Tìm hiểu kế toán kho là gì? Vai trò và nhiệm vụ cụ thể

Kho hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp. Do đó, kế toán kho là một vị trí công việc cực kỳ quan trọng… Bài viết dưới đây của Học viện TACA chia sẻ chi tiết về vị trí kế toán kho là gì? Vai trò và nhiệm vụ của kế toán kho trong doanh nghiệp.

Kế toán kho là gì? Vai trò của kế toán kho 

Kế toán kho còn được gọi là kế toán theo dõi hàng tồn kho, là người thường xuyên làm việc ở kho hàng, kiểm tra, theo dõi quá trình nhập và xuất hàng hóa và kiểm soát lượng hàng tồn tại kho. Kế toán kho phải chịu trách nhiệm chính trong việc xuất giấy tờ và chứng từ cho hàng hóa; theo dõi hàng hóa để tránh thất thoát và đảm bảo về số lượng; đối chiếu, kiểm soát các hóa đơn chứng từ hàng hóa với sổ sách và thực tế.

Nhiệm vụ của kế toán kho

Kế toán kho có nhiệm vụ chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và ghi chép lại toàn bộ những số liệu và các chứng từ trong xuyên suốt quá trình xuất và nhập hàng ra vào kho. Sau đó sẽ tiến hành các bước thống kê, phân loại và kiểm tra lại chất lượng và khối lượng hàng hóa tại kho. Để có thể tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp kế toán kho cần phải ghi lại một cách cụ thể và chị kĩ lưỡng thời hạn sử dụng của từng loại hàng hóa khác nhau để có thể xử lý kịp thời tránh việc hàng hóa quá và hết hạn. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, kế toán kho sẽ chuyển các thông tin và dữ liệu các mặt hàng đang có trong kho cho cấp trên và các phòng ban liên quan để có thể triển lên kế hoạch kinh doanh và sản xuất phù hợp nhất. 

Nhiệm vụ của công việc nhân viên kế toán kho

Công việc chung

– Kiểm tra và kê khai hàng hóa: Cập nhật tình trạng hàng hóa là công việc chính yếu của kế toán kho. Để có được số liệu thống kế một cách chính xác và kịp thời kế toán kho cần phải kiểm soát được số lượng hàng hóa nhập – xuất tại kho. Đồng thời, cập nhật chính xác hạn sử dụng cho từng loại hàng hóa để có kế hoạch tiêu thụ hợp lý.

– Lập chứng từ xuất – nhập kho: Kế toán kho có nhiệm vụ ghi chép, tổng hợp và lưu trữ lại từng số liệu, hóa đơn và các chứng từ trong quá trình  xuất và nhập hàng hóa để đảm bảo tính hợp lý và có thể dùng để đối chứng nếu có sai sót trong tương lai.

– Hạch toán và kê khai thuế: Giống với nhiệm vụ của kế toán, kế toán kho ghi chép và hạch toán mọi hoạt động liên quan đến hàng hóa, chi phí, doanh thu tại kho một cách tỉ mỉ và cẩn thận. Hơn nữa, kế toán kho còn có nhiệm vụ kê khai thuế đầu ra và đầu vào của doanh nghiệp để tổng hợp và thực hiện đóng thuế cho Nhà nước theo đúng quy định.

– Một số công việc khác: Ngoài những công việc nêu trên, kế toán kho còn có nhiệm vụ lập báo cáo thống kê những loại hàng hóa nào còn đang tồn đọng. Từ đó có thể đưa ra hướng giải quyết phù hợp với các phòng ban để có thể giảm thiểu tối đa những tổn thất cho doanh nghiệp. Đồng thời, kế toán kho còn có nhiệm vụ đưa ra các kiến nghị và đề xuất cho việc nâng cấp hoặc sửa chữa kho hàng hóa nhằm tăng tính thuận tiện trong quá trình làm việc để có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Chi tiết công việc phải làm

Công việc mỗi ngày

– Đối với hàng hóa: Kế toán kho có nhiệm vụ theo dõi và thực hiện các bước xuất và nhập hàng hóa tại kho để có thể thuận tiện cho việc theo dõi, cập nhật số lượng cũng như phân loại hàng hóa. Dựa vào đó, kế toán kho có thể đưa ra những thống kê và đề xuất ra những phương án dự trữ hàng hóa nhằm tránh trường hợp thiếu hụt hàng. Những tài liệu và hóa đơn liên quan đến việc theo dõi hàng hóa sẽ được kế toán kho kiểm kê sau đó nộp về phòng kế toán.

– Đối với chứng từ: kế toán kho có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý của hóa hơn và chứng từ trước khi phê duyệt cho phép xuất hay nhập hàng. Đồng thời, tổng hợp và lưu trữ các thông tin, số liệu hóa đơn và chứng từ vào hệ thống công ty để tránh việc thiếu hụt hay lạc mất giấy tờ.

Trong tình trang có công nợ chưa được thanh toán, kế toán kho cần phải lưu ý để có thể kịp thời lập biên bản xác nhận. 

– Quản lý kho: Không chỉ là người có trách nhiệm quản lý toàn bộ kho hàng của doanh nghiệp vì thế kế toán kho cần có kỹ năng thiết lập và sắp xếp công việc cũng như mỗi loại hàng hóa sao cho hợp lý. Hơn nữa, còn đề xuất các ý kiến mới giúp tăng tính hiệu quả của công việc. Kế toán kho cũng sẽ là người chịu toàn bộ trách nhiệm về nhưng chênh lệch trong sổ sách so với hiện trạng hàng hóa thực tế.

Công việc mỗi tháng

– Theo dõi và cập nhật việc xuất nhập hàng hóa và thực hiện thống kế, lập tài liệu báo cáo vào cuối tháng để có thể nộp cho cấp trên hiểu và nắm rõ tình trạng và số lượng các loại hàng hóa.

– Hạch toán và đối chiếu các hóa đơn, chứng từ trong tháng. Những số liệu và chi phí được tính toán một cách cẩn thận và tỉ mỉ để cấp trên có thể dễ dàng hiểu được tình hình thu chi.

– Cuối cùng hoàn thành các chứng từ ghi chép, tài liệu sổ sách, thực hiện xác minh giấy tờ sau đó báo cáo với cấp trên theo đúng quy định. Đồng thời rà soát lại trên sổ ghi chép so với thực tế hàng hóa tại kho để thực hiện báo cáo một cách cụ thể và chính xác.

Xem thêm: Kế toán hành chính sự nghiệp và những thông tin quan trọng cần biết

Kinh nghiệm làm kế toán kho hiệu quả

Xuất nhập hàng: Kế toán kho phải kiểm tra chứng từ kỹ càng cho những lần xuất nhập kho để đảm bảo được sự chính xác khi nhận chứng từ xuất nhập hàng. Kế toán kho phải chuyển đầy đủ các giấy tờ cho các bộ phận khác liên quan như kế toán và bộ phận mua hàng. 

Theo dõi xuất nhập tồn: Kế toán kho phải theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa tại kho để tránh bị hao hụt và cần phải có phần mềm theo dõi để tăng độ chính xác hơn. Tại khu vực kho hàng, kế toán kho cần phải chuẩn bị sổ sách ghi chép về ngày tháng, số lượng cho từng loại hàng hóa để có thể tiết kiệm thời gian hơn cho việc kiểm kê. 

Theo dõi hàng tồn kho: Kế toán kho nên theo dõi số lượng hàng tồn kho thường xuyên để cập nhật tình hình hàng hóa trong kho và từ đó có thể đưa ra đề xuất thay đổi mức tồn kho nếu cần thiết. 

Mua và đặt hàng: Kế toán kho nên theo dõi trực tiếp quá trình làm thủ tục và nhập kho hàng hóa. Kế toán kho phải đảm bảo thông tin trên chứng từ chính xác để không xảy ra vấn đề sau này. 

