Previous

Next

Số hóa doanh nghiệp là gì?

Vấn đề trăn trở của các doanh nghiệp hiện nay, sau khủng hoảng của CoVid-19 là vấn đề quản trị trong doanh nghiệp và các tình trạng tương tự. Trong kỷ nguyên công nghệ số, số hóa là quy trình bắt buột giúp doanh nghiệp không bị tụt hậu so với thị trường. Đây không chỉ là chuyển giao nền tảng, phương thức làm việc, mà đây còn là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp sống sót trong thời kỳ biến động như hiện nay. 

I.    Số hóa doanh nghiệp là gì?

Số hóa doanh nghiệp là quá trình chuyển đổi quản lý doanh nghiệp, chuyển đổi phương thức xử lý công việc, quản lý hồ sơ, giấy tờ, tài liệu…. công tác điều hành từ phương thức truyền thống như các hồ sơ viết tay, bản in giấy, hình ảnh dữ liệu… thành các chuẩn định dạng khác nhau và lưu trữ trên máy tính. 

Ngoài ra, việc điều hành của doanh nghiệp, từ nhân viên đến cấp lãnh đạo cũng được thay đổi. Ví dụ như: việc họp giao ban từ trực tiếp, phân công, nhắc nhở công việc sẽ được chuyển sang quản lý điều hành thông qua các hệ thống kết nối internet. 

>>> Xem thêm: Tổng hợp các phần mềm thuyết trình chuyên nghiệp

II.    Lợi ích của số hóa trong doanh nghiệp

Tuy quá trình số hóa vô cùng phức tạp, tuy nhiên khi áp dụng vào quy trình doanh nghiệp sẽ mang lại lợi ích vô cùng to lớn. Cùng điểm qua các lợi ích của số hóa mà doanh nghiệp chú trọng. 

2.1 Nâng cao năng suất làm việc

Theo các nghiên cứu, thông thường để tìm kiểu một tài liệu giấy, nhân viên phải tiêu tốn ít nhất 12 phút trong quỹ thời gian. Tuy nhiên với các tài liệu được số hóa, nhân viên chỉ tốn vài thao tác để tìm kiếm và xử lý, giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Thời gian đó nhân viên có thể xử lý các công việc quan trọng hơn hoặc học hỏi thêm nhiều kỹ năng khác. 

2.2 Tiết kiệm chi phí

Với phương thức quản lý truyền thống, các chi phí như: chi phí giấy tờ, chi phí in ấn, chi phí khâu hao trang thiết bị, tiền điệc, giấy mực… tốt một khoản rất lớn mà doanh nghiệp ít kiểm soát. Số hóa sẽ giúp giảm thiểu các chi phí này đến mức thấp nhất và giúp bạn tập trung nguồn lực tài chính vào các mảnh chính yếu khác, tăng cường đầu tư để mang lại lợi nhuận.
Theo nhiều báo cáo, số hóa quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng tỉ đồng từ việc lãng phí vào việc in ấn cũng như chi phí lao động. 

2.3 Dễ dàng tiếp cận và không bị giới hạn

Việc đưa các dữ liệu số hóa lên hệ thống đám mây hoặc cơ sỡ dữ liệu trên máy tính giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm thông tin dữ liệu của mình, cũng như dễ dàng chia sẽ thông tin với nhau thông qua các thiết bị có kết nối internet dù bất cứ lúc nào, bất cứ ở đâu. 

2.4 Tăng cường mức độ bảo mật 

Tùy vào nhu cầu, các tài liệu sẽ dễ dàng giới hạn quyền truy cập vào các tài liệu có tính bảo mật cao. Veiejc này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát các quyền hạn (truy cập, chỉnh sửa, xử lý….) cho từng cá nhân, phòng ban. 

2.5 Nâng cao khả năng lưu trữ thông tin

Các thông tin được lưu trữ trên giấy có khả năng bị hư hỏng và mất mát khá cao. Các doanh nghiệp truyền thống khá đau đầu trong việc đầu tư không gian lưu trữ và hạn chế mất hoặc hư do mối mọt. Vì thế, số hóa giúp doanh nghiệp tối ưu khả năng lưu trữ, không bị hạn chế về mặt dung lượng và đảm bảo tối đa việc thất thoát, mất mát dữ liệu.

2.6 Phục hồi dữ liệu sau thảm họa

Bất cứ loại dữ liệu lưu trữ nào cũng luôn tồn tại các rủi ro sau thảm họa. Dù là thảm họa thiên nhiên hay con người thì khả năng phá hủy giấy tờ, tài liệu quan trọng cũng rất cao. Tuy nhiên các tài liệu số hóa dễ dàng phục hồi hơn nhờ sự phát triển của công nghệ. 

2.7 Thân thiện với môi trường

Như đã nói ở trên, việc số hóa lưu trữ thay thế tài liệu giấy sẽ giảm tải việc in ấn và sử dụng giấy một cách thừa thải, nâng cao ý thức bảo vệ môi trường cho doanh nghiệp. 

2.8 Bước đệm hoàn hảo cho công cuộc chuyển đổi số

Lưu trữ các dữ liệu ảo hay quét hình ảnh đều là những bước đầu tiên trong quá trình xây dựng kế hoạch chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Việc số hóa toàn bộ các thông tin tài liệu là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp đảm bảo những thành công vượt bậc trong quá trình chuyển đổi số trong tương lai và tiết kiệm được nhiều chi phí.

Có thể bạn quan tâm: 

• Kỹ năng viết email chuyên nghiệp
• 7 nguyên tắc rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả
• Tổng hợp các phần mềm thuyết trình chuyên nghiệp
• Kỹ năng mềm là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng mềm

Bài viết mới nhất

Register for trial

Full Name

Email của bạn

Phone number

Company

Address