Thủ kho là gì? Tìm hiểu nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng của thủ kho

Thủ kho là một vị trí công việc đã được biết đến từ rất lâu, đóng vai trò quan trọng tại các tổ chức, cơ quan và doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng có những hiểu biết tường tận về vị trí công việc thủ kho này. Vì vậy, hãy cùng Muaban.net tìm hiểu chi tiết và đầy đủ nhất về khái niệm cùng nhiều thông tin hữu ích có liên quan đến công việc thủ kho thông qua bài viết dưới đây.

Định nghĩa về thủ kho

Kho hàng là bộ phận quan trọng không thể thiếu tại các doanh nghiệp, được sử dụng nhằm mục đích bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra của công ty để cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Chức năng hoạt động chính của kho là nơi lưu trữ những sản phẩm sau quá trình sản xuất nhằm đảm bảo quy trình hoạt động cũng như là thành quả của doanh nghiệp.

Với lịch sử phát triển lâu đời, nghề thủ kho là vị trí công việc xuất hiện từ khi hình thái kinh tế hàng hóa được hình thành. Ngày nay, thủ kho đã trở thành một ngành nghề độc lập với nhu cầu của thị trường lao động rộng lớn. Khi các doanh nghiệp, công ty mọc lên ngày càng nhiều đã thôi thúc nhu cầu về tuyển dụng vị trí thủ kho là càng lớn.

Là một vị trí công việc không hề mới, nhân viên thủ kho là người quản lý hàng trong kho từ lúc chuyển hàng vào đến lúc hàng rời kho đi, làm thống kê số lượng hàng hóa nhập xuất và còn tồn đọng là bao nhiêu cũng như là sắp xếp và kiểm tra hạn sử dụng của từng món hàng hóa (đối với hàng hóa có hạn sử dụng). Công việc đòi hỏi người đảm nhiệm vị trí này phải thật tỉ mỉ, cẩn trọng và chịu khó.

>>> Tham khảo thêm: Nhà phân phối là gì? Phân biệt nhà phân phối và đại lý

Khám phá công việc chính của thủ kho

Dưới đây liệt kê ra tất tần tật những công việc chính mà một người thủ kho cần đảm nhận:

• Nhận những chứng từ, số liệu giao hàng và lưu kho rồi chuyển giao cho bộ phận mua hàng hoặc bộ phận kế toán theo quy định.
• Kiểm tra, xác thực các chứng từ có liên quan và tiến hành việc xuất, nhập hàng trong kho chứa.
• Lưu trữ đồng thời những phiếu nhập và xuất kho.
• Theo định kỳ kế hoạch, lập các phiếu yêu cầu mua hàng và đơn hàng nhập khẩu, trường hợp có phòng mua hàng thì không cần phải thực hiện.
• Theo dõi, ghi chép số lượng xuất nhập hàng tồn mỗi ngày và đem đi so sánh đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu. 
• Theo dõi sự nhập vào hàng hóa và đôn đốc việc mua hàng.
• Sắp xếp nhiều loại hàng hóa khác nhau trong kho chứa theo đúng như hướng dẫn từ yêu cầu của nhà sản xuất, khoa học, hàng nhập trước thì xuất trước nhằm giảm tối đa sự hỏng hóc hàng hóa xảy ra đáng tiếc.
• Làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng một cách trực tiếp (Tùy thuộc vào mô hình quy mô của công ty, có thể không thực hiện).
• Hàng quý, tháng hoặc tuần phải định kì kiểm tra lại các kệ hàng trong kho.
• Kịp thời báo cáo đầy đủ, chi tiết và chính xác nhất các thông tin liên quan đến công việc cho Trưởng bộ phận hoặc Ban Giám đốc khi được yêu cầu.

Nhiệm vụ và trách nhiệm của thủ kho

Thủ kho là hoạt động phức tạp với nhiều giai đoạn công việc khác nhau để tổ chức và duy trì các loại hàng hóa nhằm đảm bảo tính liên tục của công tác vận hành. Do đó, nhiệm vụ và trách nhiệm của thủ kho là rất quan trọng trong công ty.

