Tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán là gì?

Ngày nay, nhờ vào sự phát triển không ngừng nghỉ của khoa học kĩ thuật từ đó các công nghệ hiện đại và tiên tiến nhất đã được chúng ta ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực và hoạt động trong đời sống hàng ngày, từ sản xuất, kinh doanh đến quản lý và giám sát trong quá trình làm vận hành của các công ty và doanh nghiệp. Nhờ áp dụng các công nghệ kỹ thuật mà con chúng ta có thể quản lý và điều hành công việc hiệu quả hơn. 

Kế toán luôn được xem là bộ phận quan trọng hàng đầu quản lý và cân đối mọi khoản thu chi của công ty và doanh nghiệp điều đó đòi hỏi sự chính xác cao trong công việc. Hơn thế nữa các tài liệu của bộ phận kế toán là vô cùng quan trọng. Dựa vào các yêu cầu trên việc sử dụng hệ thống thông tin kế toán là điều thiết yếu. Hơn nữa, hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp gia tăng năng lực cạnh tranh và hiệu suất làm việc chung của cả doanh nghiệp.

Định nghĩa hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là cách thức hay còn gọi là cấu trúc mà tổ chức nào đó dùng để thực hiện các bước: Thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, truy xuất và cuối cùng là báo cáo dữ liệu tài chính kế toán của tổ chức hay doanh nghiệp đó. Hệ thống này có thể được sử dụng bởi bộ phận kế toán, chuyên gia tư vấn hoặc phân tích kinh doanh và thậm chí là giám đốc tài chính và ban lãnh đạo những người trực tiếp điều hành doanh nghiệp….

Để có thể đảm bảo được phần trăm chính xác cao nhất trong từng giao dịch tài chính cũng như nghiệp vụ lưu trữ tài chính của tổ chức, hơn nữa là đảm bảo dữ liệu tài chính luôn được sao lưu và sẵn sàng để có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng trong các trường hợp cần đến bản gốc thì các nhân viên kế toán phải được đào tạo chuyên sâu và bài bản trước khi được chính thức làm việc trên hệ thống AIS.

Cấu tạo của hệ thống thông tin kế toán

Một hệ thống thông tin kế toán được cấu tạo bởi bốn thành phần chính: con người, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu, phần mềm. Cùng tìm hiểu chi tiết bốn thành phần trên. 

Con người

Người trong hệ thống thông tin kế toán là những người sử dụng hệ thống. Các chức vụ sau trong tổ chức là những người cần sử dụng hệ thống thông tin kế toán: kế toán, kiểm toán viên, tư vấn viên, chuyên gia phân tích kinh doanh và giám đốc tài chính. Hệ thống thông tin kế toán giúp các bộ phận trên có thể phối hợp làm việc một cách trơn tru và ăn ý với nhau.

Đối với một hệ thống AIS được thiết kế tốt và bài bản thì tất cả mọi nhân viên trong doanh nghiệp hoặc tổ chức đều có thể có quyền để truy cập để có thể tiếp cận và cung cấp các thông tin cần thiết giúp cho quá trình hoàn thành công việc được nhanh chóng và đơn giản hơn.

Hệ thống thông tin kế toán cần được thiết kế một cách đơn giản và dễ sử dụng. Với mục đích đáp ứng được những nhu cầu sử dụng của người dùng cũng như hạn chế việc thay đổi và chỉnh sửa giao diện.

Thủ tục và hướng dẫn

Các phương thức mà hệ thống thông tin kế toán sử dụng để thu nhập, tổng hợp, lưu trữ, quản trị, truy xuất và xử lý dữ liệu được hoạt động một cách tự động gọi là thủ tục và hướng dẫn của AIS. Dữ liệu của hệ thống được đến từ hai nguồn: nội bộ và nguồn bên ngoài.

Các thủ tục và hướng dẫn  sẽ được mã hóa trong hệ thống thông qua tài liệu và đào tạo. Để có thể đạt được sự hiệu quả cao nhất các thủ tục và hướng dẫn luôn phải tuân thủ các sự nhất quán.

Dữ liệu

Để có thể lưu trữ thông tin trên hệ thống kế toán cần có cấu trúc cơ sở dữ liệu được lập trình bằng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), ngôn ngữ máy tính này thường xuyên được dùng cho cơ sở dữ liệu. Hệ thống cơ sở dữ liệu yêu cầu nhiều nguồn vào khác nhau để có thể thực hiện quá trình nhập dữ liệu, hơn nữa đáp ứng nhu cầu từng người sử dụng hệ thống và xác định các nguồn ra khác nhau để có thể đáp ứng được nhu cầu của từng cá nhân cũng như các thông tin loại thông tin khác nhau. 

Các thông tin và số liệu về tài chính-kế toán phản ánh được tình hình kinh doanh thực tiễn của doanh nghiệp là các dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống.

Các loại dữ liệu trong hệ thống sẽ được xác định dựa trên hình thức và quy mô của tổ chức sở hữu hệ thống. Có 11 loại dữ liệu chính sau:

• Hóa đơn bán hàng.

• Các báo cáo về việc thanh toán của khách hàng.

• Các báo cáo phân tích tình hình kinh doanh.

• Các yêu cầu mua hàng.

• Hóa đơn.

• Kiểm tra số đăng ký.

• Sổ cái.

• Dữ liệu được kiểm kê.

• Thông tin về biên chế.

• Bảng chấm công

  nhân sự.

• Các thông tin về thuế.

Tất cả các loại dữ liệu trên được dùng để tổng hợp và lập báo cáo kế toán. Việc lưu trữ mọi dữ liệu này vào một nơi trong hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp cho việc lưu trữ hồ sơ, phân tích và báo cáo cũng hơn kiểm toán và đưa ra quyết định được nhanh chóng và chính xác hơn. Lưu ý, để các loại dữ liệu trên thật sự giúp ích trong công việc chúng luôn cần đảm bảo các yếu tố đầy đủ, chính xác và đáng tin. 

Phần mềm

Các chương trình được cài đặt trên máy tính cho việc lưu trữ, quản lý, truy xuất, và phân tích các dữ liệu tài chính- kế toán của tổ chức được gọi là phần mềm của hệ thống AIS. 

Trước khi máy tính và khoa học công nghệ được áp dụng vào công việc các hệ thống thủ công được dựa hầu hết trên giấy tờ. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp hiện đã thay thế các hệ thống thủ công bằng phần mềm kế toán làm cơ sở cho hệ thống.

Công dụng của hệ thống thông tin kế toán

Thu nhập sau đó lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động sản xuất và kinh doanh của tổ chức

Xử lý sau đó chuyển các thông tin đã được xử lý cho đối tượng tìm kiếm thông tin như:

• Cung cấp báo cáo tài chính cho khách hàng, nhà đầu tư hay các kiểm toán viên cụ thể là các đối tượng bên ngoài tổ chức.

• Cung cấp các thông tin chính xác và đúng thời điểm cho việc lên kế hoạch hoạt động của tổ chức. Có thể kể đến như các hoạt động: quản lý, kiểm tra hay thực hiện kiểm soát việc lên kế hoạch. 

•  Cung cấp thông tin liên tục và đầy đủ cho việc điều hành tổ chức hàng ngày

Hỗ trợ các hoạt động giám sát trong tổ chức:

• Giám sát những quy trình của việc hoạt động sản xuất và kinh doanh.

• Bảo vệ và đảm bảo các tài sản vật chất cũng như trí tuệ cho tổ chức.

• Giám sát và đảm bảo tính chính xác và kịp thời của các hoạt động liên quan đến thông tin của tổ chức

Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Hiện nay, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán (AIS) tại các công ty và doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn đang tồn đọng nhiều khó khăn. Hệ thống thông tin kế toán là một trong các yếu tố quyết định sự tăng cường hiệu quả trong quản lý công việc cũng như nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp đó.

4 yếu tố quan trọng để có thể thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp một cách hiệu quả:

• kế toán doanh nghiệp

  Kết hợp giữa kế toán tài chính và

• Thiết kế quy trình luân chuyển cho chứng từ kế toán.

• Xây dựng hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán theo hướng cung cấp thông tin quản trị.

• Cuối cùng là tổ chức hệ thống báo cáo thông tin một cách phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Để có thể đảm bảo vấn đề bảo mật cho hệ thống thông tin kế toán cần lưu ý các biện pháp sau:

• Đảm bảo hệ thống không thể bị truy cập bất hợp pháp.

• Giám sát và theo dõi các hoạt động truy cập vào hệ thống.

• Bảo vệ các thiết bị xử lý khởi sự xâm nhập vật lí.

• Sử dụng các công nghệ hiện đại khác để có thể hỗ trợ bảo mật.

• Đảm bảo bảo mật cho các dữ liệu kế toán được lưu trữ.

• Bảo đảm an ninh khi truyền tải dữ liệu.

• Có các bản sao lưu để có thể khôi phục dữ liệu khi gặp sự cố.

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán được cho là có 3 vai trò chính đối với tổ chức và doanh nghiệp:

Lưu trữ và xử lý dữ liệu.

Hệ thống thông tin kế toán có vai trò lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết một cách chính xác để có thể phục vụ cho nhu cầu xây dựng chiến lược của doanh nghiệp.

Cầu nối cho hệ thống tác nghiệp và quản trị.

Đóng vai trò như một cầu nói hệ thống thông tin kế toán giúp cho quá trình làm việc và tăng tính phối hợp trong công việc.

Tiết kiệm tiền bạc và thời gian.

Hệ thống thông tin kế toán giúp doanh nghiệp và tổ chức có thể tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành nhờ tính nhất quán và bảo mật chặt chẽ trong quá trình vận hành hệ thống.

Bài viết trên là những thông tin được tổng hợp bởi Học viện Taca về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Hy vọng, bài viết này giúp bạn nắm rõ được vai trò, thành phần và nhiệm vụ của hệ thống AIS.

Xem thêm: