Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trên địa bàn tỉnh Bắc Giang – tác động lớn đến hiện đại hóa công tác Văn thư – Lưu trữ

     Trong lịch sử phát triển của khoa học và công nghệ (KH&CN), cũng như tiến trình phát triển công nghiệp, thế giới đã chứng kiến cuộc cách mạng công nghiệp từ cuối thế kỷ XVIII với phát minh động cơ hơi nước, cuối thế kỷ XIX với năng lượng điện, cuối thế kỷ XX với vai trò của điện tử, công nghệ thông tin và sản xuất tự động. Gần đây, thế giới đang nói đến cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (viết tắt là CMCN 4.0) với sự đột phá của công nghệ Internet trong kỷ nguyên số và sự phát triển bùng nổ của các công nghệ liên ngành, đa ngành, xuyên ngành làm lu mờ ranh giới của các lĩnh vực, ngành truyền thống như vật lý, hóa học, kỹ thuật số, sinh học,… Tốc độ phát triển theo cấp số nhân và quy mô tác động của các công nghệ thông tin, truyền thông đa phương tiện mới hiện đại đã và tiếp tục làm thay đổi mọi mặt của đời sống kinh tế – xã hội, mọi hệ thống sản xuất, quản lý và điều hành. CMCN 4.0 được xem như tầm nhìn về số hóa, ứng dụng công nghệ thông tin trong sản xuất và tự động hóa. Cụ thể hơn, CMCN 4.0 là cách thức của Internet sự vật (IoT), dữ liệu lớn (big data) và điện toán đám mây (Cloud computing) làm thay đổi các quá trình sản xuất, hậu cần và tính chất lao động.

          Tuy nhiên, bài viết này chỉ đề cập đến phạm vi hẹp trong việc đánh giá mức độ sẵn sàng ứng dụng CNTT của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Giang đối với công tác quản lý nhà nước nói chung và quản lý công tác văn thư lưu trữ nói riêng.

          1. Thực trạng ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Giang trong giai đoạn đầu cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0

          1.1. Về ban hành văn bản

          Thực hiện Chỉ thị số 18-CT/TU ngày 01/4/2015 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về việc đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế trên địa bàn tỉnh Bắc Giang ngày 31/3/2016 UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định 472/QĐ-UBND về việc phê duyệt Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin tỉnh Bắc Giang đến năm 2020 và định hướng đến năm 2030; Kế hoạch số 958/KH-UBND ngày 13/4/2016 của UBND tỉnh Bắc Giang về ứng dụng CNTT của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Giang giai đoạn 2016-2020; Quyết định 503/QĐ-UBND ngày 30/3/2017 của UBND tỉnh Bắc Giang về việc phê duyệt Kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh Bắc Giang phiên bản 1.0.

Tháng 01 năm 2018, UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định số 92/QĐ-UBND về việc ban hành mã định danh cho các cơ quan nhà nước tỉnh Bắc Giang. Mã định danh cho các cơ quan nhà nước tỉnh Bắc Giang bao gồm: Mã định danh đơn vị cấp 1 là UBND tỉnh Bắc Giang, mã định danh của các đơn vị cấp 2 bao gồm các sở, cơ quan trực thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố; mã định danh của các đơn vị cấp 3, bao gồm các đơn vị trực thuộc các đơn vị có mã định danh cấp 2; mã định danh cấp 4 bao gồm các đơn vị trực thuộc các đơn vị có mã định danh cấp 3.

Việc ban hành mã định danh nhằm phục vụ trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, tiến tới kết nội, trao đổi văn bản điện tử với các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trên phạm vi toàn quốc. Ngoài ra mã định danh này có thể được sử dụng cho việc liên thông hồ sơ, văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước trên các hệ thống thông tin khác như phần mềm Một cửa điện tử liên thông cấp sở ngành, cấp huyện…

Ngày 4/5/2019, Ban Thường vụ Tỉnh ủy Bắc Giang đã ban hành Nghị quyết số 433-NQ/TU về “Phát triển công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2019-2025”.

1.2. Về hạ tầng kỹ thuật:

Đến nay, cán bộ quản lý và công chức ở các cơ quan hành chính tham mưu quản lý nhà nước được trang bị đầy đủ máy tính đảm bảo điều kiện làm việc, phục vụ công tác chuyên môn. Trung tâm Tích hợp dữ liệu (THDL) của tỉnh đặt tại Sở Thông tin và Truyền thông và Văn phòng UBND tỉnh đã cài đặt, vận hành trên 95 hệ thống phần mềm dùng chung, phần mềm chuyên ngành của các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh và cấp huyện. Các Sở, cơ quan thuộc UBND tỉnh (22 đơn vị) thuê hệ thống mạng WAN, 10/10 huyện, thành phố thuê mạng truyền số liệu chuyên dùng (của VNPT Bắc Giang) để kết nối trực tiếp đến Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh đảm bảo an toàn, bảo mật cho việc truyền dữ liệu, văn bản điện tử của các cơ quan Nhà nước. Hệ thống trang thiết bị phần cứng, phần mềm phục vụ cho Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Giang hoạt động ổn định, thông suốt đảm bảo phục vụ kịp thời cho các tổ chức, công dân đến thực hiện các giao dịch đối với cơ quan nhà nước, phục vụ kịp thời sự chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh.

1.3. Kết quả ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước:

Tại Kế hoạch số 3342/KH-UBND ngày 29/9/2017 của UBND tỉnh Bắc Giang đã đánh giá 100% các Sở, cơ quan thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố và 15 hội, đoàn thể tỉnh và trên 500 trường học, 350 doanh nghiệp đã có Cổng trang thông tin điện tử. Tổng số thủ tục hành chính của tỉnh là 2.297 thủ tục, các Cổng/trang thông tin điện tử đã cung cấp được 1.297 dịch vụ công trực tuyến mức độ 1, 2; 612 dịch vụ công trực tuyến mức độ 3;  106 dịch vụ công trực tuyến mức độ 4.

Đã có 19/20 Sở, ngành, 10/10 huyện, thành phố và 230/230 xã, phường, thị trấn triển khai phần mềm Một cửa điện tử. Một số ngành đã thực hiện kết nối, liên thông dữ liệu tử phần mềm một cửa điện tử đến các phần mềm chuyên ngành, cụ thể: Kết nối phần mềm một của điện tử cấp tỉnh với phần mềm cấp mã số đơn vị có quan hệ ngân sách của Bộ Tài chính; kết nối với phần mềm cấp phiếu lý lịch tư pháp của Bộ Tư pháp; phần mềm dịch vụ công mức độ 4 của Bộ Giao thông vận tải; Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia của Bộ Kế hoạch và Đầu tư; kết nối với phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của Văn phòng UBND tỉnh. Năm 2018, triển khai thử nghiệm hệ thống phần mềm một cửa điện tử liên thông 3 cấp tỉnh-huyện-xã tại UBND thành phố Bắc Giang.

100% các sở, cơ quan thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố, các xã, thị trấn; nhiều cơ quan, đơn vị trực thuộc Sở đã sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc. Năm 2018, thực hiện chuẩn hóa hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc đang sử dụng hiện nay thành 01 phần mềm duy nhất trong toàn tỉnh và liên thông 4 cấp. Đồng thời tích hợp các cơ sở dữ liệu tương ứng, phục vụ việc quản lý, điều hành tác nghiệp trong nội bộ và liên thông giữa các cơ quan, đơn vị, tích hợp chữ ký số bảo đảm an toàn, an ninh, tính pháp lý của văn bản trao đổi trên môi trường mạng.

Tỷ lệ văn bản điện tử đến ước đạt: 88% (trong đó: cấp Sở đạt 90%, cấp huyện đạt 92%, cấp xã đạt 84%); tỷ lệ văn bản điện tử đi ước đạt 92% (trong đó: cấp sở đạt 92% cấp huyện đạt 94%, cấp xã đạt 90%). Tỷ lệ văn bản điện tử được ký số của các sở, ngành đạt: 99%, UBND các huyện/thành phố đạt: 95%.

Đến nay, Sở Thông tin và Truyền thông đã đề nghị Ban Cơ yếu Chính phủ cấp 2.070 chứng thư số cho các tổ chức và cá nhân người có thẩm quyền theo quy định trong các cơ quan Nhà nước tỉnh Bắc Giang. Cụ thể: 100% các cơ quan, đơn vị được cấp chứng thư số đã triển khai ứng dụng chữ ký số trong gửi nhận văn bản điện tử, tài liệu điện tử, kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử; một số đơn vị đã sử dụng chứng thư số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp để thực hiện kê khai thuế điện tử.

1.4. Một số tồn tại, hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ 4.0 vào văn thư lưu trữ

– Hạ tầng CNTT phục vụ xây dựng Chính phủ điện tử còn thiếu và yếu; hệ thống máy chủ còn thiếu và không đồng bộ, cấu hình máy chủ thấp nên các ứng dụng phục vụ cho các cơ quan còn chậm, mỗi khi khắc phục sự cố phải dừng toàn bộ hệ thống; hệ thống mạng LAN các cơ quan, đơn vị tự đầu tư xây dựng từ lâu không theo tiêu chuẩn, không đồng bộ. Trong môi trường mạng, nhất là khi CMCN 4.0 sản sinh dữ liệu lớn (Big Data), an toàn, bảo mật thông tin là một thách thức lớn đối với ngành Lưu trữ. Chưa có quy định đầy đủ mang tính hệ thống về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan trên địa bàn tỉnh triển khai chưa đồng bộ.

– Chưa xây dựng được hệ thống nền tảng tích hợp dữ liệu của tỉnh để cung cấp các dịch vụ kết nối, tích hợp, chia sẻ giữa các ứng dụng, hệ thống thông tin trong nội bộ tỉnh Bắc Giang, cũng như kết nối với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia của Chính phủ, các Bộ, ngành trung ương. Việc sử dụng chữ ký số cá nhân để ký các văn bản điện tử phát hành của các cấp, các ngành còn hạn chế.

          – Kinh phí đầu tư mua sắm, trang bị và duy trì các phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, hệ thống máy móc, công nghệ bảo quản, sao lưu dữ liệu và lưu trữ số…còn hạn chế. Hệ thống máy móc, các loại phần mềm chưa được trang bị đầy đủ, chưa đảm bảo được yêu cầu của công nghệ số trong cập nhật và chuyển giao dữ liệu.

          – Với môi trường ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng Internet đòi hỏi nguồn nhân lực tại các cơ quan, tổ chức nói chung và những người làm công tác văn thư, lưu trữ nói riêng phải thông thạo kỹ năng tin học, sử dụng các phần mềm, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ. Thực tế cho thấy một bộ phận công chức, viên chức làm văn thư lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu về trình độ CNTT trong thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn.

2. Đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản lý ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Giang

– Thứ nhất, tập trung hoàn thiện thể chế, cơ chế chính sách pháp luật trong quản lý và thực hiện ứng dụng CNTT đối với công tác văn thư lưu trữ. Cần xây dựng một hệ thống văn bản thống nhất, đầy đủ từ trung ương đến địa phương để công tác triển khai thực hiện tại các cơ quan, tổ chức, địa phương được đồng nhất, hiệu quả. Bên cạnh các quy định về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cần có các quy định đảm bảo an toàn, an ninh thông tin mạng như: gửi nhận văn bản điện tử; về phân quyền, chia sẻ tiếp cận nguồn thông tin và cơ sở dữ liệu; xây dựng kế hoạch về đảm bảo an toàn thông tin mạng, trong đó đề ra mục tiêu và các nhiệm vụ cụ thể nhằm phát triển khả năng thích ứng và giảm thiểu các nguy cơ mất an toàn thông tin… nhằm đủ cơ sở pháp lý đẩy mạnh tiến trình “văn thư lưu trữ điện tử” – cốt lõi để phát triển Chính phủ điện tử hiện nay. Cần có sự phối hợp và phân công trách nhiệm rõ ràng giữa Bộ Thông tin truyền thông và Bộ Nội vụ nhằm tạo sự thống nhất, đồng bộ trong quản lý đối với công tác văn thư lưu trữ điện tử.

