Sơ Đồ Cơ Cấu Tổ Chức Quản Lý Công Ty Logistics - Kiến Thức Cho Người lao Động Việt Nam

Sơ Đồ Cơ Cấu Tổ Chức Quản Lý Công Ty Logistics nội dung bài viết phù hợp với các bạn sinh viên đang tìm kiếm tài liệu kham thảo cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình đặc biệt là ngành Logistics, bài viết khá hay và bao quát nên luận văn Master muốn chia sẻ tới các bạn bài viết này, nội dung bài viết bao gồm sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Logistics, chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty Logistics.

Hiện nay chúng tôi còn hỗ trợ thêm cho các bạn không có công ty thực tập, không có thời gian để làm bài, các bạn có nhu cầu liên hệ với chúng tôi dịch vụ làm khóa luận tốt nghiệp qua Zalo 0973287149

1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Logistics

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của FBI Logistics

Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự của công ty

Trong cơ cấu này, vai trò của từng vị trí được bố trí theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ chung. Nhằm cung cấp cho tất cả nhân viên hiểu một cách rõ ràng, hướng dẫn tất cả nhân viên làm đúng để đạt được mục tiêu phát triển của cả công ty và cá nhân mỗi nhân viên. Triết lý kinh doanh được thể hiện ngắn gọn qua từ “RICH”.

Sau đây là 4 giá trị cơ bản xuyên suốt trong mọi hoạt động của công ty và cũng là mục tiêu mà toàn bộ công ty luôn phấn đấu để không ngừng hoàn thiện.

R – RESPONSIBILITY: CÓ TINH THẦN TRÁCH NHIỆM CAO TRONG MỌI HOẠT ĐỘNG.

I – INNOVATION: LUÔN TỰ ĐỔI MỚI ĐỂ THÍCH ỨNG.

C – CHOICE: FBI LUÔN LÀ MỘT SỰ LỰA CHỌN ĐÚNG ĐẮN CHO KHÁCH HÀNG.

H – HOME: ĐOÀN KẾT DƯỚI MÁI NHÀ CHUNG.

FBI Logistics luôn đề cao giải pháp hướng đến lợi ích của khách hàng, họ luôn đặt mình vào vị trí của khách hàng để đưa ra những quyết định vì khách hàng.

XEM THÊM

Cơ Sở Lý Thuyết Về Hoạt Động Giao Nhận Vận Tải

2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty Logistics

Giám đốc:

Chức năng:

Lãnh đạo công ty là bà Đào Thị Bảo Trâm, người giữ chức vụ cao nhất tại công ty FBI Logistics, cũng là người đại diện trước pháp luật, có chức năng điều hành và quyết định mọi hoạt động của công ty theo quy định của pháp luật.

Nhiệm vụ:

Quản lý hoạt động của tất cả phòng ban. Trực tiếp kiểm tra, giám sát, khen thưởng, kỹ luật và động viên các phòng ban, cá nhân cùng nhau thi đua, hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình làm việc.
Nhìn nhận những thử thách mà công ty phải đối mặt, xem xét, đánh giá tình hình thị trường Logistics hiện tại. Từ đó đưa ra chiến lược, phương hướng và mục tiêu cụ thể để phát triển doanh nghiệp.
Phê chuẩn các quy định, quy chế, tài liệu cần thiết kịp thời cho các hoạt động của công ty.

Trợ lý giám đốc: Cơ cấu tổ chức công ty Logistics

Chức năng:

Trợ lý giám đốc có chức năng là hỗ trợ cung cấp đầy đủ thông tin cho Giám đốc về tình hình hoạt động của các phòng ban, tổ chức không gian, sắp xếp thời gian, tạo lịch làm việc chuyên nghiệp. Là người thay mặt giám đốc để theo dõi, giám sát công việc.

Nhiệm vụ:

Triển khai thực hiện công việc đến toàn thể nhân viên của công ty theo chỉ đạo của giám đốc.
Thực hiện các công việc như hỗ trợ, giám sát, quản lý theo yêu cầu giám đốc.
Xác định mục tiêu, lập kế hoạch cụ thể cho từng phòng ban.
Thay mặt giám đốc đưa ra những quyết định khi cần thiết.
Báo cáo tiến độ công việc, tình hình hoạt động cụ thể tại các phòng ban.

Phòng hành chính nhân sự:

Chức năng:

Phòng HCNS có chức năng là tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc toàn bộ các công việc liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính.

Nhiệm vụ:

Tìm kiếm nhân sự mới cho công ty bằng cách đăng tin tuyển dụng, hẹn lịch phỏng vấn, và lựa chọn các ứng viên phù hợp với yêu cầu của công ty.
Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo các văn bản như: lịch công tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc, …và tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm của doanh nghiệp.
Hỗ trợ các bộ phận khác trong văn phòng để chuẩn bị các loại hồ sơ, giấy tờ cần thiết.

Sơ Đồ Cơ Cấu Tổ Chức Quản Lý Công Ty Logistics

Phòng Marketing:

Chức năng:

Phòng Marketing có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc các vấn đề liên quan đến sự phát triển của công ty và hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty thực hiện các kế hoạch Marketing.

Nhiệm vụ:

Thu thập thông tin về nhu cầu thị trường, từ đó thực hiện những chiến dịch truyền thông nhầm quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp.
Chăm sóc các trang mạng xã hội của công ty, thường xuyên cập nhật những tin tức liên quan đến ngành, hoạt động của công ty trên các phương tiện truyền thông, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận và nắm bắt thông tin.
Tổ chức các chương trình họp mặt hằng tháng, hàng năm cho toàn thể nhân viên của công ty.

Phòng pháp chế: Cơ cấu tổ chức công ty Logistics

Chức năng:

Phòng pháp chế có chức năng tham mưu, tư vấn về pháp lý cho Ban giám đốc, xây dựng các quy chế quản lý nội bộ trong doanh nghiệp, tham gia đóng góp ý kiến, thẩm định ở góc độ pháp lý.

Nhiệm vụ:

Xây dựng pháp luật
Kiểm tra, xử lý văn bản vi phạm pháp luật.
Phổ biến, giáo dục pháp luật.
Theo dõi tình hình thi hành pháp luật.

Phòng kế toán:

Chức năng:

Phòng kế toán có chứng năng hoàn thành các công việc liên quan đến tài chính kế toán theo quy định của nhà nước. Hoạch toán đầy đủ, chính xác các khoản thu chi và hiệu quả kinh doanh. Lên kế hoạch tài chính, kinh doanh theo tháng, quý, năm. Góp ý với Ban giám đốc về việc chỉ đạo, kiểm tra, quản lý và giám sát tình hình của sự vận động vốn cũng như các vấn đề có liên quan.

Nhiệm vụ:

Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo thống kê, phân tích tình hình kinh doanh để xem xét và lên kế hoạch cho tháng tiếp theo.
Theo dõi và phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống diễn biến các nguồn vốn cấp, vốn vay, quyết toán, chi hộ trong quá trình kinh doanh tại công ty.
Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan theo chế độ kế toán hiện hành.
Quản lý tình hình tài chính của công ty, lập lệnh thanh toán, gửi debit note, theo dõi công nợ, xuất hoá đơn, thu tiền khách hàng, tính tiền lương cho nhân viên, quản lý doanh thu, đóng thuế cho nhà nước, hoạch toán tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh…
Lưu trữ, bảo quản, giữ gìn bí mật các chứng từ, số liệu tài chính kế toán theo qui định hiện hành và phân cấp quản lý của Công ty.

Phòng nghiệp vụ:

Đây là một trong những phòng ban quan trọng nhất ở công ty, là phòng có chức năng thực hiện các nghiệp vụ từ việc nhận thông tin, làm giá cước vận chuyển đến các chứng từ xuất nhập khẩu, hỗ trợ phòng kinh doanh trong suốt quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Phòng nghiệp vụ bao gồm rất nhiều bộ phận như: bộ phận làm giá (pricing), bộ phận customer service (CS) bộ phận chứng từ (docs), bộ phận thủ tục hải quan (log). Chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận cụ thể sẽ là:

Phòng pricing và customer service:

Chức năng:

Phòng làm giá có chức năng hoàn thành các công việc liên quan đến việc check giá các tuyến hàng xuất và nhập, cung cấp giá cả đến cho bộ phận sale một cách nhanh chóng và chính xác để giúp sale có thể chốt được booking, đem hàng về cho công ty.

Nhiệm vụ:

Nhận yêu cầu check giá từ bộ phận sale, kiểm tra thông tin, sau khi xác nhận thông tin chính xác, tiếp theo bộ phận pricing sẽ liên hệ với các hãng tàu, hãng hàng không, nhà xe để xin giá cước vận chuyển cho lô hàng mà sale đã cung cấp. Khi đã nhận được giá từ nhà cung cấp thì bộ phận pricing sẽ tiếp tục làm bảng báo giá chi tiết và gửi cho sale.
Luôn giữ mối quan hệ tốt với các hãng tàu để có sự hỗ trợ tốt nhất về giá và các khâu dịch vụ. Bên cạnh việc xây dựng mối quan hệ với các hãng tàu cũ thì cũng phải tìm kiếm thêm các nhà cung cấp mới để có thể cập nhật nhiều mức giá cạnh tranh đến cho khách hàng.
Nghiên cứu giá cả thị trường hiện tại, xem xét giá của công ty cung cấp có thể cạnh tranh được với các đối thủ trên thị trường hay không, trong trường hợp giá của công ty quá cao so với các đối thủ trong ngành thì phải tìm ra biện pháp khắc phục và giải quyết.
Để linh hoạt cho bộ phận sale và tiết kiệm được thời gian liên hệ check giá thì bộ phận pricing sẽ cập nhật giá thường xuyên và gửi đến bộ phận sale (thường sẽ cập nhật đầu tháng và giữa tháng).
Khi sale gửi yêu cầu deal giá để có thể “win” hàng, lúc này bộ phận pricing có trách nhiệm là phải thương lượng và đàm phán với hãng tàu để có thể chốt được giá mà sale yêu cầu.
Khi sale và khách hàng đã thỏa thuận xong về giá cả thì sẽ tiến hành đặt booking. Nhiệm vụ của bộ phận customer service là sẽ nhận thông tin từ sale, check lịch tàu và sau đó liên hệ với hãng tàu để kiểm tra chỗ trống (space), tiến hành đặt booking và gửi booking đến cho khách hàng.
Theo dõi tình trạng lô hàng, giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh, tư vấn và hỗ trợ kịp thời tất cả các yêu cầu của khách hàng.
Chăm sóc khách hàng trước, trong và sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty. Tiếp nhận mong muốn, ý kiến và phản hồi của khách hàng để chuyển đến các bộ phận liên quan để làm thoả mãn mong muốn của khách hàng.

Phòng Log: Cơ cấu tổ chức công ty Logistics

Chức năng:

Phòng Log có chức năng kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu theo đúng quy định về thuế suất, HS code, thủ tục chuyên ngành, … tư vấn toàn bộ các thủ tục hải quan theo các văn bản pháp luật hiện hành đến các phòng ban trong công ty.

Nhiệm vụ:

Khai báo hải quan, thông quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu, thực hiện thủ tục giao hàng hóa tại cảng, cửa khẩu.
Tư vấn HS Code, kiểm tra thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa.
Khai báo tờ khai hải quan trên hệ thống Ecus VNACCS và làm thủ tục thông quan tờ khai.
Làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu.
Chuẩn bị hồ sơ tham vấn và hoàn thuế, tạm ứng, hoàn ứng các lô hàng.
Kết hợp với bộ phận điều xe, OPS văn phòng và các bộ phận khác để giao nhận hàng cho khách để kịp tiến độ.

Cơ Cấu Tổ Chức Quản Lý Công Ty Logistics

Phòng chứng từ:

Chức năng:

Bộ phận chứng từ có chức năng chính là hoàn thành bộ chứng từ liên quan đến công tác xuất nhập khẩu hàng hoá. Tập hợp, kiểm tra chứng từ, sửa đổi chứng từ nếu cần, soạn thảo hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, gửi thông báo tàu đến (NOA), phát hành lệnh giao hàng (D/O), phát hành vận đơn (B/L), truyền dữ liệu hàng hoá, ….

Nhiệm vụ:

Sau khi nhận booking từ khách hàng, nhân viên chứng từ có trách nhiệm liên hệ với hãng tàu để lấy lệnh cấp container rỗng, sau đó fax lệnh cấp container cho khách hàng.
Theo dõi và yêu cầu khách hàng đóng hàng và hạ bãi đúng này giờ quy định trên lệnh cấp container.
Sau khi khách hàng đóng hàng vào container xong phải báo chi tiết làm House Bill of Lading (HBL).
Khi nhận được chi tiết lô hàng từ khách hàng, làm HBL nháp Fax qua cho khách hàng kiểm tra và confirm. Sau đó in HBL gốc cho khách.
Gửi chi tiết lô hàng và tên đại lý cho hãng tàu làm Master Bill of Lading (MBL). Khi nhận MBL nháp từ hãng tàu phải kiểm tra thật kỹ về tên tàu, số chuyến, số cont/seal, tên đại lý, …
Nhận MBL từ hãng tàu.
Giao HBL gốc cho khách hàng.
Lưu file: HBL, MBL, Invoice, parking list, C/O (copy), giấy giới thiệu, ….

Phòng Trucking: Cơ cấu tổ chức công ty Logistics

Chức năng:

Phòng trucking có chức năng điều phối vận tải, cung cấp cước vận chuyển nội địa. Dùng đội xe container của công ty để thực hiện đưa container đến nơi mà khách hàng yêu cầu.

Nhiệm vụ:

Trưởng ban điều phối xe sẽ sắp xếp lộ trình di chuyển của từng chuyến xe để giao nhận hàng của khách hàng theo 1 điểm cụ thể được chỉ định.
Phó ban điều phối đội xe sẽ tiếp nhận thông tin lịch trình từ trưởng ban, sau đó sẽ liên hệ với từng tài xế đang lái đầu mooc để đến nơi chỉ định.
Phó ban điều phối xe container sẽ theo dõi lộ trình chuyến đi và đảm bảo được lô hàng đến nơi an toàn.
Tài xế xe container có nhiệm vụ điều khiển phương tiện theo sự sắp xếp của team điều phối để tới nơi lấy rỗng, lấy hàng, kéo hàng từ cảng về kho khách hàng hoặc kéo hàng từ kho khách hàng đến cảng hoặc kéo hàng từ kho người cung cấp đến kho người nhận.
Tài xế xe container phải thông báo lộ trình liên tục cho điều phối biết để nắm được tình hình vận chuyển của lô hàng.
Tài xế phải thông báo với OPS khi kéo hàng đến nơi điều phối chỉ định để tiến hành xếp dỡ hàng lên hoặc xuống.

Phòng kinh doanh:

Chức năng:

Đây là phòng ban quan trọng tại công ty, có chức năng bán các dịch vụ mà công ty cung cấp như: cước vận chuyển, kho bãi, khai báo hải quan, … Giới thiệu và cung cấp đến khách hàng các dịch vụ mà công ty cung cấp.

Nhiệm vụ:

Là bộ phận có trách nhiệm nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng để giới thiệu và cung cấp các dịch vụ cung ứng của công ty mình đến những công ty có nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong và ngoài nước bằng mọi loại hình vận tải mà công ty mình có.
Thu thập toàn bộ thông tin thị trường liên quan tới lĩnh vực kinh doanh của công ty nhằm xác định xem thị trường đang có nhu cầu ra sao, sức tiêu thụ như thế nào. Từ đó, xác định phạm vi thị trường cho các sản phẩm và dịch vụ hiện tại, đưa ra dự báo nhu cầu, hướng tiêu thụ,… .
Thường xuyên liên lạc, chăm sóc khách hàng để duy trì mối quan hệ, hỏi thăm lịch trình xuất nhập khẩu của khách hàng để có thể hỗ trợ giá cả, dịch vụ ưu đãi cho khách hàng.
Khi chốt được đơn hàng với khách hàng, bộ phận sales sẽ phối hợp cùng với các bộ phận có liên quan để theo dõi quá trình nhập khẩu, xuất khẩu hàng hóa, kiểm tra các loại chứng từ, giấy tờ liên quan đến lô hàng. Nếu có vấn đề phát sinh thì sẽ giải đáp tất cả các thắc mắc, đưa ra giải pháp tối ưu cho từng tình huống cụ thể.

Sơ Đồ Cơ Cấu Tổ Chức Quản Lý Công Ty Logistics chúng tôi hy vọng với nội dung trên có thể hữu ích cho các bạn trong quá trình làm bài, bạn cũng có thể kham thảo thêm một số bài liên quan khác để hỗ trợ cho bài làm của bạn một cách hoàn thiện hơn. Tuy nhiên, nếu các bạn không biết bắt đầu từ đâu và không nhiều thời gian, kinh nghiệm cho bài khóa luận sắp tới của bạn thì các bạn có thể liên hệ với dịch vụ viết khóa luận tốt nghiệp của luận văn Master để được trợ giúp.

Số điện thoại : 0973287149

Zalo : 0973287149