Số hóa doanh nghiệp, hồ sơ, bản đồ và hình ảnh: Lợi ích thực tiễn

Khoảng vài năm trở lại đây, rất nhiều phương tiện truyền thông nhắc tới thuật ngữ “số hóa” nhưng thực tế vẫn chưa nhiều người thực sự hiểu bản chất của nó. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm câu trả lời cho câu hỏi Số hóa là gì? Lợi ích khi triển khai quá trình này có lớn không?

Số hóa là gì?

Số hóa hay nói cách khác là hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thông thường sang hệ thống kỹ thuật số. Ví dụ như số hóa tài liệu, văn bản dạng giấy với nhiều kích cỡ khác nhau, xuất ra nhiều dạng tập tin khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp. Hoặc số hóa truyền hình chuyển đổi từ phát sóng truyền hình analog sang phát sóng kỹ thuật số.

Hiểu một cách đơn giản: Số hóa là việc cập nhật các dữ liệu lên phần mềm để dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi.

Ngày nay có khá nhiều người nhầm lẫn giữa hai khái niệm “số hóa” và “chuyển đổi số”. Số hóa được hiểu là việc biến đổi các giá trị thực sang dạng số. Còn chuyển đổi số sẽ ở cấp độ cao hơn, một sự hoàn thiện của số hóa. Cụ thể, sau khi dữ liệu đã được số hoá, các công nghệ như AI, Big Data,… sẽ được sử dụng để phân tích, biến đổi dữ liệu và tạo ra một giá trị khác. Có thể nói, chuyển đổi số là dạng phát triển hoàn thiện hơn của số hóa. So với số hóa, chuyển đổi số thực hiện phức tạp hơn nhiều. 

Số hóa doanh nghiệp

Hiện nay, các doanh nghiệp đang không ngừng trăn trở về vấn đề quản trị doanh nghiệp trong tình trạng khủng hoảng hậu Covid 19 và những tình trạng tương tự. Trong kỷ nguyên công nghệ, số hóa quy trình doanh nghiệp trở thành bước đi bắt buộc nếu bạn không muốn doanh nghiệp của mình bị tụt hậu. Đó không chỉ là chuyển giao nền tảng làm việc, mà còn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp “sống sót” trong một thế giới biến động như hiện nay. 

Số hóa doanh nghiệp là gì?

Số hóa doanh nghiệp chính là quá trình chuyển đổi công tác điều hành, quản lý doanh nghiệp, quản lý các công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, theo cách truyền thống như các bản giấy tờ viết tay, bản in trên giấy hay mọi hình ảnh âm thanh, dữ liệu với nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác. Ngoài ra việc điều hành quản lý công việc của nhân viên hay lãnh đạo, các phòng ban cũng được thay đổi theo hình thức hiện đại từ việc họp mặt trực tiếp, nhắc nhở, phân công công việc sang việc quản lý điều hành qua các hệ thống kết nối internet.

Lợi ích của số hóa trong doanh nghiệp

Quy trình chuyển đổi dữ liệu này tuy phức tạp nhưng đem đến lợi ích vô cùng to lớn cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do tại sao các doanh nghiệp nên bắt tay vào quá trình số hóa: 

Nâng cao năng suất làm việc

Một nghiên cứu chỉ ra rằng mỗi nhân viên cần phải tốn ít nhất 12 phút để tìm kiếm các tài liệu giấy. Với số hóa, chỉ với một vài thao tác đã có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian.

Nhân viên của công ty có thể sử dụng quỹ thời gian tiết kiệm được đó để học hỏi thêm nhiều kỹ năng, xử lý những công việc khác quan trọng hơn.

Tiết kiệm chi phí

Thông thường chi phí dùng để in ấn giấy tờ của 1 doanh nghiệp là một con số khổng lồ. Và chi phí này cũng đã bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau như chi phí khấu hao trang thiết bị, tiền điện, tiền giấy mực…

Số hóa dữ liệu ngoài việc giúp tối thiểu hóa những loại chi phí này đến mức thấp nhất còn giúp bạn tập trung các nguồn lực tài chính vào những mảng kinh doanh chủ yếu, tăng cường đầu tư để mang lại lợi nhuận.

Theo các báo cáo gần đây, quy trình số hóa đã giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được hàng tỷ đồng. Và đó cũng chính là là số tiền mà họ đã lãng phí vào việc in ấn, cũng như là chi phí lao động.