Thực hiện các thủ tục nhập và xuất hàng

• Nhận những thông tin hàng hóa đã tới kho và nhận các quyết định xuất hàng khỏi kho từ các đối tác thông qua bộ phận chuyển thông tin xuống.
• Nhằm đảm bảo hàng hóa thật và đúng đối tượng cần xác thực, kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất nhập hàng hóa.
• Nhận các yêu cầu xuất hàng, chứng từ giao hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán nhằm phục vụ cho khâu kiểm soát hàng kế tiếp.
• Khi có thông tin nhập hàng, vị trí thủ kho cần sắp xếp lại vị trí, mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp để sẵn sàng tiếp nhận hàng hóa một cách nhanh chóng và tiết kiệm quỹ thời gian nhất.
• Thủ kho khi thao tác thực hiện nhập xuất hàng hóa cần đảm bảo công cụ xếp dỡ cũng như quá trình diễn ra không gây tổn hại nào đến hàng hóa.
• Ghi phiếu nhập – xuất kho gồm những thông tin chi tiết và cụ thể có khả năng dùng để thống kê ngay giúp đảm bảo số lượng hàng hóa, tiết kiệm thời gian thực hiện.

Theo dõi hàng tồn kho

• Phải theo dõi hàng tồn kho tối thiểu cùng với số lượng hàng tồn kho tối thiểu trong một ngày.
• Đảm bảo những loại hàng hóa luôn sở hữu định mức tồn kho tối thiểu.
• Trường hợp có sự thay đổi một cách đột ngột về hàng hóa nhập – xuất kho không chỉ về số lượng mà cả chất lượng thì phải đề xuất ngay với giám đốc để thay đổi định mức tối thiểu kho chứa.

Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho 

•  Lập các phiếu yêu cầu mua hàng dựa trên đúng kế hoạch đã đề ra.
•  Làm các thủ tục mua hàng hóa một cách trực tiếp.
•  Cần quan sát, theo dõi quá trình nhập hàng, mua nguyên vật liệu nhằm đảm bảo hiệu suất kho cũng như cung cấp nguyên liệu thiết yếu đến quá trình sản xuất.

Sắp xếp hàng hóa trong kho

• Lập hồ sơ đổi kho và luôn luôn cập nhật sơ đồ kho khi có thay đổi mới nhất.
• Hàng hóa phải được sắp xếp một cách khoa học sao cho thuận tiện lấy, tránh đổ vỡ, trầy xước và tránh nơi ẩm ướt đối với một số mặt hàng yêu cầu bảo quản khô ráo.

Đảm bảo tiêu chuẩn hàng trong kho

Người đảm nhận vị trí thủ kho cần sắp xếp hàng hóa đúng như yêu cầu đã đề ra nhằm đảm bảo các tính năng của hàng hóa được nguyên vẹn. Đối với các loại hàng hóa dễ hư hỏng, cần thắt chặt quản lý trong việc nhập với số lượng phù hợp và phải tuân theo nguyên tắc xuất trước. Bên cạnh đó, phải đảm bảo các tiêu chuẩn kho chứa như sạch sẽ, thông thoáng, khô ráo, sắp xếp khoa học, linh hoạt.

Lập hồ sơ kho và kiểm kê hàng hóa

• Lập hồ sơ kho thể hiện được vị trí đặt hàng, lối đi để tìm kiếm giúp cho công tác quản lý diễn ra mau chóng, dễ dàng, nhất là với những kho hàng lớn, số lượng hàng hóa đáng kể. Sự số hóa những đặc trưng của từng loại hàng hóa theo mã hàng, kích thước, hạn sử dụng,… những tiêu chí phụ thuộc vào hiệu suất kho và loại hàng hóa mà kho nhập vào. Điều này thúc đẩy việc quản lý diễn ra nhanh chóng, nhiều người và bộ phận có thể cùng quản lý được.
• Kiểm kê hàng hóa là nhiệm vụ diễn ra hàng ngày, nó có đóng góp trong việc kiểm soát số lượng hàng hóa lưu thông lẫn hàng tồn. Ngoài ra, kiểm kê hàng hóa còn giúp phát hiện những điểm bất thường để lập danh sách gửi đến bộ phận chức năng xử lý.

Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy

• Khu vực sắp xếp, lưu trữ trong kho là môi trường khô ráo để bảo quản nhiều loại hàng hóa nên có khả năng bắt cháy và gây ra hỏa hoạn đáng tiếc bất cứ lúc nào, bởi lẽ đó mà tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy nhằm đảm bảo an toàn kho hàng là điều cực kỳ quan trọng.
• Để đảm bảo các tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy, trách nhiệm của thủ kho gồm: thường xuyên kiểm tra hạn sử dụng của các bình chữa cháy, kiểm tra định kỳ hoạt động của hệ thống cấp nước chữa cháy, kiểm soát nghiêm ngặt việc dùng lửa, bảo đảm không có người sử dụng thuốc lá trong khu vực chứa hàng…

>>> Tham khảo thêm: Công việc của một nhân viên xuất nhập khẩu là gì?

