TƯ VẤN 05 GIẢI PHÁP EMAIL CHO DOANH NGHIỆP NÊN CHỌN

Gửi và nhận thư điện tử (email) ngày nay là việc không thể thiếu đối với mỗi cá nhân, cũng như công ty và doanh nghiệp. Thư điện tử đã trở thành một công cụ sử dụng nhiều nhất trong văn phòng để trao đổi thông tin. Vì vậy việc lựa chọn giải pháp Mail cho doanh nghiệp theo tên miền là mối quan tâm của nhiều nhiều công ty

Hệ thống Kinh doanh của doanh nghiệp nếu muốn có một tên miền email riêng thì chắc chắn phải sở hữu tên miền riêng từ đó có thể triển khai các hệ thống tên miền cho Email. Dưới đây là 05 giải pháp email phổ biến mà doanh nghiệp nên chọn:

1) Microsoft exchange: Sản phẩm mail server của Microsoft. Được xây dựng trên nền tảng hợp tác với phần mềm Microsoft nên sản phẩm này rất nhiều tính năng. Tuy nhiên, chi phí xây dựng là cực kỳ tốn kém, bạn phải có một cấu hình mail server đáng tin cậy, một địa chỉ IP công cộng (hoặc thuê không gian máy chủ trong Trung tâm dữ liệu), và sau đó phải trả phí bản quyền cho Microsoft. Chi phí cho một hệ thống trao đổi thư khoảng từ $20.000 và cũng có thể tăng tùy thuộc vào số lượng tài khoản email bạn muốn tạo cho các nhân viên của công ty. Giải pháp này, cũng cần một đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm để quản lý nó vì quá trình này có thể phát sinh lỗi.

Phiên bản Microsoft Exchange Server liên tục được cải tiến rất nhiều, phần lớn tập trung vào kiến trúc, tính linh hoạt và khả năng tích hợp thành một nền tảng ổn định và mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Những thay đổi tác động đến gần như mọi góc cạnh của Exchange, từ kiến trúc cho đến mô hình Public Folders mới. Đây là lúc thích hợp để bạn có thể trải nghiệm nền tảng e-mail hiện đại và xem ảnh hưởng của nó đến quá trình cải tiến truyền thông và năng suất cho tổ chức của mình.

2) MDaemon: Là một Mail server khá nổi tiếng, cạnh tranh trực tiếp với Microsoft exchange. Tuy nhiên, giá cả của Mdaemon thấp hơn so với Microsoft Exchange. Nếu chọn sử dụng Mdaemon thì bạn cũng cần phải triển khai một máy chủ và IP riêng.

MDaemon được thiết kế trên ý tưởng sử dụng cả kết nối dial-up (khi địa chỉ ip tĩnh không thể cung cấp) và các kết nối trực tiếp. Những ưu điểm của Mdaemon:

• Giao diện thân thiện với người dùng (sử dụng giao diện đồ hoạ)
• Chạy trên các hệ điều hành của Microsoft mà hiện nay hầu hết các máy tính tại Việt Nam đều sử dụng Microsoft.
• Có khả năng quản lý hàng trăm tên miền và hàng nghìn người dùng (phụ thuộc và nhiều yếu tố như dung lượng đường truyền, phần cứng của server)

Chi phí thực hiện cho khoảng 200 người dùng cũng rơi vào từ $7.000 đến $10.000. Giải pháp này, bạn cũng cần một đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm để quản lý nó.

3) Zimbra: Một phần mềm mail server được xây dựng trên mã nguồn mở và chạy khá ổn định, nhưng không có nhiều tính năng như 2 giải pháp nêu trên.

Zimbra là một sản phẩm ấn tượng. Nó cung cấp e-mail trong một trình duyệt truyệt vời nhất bạn từng thấy. Một hệ thống thư điện tử hoàn chỉnh gồm Mail server (SMTP, POP3, IMAP, antivirus, antispam, openLDAP, backup,…có đầy đủ các tính năng như auto-reply, auto-forward, mail filter,…) và Mail client (Zimbra desktop và Zimbra Web Client).

Zimbra mail server là một hệ thống cài đặt trên máy chủ phục vụ mail, có thể chạy trên tất cả các loại nền tảng khác nhau (windows, linux, mac), nhưng đặc biêt mạnh mẽ trong việc sử dụng các công cụ mã nguồn mở làm nền tảng (linux, java, mysql…). Zimbra cũng là một sản phẩm mã mở, thừa hưởng rất nhiều những tính năng tinh túy của cộng đồng phát triển thế giới. Theo đó, hệ thống mail server sử dụng Zimbra có khả năng mở rộng rất cao, rất mềm dẻo, phục vụ không giới hạn cho mọi mục đích người dùng. Ưu điểm của Zimbra:

• Độ tin cậy cao: Việc di chuyển, sao lưu và khôi phục mailbox của cá nhân hay nhóm được thực hiện trực tuyến với tốc độ nhanh hơn.
• Hiệu quả về chi phí: lấy open source làm nền tảng, zimbra giúp tiết kiệm chi phí chưa từng thấy so với các giải pháp khác, hiệu quả đặc biệt thể hiện khi áp dụn đối với các giải pháp email tầm trung và tầm lớn.
• Khả năng mở rộng: zimlet (giống như addon của firefox) giúp hệ thống zimbra có thể mở rộng với những tính năng nâng cao.
• Bảo mật: chức năng chặn virus và spam được tích hợp sẵn, cung cấp cơ chế mã hóa S/MIME

Zimbra có một phiên bản miễn phí cho người dùng nhưng có giới hạn số lượng và tính phí với Phiên bản không giới hạn người dùng. Cấu hình phần cứng Zimbra chạy cao và cũng không cần thiết, bạn có thể sử dụng máy chủ ảo VPS hoặc một máy tính bình thường là có thể sử dụng cho từ 50 đến 100 nhân viên. Giải pháp này vẫn cần có nhân viên để quản lý nó.

Hiện nay zimbra đã bán được 60.000.000 mailbox trên toàn thế giới và được đánh giá là một trong những hệ thống email mạnh mẽ và đáng tin cậy nhất dành cho doanh nghiệp.

4) Dịch vụ lưu trữ: công ty lưu trữ tại Việt Nam cung cấp các dịch vụ lưu trữ email hoặc cung cấp các gói dịch vụ email cùng với gói lưu trữ. Giải pháp này là các công ty Hosting sẽ cài đặt phần mềm trên một máy chủ và sau đó cài đặt nhiều tên miền email của công ty thuê chạy trên cùng một máy chủ, dẫn đến hệ thống chạy không ổn định, nếu không có tên miền công ty hosting thì toàn bộ tên miền của các công ty thuê sẽ bị lỗi. Giải pháp này cũng có khả năng dùng để tách nhỏ cho nhiều người dùng.

Email hosting cho phép tùy chỉnh cấu hình và số lượng lớn các tài khoản. Email hosting là dịch vụ cung cấp Email chuyên dụng được xây dựng trên các cụm máy chủ chuyên dụng cho tính ổn định và sẵn sàng rất cao. Các IP gửi ra của dịch vụ luôn được cho phép từ các máy chủ EMAIL khác nên các email gửi đến và đi luôn được chuyển tiếp ngay.

Ưu điểm của Email hosting:

• Số lượng gửi ra lớn: Unlimited (Với điều kiện Email là hợp pháp)
• Dung lượng Email lớn: Unlimited (Tùy theo vào các gói dịch vụ)
• Email gửi ra được gửi ngay tới inbox của các email server khác như Google, Yahoo, Webmail…
• Máy chủ hỗ trợ các bản ghi SPF/DKIM, hỗ trợ chống viruts và Spam…
• Không giới hạn băng thông sử dụng

Giá hosting tại Việt Nam được đánh giá là quá cao so với kinh tế của Việt Nam đặc biệt là người dùng cá nhân. Hiện nhà nước đã có những chính sách để giảm thuế tên miền, máy chủ nhưng đa phần người dùng cá nhân tại Việt Nam khi mở một blog, một website đa số họ đều dùng Hosting tại Mỹ, châu Âu… vì chi phí rẻ, cấu hình hấp dẫn và hơn hết là chất lượng có thể tốt hơn tại Việt Nam.

5) Thư điện tử trên tên miền của Google: hầu như tất cả người sử dụng Internet đều có một tài khoản Gmail, vì các tính năng của Gmail có độ tin cậy rất tốt. Đặc biệt, Gmail còn có dịch vụ hỗ trợ cài đặt Email theo tên miền riêng của bạn. Giải pháp này không cần phải đầu tư phần cứng, phần mềm, nhân viên IT, tất cả đều chạy trên nền tảng của Google. Đặc biệt hệ thống chạy giao diện cực kỳ ổn định, đẹp, công suất lớn, đang được các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng nhiều.

Trước đây bạn có thể dùng dịch vụ của Google để tạo ra địa chỉ email mang tên miền riêng của bạn. Nhưng giờ nó không miễn phí nữa rồi. Hiện tại Google Apps đã thay đổi và chỉ cho phép tạo 10 tài khoản email trong gói dịch vụ miễn phí của họ. Để sử dụng nhiều hơn, chúng ta sẽ phải trả chi phí hàng tháng. Nhưng dù sao với 10 tài khoản cũng đủ giúp cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ đáp ứng được nhu cầu sử dụng email.

Các giải pháp email cho doanh nghiệp giúp người dùng có thể trao đổi chia sẻ dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng hơn. Tùy vào những nhu cầu mà bạn có thể chọn các gói email doanh nghiệp sao cho phù hợp với mục đích của mình.

Xem thêm:

• Thiết lập email nội bộ quan trọng như thế nào với doanh nghiệp
• Tìm hiểu thêm về Dịch vụ Email server

• Tham khảo bảng giá Email doanh nghiệp tại Vsmail