Dễ dàng tiếp cận và không bị giới hạn

Tất cả những dữ liệu đã được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số đều có thể dễ dàng và nhanh chóng truy cập thông qua hệ thống đám mây hoặc các thiết bị kết nối mạng internet ở bất cứ đâu vào bất kỳ lúc nào.

Có thể thấy rằng, việc số hóa đã tạo ra một cuộc cách mạng mới, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm mọi thông tin, dữ liệu. 

Tăng cường mức độ bảo mật 

Trong trường hợp cần thiết, ta có thể giới hạn quyền truy cập xem văn bản các văn bản quan trọng và cài đặt các luồng công việc liên quan, cùng với các nhóm quyền hạn (quyền truy cập, quyền bình luận, quyền chỉnh sửa) cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban. 

Nâng cao khả năng lưu trữ thông tin

Thông tin được lưu trữ trên giấy tờ theo cách truyền thống là những loại thông tin có khả năng bị thất lạc hoặc hư hỏng khá cao.  Trước kia, các doanh nghiệp phải đau đầu trong việc tìm cách để lưu trữ tài liệu trên giấy sao cho hạn chế khả năng mất hoặc hư hỏng mối mọt.

Vì thế, việc phát triển số hóa đã đảm bảo việc tất cả những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ và giữ gìn cẩn thận. 

Phục hồi dữ liệu sau thảm họa

Bất kỳ loại cất giữ dữ liệu nào cũng sẽ luôn luôn tồn tại rủi ro về thảm họa. Dù là thảm hoạ do thiên nhiên hay con người tạo ra, thì cũng đều có khả năng phá hủy hoại giấy tờ, tài liệu quan trọng.

Và hiển nhiên điều này cũng sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Thân thiện với môi trường

Lưu trữ dưới định dạng kỹ thuật số được nhận định là thân thiện môi trường. Tại sao? Bởi vì cách lưu trữ này sẽ cho phép giảm tải việc in ấn, sử dụng giấy một cách thừa thãi không cần thiết,  nâng cao ý thức bảo vệ môi trường cho doanh nghiệp.

Bước đệm hoàn hảo cho công cuộc chuyển đổi số

Lưu trữ các dữ liệu ảo hay quét hình ảnh đều là những bước đầu tiên trong quá trình xây dựng kế hoạch chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Việc số hóa toàn bộ các thông tin tài liệu là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp đảm bảo những thành công vượt bậc trong quá trình chuyển đổi số trong tương lai và tiết kiệm được nhiều chi phí.

Số hóa tài liệu

Lưu trữ tài liệu theo kiểu truyền thống có thể phải đối mặt với nhiều rủi ro (ví dụ như thiệt hại do nấm mốc, cháy nổ, côn trùng; hay thậm chí giấy có thể tự phá hủy theo thời gian). Hơn nữa, khi lưu trữ trong kho, tìm kiếm một tài liệu có thể là nhiệm vụ khá khó khăn nếu không có ai hay một hệ thống chuyên nghiệp nào quản lý. Với sự phát triển của công nghệ, ngày nay hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp đều chọn số hóa tài liệu như một giải pháp cho những vấn đề nói trên. 

Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

“Số hóa dữ liệu là gì ?”, “Số hóa hồ sơ là gì?” hay “Số hóa dữ liệu lưu trữ là gì?” hẳn là câu hỏi mà nhiều người thắc mắc. Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Ngoài ra việc số hóa dữ liệu giúp cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Thêm vào đó, số hóa dữ liệu giúp chúng ta chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, từ đó có thể linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

Các dạng số hóa tài liệu

Trong số hóa, có rất nhiều dạng lưu trữ tài liệu khác nhau có thể kể đến như lưu trữ văn bản, hồ sơ, lưu theo dạng hộp, dạng kệ, dạng kho. Câu hỏi đặt ra là Tại sao phải đa dạng các hình thức lưu trữ tài liệu? Đơn giản vì việc đa dạng hình thức lưu trữ sẽ giúp phân biệt các loại tài liệu với nhau, từ đó dễ dàng trong công tác quản lý, đánh giá và theo dõi. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm khi cần cũng sẽ vô cùng dễ dàng.

Số hóa tài liệu hỗ trợ việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu lâu hơn. Việc số hóa tài liệu sẽ dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện, giúp truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện.