Kỹ năng thiết yếu cần có của thủ kho

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, trọng trách được giao phó, các thủ kho cần đáp ứng tốt những kỹ năng dưới đây:

Kỹ năng kiểm tra và lập phiếu xuất nhập kho

Người đảm nhiệm vị trí thủ kho cần có những hiểu biết, thành thạo về kỹ năng lập và kiểm tra giấy tờ, sổ sách, chứng từ có liên quan đến việc xuất nhập kho nhằm đảm bảo tiến trình của công việc diễn ra một cách thuận lợi nhất.

Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho khoa học

Đây là kỹ năng đặc biệt quan trọng và được yêu cầu bắt buộc đối với tất cả thủ kho nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý kho hàng cũng như tiết kiệm và tận dụng diện tích để chứa hàng trong kho. 

Bên cạnh đó, người phụ trách vị trí công việc này cần am hiểu cách thức sắp xếp của từng loại hàng hóa khác nhau, phải trang bị kiến thức về cách dán nhãn trên các loại hàng hóa nhằm hỗ trợ tối đa cho các hoạt động quản lý và xuất nhập kho được diễn ra mượt mà, trơn tru.

Kỹ năng kiểm kho nhanh và mang lại hiệu quả

Là một nhân viên thủ kho, công việc đòi hỏi ở bạn sự ngăn nắp, tỉ mỉ và cẩn thận cực kỳ cao nhằm đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Kỹ năng kiểm kho nhanh chóng, hiệu quả rất cần thiết để trang bị cho một người thủ kho để hỗ trợ tốt nhất cho việc lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Sức khỏe tốt

Làm bất cứ công việc nào cũng cần có một sức khỏe tốt để có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao phó. Điều này đặc biệt đúng với một người thủ kho đòi hỏi phải có sức khỏe bền bỉ cùng sức chịu đựng tốt. Làm quen với công việc đứng trên đôi chân của mình suốt cả ngày, thủ kho phải đứng liên tục trong khoảng thời gian dài để nâng hàng hóa, vận hành trang thiết bị có khối lượng lớn và cúi người trong nhiều giờ đồng hồ liền.

Dù rằng, ngày nay khi hoạt động sản xuất tân tiến, có một số hoạt động được thực hiện bằng máy móc, hệ thống dây chuyền tự động tuy vậy bạn cũng cần chuẩn bị tâm lý và thể lực tốt để nâng, vác vật nặng mà không làm mình bị thương. 

Mức lương của thủ kho là bao nhiêu?

Sau khi tìm hiểu chi tiết về rất nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm của một thủ kho, chắc hẳn nhiều người đang thắc mắc rằng mức lương của vị trí này là bao nhiêu.

Với đối tượng lao động mới vào nghề có ít kinh nghiệm ở vị trí thủ kho, thường ứng tuyển một số vị trí công việc như sắp xếp và theo dõi hàng hóa trong kho thì mức lương dao động từ 6 – 8 triệu đồng .

Đối với những người đã có kinh nghiệm nghề nghiệp, bằng cấp và giữ những vị trí quan trọng trong kho thì 9 – 12 triệu đồng là mức lương mà người đó có thể nhận được. Ngoài mức lương chính thì vị trí thủ kho còn có những khoản tiền trợ cấp và phụ cấp khác. Hơn nữa, khi có những thăng tiến trong nghề nghiệp thì mức lương của bạn cũng sẽ tăng lên.

Nhìn chung, vị trí công việc thủ kho có mức lương khá ổn và yêu cầu bằng cấp của công việc này không quá cao, khả năng để bạn tìm kiếm và ứng tuyển vào một vị trí thủ kho là khá dễ dàng.

Như vậy, thông qua bài viết, Muaban.net đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin cực kỳ hữu ích về vị trí công việc thủ kho. Nếu bạn đang có ý định trở thành một thủ kho trong tương lai, hy vọng bài viết này với những kiến thức rõ nét và đầy đủ nhất về khái niệm, nhiệm vụ và kỹ năng của một thủ kho sẽ giúp ích cho bạn trong việc tiến gần hơn tới công việc này.

>>> Xem thêm: