Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện tối ưu - Kiến Thức Cho Người lao Động Việt Nam

Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ vô cùng phổ biến trong kinh doanh có vai trò giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng tiếp cận khách hàng và quảng bá sản phẩm đến với người tiêu dùng. Tuy nhiên, để triển khai tổ chức một sự kiện diễn ra hiệu quả, thành công thì lại cần rất nhiều yếu tố về mặt kinh nghiệm, thời gian hay ngân sách triển khai…và chắc chắn là không hề dễ dàng.

Chính vì vậy, để có thể hiểu rõ hơn về tổ chức sự kiện là gì cũng như làm sao để một sự kiện luôn mang lại giá trị và đạt được thành công vang dội thì mọi người hãy xem ngay nội dung bài viết được Bizfly triển khai dưới đây.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là quy trình tổ chức các công việc nhằm đảm bảo cho sự kiện diễn ra tốt đẹp theo đúng kịch bản và thành công nhất. Những công việc này bao gồm: lên ý tưởng, viết kịch bản, thiết kế, hậu cần, thi công thực hiện, tổ chức và giám sát cho đến khi sự kiện kết thúc.

Tổ chức sự kiện hướng đến mục đích truyền tải thông điệp ý nghĩa đến công chúng hoặc khách hàng nhằm quảng bá hình ảnh và định vị thương hiệu. Đây còn là cơ hội để công ty/doanh nghiệp tạo được thiện cảm với khách hàng và mở rộng cánh cửa thị trường lẫn doanh thu.

.Sự kiện là gì

Sự kiện là gì?

Sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích của một cá nhân hoặc tổ chức nhằm thu hút lượng lớn người tham gia để truyền đạt một thông điệp cụ thể nào đó. Các sự kiện này thường được tổ chức ở một thời gian và địa điểm nhất định. Các sự kiện thường đa dạng trong mọi lĩnh vực như: Công tác truyền thông (các cuộc thi, sự kiện thời trang, các giải bóng đá,…); các sự kiện mang ý nghĩa gia đình, cá nhân (tiệc cưới, thôi nôi, sinh nhật,…) hoặc các hoạt động marketing, thương mại (lễ bàn giao sản phẩm, ra mắt sản phẩm, các hội nghị, lễ khai trương,…)

Vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện đóng góp những vai trò to lớn vào các chiến dịch marketing quảng bá sản phẩm và nâng tầm thương hiệu doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

Hỗ trợ quảng bá, nâng tầm thương hiệu cũng như các chiến dịch marketing tiếp thị
Tạo sự quan tâm, chú ý và tạo ấn tượng với công chúng, truyền thông và đặc biệt là khách hàng mục tiêu
Tổ chức sự kiện Góp phần quảng bá sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp và tạo ra cơ hội để thúc đẩy doanh thu
Mở rộng và nhân rộng khách hàng, đối tác để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp
Hỗ trợ đánh bóng tên tuổi cho doanh nghiệp và sản phẩm/dịch vụ.
Trợ giúp công ty/doanh nghiệp xây dựng hình ảnh truyền thông để nâng tầm thương hiệu cho sản phẩm, dịch vụ
Thay đổi hoặc cải thiện nhận thức của công chúng, giới truyền thông và khách hàng với thương hiệu hoặc sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện giúp tối ưu, gia tăng hiệu ứng truyền thông để tạo ra dấu ấn cảm xúc giữa thương hiệu và khách hàng
Hỗ trợ tiếp thị, bán hàng và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi trên mọi kênh phân phối

Vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp

Có thể bạn quan tâm: Định vị thương hiệu là gì? 9 phương pháp giúp doanh nghiệp định vị thương hiệu

Quy trình 3 bước tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả

Để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, đẳng cấp và đảm bảo thành công rực rỡ doanh nghiệp cần nắm vững quy trình thực hiện. Dưới đây là 3 giai đoạn quan trọng nhất khi làm sự kiện mà doanh nghiệp cần nắm vững:

Giai đoạn 1: Trước sự kiện

Các công việc cụ thể của giai đoạn trước khi tổ chức sự kiện bao gồm:

