Sale Admin là gì? Top 7 Kỹ Năng Cần Có Của Sale Admin

Một trong những nghề có cơ hội việc làm cao hiện nay Sale Admin. Vậy Sale Admin là gì? Các kĩ năng cần, mức lương và cơ hội thăng tiến ra sao? Bên cạnh đó cần học và cải thiện những kĩ năng gì? Cùng tìm hiểu qua những nội dung trong bài viết của chúng tôi. 

Tìm hiểu Sale Admin là gì?

 

Sale Admin là gì?

Trong lĩnh vực Sales thì Sale Admin đang là một vị trí tuyển dụng khá hot hiện nay. Sale Admin hay còn được gọi là “Sale Administrator – Sale Assistant (SA)”. Công việc này là làm nhân viên thư ký hỗ trợ cho các hoạt động của bộ phận kinh doanh. Các trợ lý kinh doanh này thường hoàn thành công việc và báo cáo trực tiếp lại cho trưởng bộ phận Sales. 

Sự thành công của một doanh nghiệp phải có sự góp sức của nhiều bộ phận kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên, vị trí Sale Admin là một mắt xích vô cùng quan trọng trong hệ thống này. Doanh thu của doanh nghiệp có tăng cao hay không đều phải phụ thuộc vào hiệu suất làm việc của họ.  

Học ngành gì để làm Sale Admin?

Sau khi tìm hiểu Sale Admin là gì, thì ngành đào tạo công việc này cũng là một điều cần nắm rõ. Nhằm giúp bạn có định hướng tốt hơn về ngành nghề này. Nhiệm vụ của một Sale Admin mang tính bao quát, không cần quá chuyên sâu về một lĩnh vực nào đó.

Bên cạnh đó, để trở thành một Sale Admin lại rất cần kiến thức về kinh doanh, quản trị. Vì vậy, nếu muốn theo nghề Sale Admin bạn nên chọn học các chuyên ngành sau:

• Đầu tiên ngành quản trị kinh doanh.

• Tiếp theo là học về luật kinh tế.

• Ngoài ra có thể học quản trị doanh nghiệp.

• Hoặc học về Marketing.

• Các ngành về kinh tế học.

• Hay ngành kế toán…

Ngoài ra cũng còn khá nhiều ngành khác liên quan khi muốn làm nghề này. Nhưng đó là những ngành chủ chốt, cơ hội xin làm Sale Admin cao. Tuy nhiên cần có cho mình những kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm sẽ giúp bạn dễ dàng thành công hơn.

Nếu bạn không có quá nhiều thời gian thì hãy theo học các khóa ngắn hạn. Như vậy vừa tiết kiệm thời gian lại mau chóng bắt tay vào nghề.

Nhiệm vụ chính của một Sale Admin là gì?

Để trả lời cho câu hỏi nhiệm vụ chính của Sale Admin là gì? Vậy phần tiếp theo sẽ giúp bạn làm sáng tỏ vấn đề này.

Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng đến công ty qua email, điện thoại, trang Web của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đơn hàng còn được gửi từ đại diện bán hàng hoặc bộ phận bán hàng của Công ty. 

Với Sale Admin lúc này phải kiểm tra đơn hàng đảm bảo thông tin cần thiết phải thật đầy đủ. Bởi vì một đơn hàng tiêu chuẩn cần xác định rõ các thông tin về giá cả, chiết khấu, số lượng,…

Ngoài ra, nếu có sai sót họ cần liên hệ đến khách hàng và bổ sung những thông tin đó. Sau cùng trợ lý doanh nghiệp sẽ chuyển đơn hàng đến khâu nhập đơn để hoàn tất quá trình xử lý.

Nhập đơn hàng vào hệ thống

Sau khi trợ lý doanh nghiệp xác nhận tính chính xác của đơn hàng. Tiếp đến các Sale Assistant trực tiếp nhập đơn vào hệ thống máy tính của Công ty. Để đơn hàng được chuyển đến các khâu khác như: sản xuất/ nhập kho, xuất kho, giao hàng,… 

Sau đó, vị trí trợ lý doanh nghiệp sẽ kiểm tra tình trạng thanh toán của đơn hàng. Khách hàng có thể thanh toán chi phí trực tiếp hoặc chuyển khoản đến Công ty. Các Sale Admin cần kiểm tra thông tin liên hệ để tiếp và cập nhật thông tin từ khách hàng. Họ sẽ nhắc bộ phận kế toán lập hóa đơn gửi cho khách hàng, khi đơn hàng hoàn tất.

Quản lý thông tin và hồ sợ

Mọi thông tin khách hàng sẽ được quản lý bởi Sale Admin và cập nhật khi có bất kỳ thay đổi nào. Bên cạnh đó, họ sẽ tạo hồ sơ mới cho khách hàng khi hết hạn. Việc đó bao gồm tên quản lý đại diện, cách thức liên hệ, chi tiết đơn đặt hàng và hóa đơn.

Quản lý chi tiết hồ sơ khách hàng giúp Sale Assistant cung cấp dữ liệu hữu ích cho các báo cáo sau này. Đây chính là cơ sở giúp phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch bán hàng chuyên nghiệp hơn. Cùng với phòng Marketing triển khai các chiến lược quảng bá sản phẩm/ dịch vụ hiệu quả. 

Hỗ trợ và tư vấn bán hàng

Một Sale Admin cũng có vai trò quan trọng trong việc tư vấn, chăm sóc khách hàng. Chẳng hạn như báo giá, cung cấp thông tin ngày giao hàng,… Bên cạnh đó, việc hỗ trợ này giúp nhân viên kinh doanh không bị ảnh hưởng bởi dư luận. Nhằm tập trung vào mục đích giao dịch với người mua, giúp việc bán hàng hiệu quả hơn.

Ngoài ra, nguồn năng lượng tích cực hỗ trợ và tư vấn bán hàng này luôn được Công ty khuyến khích. Vì đây là vấn đề then chốt giúp mang đến thiện cảm từ doanh nghiệp đến với khách hàng nhiều hơn.

Các công việc chi tiết của Sale Admin?

Bạn nhận thấy rằng nghề trợ lý kinh doanh khá hot và muốn thử sức ở công việc này. Tuy nhiên, bạn cần biết trước công việc của một Sale Admin là gì. Tùy theo loại hình và quy mô hoạt động của Công ty mà các Sale Admin sẽ có nhiệm vụ khác nhau.

Sau đây là phân tích chi tiết những việc chung phải làm của các “SA” này, như sau:

• Quan sát và đôn đốc nhắc nhở bộ phận Sales thực hiện công việc theo đúng tiến độ, kế hoạch đã đề ra.

• Quản lý, soạn thảo các văn bản tài chính của Công ty như hợp đồng, thư chào hàng, bảng báo cáo giá,..

• Nhập và xử lý các đơn hàng.

• Là người thiết lập các cuộc hẹn giữa nhân viên Sales với khách hàng tiềm năng.

• Quản lý hồ sơ của khách hàng, kết hợp với bộ phận chăm sóc khách hàng. Để giải đáp thắc mắc nhằm mang đến sự hài lòng của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

• Thu thập phản hồi và yêu cầu để giúp khách hàng xử lý. Nếu vượt quá quyền hạn của bản thân thì các Sale Admin phải xin ý kiến từ cấp trên.
• Hỗ trợ khách hàng ký kết hợp đồng, thu phí thanh toán từ khách hàng. Bên cạnh đó, trợ lý kinh doanh phải nhắc nhở khách hàng gia hạn hợp đồng khi sắp hết hạn.
• Thông báo các ưu đãi, khuyến mãi mới cho khách hàng.

• Báo cáo doanh thu chi tiết lên cấp trên như: Cập nhật dữ liệu công nợ, doanh thu của từng nhân viên bộ phận kinh doanh.

• Làm báo cáo theo từng thời điểm cụ thể tháng/ quý/ năm, rồi nộp cho các quản lý Sales.

Sale Admin cần phải có kỹ năng gì?

Sau khi tìm hiểu qua nội dung về Sale Admin chắc chắn bạn đã hiểu hơn về nghề này. Nhưng để thành công trên con đường sự nghiệp thì các kỹ năng cần có của một Sale Admin là gì? Để trả lời cho câu hỏi này hãy cùng đọc qua những kỹ năng sau đây:  

Kỹ năng tin học văn phòng

Ngày nay, tin học văn phòng đã dần trở thành thước đo tiếp cận công nghệ của một nhân viên văn phòng. Sale Admin là người phối hợp trực tiếp với bộ phận kinh doanh để soạn thảo các hồ sơ. Bên cạnh đó, cần phải thường xuyên báo cáo công việc với trưởng bộ phận qua máy tính. Vì vậy, đối với một Sale Admin thì kỹ năng này phải thật sự thành thạo.

Ngoài ra, hiểu rõ về máy tính bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cho công việc khác. Tin học văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực của người quản trị viên. Vậy, khả năng sử dụng máy tính sẽ giúp tối ưu và hoàn thiện công việc một cách tốt nhất. 

Kỹ năng thuyết trình

Diễn đạt ngôn ngữ bằng lời nói là cách đưa vấn đề tiếp cận với người nghe nhanh nhất. Sale Admin sẽ là người thuyết trình về sản phẩm, dịch vụ của công ty. Để thuyết phục khách hàng Sale Admin phải có kỹ năng thuyết trình tốt giúp đánh trúng tâm lý người mua.

Đôi khi họ còn phải thuyết trình dự án với các phòng ban khác trước khi triển khai. Vì vậy, kỹ năng nói trước đám đông sẽ giúp mọi người trong tập thể kết nối với nhau hơn. Như vậy, kỹ năng thuyết trình đóng vai trò rất quan trọng đối với một thư ký doanh nghiệp. Muốn thành công ở vai trò này, bạn cần rèn luyện sự tự tin, khéo léo và khả năng thuyết phục tốt.

Kỹ năng làm việc nhóm

Bản thân bạn cần phải có các kỹ năng khi làm việc nhóm thật tốt. Bởi vì Sale Admin thường phải phối hợp với các bộ phận để thống nhất các công việc.

Đặc biệt là phòng kinh doanh và bộ phận bán hàng của công ty. Một tập thể phải thật đoàn kết và hiểu ý nhau, sẵn sàng giúp đỡ nhau khi cần. Sự liên kết với nhau trong làm việc nhóm giúp đẩy mạnh tiến độ của công việc.

Kỹ năng giao tiếp

Dù trong bất cứ ngành nào thì giao tiếp là một kỹ năng vô cùng cần thiết cho mọi người. Đối với một Sale Admin lại càng quan trọng hơn. Vậy các kỹ năng giao tiếp của Sale Admin là gì?

Bao gồm việc tìm kiếm và xây dựng các mối quan hệ với khách hàng của công ty. Sale Admin sẽ tư vấn, thương lượng sau đó đàm phán với khách hàng để ký hợp đồng. Việc nhận được hợp đồng hay không phụ thuộc khá lớn vào Sale Admin.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần giao tiếp nhiều và tốt với các đồng nghiệp. Như vậy mới tạo nên thành công hơn trong công việc tại đây. Tạo nên sự phối hợp và giúp đỡ nhau khi cần ở các dự án. Nhưng muốn giao tiếp tốt một Sale Admin cần phải rèn luyện bản thân nhiều và chuyên nghiệp hơn. 

Kỹ năng quản lý

Sale Admin còn là quản lý các cộng sự bán hàng. Nên cần có các kĩ năng quản lý thật tốt, chuyên nghiệp khi nhận việc. Muốn làm tốt kĩ năng này bạn nên tìm hiểu về sản phẩm và cách thức bán hàng trước.

Sau đó nắm rõ các điểm mạnh của từng nhân viên, mới thúc đẩy tốt công việc. Hỗ trợ đội ngũ bán hàng khi cần và tạo mối quan hệ tốt với họ. Đặt ra các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn rõ ràng cho đội ngũ này. Không quá áp đặt mọi người mà nên tạo một nguồn động lực cho họ. 

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Một Sale Admin cần có kỹ năng giải quyết các vấn đề thật tốt. Dù là ngành nghề nào thì khi làm sẽ có xảy ra các vấn đề trong công việc. Bên cạnh đó là những va chạm, xích mích với đồng nghiệp. Vì vậy, bạn cần có đầu óc nhạy bén và chọn cách giải quyết vấn đề thật phù hợp.

Như vậy mới có thể mang đến nhiều thành công khi làm nghề này. Hơn nữa nếu bạn giải quyết vấn đề tốt đặc biệt là những gì người tiêu dùng gặp. Sẽ khiến cho bản thân và công ty tạo được niềm tin, dấu ấn trong lòng khách.  

Khả năng chịu đựng áp lực

Những vấn đề khác của một Sale Admin là gì? Hơn nữa bạn cần phải chịu áp lực thật tốt khi làm việc. Suy cho cùng dù bất cứ ngành nào thì việc áp lực sẽ không thể tránh khỏi. Để thành công hơn cần đối mặt tốt với vấn đề này.

Trong công việc Sale Admin áp lực thường gặp là doanh số, các khách hàng quá khó tính,… Vì thế bạn nên chuẩn bị một tinh thần tốt để bản thân không bị stress bởi áp lực. Có như vậy mới có hướng giải quyết tốt các áp lực bản thân gặp phải. 

>>> Xem thêm: Cách tập trung làm việc hiệu quả và phương pháp rèn luyện

Một số yêu cầu khác đối với Sale Admin?

Ngoài những vấn đề trên các yêu cầu khác cần có của một Sale Admin là gì? Bạn cần phải có vốn ngoại ngữ tốt. Đảm bảo bản thân có thể nghe và hiểu về ngoại ngữ khi cần. Một số công ty còn đòi hỏi ngôn ngữ tiếng anh của bạn phải thành thạo khi giao tiếp. 

Vì họ sẽ có các hợp tác với những nước lớn như Nhật, Hàn, Trung Quốc,… Mà tiếng anh là ngôn ngữ chung của quốc tế và phổ biến khi giao tiếp giữa các nước với nhau. Chính vì vậy, khi Sale Admin giao tiếp tiếng anh tốt chính là cơ hội bước chân vào công ty lớn, tiềm năng. 

Ngoài ra, cũng cần tốt về kỹ năng thuyết trình trong công việc. Sale Admin sẽ dùng kĩ năng này khi vào các dự án mới của công ty. Thêm vào đó là cần để thuyết trình về sản phẩm đang bán khi gặp khách hàng. 

Cơ hội nghề nghiệp đối với Sale Admin?

Sau khi đã tìm hiểu được những kĩ năng Sale Admin là gì? Hãy cùng xem qua những cơ hội việc làm của nghề. Sale Admin hiện nay đang là một nghề rất có triển vọng cho mọi người. Vì thế, các công ty đang rất cần nhân viên cho việc trí này. Sau đây hãy cùng tìm hiểu kĩ hơn về cơ hội việc làm của một Sale Admin nhé.  

Nhu cầu tuyển dụng

Hiện nay trên thị trường, nghề Sale Admin đang có nhu cầu tuyển dụng rất cao. Bởi vì vị trí này quyết định cao đến doanh số và sự phồn vinh của doanh nghiệp. Dù không đòi hỏi nhiều kinh nghiệm nhưng bạn cần có kiến thức vững. Như thế mới tạo lòng tin, sự ấn tượng với nhà tuyển dụng khi phỏng vấn. 

Các công ty dù lớn hay nhỏ thì Sale Admin đều rất quan trọng và cần thiết. Nên nhu cầu tuyển dụng đang ngày một tăng nhanh. Vì vậy, mọi người không phải quá lo lắng rằng khó tìm được công ty phù hợp cho bản thân

>>> Xem thêm: Sale là gì? Top 6 nghề Sales có lương và hoa hồng “hấp dẫn”

Mức lương

Sau khi bạn đã hiểu được Sale Admin là gì? Hãy cùng xem qua các mức lương của nghề này hiện nay.  Thu nhập của Sale Admin dao động từ 7.000.000 VND  cho đến 10.000.000 VND. Đây là các mức lương cơ bản cho mỗi người khi làm nghề này.

Hơn nữa còn có các mức hoa hồng khi đạt doanh số. Nếu vượt KPI của tháng còn có các mức lương hậu hĩnh hơn rất nhiều. Khi đó Sale Admin sẽ nhận lương tháng tầm khoảng từ 20.000.000 VND đến 25.000.000 VND 1 tháng. 

Cơ hội thăng tiến

Vị trí này cũng mang đến rất nhiều cơ hội thăng tiến cao cho bạn. Nếu có kinh nghiệm tốt, thích ứng công việc nhanh, đạt KPI cao. Hơn nữa vốn ngoại ngữ của bạn cũng chính là yếu tố mang lại cơ hội bước lên vị trí cao. Hãy chứng minh năng lực bản thân thật tốt cho cấp trên thấy. 

Hơn nữa luôn góp phần phát triển, thúc đẩy doanh số cho công ty mỗi tháng. Từ đó bạn sẽ có cơ hội thăng tiến cao và nhanh chóng. Có thể đến trưởng phòng kinh doanh hoặc giám đốc trong kinh doanh. 

Cơ hội không quá khó nếu bạn biết cách phát triển bản thân, khẳng định năng lực khi làm việc. 

Lưu ý khi làm Sale Admin

Những vấn đề cần lưu ý của một Sale Admin là gì?

Ngành nghề này ngoài nắm rõ các kỹ năng trên cũng cần phải quan tâm đến một số lưu ý. Cần có kế hoạch công việc rõ ràng, chi tiết khi thực hiện các dự án. Hơn nữa các bảng công nợ của khách hàng thật cụ thể. Để đảm bảo tính minh bạch cho các món nợ của người mua.

Phải biết lắng nghe khách hàng, nắm rõ vấn đề, yêu cầu của họ. Từ đó mới có thể làm hài lòng, tạo ấn tượng cũng như chỗ đứng với người tiêu dùng. 

Hơn nữa phải hòa đồng, luôn sẵn sàng giúp đỡ cộng sự. Không gây gỗ và chơi xấu các đồng nghiệp trong công ty. Phải nỗ lực đóng góp, tạo doanh số cao và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Kiểm tra các công việc thật kỹ, thận trọng trong mọi vấn đề. Có như vậy mới gặp phải những sai sót khi làm.  

>>> Có thể bạn quan tâm:

Qua các nội dung được chia sẻ hy vọng rằng mọi người đã tìm được câu trả chính xác về Sale Admin là gì? Ngoài ra cũng cần quan tâm và nắm rõ các kỹ năng cần thiết của một người làm nghề này. Có như vậy mới có thể thành công trên con đường trở thành một Sale Admin chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn biết thêm nhiều thông tin công việc, các bài tuyển dụng của nghề này. Hãy vào website Mua bán để tham khảo nhanh và chính xác nhất.