So sánh các phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay ở Việt Nam
Nội Dung Chính
So sánh các phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay được dùng phổ biến ở Việt Nam
Ngày 22/02/2022
Khi tìm mua phần mềm kế toán, thông thường kế toán sẽ tìm kiếm các phần mềm kế toán tốt nhất. Tuy nhiên, không hẳn một phần mềm ‘tốt nhất’ sẽ phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Doanh nghiệp nhỏ, ít nhu cầu về quản trị thì việc sử dụng một phần mềm kế toán ‘tốt nhất’ với đầy đủ tính năng ngân sách, dự báo, hợp đồng,… là hoàn toàn không khả thi và ngược lại.
Hãy cùng tìm hiểu và so sánh các phần mềm kế toán là Kế toán 1A, phần mềm kế toán Fast Accounting 11 và phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 để biết được phần mềm nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhất nhé.
So sánh chức năng của các phần mềm kế toán ở Việt Nam
Chức năng kế toán của các phần mềm kế toán
Các loại phần mềm kế toán khác nhau sẽ chia nghiệp vụ kế toán thành từng phân hệ khác nhau. Để dễ so sánh, chúng ta hãy xem xét 4 phần căn bản mà bất kỳ phần mềm kế toán nào cũng phải có:
Phần mềm kế toán 1A
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020
Phần mềm kế toán Fast Accounting 11
Danh mục
Gồm hai phần chính là phần khai báo và phần quản lý các thông tin thuộc về Khách hàng – Nhà cung cấp, Nhân viên, Hàng hóa, Kho, Quỹ, Tiền lương, TSCĐ & CCDC, Đối tượng tính giá thành/tập hợp chi phí,…
Chứng từ
Tạo và quản lý các chứng từ Thu / Chi, Hóa đơn bán hàng / Hóa đơn mua hàng, Phiếu nhập kho / Phiếu xuất kho, Phiếu kế toán, Phiếu điều chuyển quỹ / kho,…
Việc nhập một chứng từ cũng được xem là một quy trình con trong hệ thống phần mềm kế toán.
Quy trình
Là công việc của kế toán từ khai báo danh mục đến lập chứng từ, sau đó khai báo các thông tin khác (như thời gian, tài khoản khấu hao TSCĐ & CCDC),…
Dựa vào quy trình làm việc được thiết lập trên phần mềm, chúng ta có thể biết được một phần mềm là đơn giản hay phức tạp, đối tượng ưu tiên là doanh nghiệp lớn hay nhỏ,…
Nói cách khác, phần mềm kế toán đó có phù hợp với doanh nghiệp hay không. (Quy trình tính giá thành là một quy trình phức tạp và sẽ được đề cập trong một bài viết khác)
Hệ thống Báo cáo
Bao gồm báo cáo thuế và báo cáo quản trị.
Chức năng quản trị của các phần mềm kế toán
Ngoài các công việc kế toán thông thường, doanh nghiệp càng lớn thì nhu cầu về quản trị càng cao và càng đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban. Có thể kể đến một số chức năng quản trị của các phần mềm kế toán như sau:
Phần mềm kế toán 1A
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020
Phần mềm kế toán Fast Accounting 11
Quản lý nhân viên và phân quyền
Cho phép quản lý các quyền hạn của người sử dụng để tránh tình trạng vượt quyền hoặc làm trái quy định của Doanh nghiệp.
Quản lý lịch sử nhập xuất chứng từ
Theo dõi quá trình sử dụng, nhập xuất phiếu của người dùng để biết được các thay đổi về số liệu trên hệ thống.
Quản lý hợp đồng (mua, bán, vay nợ)
Ba loại hợp đồng chủ yếu của Doanh nghiệp bao gồm Hợp đồng mua, Hợp đồng bán và Hợp đồng vay.
Các hợp đồng này thường được sử dụng để theo dõi quá trình thực hiện cũng như các chứng từ và bút toán liên quan, quá trình tính lãi, lịch thanh toán,…
Quản lý ngân sách và dòng tiền
Lập dự toán ngân sách cho chi tiêu hàng tháng, so sánh thực chi và dự toán cũng như cảnh báo chi vượt dự toán.
Quản lý dự án
Dự án là một loại đơn hàng bán đặc biệt. Ngoài các yêu cầu thường có của một Đơn hàng bán, dự án còn cho phép quản lý dự toán, nhập xuất tồn NVL, tính giá thành, quản lý công nợ cũng như kết quả kinh doanh.
Các yếu tố quản lý đặc thù của từng doanh nghiệp
Các yếu tố quản lý khác theo yêu cầu ngành nghề.
