhiên sẽ phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả, cụ thể theo điểm b khoản 4 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định:

“Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật quy định tại khoản 2 Điều này”

Như vậy, bạn được lấy lại hồ sơ xin việc công ty cũ (hồ sơ bản chính) sau khi nghỉ việc để xin vào công ty mới. Trong trường hợp nếu công ty không trả lại hồ sơ, văn bằng gốc cho người lao động thì người lao động có thể làm đơn khiếu nại gửi đến giám đốc công ty để giải quyết.