Số hóa là gì? Lợi ích số hóa đem lại cho doanh nghiệp

Cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ trên phạm vi toàn cầu, tạo ra cuộc cạnh tranh công nghệ khốc liệt giữa các doanh nghiệp. Trong đó, số hóa doanh nghiệp hiện là một trong những giải pháp mà doanh nghiệp cần quan tâm để phát triển nhanh hơn và có lợi thế cạnh tranh trước các đối thủ lớn hơn.

Số hóa là gì?

Theo truyền thống, các doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu và lưu giữ hồ sơ… ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm giấy viết tay, tài liệu in, âm thanh, hình ảnh…. Việc số hóa doanh nghiệp sẽ chuyển đổi quy trình này sang chuẩn dữ liệu trên các loại máy tính và các thiết bị khác.

Đồng thời, nhân viên, phòng ban hay giám đốc điều hành có thể điều hành, quản lý công việc của mình một cách hiện đại. Ví dụ, thay vì gặp mặt trực tiếp để phân công, nhắc nhở công việc, nhân viên và chủ doanh nghiệp có thể kết nối, quản lý, điều hành công việc thông qua hệ thống có kết nối internet.

Các hình thức số hóa phổ biến

Hiện nay, có 2 hình thức số hóa phổ biến là : số hóa tài liệu (Digitization) và số hóa quy trình (Digitalization).

Số hóa dữ liệu

Số hóa dữ liệu là một phương pháp số hóa chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật chất hoặc vật lý sang dạng số. Hệ thống máy tính sau đó nhận thông tin, xử lý và sử dụng cho các mục đích khác nhau.

Tất cả các loại dữ liệu phổ biến như văn bản, hình ảnh và âm thanh đều có thể được số hóa và hiển thị bằng máy tính. Giải pháp này đáp ứng nhu cầu dữ liệu của bạn, đồng thời giúp mọi người tìm và khám phá các loại dữ liệu khác nhau.

Số hóa quy trình

Số hóa quy trình là quá trình cải thiện, thay đổi các quy trình hoạt động và công việc trong bối cảnh số hóa dữ liệu.

Điều này giúp các doanh nghiệp tăng năng suất, tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, số hóa quy trình chỉ tác động biến đổi hình thức về quy trình kinh doanh. Nó không làm thay đổi quy trình kinh doanh của tổ chức.

Lợi ích số hóa đem lại cho doanh nghiệp

Bất kể ngành nào, số hóa là cần thiết để tránh bị tụt hậu. Đồng thời, số hóa mang lại nhiều lợi ích giúp các doanh nghiệp bắt kịp xu hướng và trở nên mạnh mẽ hơn. 

Số hóa giúp tăng năng suất làm việc

Khi các doanh nghiệp thực hiện kĩ thuật hóa, năng suất làm việc sẽ được tăng lên đáng kể. Phương pháp lưu trữ dữ liệu trên giấy truyền thống buộc nhân viên phải dành nhiều thời gian hơn để tìm kiếm tài liệu giấy tại nơi làm việc hơn so với tìm kiếm dữ liệu bằng số hoá. Về lâu dài, điều này gây lãng phí thời gian. Sự hạn chế này hoàn toàn có thể được giải quyết bằng việc kĩ thuật hóa. 

Nhờ đó, các nhà quản lý và nhân viên chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản là có thể tìm thấy tài liệu mình cần một cách đầy đủ và chính xác, tiết kiệm rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp. Điều này cho phép nhân viên sử dụng thời gian tiết kiệm được cho các nhiệm vụ quan trọng hơn. Đồng thời, nhân viên cũng được rèn luyện, học hỏi thêm nhiều kiến ​​thức, kỹ năng để hoàn thiện bản thân, nâng cao hiệu quả công việc.

Số hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí

Các phương pháp quản lý và làm việc truyền thống đòi hỏi các doanh nghiệp phải in khối lượng tài liệu lớn. Điều này phải chịu một khoản phí khá cao. Đồng thời, các doanh nghiệp phải trả tiền giấy, mực, điện và khấu hao thiết bị in.

Ngày nay, số hóa cho phép các doanh nghiệp giảm thiểu hoàn toàn các loại chi phí này. Việc tiết kiệm chi phí giúp doanh nghiệp có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất, các mảng kinh doanh trọng điểm. Tăng cường tạo ra lợi nhuận và phát triển doanh nghiệp hiệu quả hơn. Theo một số báo cáo gần đây, các doanh nghiệp đã tiết kiệm hàng tỷ đồng chi phí in ấn và nhân công nhờ quá trình số hóa.

số hóa giúp doanh nghiệp xử lý thông tin và dữ liệu linh hoạt

Số hóa cho phép doanh nghiệp tìm kiếm tất cả dữ liệu và thông tin của họ một cách nhanh chóng, dễ dàng và không giới hạn. Tất cả dữ liệu của bạn có thể được đồng bộ hóa và chuyển đổi thành các định dạng kỹ thuật số mới nhất. Truy cập nhanh chóng và dễ dàng mọi thứ mọi lúc, mọi nơi thông qua thiết bị hỗ trợ web hoặc hệ thống đám mây.

Nhờ đó, công việc được xử lý thuận tiện, linh hoạt và hiệu quả hơn, nhất là khi nhân viên có nhu cầu làm việc tại nhà hoặc từ xa.

Số hóa giúp bảo mật tài liệu tốt hơn

Mọi doanh nghiệp đều có dữ liệu như chiến lược kinh doanh, tiếp thị, kế hoạch phát triển,… Dữ liệu rất quan trọng, thậm chí quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Vì vậy, việc đảm bảo an toàn dữ liệu là rất cần thiết và quan trọng.

Nhờ việc chuyển sang kĩ thuật số, các doanh nghiệp có thể cải thiện tính bảo mật của hệ thống dữ liệu của họ. Chủ doanh nghiệp, người quản lý và nhân viên có thể hạn chế quyền truy cập, chỉnh sửa và xem các văn bản, tài liệu quan trọng khi cần. Đồng thời, bạn có thể cài đặt các quy trình công việc liên quan và triển khai các nhóm quyền (quyền chỉnh sửa, truy cập, nhận xét) theo bộ phận và theo người cụ thể. Ngoài ra, nhân viên có thể theo dõi và kiểm soát quá trình quét tài liệu để biết ai đang xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.

Số hóa giúp doanh nghiệp tối ưu khả năng lưu trữ thông tin 

Phương pháp lưu trữ dữ liệu truyền thống trên giấy khiến các doanh nghiệp gặp rủi ro như mối mọt, mục nát, mất mát và ẩm ướt, làm giảm giá trị của các tài liệu khi bị hư hỏng. Nhờ kỹ thuật số, các doanh nghiệp có thể loại bỏ những lo lắng này. Tài liệu ảo giúp đảm bảo rằng thông tin và dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp được lưu trữ, bảo vệ và bảo quản cẩn thận trong nhiều năm.

Số hóa thân thiện với môi trường

Hàng năm, hàng triệu tấn giấy phế thải được thải ra môi trường bởi các doanh nghiệp và cơ quan chính phủ. Điều này có thể gây ra sự lãng phí tài nguyên và ô nhiễm môi trường. Vì vậy, việc tiết kiệm giấy và giảm lãng phí giấy không cần thiết ra môi trường đang được các nhà nghiên cứu môi trường khuyến nghị.

Ý tưởng lưu trữ thông tin và dữ liệu dưới dạng kỹ thuật số được coi là rất “xanh”. Giải pháp lưu trữ này giúp hạn chế lượng giấy in không cần thiết. Đồng thời góp phần nâng cao ý thức bảo vệ môi trường của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp có thể bị kìm hãm sức sự phát triển nếu cơ chế, hệ thống, quy trình và cơ cấu tổ chức lạc hậu. Kết quả là các doanh nghiệp sẽ mất đi tính linh hoạt, khả năng thích ứng nhanh và tinh thần sáng tạo. Trong thời đại công nghệ, việc số hóa hoạt động kinh doanh trở nên thiết yếu để doanh nghiệp có thể “sống sót” và phát triển trong thời đại năng động và đầy đổi mới như hiện nay.