Chức năng bổ sung của các phần mềm kế toán
Đây là những tính năng được thêm vào chủ yếu để nâng giá trị phần mềm vì thực sự kế toán rất ít sử dụng hoặc thực hiện từ một phần mềm chuyên môn hơn (phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý kho và logistic…).
Phần mềm kế toán 1A
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020
Phần mềm kế toán Fast Accounting 11
Quản lý tiền lương và chính sách lương thưởng
Một phần của hệ thống HRM, chức năng quản lý lương thưởng trong phần mềm kế toán chủ yếu chỉ để tính và ghi nhận bút toán lương, bút toán thuế TNCN và lập tờ khai thuế TNCN.
Quản lý các chính sách giá và bán hàng
Một phần của phần mềm quản lý bán hàng, chức năng quản lý chính sách giá trong phần mềm kế toán chủ yếu chỉ để hỗ trợ kế toán trong quá trình tạo Hóa đơn bán hàng, tránh nhầm lẫn, sai sót khi viết giá sản phẩm do có quá nhiều nhóm khách hàng, hợp đồng,… khác nhau.
Giá các phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán 1A
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020
Phần mềm kế toán Fast Accounting 11
Chi phí ban đầu (1 MST)
- Cao nhất: 5.500.000đ
- Thấp nhất*: 1.800.000đ
- * Giới hạn 02 người dùng cùng lúc
- Cao nhất*: 40.900.000đ
- Thấp nhất**: 3.950.000đ
- * Chưa bao gồm phí hỗ trợ
- ** Giới hạn 1000 chứng từ/năm; chưa bao gồm phí đào tạo và tư vấn triển khai.
- Cao nhất: 16.350.000đ
- Thấp nhất*: 5.900.000đ
- * Chưa bao gồm phí đào tạo và tư vấn triển khai
Chi phí hàng năm
- Cao nhất*: 4.000.000đ
- Thấp nhất*: 1.800.000đ
- * Chưa bao gồm phí quá hạn (nếu có)
- Cao nhất*: 4.000.000đ
- Thấp nhất*: 1.000.000đ
- * Chưa bao gồm phí hỗ trợ và phí cập nhật quá hạn (nếu có)
- Thương lượng theo hợp đồng
Top 3 phần mềm kế toán tốt nhất và thông dụng nhất hiện nay
1. Phần mềm kế toán 1A – Đơn giản, chính xác và tự động cao
Được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 2008, phần mềm kế toán 1A là phần mềm tiên phong trong việc tự động hóa công việc kế toán và mang lại các hiệu ích “thiết thực – tinh gọn – hiệu quả” cho khách hàng. Loại bỏ các thông tin không thật sự cần thiết, quy chuẩn hóa các quy trình có tính tương đồng cao, nói đến phần mềm kế toán 1A là nói đến sự đơn giản, tính tự động cao và quản lý dữ liệu chính xác.
Trong quá trình phát triển, phần mềm kế toán 1A đã phát hành các phiên bản như Kế toán 1A miễn phí (1A ce và 1A 3.0), Kế toán 1A cho giáo dục liên kết với Đại học Kinh tế TP.HCM (1A EDU), Kế toán 1A thương mại (1A 3.2, 1A 2016 và Kế toán 1A bản thuê bao).
Các chức năng kế toán của phần mềm kế toán 1A
Phần mềm kế toán 1A có giao diện đơn giản không chia thành nhiều phân hệ như các phần mềm kế toán khác
Danh mục
Sử dụng để khai báo các thông tin bắt buộc cũng như các thiết lập để hỗ trợ hạch toán phiếu.
Ví dụ: Danh mục hàng hóa, dịch vụ sẽ có các thông tin bắt buộc là Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, %VAT, Quy cách, Chủng loại thì còn có thiết lập Nhóm hàng để hỗ trợ hạch toán phiếu (phần mềm sẽ dựa vào Nhóm hàng để định khoản tự động TK kho, TK doanh thu/chi phí, TK gửi bán, TK hàng bán bị trả về trên hóa đơn).
Màn hình danh mục của Kế toán 1A cũng được thiết kế tương tự như một màn hình quản lý. Nghĩa là ngoài việc theo dõi công ty đang kinh doanh những mặt hàng nào và điều chỉnh thông tin nếu cần, kế toán còn có thể biết được mặt hàng đó còn tồn (đến hiện tại) là bao nhiêu, có sai sót gì trong kho hay không (tồn âm, xuất trước nhập sau), thậm chí có thể theo dõi chi tiết nhập – xuất – tồn bằng cách truy xuất trực tiếp.
Những yếu tố trên giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian đóng mở và tìm kiếm báo cáo cho kế toán.
Chứng từ
Tất cả các nghiệp vụ trên Kế toán 1A được thực hiện trên 9 loại Chứng từ chính là: Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn mua hàng, Phiếu thu (kiêm Báo Nợ), Phiếu chi (kiêm Báo Có), Phiếu Chuyển quỹ, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu chuyển kho và Phiếu kế toán.
Các chứng từ được thiết kế cũng với mục tiêu giảm tải cho kế toán và loại bỏ tối đa các thao tác không cần thiết.
Ví dụ cụ thể nghiệp vụ thanh toán hóa đơn chi phí. Nghiệp vụ này được hạch toán trong phiếu chi. Nếu đây là hóa đơn của NCC mới, kế toán có thể khai báo thông tin NCC trực tiếp tại phiếu chi này mà không phải quay lại phần Danh mục. Sau đó kế toán chỉ cần khai báo thông tin hóa đơn chi phí (Số, Ký hiệu, Ngày hóa đơn, Số tiền, %VAT) là phần mềm Kế toán 1A sẽ tự động hạch toán và kê khai thuế cho hóa đơn này.
Quy trình
Tập trung vào đối tượng khách hàng chính là Doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy trình làm việc của phần mềm kế toán 1A khá đơn giản và hạn chế tối đa thời gian hạch toán cho kế toán.
Hãy cùng xem lại ví dụ về phiếu chi trên. Nếu chi phí này là chi phí trả trước (cần phân bổ cho nhiều kỳ), kế toán có thể nhập các thông tin như phân bổ trong bao nhiêu tháng, từ tháng nào, cho bộ phận nào,… ngay trên phiếu chi. Sau khi ghi sổ chứng từ, các chi phí trả trước này sẽ được tự động đưa vào phân bổ trong kỳ mà không phải làm bất cứ thao tác nào khác.
Báo cáo thuế và Báo cáo quản trị
Báo cáo thuế
Hệ thống tờ khai thuế được thiết lập tự động để cuối kỳ kế toán chỉ cần kiểm tra, xuất tờ khai trực tiếp ra HTKK và ghi sổ để phát sinh bút toán khấu trừ tự động.
Tất cả đều nằm trên một màn hình duy nhất và kế toán chỉ mất 2 bước để hoàn tất việc nộp báo cáo. Ngoài ra, phần mềm kế toán 1A còn bổ sung chức năng nhắc báo cáo mỗi kỳ để tránh tình trạng bị phạt do chậm nộp báo cáo.
Báo cáo quản trị
Hỗ trợ xem, in và xuất dữ liệu excel các báo cáo tài chính, báo cáo đi kèm thông tư, báo cáo quản trị đặc thù khác. Nếu thấy sự bất thường trong dữ liệu, kế toán có thể xem trực tiếp chứng từ hạch toán từ dòng báo cáo.
Ưu và khuyết điểm
Ưu điểm
- Tính tự động cao.
- Chứng từ được dùng cho nhiều nghiệp vụ nên dễ học và làm quen.
- Quy trình làm việc nhanh chóng và tiện lợi.
Khuyết điểm
- Với kế toán đã quen làm việc với hệ thống chia nhỏ từng phần hành, việc sử dụng ban đầu sẽ gây bối rối do … không biết làm gì, ở đâu.
- Khá nhiều tính năng ẩn, yêu cầu kế toán phải tìm hiểu để ứng dụng hiệu quả.
Các chức năng quản trị của phần mềm kế toán 1A
Quản lý hợp đồng
Cho phép khai báo các thông tin cơ bản như KH/NCC, Giá trị hợp đồng, ĐVTT, Ngày hiệu lực, Ngày kết thúc hợp đồng và Nhân viên phụ trách hợp đồng. Ngoài ra kế toán cũng có thể xem quá trình thực hiện và các phát sinh khi thực hiện hợp đồng.
Quản lý người dùng và phân quyền
Được sử dụng cho Doanh nghiệp có nhiều phòng ban và quy trình làm việc phức tạp. Người quản lý có thể phân quyền sử dụng cho một cá nhân hoặc cho một nhóm người dùng (như theo các nhân viên của một phòng). Các quyền bao gồm: xem, thêm, sửa, xóa, ghi sổ, mở khóa các chứng từ, danh mục và báo cáo trong phần mềm.
Có thể lấy quy trình chi tiền trong Doanh nghiệp để làm ví dụ cho tính năng này. Đến kỳ thanh toán cho NCC, kế toán mua hàng sẽ có quyền tạo Yêu cầu chi (Phiếu chi) và chọn hóa đơn của NCC cần thanh toán. Đến ngày thanh toán, thủ quỹ hoặc kế toán thu chi sẽ có quyền chọn chi từ Tài khoản/Quỹ nào và ghi sổ Phiếu chi để xác nhận đã thanh toán cho khách hàng.
Quản lý lịch sử nhập xuất chứng từ
Phần mềm kế toán 1A cho phép xem lịch sử ngay trên chứng từ và trên một màn hình quản lý lịch sử chứng từ độc lập. Ngay khi chứng từ bị mở khóa để sửa đổi, chức năng quản lý lịch sử chứng từ (Nhật ký chỉnh sửa) sẽ lập tức lưu lại các thông tin trước đó của phiếu để người quản lý hoặc kế toán có thể xem lại khi cần.
Các chức năng bổ sung của phần mềm kế toán 1A
Quản lý tiền lương và chính sách lương thưởng
Kế toán có thể tạo bảng lương trên phần mềm kế toán 1A từ khi bắt đầu sử dụng chương trình. Bảng lương này được điều chỉnh liên tục dựa trên tình hình nhân sự của doanh nghiệp và chính sách của nhà nước.
Sử dụng tính năng quản lý tiền lương, kế toán có thể theo dõi các hợp đồng lao động, chấm công hàng ngày, lập bảng tính lương, tạo bảng khai đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh và tờ khai quyết toán thuế TNCN.
Các thông tin hỗ trợ (Tỷ lệ bảo hiểm, biểu thuế TNCN,…) được khai báo và thay đổi tự động theo các quy định mới nhất. Cuối kỳ, kế toán chỉ cần kiểm tra và ghi sổ bảng lương để phát sinh các bút toán hạch toán lương cho tài khoản 341.
Quản lý chính sách giá
Hỗ trợ khai báo đơn giá chung (áp dụng cho tất cả các khách hàng) và đơn giá cho một nhóm khách hàng cụ thể. Khi kế toán tạo hóa đơn bán hàng, tùy vào khách hàng và mặt hàng bán, giá này sẽ được gán mặc định trên hóa đơn, tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian tra cứu giá cho kế toán.
Ưu và khuyết điểm
Ưu điểm
- Bảng lương đầy đủ, hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Quản lý chính sách giá giúp tiết kiệm thời gian so giá, hạn chế sai giá cho kế toán bán hàng
Khuyết điểm
- Tính năng quản lý hợp đồng còn khá đơn giản.
- Chưa hỗ trợ tự động chính sách chiết khấu, khuyến mãi.
2. Phần mềm kế toán MISA SME.NET – Đa dụng, liên kết và phổ biến
Phần mềm kế toán MISA SME.NET xuất hiện từ khá sớm (1996) và bắt đầu từ một dự án phần mềm phi chính phủ. Trải qua hơn 20 năm phát triển, MISA SME.NET đã có hơn 10 phiên bản, được ứng dụng giảng dạy tại nhiều trung tâm kế toán cũng như một số trường cao đẳng dạy nghề.
MISA SME.NET có ưu điểm là sự đa dạng về tính năng và có liên kết với các phần mềm thuế, ngân hàng, … Ngoài ra quy trình Phần mềm kế toán MISA SME.NET được phân cấp rõ ràng giữa các chức vụ, bộ phận, phòng ban trong công ty. Điều này giúp cho các doanh nghiệp lớn phân chia và quản lý công việc được tốt hơn.
Các chức năng kế toán của phần mềm kế toán MISA
Phần mềm MISA SME.NET 2020 được chia làm 18 phân hệ, trong đó có 15 phân hệ cơ bản phục vụ cho nhu cầu hàng ngày của kế toán bao gồm: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Hóa đơn, Kho, CCDC, TSCĐ, Thuế, Giá thành, Tổng hợp.
Trong từng phân hệ, quy trình và nghiệp vụ kế toán được mô phỏng và thể hiện dưới dạng icon để kế toán có thể lựa chọn chính xác.
Danh mục
Tương tự phần mềm kế toán 1A, danh mục của MISA SME.NET 2020 được thiết kế để theo dõi các thông tin cần thiết và các thông tin mặc định để hỗ trợ hạch toán trên chứng từ.
Hãy cùng xem danh mục vật tư hàng hóa, danh mục chứa nhiều thông tin nhất, của Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020.
Trên danh mục này, ngoại trừ các thông tin cơ bản như mã, tên hàng hóa, ĐVT, %VAT, kế toán còn có thể theo dõi một số thông tin như: Thông tin ngầm định (TK kho, TK doanh thu – chi phí, Kho xuất, Đơn giá mua cố định, …), Thông tin chiết khấu (quy định mức chiết khấu mặc định), Chuyển đổi đơn vị tính, Định mức NVL (nếu là thành phẩm) và một số thông tin mô tả sản phẩm khác.
Chứng từ
Chứng từ trên MISA SME.NET 2020 được chia làm nhiều loại phiếu và nhiều nghiệp vụ khác nhau. Ví dụ nghiệp vụ chi tiền mặt được phân thành Phiếu chi (dùng cho nghiệp vụ Tạm ứng cho nhân viên, Gửi tiền vào ngân hàng và chi Khác), Phiếu trả tiền nhà cung cấp, Phiếu Nộp thuế, Phiếu Nộp bảo hiểm và Phiếu Trả lương. Mỗi phiếu được đưa vào từng phân hệ khác nhau để kế toán dễ tìm kiếm.
Ngoài ra, các chứng từ trên Misa còn đi kèm một số tính năng như kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, kiểm tra sổ phụ, …
Để dễ so sánh, chúng ta cùng xem nghiệp vụ thanh toán hóa đơn chi phí (Lý do chi: Chi khác) trên Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi của phần mềm kế toán Misa. Loại bỏ sự tham gia của Thủ quỹ vào hệ thống, phiếu này cho phép thêm mới NCC, Nhân viên ngay trên giao diện phiếu.
Sau khi nhập các thông tin cần thiết như bút toán chi phí, bút toán thuế, số tiền, thông tin hóa đơn… kế toán bấm Cất để ghi nhận.
Quy trình
Quy trình làm việc trên phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của cả doanh nghiệp lớn lẫn doanh nghiệp nhỏ.
Đối với doanh nghiệp lớn, các bước thường được phân nhỏ ra để áp dụng cho bộ máy có nhiều nhân viên chuyên trách (để phân quyền và kiểm duyệt) cũng như thủ tục làm việc chặt chẽ. Ví dụ khi mua hàng, Doanh nghiệp có thể khai báo Hợp đồng mua, trong hợp đồng sẽ chia làm một hoặc nhiều Đơn đặt hàng (Đơn hàng mua), khi hàng về sẽ có phiếu nhập kho có hóa đơn hoặc không có hóa đơn đi kèm. Nghĩa là có 4 -5 bước để hoàn thành một đơn mua hàng, chưa kể đến vai trò của Thủ kho.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy trình này sẽ được tối giản lại chỉ còn Đơn hàng mua hoặc Hóa đơn mua hàng.
Tuy nhiên, để tối ưu quy trình trên một hệ thống dành cho mọi quy mô doanh nghiệp là rất khó, chính vì vậy một số quy trình không tránh khỏi việc thừa thông tin và gây rắc rối, mất thời gian cho kế toán doanh nghiệp nhỏ.
Trở lại với ví dụ trên, nếu chi phí này là chi phí trả trước, kế toán cần thực hiện thêm các bước: 1. Khai báo CPTT trên danh mục > 2. Khai báo các thông tin phân bổ chi phí như số kỳ, tài khoản chi phí, bộ phận nhận chi phí,… > 3. Tập hợp các phiếu chi/ủy nhiệm chi đã lập trước đó (Không bắt buộc, nhưng nếu không sẽ khó quản lý các hóa đơn chi phí) > 4. Lập chứng từ phân bổ CPTT cuối kỳ.
Báo cáo thuế và Báo cáo quản trị
Báo cáo thuế
Hệ thống tờ khai thuế tự động tổng hợp chứng từ để lập tờ khai và hỗ trợ kê khai trực tiếp thông qua dịch vụ mtax. Cuối kỳ, kế toán thực hiện lập bút toán khấu trừ thuế.
Ngoài các tờ khai thuế thông thường, phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 còn hỗ trợ thêm hai loại tờ khai là Thuế Thu nhập đặc biệt và Thuế Tài nguyên
Báo cáo quản trị
Hỗ trợ xem, in và xuất dữ liệu excel các báo cáo tài chính, báo cáo đi kèm thông tư, báo cáo quản trị đặc thù khác.
Phần mềm kế toán Misa còn có thêm công cụ Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách cuối kỳ để tránh một số sai sót thường gặp như âm kho, âm quỹ…
Ưu và khuyết điểm
Ưu điểm
- Chi tiết và trực quan, công việc kế toán được chia nhỏ thành từng phân hệ khiến kế toán … nhìn là biết.
- Hỗ trợ hạch toán chứng từ tự động theo nghiệp vụ mặc định sẵn.
- Hỗ trợ kê khai thuế tài nguyên và thuế TNĐB.
Khuyết điểm
- Quy trình hạch toán chứng từ khá phức tạp.
- Do được chia làm nhiều loại phiếu, với cùng một mục đích, ví dụ chi tiền, thì kế toán cần làm quen với nhiều giao diện phiếu cũng như cách thao tác khác nhau.
Các chức năng quản trị của phần mềm kế toán MISA
Quản lý hợp đồng
Chức năng này có mặt trong phiên bản Enterprise của MISA SME.NET 2020, bao gồm Hợp đồng Mua và Hợp đồng Bán. Hai loại hợp đồng này đều được dùng để theo dõi thông tin hợp đồng, theo dõi nghiệp vụ phát sinh, lãi/lỗ, doanh thu. Ngoài ra còn cho phép quy định mặt hàng, giá, số lượng đã ký trên hợp đồng để đưa vào hóa đơn mua/bán hàng hóa. Hợp đồng bán hàng còn có thể được sử dụng để tính giá thành theo Hợp đồng / Dự án.
.png "Hợp đồng bán - Phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA")
Quản lý người dùng và phân quyền
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 cho phép phân quyền cho người sử dụng theo quy trình:
- Khai báo những vai trò có trong công ty
- Phân quyền cho từng vai trò, các quyền này bao gồm quyền chi nhánh sử dụng, quyền xem, thêm, sửa, xóa, xuất excel,…
- Gán vai trò cho người sử dụng (ví dụ: Kế toán trưởng)
Quản lý lịch sử nhập xuất chứng từ
Chức năng Nhật ký sử dụng cho phép người quản lý truy xuất lịch sử điều chỉnh phiếu theo ngày và xuất dữ liệu này ra excel (xml) để kiểm tra.
Quản lý ngân sách
Chức năng này có mặt trong phiên bản Enterprise của MISA SME.NET 2020. Hỗ trợ kế toán lập dự toán ngân sách cho chi tiêu hàng tháng, so sánh thực chi và dự toán cũng như cảnh báo chi vượt dự toán. Chức năng này thực sự chỉ được sử dụng trong những doanh nghiệp lớn và có yêu cầu quản trị cao. Ngoài ra, để áp dụng thành công chức năng này yêu cầu phải có tầm nhìn chiến lược của ban lãnh đạo cũng như sự phối hợp ăn ý giữa nhiều bộ phận trong Doanh nghiệp. Nếu thực sự không có nhu cầu, Doanh nghiệp nên bỏ qua chức năng này trong triển khai phần mềm vì có thể sẽ gây rắc rối và phức tạp trong quy trình nhập liệu kế toán.
Quản lý theo dự án, công trình
MISA SME.NET 2020 cho phép khai báo mã dự án, công trình để quản lý nhập xuất tồn NVL và kết quả kinh doanh trong thời gian thực hiện và nghiệm thu dự án, công trình.
Các chức năng bổ sung của phần mềm kế toán MISA
Quản lý lương
Chức năng này có mặt trong phiên bản Professional và Enterprise của MISA SME.NET 2020. Một số tính năng trong quản lý Lương bao gồm: Bảng chấm công, Bảng tính lương, Hạch toán chi phí lương cuối kỳ, Trả lương cho nhân viên qua kết nối với ngân hàng, Xem lịch sử trả lương. Các thông tin về lương thỏa thuận, lương hợp đồng, NPT được khai báo trên danh mục Nhân viên. Các thông tin hỗ trợ (Tỷ lệ bảo hiểm, biểu thuế TNCN,…) được khai báo sẵn, người dùng có thể thay đổi.
Quản lý chính sách giá
Cho phép tạo bảng giá theo Khách hàng, Nhóm khách hàng, Hợp đồng và cập nhật tự động vào Hóa đơn bán hàng. Ngoài ra, kế toán có thể thiết lập chiết khấu theo số lượng (trên danh mục hàng hóa) hoặc theo giá (trên Chính sách giá).
Ưu và khuyết điểm
Ưu điểm
- Bảng lương đầy đủ, hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Quản lý chính sách giá giúp tiết kiệm thời gian so giá, hạn chế sai giá cho kế toán bán hàng
- Có nhiều tính năng thêm hỗ trợ nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ các chính sách chiết khấu theo hàng hóa.
Khuyết điểm
- Cho phép vay vốn ngay trên phần mềm, tuy nhiên chưa quản lý được các khoản vay này (hợp đồng vay, lịch sử trả lãi/vốn…)
- Chưa theo dõi chi tiết hợp đồng lao động.
- Quy trình quản trị khá phức tạp và yêu cầu khai báo nhiều thông tin.
3. Phần mềm kế toán Fast Accounting 11 – Quản trị nâng cao
Tương tự như MISA SME, phần mềm kế toán Fast Accounting cũng xuất hiện từ khá sớm và được ứng dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Điểm mạnh của Fast là các yếu tố quản trị nâng cao, đặc biệt trong quản lý và tính giá thành dự án, công trình. Tuy nhiên chính các yếu tố này cũng dẫn đến sự phức tạp trong một số nghiệp vụ kế toán mà chỉ những doanh nghiệp lớn cần sử dụng.
Chức năng kế toán của phần mềm kế toán Fast Accounting 11
Phần mềm Fast Accounting 11 được chia làm 13 phân hệ, trong đó có 10 phân hệ cơ bản phục vụ cho nhu cầu hàng ngày của kế toán bao gồm: Quỹ (tiền mặt, tiền gửi, tiền vay), Mua hàng và công nợ phải thu, Bán hàng và công nợ phải trả, Hàng tồn Kho, CCDC, TSCĐ, Thuế, Giá thành cho SX, Dự án và công trình xây lắp, Tổng hợp.
Danh mục
Tương tự như hai phần mềm trên, danh mục của Fast Accounting 11 được dùng để khai báo và theo dõi các thông tin cần thiết và thông tin mặc định hạch toán trên phiếu. Ngoài ra Fast Accounting 11 còn bổ sung một số mã truy suất để khai thác các báo cáo quản trị.
Hãy xem danh mục Vật tư hàng hóa của Fast Accounting 11.
Ngoài các thông tin cơ bản như Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT thì kế toán có thể khai báo thêm các các thông tin như: Thông tin ngầm định (TK kho, TK doanh thu – chi phí, chiết khấu, hàng bán bị trả lại, …), Thông tin quản lý kho (PP tình giá tồn kho, Lượng tồn tối thiểu/tối đa, Theo dõi tồn kho), Thông tin quản trị (Nhóm vật tư 1,2,3)
Chứng từ
Các chứng từ của Fast Accounting 11 cũng được chia làm nhiều loại phiếu và nghiệp vụ (mã giao dịch) khác nhau.
Ví dụ cùng một mục đích chi tiền thì sẽ có Phiếu chi tiền mặt, tiền gửi, tiền vay (trên phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiến vay) và Phiếu chi thanh toán tiền mua hàng (trên phân hệ Mua hàng).
Ở một số phiếu, chi tiết các dòng hạch toán được mặc định theo mã giao dịch được chọn nhằm hạn chế số lượng thông tin kế toán cần khai báo. Tuy nhiên, kế toán vẫn cần định khoản thủ công cho tất cả các nghiệp vụ.
Một số tính năng kiểm tra căn bản trên phiếu bao gồm: kiểm tra định dạng MST, kiểm tra trùng số HĐ, kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn…
Hãy xem nghiệp vụ nghiệp vụ thanh toán hóa đơn chi phí (Mã gd: 8 – Thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền) trên Phiếu chi tiền mặt, tiền gửi, tiền vay.
Đầu tiên, kế toán cần nhập các thông tin chung (Mã GD, Khách hàng, Diễn giải, TK Nợ…), sau đó là các thông tin chứng từ (Số chứng từ, Ngày, quyển, trạng thái…), chi tiết hạch toán (TK Có, Mã khách, PS có…) rồi mới tiếp tục khai báo thông tin hóa đơn và ghi sổ chứng từ.
Quy trình
Chỉ xem cơ bản quy trình lập phiếu nêu trên, chắc các bạn cũng phần nào hình dung được các quy trình lớn hơn trên Fast Accounting 11. Tương tự như MISA SME.NET, có vẻ định vị của Fast Accounting nghiêng về các Doanh nghiệp lớn với quy trình quản trị phức tạp nhiều hơn.
Không nói đến quy trình phức tạp nhất là Tính giá thành (sẽ đề cập trong một bài khác), chúng ta hãy xem quy trình khai báo chi phí trả trước (hay bút toán phân bổ định kỳ) của Fast Accounting 11.
Sau khi nhập Phiếu chi hóa đơn chi phí như trên, kế toán cần Tìm các phiếu chi phí trong kỳ > Khai báo bút toán phân bổ định kỳ > Lập chứng từ phân bổ ở cuối mỗi kỳ. Hạn chế của quy trình này là không thể cùng lúc phân bổ chi phí cho nhiều chứng từ mà phải tạo bút toán phân bổ cho mỗi một chứng từ.
Báo cáo thuế và Báo cáo quản trị
Báo cáo thuế
Fast Accounting 11 hỗ trợ hai tờ khai thuế là GTGT và TNDN. Bút toán kết chuyển thuế GTGT được mặc định và thực hiện chung với các bút toán kết chuyển cuối kỳ. Fast Accounting 11 cũng hỗ trợ kế toán xuất trực tiếp các báo cáo thuế ra HTKK.