Lợi ích của việc số hóa tài liệu

• Tối ưu hóa không gian lưu trữ.
• Giảm việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ.
• Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn.
• Tối thiểu hóa thời gian tìm kiếm.
• Chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng.
• Tăng cường khả năng lưu trữ và bảo mật thông tin.
• Nâng cao hiệu suất làm việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
• Chi phí vận hành và quản lý thấp.

Những lưu ý khi số hóa tài liệu

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn còn lưu trữ tài liệu theo cách truyền thống thì đây là thời điểm bạn nên số hóa. Tuy nhiên, trước khi bắt tay vào quá trình chuyển đổi này, bạn cần hiểu rõ việc số hóa cần những yêu cầu gì? Hãy tham khảo những gợi ý dưới đây của chúng tôi nhé!

• Những loại tài liệu mà bạn sẽ tiến hành số hóa là gì?
• Định mức số hóa tài liệu trong khoảng thời gian bao lâu?
• Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…).
• Kích thước tài liệu mà bạn muốn scan?
• Chất lượng scan như thế nào? (độ phân giải như thế nào?, 1 mặt hay 2 mặt?…).
• Loại định dạng đầu ra mà bạn mong muốn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
• Ngân sách sẵn sàng để tiến hành số hóa dữ liệu là bao nhiêu?

Số hóa hồ sơ

Khi thực hiện số hóa văn bản, hồ sơ bạn sẽ không cần phải in ấn từ đó giảm bớt chi phí.

Lợi ích của số hóa hồ sơ

• Thuận lợi cho việc lưu trữ, tiết kiệm diện tích và chi phí lưu trữ, không lo các yếu tố môi trường và con người tác động đến tài liệu (để nhiều năm không lo mối mọt, mục nát, biến đổi, hỏng tài liệu, cháy nổ, hoả hoạn…).
• Thuận tiện cho việc truy xuất dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Chỉ với thiết bị kết nối Internet bạn có thể dễ dàng truy cập dữ liệu, việc tìm kiếm với những văn bản, giấy tờ dài hàng trăm trang giấy trở nên rất dễ dàng, nhanh chóng (mà đối với hồ sơ giấy tốn rất nhiều thời gian, khó tìm kiếm).
• Thuận tiện cho việc chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan phòng ban, giữa cấp dưới và cấp trên; linh hoạt trong việc chuyển đổi qua lại giữa các dạng tài liệu số khác.
• Thuận tiện cho việc lập báo cáo, mà không phải mang hồ sơ chuyển giao qua lại dễ gây thất thoát tài liệu.
• Gọn nhẹ và phục vụ tối đa cho việc truy cập, xem và chỉnh sửa.

Số hóa bản đồ

Số hóa bản đồ hay còn có tên gọi khác là GIS hóa bản đồ (Geographic Information System). Số hóa bản đồ được hiểu là xây dựng và phát triển hệ thống thông tin địa lý. Kỹ thuật số hóa này đã được sử dụng rộng rãi ở các nước phát triển trong hơn một thập niên qua. Phương thức số hóa bản đồ được ứng dụng phổ biến trong các dự án về xây dựng, quy hoạch,… trên diện rộng. 

Lợi ích của số hóa bản đồ

Là một phương pháp được sử dụng vô cùng phổ biến hiện nay và là một phần không thể thiếu trong công cuộc xây dựng, đổi mới và phát triển đất nước, số hóa bản đồ sở hữu những lợi ích to lớn có thể kể đến như:

• Thu thập dữ liệu số lượng lớn trong thời gian ngắn.
• Số liệu được thu thập và lưu trữ có thể được cập nhật một cách dễ dàng.
• Chất lượng số liệu được xử lý, quản lý và hiệu chỉnh tốt.
• Dễ dàng truy cập, phân tích nhiều loại số liệu khác nhau từ nhiều nguồn khác nhau.
• Tổng hợp một lần được nhiều loại số liệu khác nhau để phân tích và tạo ra nhanh chóng một lớp số liệu tổng hợp mới.

Các bước số hóa bản đồ bằng Microstation

Nắn bản đồ

Mục đích của quá trình nắn bản đồ là chuyển đổi các ảnh quét đang ở tọa độ hàng cột của các pixel về toạ độ trắc địa (toạ độ thực – hệ tọa độ địa lý hoặc tọa độ phẳng). Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình thiết lập bản đồ số vì nó ảnh hưởng đến toàn bộ độ chính xác của bản đồ sau khi được số hoá dựa trên nền ảnh. 

Quá trình nắn này được dựa trên toạ độ của các điểm khống chế trên ảnh, toạ độ các điểm khống chế tương ứng trên file dgn và mô hình được chọn để nắn (các mô hình nắn đã được viết sẵn trong phần mềm irasb, irasc). Đối với các ảnh quét từ bản đồ trên giấy, điểm khống chế được chọn để nắn ảnh thường là các mắt lưới Km. Phần này sẽ hướng dẫn cách tạo dựng lưới Km của các bản đồ tỷ lệ lớn và cách nắn bản đồ.

Vector hóa đối tượng

Vector hóa là quá trình biến đối raster thành dữ liệu vector. Quá trình này được thực hiện bằng phần mềm Microstation. Sau khi có ảnh raster đã nắn làm nền bằng phần mềm irasc, người thực hiện đã có thể sẵn sàng số hóa trên ảnh để tạo dữ liệu vectơ trong file DGN bằng các công cụ của Microstation.

Số hóa bản đồ trên QGIS

Bước 1: Khởi động chương trình: Mở một ảnh bitmap.

Bước 2: Đăng ký ảnh.

Click “georeference” (Raster chọn georeference).

Chuyển đổi hệ tọa độ tùy theo yêu cầu: thường dùng hệ tọa độ vn2000 zone 48 hoặc hệ tọa độ của thế giới WGS-84 zone 48.

Bước 3: Tạo các lớp dữ liệu điểm, đường, vùng (layer- luôn phải thực hiện chuyển đổi đúng tọa độ).

Bước 4: Xây dựng dữ liệu điểm, đường, vùng cho các lớp (bắt đầu bước vào thực hiện số hóa bản đồ).

Bước 5: Biên tập dữ liệu.

Số hóa hình ảnh

Dưới đây là 3 lợi ích to lớn của việc số hóa hình ảnh:

Nâng cao chất lượng ảnh

Mặc dù nhận thức được lợi ích của việc số hóa tài liệu, nhưng người dùng vẫn cho rằng, tài liệu giấy, bao gồm cả tài liệu hình ảnh sẽ không bao giờ hoàn toàn biến mất.

Mặc dù các bức ảnh thường được rửa ra với chất lượng cao để có thể lưu trữ trong một thời gian dài, nhưng chúng vẫn sẽ bị ảnh hưởng bởi các tác nhân môi trường như thời tiết, ẩm mốc,… Tất cả điều này sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến chất lượng của hình ảnh. Tuy nhiên, với dịch vụ số hóa hình ảnh, chất lượng ban đầu của hình ảnh sẽ được giữ lại một cách tốt nhất.

Dễ dàng chia sẻ 

Sẽ thật tuyệt khi những bức ảnh thời thơ ấu của bạn được chia sẻ một cách dễ dàng trên các phương tiện truyền thông hay mạng xã hội với chất lượng tuyệt vời. 

Số hóa hình ảnh sẽ cho phép bạn dễ dàng làm điều đó. Không chỉ màu sắc mà chất lượng tổng thể của bức ảnh cũng sẽ được khôi phục và giữ gìn cẩn thận, sau đó bạn có thể thoải mái chia sẻ chúng với gia đình và bạn bè trên mạng thông xã hội.

Tính lưu trữ cao

Một cuộc khảo sát gần đây chỉ ra gần một nửa số phụ huynh (47%) nói rằng họ chưa biết được họ sẽ chia sẻ hình ảnh hoặc video về con cái họ khi chúng lớn lên bằng cách nào.

Ngoài ra, những vị phụ huynh này cũng thừa nhận rằng họ gặp khá nhiều khó khăn trong việc lưu trữ và định vị ảnh và video của gia đình họ. Nhưng nhờ số hóa hình ảnh, họ có thể in các bức ảnh và treo ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào mà chất lượng hình ảnh không bị thay đổi.

Lời kết

Chắc chắn rằng, số hóa là công việc bắt buộc mà các doanh nghiệp phải thực hiện nếu không muốn bị bỏ lại phía sau. Hi vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được những thông tin căn bản về quá trình cũng như lợi ích của việc số hóa. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, hãy để lại bình luận dưới bài viết này để được chúng tôi giải đáp nhé!

Xem chi tiết

Thu gọn