Sắp xếp hàng hóa: Kế toán kho phải biết bảo quản và sắp xếp hàng hóa hợp lý để đảm bảo được không gian chứa hàng hóa và các loại hàng hóa phát sinh. 

Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa: Kế toán kho phải thực hiện sắp xếp hàng hóa trong kho theo nhà sản xuất để đảm bảo an toàn và phải nắm rõ hạn sử dụng và tình hình hàng hóa trong kho để áp dụng phương pháp FIFO. 

Phòng cháy chữa cháy: Kế toán kho phải đề nghị kiểm tra cơ sở vật chất định kỳ để tránh tổn thất không đáng có cho hàng hóa. Kho hàng hóa là khu vực quan trọng nhất của doanh nghiệp nên cần phải chấp hành theo quy định về PCCC.

Sai lầm thường gặp phải của kế toán kho

Không xác định được định mức tồn kho:

Mức tồn kho là lượng hàng hóa phải dự trữ tối thiểu để có thể cung cấp kịp thời trong trường hợp nguồn cung bị thiếu. Trong trường hợp kế toán kho không thể xác định mức tồn kho sẽ dẫn đến việc hàng hóa không được bổ sung kịp thời và khiến cho quá trình kinh doanh của công ty bị trì hoãn. Nếu kế toán kho tích trữ lượng hàng quá lớn sẽ dẫn đến tình trạng hàng bị lỗi thời, quá hạn sử dụng, dư thừa hàng hóa,… và mất đi không gian dự trữ cho hàng hóa mới.

Không sắp xếp hàng hóa khoa học

Việc sắp xếp hàng hóa gọn gàng sẽ giúp cho quá trình kiểm tra, tìm kiếm, xuất và nhập hàng hóa trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, sắp xếp hàng hóa hợp lý và khoa học sẽ giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, nhân lực và thời gian. Việc kế toán khó vô tình hoặc không biết cách sắp xếp kho hợp lý sẽ tốn thời gian, công sức, thiệt hại về hàng hóa hoặc một số hệ lụy không đáng có. 

Không kiểm tra hàng hóa thường xuyên 

Việc thường xuyên kiểm tra hàng hóa là việc rất cần thiết, kế toán kho sẽ nắm được số lượng hàng dự trữ tại kho, hạn sử dụng của hàng hóa,… Đồng thời, kế toán kho cũng có thể đối chiếu số lượng hàng thực tế so với trên giấy tờ. Việc không kiểm tra hàng hóa thường xuyên, kế toán kho sẽ không theo dõi được số lượng và chất lượng của hàng hóa dẫn đến mất nhiều thời gian trong việc kiểm kê. 

Không đào tạo và nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn

Hầu hết các doanh nghiệp sẽ chấp nhận bỏ tiền để đầu tư vào cơ sở vật chất và những công nhằm tạo môi trường tốt để làm việc. Tuy nhiên, những việc đầu tư vào cơ sở vật chất sẽ không mang đến kết quả về lâu dài nếu như nhân viên của doanh nghiệp không có nghiệp vụ kế toán chuyên môn. Vậy nên để nâng cao hiệu quả cho công việc, doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo nghiệp vụ cho kế toán kho và các nhân viên khác nói chung. 

Các sai lầm khác mà kế toán kho thường gặp

Một số sai lầm khác mà kế toán kho hay phạm phải là mua hàng bị sai giá do không tìm hiểu kỹ và không quản lý kỹ quá trình mua hàng dẫn đến việc công ty bị giảm lợi nhuận. Ngoài ra, một số kế toán kho thường bị thiếu chữ ký ở giấy tờ hoặc chứng từ nhập và xuất kho, không khi thời gian nhập và xuất hàng hóa,…

Phía trên là những thông tin chi tiết về vị trí kế toán kho là gì cũng như vai trò và các công việc của vị trí kế toán kho. Mong rằng những thông tin mà Học viện TACA cung cấp sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quan và hiểu hơn về kế toán kho.

Xem thêm: