Rào cản trong việc áp dụng hệ thống TQM tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Mặc dầu là một trong các phương thức quản lý hữu hiệu để cải tiến chất lượng sản phẩm, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu khách hàng, và đang được áp dụng rộng rãi tại nhiều nước trên thế giới, nhưng tại Việt Nam, sự quan tâm và áp dụng hệ thống quản lý này còn rất hạn chế. Số lượng các doanh nghiệp (DN) áp dụng hệ thống TQM rất ít, tập trung chủ yếu vào một số doanh nghiệp lớn và có tiềm năng tài chính như Vinamilk, Cadivi, Sony, Matsuhita… Các DNNVV với quy mô, năng lực quản lý và tiềm lực tài chính có hạn chưa thực sự quan tâm đến hệ thống quản lý này. Phân tích kết quả thực hiện cuộc điều tra 45 DNNVV trên địa bàn Hà Nội (1) cho thấy, chỉ có 3/45 DN (chiếm 6,7%) áp dụng hệ thống TQM, trong đó 01 DN 100% vốn nước ngoài thực hiện cả hệ thống ISO 9000 và TQM và 02 DN đang từng bước áp dụng các mô đun của TQM. Đây đều là các DN có “thâm niên” hoạt động trên thị trường; 28 DN (chiếm 62,2%) áp dụng các hệ thống QLCL khác (ISO 9000, GMP, HACCP…), 14 DN (chiếm 31,1%) không áp dụng hệ thống nào. Vậy đâu là các nguyên nhân khiến các DNNVV không mặn mà với hệ thống TQM. Kết quả tổng hợp, phân tích từ phiếu khảo sát đã chỉ rõ một số rào cản sau:
1.1. Nhận thức về TQM
Nhận thức được coi là rào cản lớn nhất đối với các DNNVV Hà Nội khi tiếp cận hệ thống TQM. Với số lượng DN áp dụng hệ thống TQM rất thấp (6,7%), có 40/45 DN (chiếm 89%) cho rằng, một trong các lý do khiến DN khó tiếp cận và xây dựng hệ thống TQM là không hiểu rõ về hệ thống này; 42/45 DN (chiếm 93,3%) yêu cầu được đào tạo, tư vấn các kiến thức về TQM. Một trong các nguyên nhân của tình trạng này xuất phát từ thực tế trình độ quản lý và trình độ QLCL của các chủ DNNVV. Nhiều chủ DNNVV chưa đảm bảo trình độ chuyên môn và trình độ quản lý hoặc chuyên môn đào tạo không phù hợp với nhiệm vụ công việc. Kết quả cuộc điều tra, khảo sát trình độ của 150 cán bộ quản lý DNNVV Hà Nội, chỉ có 13 người đạt trình độ trên đại học (chiếm 8,7%), 104 người có trình độ đại học (chiếm 69,3%), 24 người có trình độ cao đẳng (chiếm 16%) và còn lại là trình độ trung cấp. Bên cạnh đó, một bộ phận lớn chủ doanh nghiệp là những kỹ sư, kỹ thuật viên tự đứng ra thành lập DN, vừa quản lý, vừa tham gia trực tiếp vào sản xuất nên trình độ quản lý không cao, khá nhiều DNNVV hoạt động theo mô hình “gia đình”, quản lý dựa vào kinh nghiệm… Việc không đảm bảo trình độ chuyên môn và trình độ tổ chức quản lý của các lãnh đạo doanh nghiệp không những làm giảm hiệu quả công việc họ đang nắm giữ, mà cũng là nguyên nhân khiến họ ít quan tâm đến việc tiếp cận các hệ thống quản lý hiện đại như TQM. Một nguyên nhân khác xuất phát từ chính hệ thống này: TQM là hệ thống QLCL dựa trên triết lý kinh doanh và tinh thần nhân văn, nó khác biệt với những hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn khác như ISO 9000, GMP, HACCP… Với trình độ QLCL còn thấp, lại luôn phải đối mặt với những trở ngại lớn trong kinh doanh, nên việc tìm hiểu và xây dựng hệ thống TQM không được nhiều DNNVV coi trọng. Ngoài ra, đối với các DNNVV, việc nhanh chóng thành lập dưới hình thức các công ty cổ phẩn, TNHH, tư nhân… rồi nhanh chóng giải thể, phá sản khi hoạt động không có lãi, cũng khiến DN không quan tâm với các vấn đề quản lý dài hạn.
1.2. Tài chính
Việc xây dựng và áp dụng hệ thống TQM đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư những khoản chi phí nhất định: hoạt động tư vấn, đào tạo kiến thức, kỹ thuật áp dụng, tổ chức thực hiện, phần mềm thống kê, hoạt động quản lý, hành chính, hỗ trợ hoạt động nhóm chất lượng… Tùy theo từng doanh nghiệp, từng quy mô hoạt động mà các khoản chi phí sẽ ở mức độ khác nhau, nhưng sẽ phát sinh trong tất cả các bộ phận trong tổ chức. Tuy nhiên, hầu hết các DNNVV Việt Nam đều có năng lực tài chính thấp, thể hiện ở cơ sở vật chất nghèo nàn, thiếu thốn, không có nơi sản xuất cố định, trang thiết bị kỹ thuật lạc hậu, trình độ chuyên môn và quản lý còn thấp… Vì thế, các DNNVV khó có khả năng đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh, chưa nói tới đầu tư cho hoạt động QLCL. Kết quả điều tra chỉ rõ, chỉ có 26/45 DNNVV Hà Nội (chiếm 57,8%) khẳng định khả năng sẵn sàng chi trả cho hoạt động áp dụng hệ thống TQM. Còn 19/45 DN (chiếm 42,2%) trả lời chưa sẵn sàng chi trả cho việc áp dụng hệ thống TQM, nguồn vốn tài chính cần tập trung ưu tiên cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.3. Tổ chức quản lý
Việc áp dụng hệ thống TQM đòi hỏi DN xây dựng mô hình quản lý khoa học mang tính tập thể và nhân văn cao. Đó là mô hình tổ chức quản lý theo chức năng chéo, nhằm giúp các DN phối hợp một cách đồng bộ các chức năng của các bộ phận, phòng ban khác nhau trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng. Tuy nhiên, mô hình quản lý này chỉ được 22/45 DN khảo sát áp dụng (chiếm 49%). Số DNNVV còn lại áp dụng cách thức quản lý chất lượng theo sản phẩm hoặc theo chiều dọc, không còn phù hợp trong QLCL hiện đại.
Xét về quan hệ cá nhân, hệ thống TQM đòi hỏi nhà quản lý phải xây dựng được mối quan hệ cởi mở, thân mật, phát huy tinh thần sáng tạo của nhân viên. Điều này được 37/45 DN (chiếm 82,7%) đồng ý với việc thường xuyên khuyến khích nhân viên cải tiến, sáng tạo trong công việc. 17,8% DN chỉ yêu cầu nhân viên làm đúng nhiệm vụ của mình, chưa cần sáng tạo hay cải tiến. Việc làm đúng, làm tốt công việc của từng cá nhân có thể đem lại kết quả tốt cho cả hệ thống nếu mọi nhiệm vụ trong hệ thống được tiến hành có kế hoạch và có sự phân công rõ ràng, nhưng sẽ tạo sự thụ động trong nhân viên khi họ chỉ biết nghe theo, làm theo mệnh lệnh của cấp trên mà không chủ động có những thay đổi tích cực trong giải quyết công việc.
Về biện pháp nâng cao chất lượng, 26/45 DN (chiếm 57,8 %) lựa chọn biện pháp quan trọng hàng đầu là nâng cao trình độ, tay nghề, tinh thần trách nhiệm cho nhân viên; 15/45 DN (chiếm 33,3%) cho rằng, yếu tố quan tâm đầu tiên phải là cơ chế quản lý, kiểm soát chất lượng; 8,9% DN còn lại đồng ý với quan điểm hiện đại hóa máy móc thiết bị. Mặc dù đóng vai trò quan trọng trong cải tiến và nâng cao chất lượng, nhưng hiện đại hóa thiết bị hoặc coi trọng cơ chế quản lý giám sát đều không phải là biện pháp lâu dài và tích cực. Với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, máy móc thiết bị sẽ thường xuyên lạc hậu khiến DN luôn phải đối mặt với vấn đề hiện đại hóa máy móc thiết bị. Coi trọng cơ chế quản lý giám sát sẽ tạo ra một sự quản lý mang tính ép buộc, khiến nhân viên làm việc mang tính đối phó, không tự giác, không phát huy được kỹ năng và sức sáng tạo. Giải pháp đầu tư vào con người, đào tạo tay nghề, nâng cao ý thức và tinh thần trách nhiệm và phối hợp đồng thời các yếu tố trên mới là giải pháp bền vững trong việc cải tiến và nâng cao chất lượng.
Về cách thức trao đổi thông tin, TQM đòi hỏi nhà quản lý chia sẻ mọi thông tin tới nhân viên một cách công khai, đầy đủ, chính xác, kịp thời. Tuy nhiên, hình thức trao đổi thông tin này chỉ được 13/45 DN áp dụng (chiếm 31%); 69% DN được khảo sát chỉ thông báo cho nhân viên những thông tin cần thiết. Được cung cấp những thông tin minh bạch, đầy đủ và chính xác sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, về mục tiêu, về công việc và trách nhiệm sẽ giúp họ cảm thấy được làm chủ công việc và thực hiện công việc tốt hơn…
(Xem tiếp kỳ sau)