– Thứ hai, xây dựng hệ thống kết cấu hạ tầng đồng bộ, trong đó công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin đóng vai trò hạ tầng trong nền kinh tế số, tập trung hiện đại hóa đồng bộ kết nối liên thông hệ thống hạ tầng xuyên quốc gia, bao gồm: hạ tầng viễn thông, hạ tầng dữ liệu, hạ tầng thông tin…

Thống nhất, xây dựng, tổ chức lại thành một phần mềm một cửa điện tử, phần mềm cung cấp dịch vụ công trực tuyến và phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc qua mạng dùng chung duy nhất trong toàn tỉnh do một đơn vị tổ chức thực hiện đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn, quy định, quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật của Bộ Thông tin và Truyền thông và kiến trúc chính quyền điện tử tỉnh Bắc Giang phiên bản 1.0.

Triển khai, hoàn thiện Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc liên thông 4 cấp tích hợp trên thiết bị di động, chữ ký số cho các sở, cơ quan thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện, UBND cấp xã; tích hợp, chia sẻ với Cổng thông tin điện tử của Chính phủ.

Thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử: Phấn đấu tỷ lệ văn bản đi gửi hoàn toàn bằng bản điện tử cấp Sở, đơn vị trực thuộc sở, UBND và các đơn vị cấp huyện đạt 94%; UBND cấp xã đạt 91% (cấp xã chỉ tính văn bản gửi về cấp huyện).

Duy trì ổn định hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh để việc gửi, nhận văn bản điện tử và trao đổi công việc thực hiện trong mạng nội bộ nhằm tiết kiệm chi phí quản trị, vận hành, đảm bảo an toàn và an ninh thông tin.

Triển khai chữ ký số: Triển khai đăng ký và cấp chứng thư số cá nhân cho đầu mối tiếp nhận, xử lý các dịch vụ công trực tuyến. Phấn đấu 100% các văn bản phát hành trên môi trường mạng sử dụng chữ ký số để gửi, nhận văn bản điện tử.

– Thứ ba, phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu xây dựng nền kinh tế số, chú trọng thu hút, đào tạo nguồn nhân lực, đặc biệt là nhân lực CNTT.

Nâng cao nhận thức và tạo lập thói quen làm việc trên môi trường mạng cho công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức.

Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao về chuyên môn nghiệp vụ quản lý nhà nước về CNTT, an toàn, an ninh bảo mật cho các cán bộ chuyên trách CNTT, quản trị mạng các sở, ngành và UBND các huyện, thành phố;

Đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng ứng dụng và khai thác CNTT trong cán bộ, công chức, viên chức các cấp; tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng phổ cập CNTT cho cán bộ công chức, viên chức cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã;

Thường xuyên đào tạo, đào tạo lại, tập huấn cán bộ, công chức, viên chức về kiến thức CMCN 4.0 nói chung và ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ nói riêng.

Trong bối cảnh CMCN 4.0, sự phát triển của khoa học kỹ thuật đòi hỏi những thay đổi trong công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ. Chính phủ điện tử, Chính phủ kiến tạo sẽ khuyến khích và đẩy mạnh sự tham gia của cơ quan, tổ chức, cá nhân vào các hoạt động của của Chính phủ. Để đạt được điều đó, việc minh bạch thông tin, cung cấp những thông tin chính xác nhằm định hướng đúng dư luận là trách nhiệm của Chính phủ và các cơ quan nhà nước. Để công tác quản lý văn thư lưu trữ phát triển phù hợp với sự phát triển của CMCN 4.0 cần có sự tham gia đồng bộ của các cấp, các ngành, của toàn thể CC,VC trong bộ máy hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý văn thư lưu trữ nói chung và văn thư lưu trữ điện tử nói riêng./.

Quế Hương, Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