Thu thập thông tin và lấy ý kiến về các hạng mục của sự kiện như: Mục đích, ngân sách, số lượng khách mời, quy mô, nhân lực, địa điểm, thời gian, các vật dụng cần có,…
Lên kế hoạch – ý tưởng sự kiện và phương án dự phòng
Lập bảng phân chia công việc tổ chức sự kiện cho nhân sự
Tiến hành quảng bá, truyền thông cho sự kiện như: Thiết kế ấn phẩm, gửi thiệp,…

Giai đoạn 2: Khi thực hiện sự kiện

Giai đoạn thực hiện tổ chức sự kiện cần trải qua những công việc trọng tâm sau:

Lắp đặt vật tư: Trang trí sân khấu, âm thanh, ánh sáng,… và kiểm tra lần cuối
Đón tiếp công chúng, khách mời, đối tác và tiến hành khai mạc
Quản lý, điều hành và điều tiết các chương trình tổ chức sự kiện cũng như đội ngũ hậu cần để đảm bảo tiến độ theo đúng kịch bản.
Tổ chức các hoạt động: Ăn uống, lưu trú, vận chuyển hoặc phụ trợ trong sự kiện
Xác định tệp công chúng tiềm năng của sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả

Giai đoạn 3: Sau sự kiện

Sau chương trình, đơn vị tổ chức sự kiện cần thực hiện các công việc sau để khuếch đại giá trị thương hiệu và thúc đẩy doanh số:

Tiến hành xúc tiến truyền thông để quảng bá trong sự kiện
Xây dựng mối quan hệ với các bên dịch vụ và nhà cung cấp
Giải quyết các vấn đề về kinh phí tổ chức sự kiện cũng như các sự cố hoặc thiếu sót
Chăm sóc khách hàng để xây dựng cảm tình tốt đẹp
Ngoài ra, cần tiến hành tổng kết, báo cáo và đánh giá lại quá trình thực hiện sự kiện để rút kinh nghiệm

LƯU Ý: Quy trình trên chỉ mang tính chất tương đối, đơn vị tổ nên căn cứ vào mục đích và loại hình sự kiện để đưa ra quy trình chuẩn nhất.

Các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay

Theo thống kê, hiện đang có khoảng 28 loại hình sự kiện được tổ chức phổ biến nhất. Những sự kiện đó bao gồm:

Activation event: Sự kiện kích hoạt thương mại như: trải nghiệm sản phẩm, phát sampling, roadshow event,…
Business event: Các sự kiện kinh doanh
Press release: Hoạt động Pr hoặc thông cáo báo chí
Sports events: Các sự kiện liên quan đến thể thao (bóng đá, Olympic, FIFA, đua xe công thức 1,…)
Shopper event: Loại hình tổ chức sự kiện về mua sắm như giảm giá, ưu đãi,…
Corporate events: Các sự kiện tri ân, tiệc cuối năm, mừng ngày thành lập,… của doanh nghiệp.
Exhibition events: Sự kiện trưng bày, triển lãm, ra mắt sản phẩm,…
Fundraising events: Các sự kiện, hoạt động gây quỹ từ thiện
Festival events: Là loại hình tổ chức sự kiện: Liên hoan, lễ hội,….
Trade fairs: Những hội chợ thương mại
Sales events: Sự kiện bán hàng
Government events: Các sự kiện chính trị của cơ quan chính phủ hoặc nhà nước
Concerts: Đêm nhạc, buổi nhạc hòa tấu, liveshow,…
Product brand events: Những sự kiện về sản phẩm và thương hiệu
Entertainment events: Tổ chức Sự kiện liên quan đến giải trí (ca nhạc, hòa nhạc, lô tô,…)
Meetings: Sự kiện gặp gỡ, họp mặt qua online hoặc offline
Movie events: Những sự kiện liên quan đến lĩnh vực điện ảnh
Conferences: Hội thảo
Conventions: Hội nghị
Workshops: Các buổi chia sẻ kiến thức về lĩnh vực nào đó
Seminars: Tổ chức Sự kiện hội thảo chuyên đề
Social and cultural events: Những sự kiện văn hóa và xã hội
Marketing events: Sự kiện quảng bá và tiếp thị
Promotional events: Các sự kiện xúc tiến thương mại
Event show: Các chương trình sự kiện

Các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay

Các yếu tố phân loại hình thức tổ chức sự kiện

Mỗi ngày nhiều sự kiện luân phiên diễn ra, đây là một hình thức hướng khách hàng đến sản phẩm doanh nghiệp mang tính chủ động có hiệu quả cao. Dựa vào bốn yếu tố này mà hình thức tổ chức sự kiện được chia ra như sau:

Theo mục tiêu tổ chức

Theo từng chiến dịch mà doanh nghiệp sẽ có mục tiêu cụ thể để có thể truyền tải nội dung muốn hướng đến với khách hàng, dựa vào đó mà phân chia các công việc chi tiết để xây dựng hình thức tổ chức sự kiện phù hợp với từng đối tượng tiềm năng.

Các yếu tố phân loại hình thức tổ chức sự kiện

Theo địa điểm

Dựa vào nhu cầu diễn ra sự kiện gần hay xa, không gian ấm cúng hay thoải mái sẽ quyết định tổ chức ở đâu, thông thường các doanh nghiệp có hai hình thức tổ chức sự kiện ngoài trời hoặc trong nhà.

Theo quy mô

Hình thức tổ chức sự kiện theo quy mô dựa vào sự định tính, ở yếu tố này cần kiểm soát được số lượng khách mời đến tham dự, không gian tổ chức như thế nào, ngoài ra xác định được mức độ ảnh hưởng của sự kiện đến quy mô.

Theo hình thức triển khai

Một sự kiện được phân chia theo nhiều mục đích triển khai khác nhau. Các sự kiện phổ biến như: sự kiện kinh doanh, giáo dục, khoa học, văn hóa truyền thống, âm nhạc, nghệ thuật, giải trí, thể thao, chính thống, truyền thống luôn luôn được gắn liền với hình thức tổ chức.

Có thể bạn quan tâm: Top 6 ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề ấn tượng và độc đáo nhất

Các hình thức tổ chức sự kiện phổ biến tại Việt Nam

Với mong muốn nhắn nhủ thông điệp đến khách hàng hiệu quả nhất mà mỗi sự kiện sẽ được tổ chức với đa dạng hình thức khác nhau.

Sự kiện triển lãm

Đây là sự tiếp thị giúp khách hàng cảm nhận chân thực nhất về sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Tại hình thức tổ chức sự kiện này, nhà tổ chức sẽ trưng bày trực tiếp các sản phẩm, hàng hóa của mình nhằm giới thiệu, quảng bá thương hiệu rộng rãi đến khách hàng. Mỗi sự kiện với mục tiêu rõ ràng sẽ có phương thức tổ chức sự kiện khác nhau nhằm đưa thương hiệu đến gần với khách hàng nhất.

Tổ chức hội thảo

Hình thức tổ chức sự kiện theo hội thảo với mục đích nhằm đưa ra vấn đề, bàn luận các phương án giải quyết, hoặc là cuộc đối thoại với nhau nhằm tranh luận đến kết quả thống nhất cuối cùng. Đây là một phương pháp marketing giúp khách hàng có cái nhìn chân thực nhất về một sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.

Tổ chức hội thảo là một trong các hình thức tổ chức sự kiện phổ biến tại Việt Nam

Ra mắt sản phẩm

Hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm sẽ tạo hiệu ứng truyền thông đến khách hàng cao. Ngoài các mục chính về sản phẩm thì những tiết mục giải trí, những phần quà tặng mang dấu ấn của doanh nghiệp cũng là một điểm nhấn được nhiều người mong chờ.. Nhưng đối với hình thức này cần chú ý về vấn đề thời gian và quản lý tốt từng mục chương trình vì rất dễ gây sao nhãng đến mục đích chính là giới thiệu sản phẩm.

Lễ hội

Việt Nam ta nổi tiếng có nét văn hóa, truyền thống lễ hội lâu đời theo dòng chảy từ lịch sử đến hiện tại. Giới thiệu nét đẹp lễ hội là một trong những sự kiện được đầu tư lớn nhằm gây dựng thương hiệu địa phương. Đây là một hình thức tổ chức sự kiện mang tính cộng đồng.

Countdown

Countdown là một sự kiện quan trọng đánh dấu bước ngoặt chuyển sang năm mới thường được tổ chức hàng niên vào ngày 31/12. Hình thức tổ chức sự kiện được đầu tư với các tiết mục giải trí độc đáo mục đích để mọi người cùng trải qua khoảnh khắc tuyệt vời cuối năm.

Một số lưu ý khi tiến hành tổ chức sự kiện

Một số lưu ý khi tiến hành tổ chức sự kiện

Để quá trình tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công tốt đẹp thì doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau

Kế hoạch tổ chức sự kiện: Nhất định phải xây dựng kế hoạch để bao hàm: Lịch trình, dự trù khách mời, nội dung, thông điệp, kinh phí, âm thanh – ánh sáng,… để hạn chế rủi ro hoặc sự cố khi tổ chức.
Địa điểm: Nên khảo sát địa điểm càng sớm càng tốt và lựa chọn nơi có sức chứa, không gian phù hợp.
Dẫn chương trình (MC): Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ MC khi tổ chức sự kiện bởi họ là cầu nối và là người truyền tải thông điệp của mình đến với khách mời.
Âm thanh và ánh sáng: Kiểm tra liên tục trước sự kiện để đảm bảo dàn âm thanh, ánh sáng được lắp đặt đúng kỹ thuật và không có bất cứ vấn đề gì.
Nhân sự: Các sự kiện cần có sự phối hợp và hỗ trợ giữa các phòng ban. Với những sự kiện lớn, doanh nghiệp nên thuê thêm cộng tác viên hoặc các đơn vị có chuyên môn để được hỗ trợ.
Người nổi tiếng: Đây là yếu tố giúp sự kiện nổi tiếng và hấp dẫn hơn. Vì vậy, hãy để riêng một nhân sự chăm sóc, kiểm soát talent nhằm hạn chế trục trặc hoặc xung đột lịch trình.
Có kế hoạch chuẩn bị cho rủi ro: Đơn vị tổ chức nên xây dựng kế hoạch đề phòng để xử lý nhanh chóng vấn đề khi rủi ro xuất hiện.

Bizflyevent – Mỗi sự kiện trọn gói khách hàng là một kinh nghiệm

Ngày nay, khi mà thời kỳ công nghệ số bùng nổ toàn cầu, để ra mắt một sản phẩm, quảng bá hình ảnh và phát triển văn hóa của doanh nghiệp vô cùng cần thiết. Ngành tổ chức sự kiện và gói dịch vụ tổ chức sự kiện lại càng đáng giá cao. Hiểu được nhu cầu của khách hàng, bizflyevent kết hợp các dịch vụ công nghệ số như chatbot, crm, thiết kế web… mang đến cho khách hàng sản phẩm dịch vụ tốt nhất.

Nhắc đến top những đơn vị tổ chức sự kiện tại Việt Nam, không thể không nhắc đến Công ty sự kiện Bizfly. Đây là một trong những công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp và được rất nhiều các khách hàng, doanh nghiệp tin tưởng và đánh giá cao về chất lượng dịch vụ. Bizfly cùng với một dự án của công ty truyền thông Vccorp, một công ty đứng hàng đầu về lĩnh vực truyền thông và công nghệ số ở Việt Nam. Hàng năm tổ chức không ít dự án lớn nhỏ trên truyền hình, facebook, google meeting,…trải qua nhiều hoạt động trong lĩnh vực truyền thông – tổ chức sự kiện.

Bizflyevent đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ ở Việt Nam trong các sự kiện lớn như lễ kỷ niệm, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ khánh thành, khai trương, họp báo,… đến các sự kiện nhỏ như tiệc tri ân, tiệc cuối năm,…Đơn vị chúng tôi tự tin đem đến cho khách hàng nhiều gói tổ chức sự kiện tối ưu và độc đáo nhất. Mỗi một sự kiện chúng tôi mang đến khách hàng đều là tâm huyết và đặt lợi ích khách hàng lên đầu tiên.

Trên đây, Bizfly đã tổng hợp tất cả các thông tin liên quan đến vấn đề tổ chức sự kiện. Hy vọng, những kiến thức trên không chỉ giúp mọi người hiểu rõ tổ chức sự kiện là gì mà còn nắm vững quy trình thực hiện để áp dụng cho doanh nghiệp của mình