Báo cáo quản trị
Ngoài sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung, phần mềm kế toán Fast Accounting 11 cũng hỗ trợ các sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ. Các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị đi kèm cũng khá đầy đủ, nhất là các báo cáo thuộc phân hệ giá thành rất chi tiết.
Ưu và khuyết điểm
Ưu điểm
- Hỗ trợ khai báo nhiều yếu tố quản trị trong chứng từ, danh mục và quy trình kế toán.
- Hỗ trợ 2 loại sổ sách báo cáo: Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ
Khuyết điểm
- Giao diện phiếu và khai báo thông tin rối do có quá nhiều thông tin quản trị, nhất là các màn hình phiếu và màn hình danh mục.
- Quy trình hạch toán chứng từ khá phức tạp.
- Do được chia làm nhiều loại phiếu, nhiều loại giao dịch nên kế toán cần làm quen với nhiều giao diện phiếu, ý nghĩa từng loại giao dịch cũng như cách thao tác khác nhau.
- Không hỗ trợ hạch toán tự động, kế toán cần nhớ và hạch toán theo từng nghiệp vụ.
- Giao diện có nhiều chữ viết tắt hoặc không dấu, khiến người sử dụng mất nhiều thời gian để tra cứu.
Các chức năng quản trị của phần mềm kế toán Fast Accounting 11
Quản lý hợp đồng
Fast Accounting 11 hỗ trợ ba loại hợp đồng là Hợp đồng bán (Đơn hàng bán), Hợp đồng mua (Đơn hàng mua) và Hợp đồng vay (Khế ước vay).
Sử dụng Hợp đồng bán và Hợp đồng mua giúp kế toán theo dõi quá trình thực hiện Hợp đồng, khai báo sẵn các mặt hàng, giá bán từng mặt hàng trong từng hợp đồng, từ đó giảm thời gian tra cứu và nhập liệu trên Hóa đơn bán hàng (Tuy nhiên, trong trường hợp bán/mua nhiều lần, quá trình tạo Hóa đơn tốn khá nhiều bước do không cho phép chọn từng mặt hàng khai báo trong đơn hàng. Kế toán phải chọn tất cả mã hàng và xóa bớt dòng hàng nếu không thừa).
Hợp đồng vay hay Khế ước vay vốn hỗ trợ kế toán lưu trữ các thông tin trên hợp đồng và theo dõi các chứng từ phát sinh trên khế ước và chi tiết các bút toán phát sinh.
Quản lý người dùng và phân quyền
Fast Accounting 11 cho phép phân quyền theo nhóm người sử dụng với các quyền thêm mới, sửa, xóa, xem và in trên các danh mục cũng như chứng từ. Quy trình phân quyền của Fast Accounting 11 như sau:
- Tạo nhóm người sử dụng (admin và nhóm khác)
- Phân quyền cho nhóm người sử dụng
- Khi có người dùng mới thì tạo user và gán nhóm người sử dụng.
Quản lý lịch sử nhập xuất chứng từ
Thiếu phần kiểm soát các thông tin bị chỉnh sửa trên phiếu, Fast Accounting 11 vẫn cho phép người quản lý kiểm tra được những chứng từ bị xóa và người đã điều chỉnh dữ liệu trên chứng từ.
Các yếu tố quản lý đặc thù của từng doanh nghiệp
Có thể nói quản trị là một điểm mạnh của Fast Accounting 11. Ngoài các yếu tố quản trị mặc định như Hợp đồng, Dự án, Mã chi phí,… Fast Accounting 11 còn hỗ trợ thêm 3 trường tự do để kế toán hoặc người quản trị tự định nghĩa và tổng hợp báo cáo theo yêu cầu của Doanh nghiệp.
Quản lý theo dự án, công trình
Ngoài việc tính giá thành, Fast Accounting 11 cho phép khai báo mã dự án để quản lý dự toán, nhập xuất tồn NVL, công nợ cũng như kết quả kinh doanh trong thời gian thực hiện và nghiệm thu Dự án.
Không những vậy, các Dự án này còn có thể tính giá xuất kho như một kho riêng biệt. Hệ thống báo cáo quản trị liên quan đến dự án và công trình của Fast Accounting 11 cũng rất phong phú và chi tiết.
Các chức năng bổ sung trên phần mềm kế toán Fast
Quản lý thuế TNCN
Không hỗ trợ các bảng tính lương như các phần mềm kế toán trên, Fast Accounting 11 xây dựng một quy trình Quản lý thuế TNCN riêng. Quy trình bắt đầu từ việc Khai báo thông tin nhân viên, Cập nhật phát sinh theo biểu thuế lũy tiến hoặc toàn phần, Cập nhật điều chỉnh thuế khấu trừ, Tính thuế TNCN và Quyết<
