Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp | MAN

Những câu hỏi hay gặp khi nói về lưu trữ hồ sơ Doanh nghiệp như:

• Quy trình lưu trữ chứng từ kế toán?
• Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp?
• Thời hạn bảo quản tài liệu kế toán?
• Cách lưu trữ chứng từ kế toán?
• Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng?
• Mất chứng từ kế toán trong thời gian lưu trữ?
• Văn bản quy định về lưu trữ chứng từ kế toán?
• Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán?
• Thời hạn lưu trữ báo cáo tài chính ngân hàng?
• …

Mỗi loại tài liệu như Hóa đơn, Hợp đồng lao động, Chứng từ kế toán, Hồ sơ kiểm toán… đều có luật, quy định về thời hạn lưu trữ. Hết thời hạn có thể xử lý bằng cách tiêu hủy. Hãy rà soát những tài liệu mà bạn đang cất giữ liệu đã đủ hạn định chưa để tiến hành xử lý nếu không muốn tốn phí… lưu trữ.

Tên tài liệu nên được xếp theo abc để tiện tra cứu.

1. Báo cáo tài chính, quyết toán thuế: 10 năm

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ sau đây thuộc diện lưu trữ 10 năm:

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

(Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)

2. Hồ sơ cấp phép nhập khẩu trang thiết bị y tế: 20 năm

Điều kiện chung về sản xuất, kinh doanh, XNK trang thiết bị y tế hiện đang được áp dụng theo Nghị định số 36/2016/NĐ-CP ngày 15/5/2016.

Hồ sơ liên quan đến việc cấp giấy đăng ký lưu hành và XNK trang thiết bị y tế được yêu cầu lưu trữ tối thiểu 20 năm.

(Mục 58 Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017)

3. Hồ sơ chuyên ngành tài nguyên-môi trường: tối thiểu 5 năm

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ chuyên ngành tài nguyên – môi trường được quy định tại Phụ lục ban hành kèm Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016.

Tùy thuộc hồ sơ đó thuộc lĩnh vực đất đai, tài nguyên nước, địa chất, khoáng sản, môi trường, khí tượng thủy văn, biến đổi khí hậu, đo đạc, bản đồ, viễn thám hay biển và hải đảo mà có thời hạn lưu trữ khác nhau, từ 5 năm đến vĩnh viễn.

(Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016)

4. Hồ sơ công trình xây dựng: 5 – 10 năm

Theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 26/2016/TT-BXD ngày 26/10/2016, đối với bộ hồ sơ hoàn thành công trình (Quyết định chủ trương đầu tư, Giấy phép xây dựng, Báo cáo nghiên cứu khả thi, Báo cáo kinh tế – kỹ thuật, Bản vẽ, thiết kế, Biên bản nghiệm thu…) bắt buộc phải lưu trữ trong thời hạn như sau:

– 10 năm, nếu là công trình thuộc dự án nhóm A,

– 7 năm, nếu là công trình thuộc dự án nhóm B,

– 5 năm, nếu là công trình thuộc dự án nhóm C.

Thời hạn lưu trữ nêu trên tính kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng. Trách nhiệm lưu trữ thuộc về chủ đầu tư, riêng nhà thầu thực hiện lưu trữ hồ sơ liên quan đến phần công việc của mình.

Đối với hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành và bảo trì công trình (Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, Bản vẽ hoàn công, Quy trình vận hành, khai thác công trình, Quy trình bảo trì công trình, Biên bản nghiệm thu…), thời hạn lưu trữ là trong suốt quá trình khai thác, sử dụng công trình. Trách nhiệm lưu trữ thuộc về chủ sở hữu hoặc người quản lý, sử dụng công trình.

(Thông tư số 26/2016/TT-BXD ngày 26/10/2016)

5. Hồ sơ đấu thầu thuốc: 20 năm

Quy chế đấu thầu thuốc tại các bệnh viện công lập hiện đang được áp dụng theo Thông tư số 11/2016/TT-BYT ngày 11/5/2016.

Các loại thuốc được áp dụng hình thức đấu thầu và đàm phán giá được công bố tại Thông tư số 09/2016/TT-BYT ngày 5/5/2016.

