Sắp Xếp Công Việc – Kỹ Năng Sống Còn Của Người Quản Lý

Sắp xếp công việc được xem là kỹ năng sống còn của người quản lý các cấp trong một tổ chức, doanh nghiệp. Một người quản lý không thể ghi nhớ, vận hành tốt nhân sự và nhiệm vụ của team/đội sẽ khiến:

• Hiệu quả công việc giảm sút
• Team/đội hoạt động trong trạng thái uể oải
• Nguy cơ vỡ team/đội cực cao
• …vv…

Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về kỹ năng sắp xếp công việc. Tại sao đó lại được coi là kỹ năng sống còn của người quản lý? Người quản lý cần chuẩn bị những gì để vận hành công việc một cách hiệu quả nhất? Trong thời buổi của chuyển đổi số, tiện ích công nghệ sẽ giúp nhà quản lý sắp xếp công việc như thế nào?

Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?

Kỹ năng sắp xếp công việc được hiểu là quá trình xác định nhiệm vụ cần làm và phân bố thời gian thực hiện sao cho hợp lý.

Đối với người quản lý, kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc là rất quan trọng, quyết định đến sự thành công của dự án; đồng thời đánh giá năng lực cá nhân.

Ý nghĩa của sắp xếp công việc đối với người quản lý

Chúng ta có thể hiểu được mức độ cần thiết của sắp xếp công việc hợp lý, khoa học. Thế nhưng, không phải ai cũng biết đến những lợi ích tuyệt vời của việc sắp xếp công việc.

1.   Giúp rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng làm việc

Việc sắp xếp công việc kèm theo những quy tắc riêng sẽ không cho phép người quản lý được chậm tiến độ. Tạo sự tập trung để hoàn thành công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn.

Như vậy, nhiệm vụ sẽ được hoàn thành tốt và nhân sự cũng cảm thấy vui vẻ, thoải mái. Từ đó, giúp xây dựng môi trường làm việc nhóm lành mạnh.

2.   Sắp xếp công việc tốt tạo sự cân bằng trong tập thể

Quản lý thời gian hợp lý sẽ hoàn thành công việc tốt, kéo theo những yếu tố khác cũng cải thiện hơn. Giúp bản thân chủ động trong mọi hoạt động, lĩnh vực trong cuộc sống chứ không chỉ mỗi công việc. Đồng thời tạo động lực cho chính bản thân mình.

Tạo sự cân bằng cho tập thể

3.   Giảm stress cho mỗi cá nhân và bản thân người quản lý

Tại sao chúng tôi lại cho rằng sắp xếp công việc khoa học sẽ giúp giảm stress? Bởi người quản lý thường có một khối lượng công việc lớn. Biết cách quản lý công việc sẽ nắm được lộ trình làm việc rõ ràng. 

Ngược lại, nếu không biết cách sắp xếp thời gian, sẽ phải đứng trước một “mớ hỗn lộn”. Chính điều này gây nên sự chán nản, nhụt chí, ảnh hưởng tới chất lượng công việc. Nhân sự làm việc trong môi trường không thoải mái, đầy áp lực cũng sẽ khiến họ mệt mỏi và stress theo.

4. Giúp người quản lý trở nên tự tin

Người quản lý thường có khối lượng công việc lớn hơn nhiều so với nhân viên thường. Họ thường xuyên phải giao tiếp với nhiều cấp độ khác nhau (cấp trên hay nhân viên). Sắp xếp công việc hiệu quả, người quản lý sẽ hoàn thành tốt công việc của mình đúng thời gian quy định.

Điều này giúp có thêm thời gian để chăm lo cho bản thân chứ không phải “tăng ca” chạy deadline. Bạn sẽ trở nên hoàn hảo hơn và cảm thấy tự tin khi giao tiếp, thoải mái trước mặt mọi người.

5.   Xây dựng tính kỷ luật cho bản thân

Dựa trên quá trình sắp xếp công việc, bạn sẽ đề ra cho mình những quy định riêng buộc bản thân phải thực hiện. Cách làm việc theo đúng thứ tự, quy cách giúp bạn xây dựng được tính kỷ luật. Đó cũng là kỹ năng tất yếu của người quản lý.

6.   Sắp xếp công việc tốt là bước đệm để thăng chức

Sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học; Hoàn thành đúng thời gian quy định sẽ tích lũy thêm những kỹ năng mềm cần thiết để phục vụ công việc. Chính điều này giúp đánh giá năng lực và tầm cỡ của người quản lý. Đồng thời tạo điều kiện để dễ dàng thăng tiến trong công việc.

Cách sắp xếp công việc khoa học

Với nhịp sống ở thời đại 4.0 hiện nay, áp lực công việc khiến ai nấy đều phải than vãn rằng không thể hoàn thành hết mọi công việc trong một ngày.

Đối với người quản lý cũng vậy, khối lượng lớn công việc lớn khiến bạn không biết phải thoát khỏi những áp lực đó như thế nào. Vậy, hãy rèn luyện cho mình kỹ năng sắp xếp công việc mà chúng tôi đưa ra dưới đây để trở thành người quản lý giỏi.

1.  Xác định mục tiêu và lên danh sách việc cần làm

Muốn trở thành người quản lý giỏi, bạn cần phải làm tốt kỹ năng tổ chức công việc. Hiểu được mấu chốt vấn đề, việc nào quan trọng và cần được ưu tiên hàng đầu. Nhìn nhận được nguy cơ nảy sinh rắc rối, từ đó có hướng giải quyết phù hợp.

Hãy chia nhỏ nhiệm vụ lớn, phức tạp thành nhiều nhiệm vụ nhỏ, đơn giản theo từng giai đoạn. Đảm bảo hoàn thiện những gói công việc nhỏ trong khoảng thời gian nhất định.

Có thể chia thành từng nhóm công việc như: Quan trọng và gấp; Quan trọng nhưng không gấp; Việc cần làm. Dành cho những nhóm công việc đó sự ưu tiên tương ứng: Việc quan trọng và gấp thì phải làm ngay, làm liền.

Xác định mục tiêu những việc cần làm

2.   Biết trước khả năng làm việc để phân bố lại thời gian

Tiến độ hoàn thành công việc phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nhiệm vụ có thể hoàn thành sớm hơn hoặc muộn hơn thời gian dự kiến. Nếu cảm thấy công việc không thể hoàn thành hết trong ngày đó thì người quản lý cần phải phân bổ lại; hoặc thay đổi thứ tự công việc vào buổi sáng để đảm bảo rằng công việc của ngày đó vẫn được hoàn thành tốt.

3.   Rèn luyện khả năng tập trung cao độ

Không bị mất tập trung trong quá trình làm việc giúp khả năng tư duy phát triển tối đa. Người quản lý tốt sẽ điều hành đội nhóm tốt, giúp cả đội hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.

Vì vậy, người quản lý cần rèn cho mình khả năng tập trung. Đừng để bị phân tâm bởi những yếu tố khách quan.

4.   Không được “nhảy cóc” nhiệm vụ

Một trong những nguyên tắc bạn có thể đặt ra cho bản thân là không được “nhảy cóc” từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác một cách đột ngột. Nên giải quyết từng vấn đề một, giờ nào việc nấy. Khi giải quyết xong việc này thì chỉ nên tập trung vào việc tiếp theo, không được cho phép trở lại nhiệm vụ trước.

5.   Ghi chú và dán nó ở nơi dễ nhìn thấy

Để chắc chắn rằng bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào, bạn nên ghi chú công việc của mình để dán chúng tại nơi làm việc. Hoặc có thể sử dụng phần mềm ghi chú trên màn hình desktop để dễ dàng nhìn thấy. Mỗi khi hoàn thành bạn chỉ việc đánh dấu hoặc cất nó đi là xong

6.   Sắp xếp nơi làm việc ngay ngắn

Ngoài những nghiên cứu thì trên thực tế cũng thấy được rằng, không gian xung quanh ảnh hưởng lớn tới mức độ tập trung trong công việc. Khi đang “bù đầu” với công việc cộng thêm không gian làm việc không được ngăn nắp sẽ khiến bản thân càng bí bách, rối ren hơn.

Trái ngược với điều đó, khi có không gian làm việc rộng rãi, thoáng mát thì cảm giác sẽ dễ chịu hơn, nghĩ ra nhiều ý tưởng tuyệt vời hơn.

7.   Nghỉ ngơi ngắn sau khi hoàn thành 1 công việc

Một công việc nói tới ở đây không phải là công việc lớn, mà sau mỗi lần hoàn thành một gói nhỏ công việc thì nên dành 10 – 15 phút để nghỉ ngơi để nạp lại năng lượng. Nghỉ ngơi không chỉ tốt cho mắt, trí não mà còn giúp tinh thần sảng khoái để tiếp tục công việc.

8.   Thường xuyên kiểm tra lại tiến độ hoàn thành nhiệm vụ

Việc thường xuyên kiểm tra tiến độ làm việc giúp cho quá trình điều chỉnh công việc được diễn ra thuận lợi hơn. Giúp bạn có thể đánh giá năng lực của các thành viên trong nhóm. Cũng có thể giúp bạn chủ động xử lý tốt các tình huống phát sinh. Việc này không mất quá nhiều thời gian nhưng hiệu quả nó mang lại thì vô cùng lớn.

9.   Đảm bảo sức khỏe tốt

Bạn không nên làm việc mà quên đi rằng sức khỏe mới là cái quan trọng nhất trong cuộc đời mỗi người. Dù bạn kiến thức tốt, kỹ năng tốt, nhưng sức khỏe của bạn yếu thì bạn cũng không thể hoàn thành tốt công việc được.

Hơn nữa, việc đảm bảo sức khỏe cũng một phần giúp người quản lý điều chỉnh cảm xúc tốt. Đây cũng là một cách giúp nâng cao EQ mà leader team thường áp dụng.

Vì vậy, người quản lý các cấp cần phải có thời gian chăm sóc bản thân: Tập luyện thể thao, đi bộ, làm đẹp,…

10. Sử dụng công cụ quản lý công việc

Những phần mềm hỗ trợ sắp xếp công việc phù hợp với mọi đối tượng, không chỉ riêng người quản lý, team leader. Cho phép người dùng ghi chú và nhắc nhở công việc. Ngoài ra còn hỗ trợ quản lý chi tiêu, quản lý dự án, thói quen.

Phần mềm giúp sắp xếp công việc

Bạn có thể theo dõi tiến độ hoàn thành của từng công việc để đưa ra sự điều chỉnh hợp lý cho các thành viên. Các công cụ này dùng được trên nhiều nền tảng, không bị giới hạn thiết bị đăng nhập.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về sắp xếp công việc. Qua bài viết này, chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ có những cách sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học cho riêng mình để trở thành người quản lý giỏi. Đồng thời cũng hiểu được những giá trị mà nó mang lại!

• Trụ sở: Số 11 Hà Kế Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
• Hotline: 0246655 2266
• Website: https://nef.vn
• Email: [email protected]