Hồ sơ đấu thầu thuốc được yêu cầu lưu trữ tối thiểu 20 năm.

(Mục 45 Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017)

6. Hồ sơ địa chính: tối thiểu 5 năm

Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính được quy định tại khoản 3 Điều 30 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT như sau:

– Bảo quản vĩnh viễn các hồ sơ địa chính dạng số và thiết bị nhớ chứa hồ sơ địa chính số; các tài liệu dạng giấy đã lập gồm: Tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp Giấy chứng nhận, bản lưu Giấy chứng nhận; hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất;

– Bảo quản trong thời hạn 5 năm đối với hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại, đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã đăng ký xóa cho thuê, cho thuê lại, xóa thế chấp; giấy tờ thông báo công khai kết quả thẩm tra hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận; thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo.

(Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014)

7. Hồ sơ dự thầu: 3 năm

Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu phải lưu trữ ít nhất 3 năm, tính từ thời điểm quyết toán hợp đồng.

Tuy nhiên, một số chứng từ dưới đây trong hồ sơ dự thầu có thời hạn lưu trữ ngắn:

– Báo cáo đánh giá về nhà thầu không đủ năng lực tài chính đã được trả hồ sơ dự thầu: 10 ngày, tính từ ngày đã chọn được nhà thầu;

– Hồ sơ của các gói thầu đã có quyết định hủy thầu: 12 tháng.

(Điều 10 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014)

8. Hồ sơ kiểm toán: 10 năm

Theo Điều 18 Nghị định số 17/2012/NĐ-CP, các doanh nghiệp kiểm toán phải lưu trữ hồ sơ kiểm toán trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán.

Thời hạn này áp dụng thống nhất cho cả chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam.

Hồ sơ kiểm toán có thể được lưu trữ bằng giấy hoặc dữ liệu điện tử.

(Nghị định số 17/2012/NĐ-CP ngày 13/3/2012)

9. Hồ sơ ngân hàng: tối thiểu 5 năm

Tùy thuộc vào nội dung mà hồ sơ, tài liệu ngành Ngân hàng có thời hạn lưu trữ như sau:

– Tài liệu tổng hợp: 5 năm (văn bản quản lý chung, các báo cáo), 10 năm (thông báo), vĩnh viễn (các tài liệu khác).

– Tài liệu về chiến lược phát triển ngân hàng: 20 năm (tài liệu nghiên cứu, báo cáo), vĩnh viễn (các tài liệu khác).

– Tài liệu về chính sách tiền tệ: 5 năm, 10 năm (các báo cáo), 20 năm (tài liệu điều hành chính sách), vĩnh viễn (tài liệu về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, dự án).

– Tài liệu về dự báo, thống kê tiền tệ: 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn (tùy tầm quan trọng).

– Tài liệu về tín dụng: đa số trên 10 năm.

– Tài liệu về quản lý rủi ro: đa số là vĩnh viễn.

– Tài liệu về quan hệ với các nhà đầu tư: 5 năm hoặc 10 năm (nếu là tài liệu về Đại hội đồng cổ đông).

– Tài liệu về ngoại hối: phần lớn từ 10 – 20 năm.

– Tài liệu về hợp tác quốc tế: đa số là vĩnh viễn.

– Tài liệu về thành lập, hoạt động, thanh lý các tổ chức tín dụng: từ 20 năm – vĩnh viễn.

– Tài liệu về thanh tra, giám sát: tối thiểu 5 năm.

– Tài liệu về kiểm toán: đa phần từ 10 năm trở lên.

– Tài liệu về tài chính – kế toán: từ 10 năm trở lên.

– ………..

(Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011)

10. Hồ sơ ngành Giáo dục: tối thiểu 01 năm

Bảng thời hạn lưu trữ tài liệu chuyên môn ngành Giáo dục được quy định tại Phụ lục ban hành kèm Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016.

Tùy thuộc vào nội dung, tính quan trọng và cấp học mà tài liệu chuyên môn ngành Giáo dục có thời hạn lưu trữ từ 1 năm đến vĩnh viễn.

(Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016)

11. Hồ sơ tai nạn lao động: 15 năm

Theo quy định tại khoản 8 Điều 18 Nghị định 39/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lưu trữ Hồ sơ tai nạn lao động (TNLĐ) trong thời hạn 15 năm (đối với vụ TNLĐ chết người) hoặc đến khi người bị TNLĐ nghỉ hưu (đối với vụ TNLĐ khác).

Hồ sơ TNLĐ bao gồm bản chính hoặc bản sao các tài liệu sau đây (khoản 1 Điều 16 Nghị định 39/2016/NĐ-CP ):

– Biên bản khám nghiệm hiện trường (nếu có);

– Sơ đồ hiện trường;

– Ảnh hiện trường, ảnh nạn nhân;

– Biên bản khám nghiệm tử thi hoặc khám nghiệm thương tích, trừ trường hợp mất tích theo tuyên bố của Tòa án;

– Biên bản giám định kỹ thuật, giám định pháp y, kết luận giám định tư pháp (nếu có);

– Biên bản lấy lời khai của nạn nhân, người biết sự việc hoặc người có liên quan đến vụ tai nạn lao động;

– Biên bản Điều tra tai nạn lao động;

– Biên bản cuộc họp công bố biên bản Điều tra tai nạn lao động;

– Giấy chứng thương của cơ sở y tế được Điều trị (nếu có);

– Giấy ra viện của cơ sở y tế được Điều trị (nếu có).

Trong một vụ TNLĐ, nếu có nhiều người bị TNLĐ thì mỗi người bị tai nạn được lập một bộ hồ sơ riêng.

(Nghị định số 39/2016/NĐ-CP ngày 15/5/2016)

12. Hồ sơ Tài sản cố định: 10 năm

Các chứng từ liên quan đến tài sản cố định như thanh lý, nhượng bán, kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản… có thời hạn lưu trữ 10 năm.

(Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)

13. Hồ sơ thẩm định giá: 10 năm

Tùy hình thức lưu trữ, hồ sơ thẩm định giá sẽ phải lưu trữ trong thời hạn như sau:

– 10 năm: nếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy.

– Vĩnh viễn: nếu lưu trữ dạng điện tử.

(Thông tư số 323/2016/TT-BTC ngày 16/12/2016)

14. Hồ sơ xin cấp C/O: 3 năm

Theo quy định tại Hiệp định thương mại hàng hóa ATIGA, thời hạn lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp C/O là 03 năm kể từ ngày cấp.

Việc xử lý C/O hết thời hạn lưu trữ hồ sơ sẽ do cơ quan có thẩm quyền cấp C/O quyết định.

(Công văn số 4173/TCHQ-GSQL ngày 17/4/2014)

15. Hóa đơn: 10 năm

Theo Khoản 3 Điều 28 Thông tư số 39/2014/TT-BTC , việc lưu trữ hóa đơn thực hiện theo quy định dành cho chứng từ kế toán.

Theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thuộc loại phải lưu trữ 10 năm.

“Hóa đơn” được xem là chứng từ kế toán, theo đó sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử.

(Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014)

16. Hợp đồng lao động: 5 năm

Hợp đồng lao động được lưu giữ tối đa 5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng.

(Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011)

17. Phiếu thu – chi, xuất nhập kho: 5 năm

Lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với:

– Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

– Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

(Điều 12 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)

18. Tờ khai hải quan: 5 năm

Theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 , thời hạn lưu trữ tờ khai hải quan là 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai.

Thời hạn này áp dụng thống nhất cho cả tờ khai hải quan giấy và tờ khai hải quan điện tử (Công văn số 1697/GSQL-GQ1 ngày 2/12/2016).

(Luật số 54/2014/QH13 ngày 23/6/2014)

CÔNG TY TNHH QUẢN LÝ TƯ VẤN THUẾ MAN

Hỗ trợ tư vấn: Nguyễn Thị Kim Ngân – Director

Tel: 0903 428 622

Email: [email protected]

Ban biên tập: Man.net.vn

5/5 – (1 bình chọn)