Quyết toán thuế là gì? Những lưu ý quan trọng về quyết toán thuế – Arito – Phần mềm kế toán, ERP

Quyết toán thuế là giai đoạn rất quan trọng và cần thiết với các doanh nghiệp hiện nay. Đối với những kế toán chuyên nghiệp, việc hiểu rõ về khái niệm, đặc điểm và cách thức thực hiện quyết toán thuế là vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, hãy cùng ARITO tìm hiểu những nội dung xoay quanh quyết toán thuế.

1. Quyết toán thuế là gì?

Quyết toán thuế là thuật ngữ được dùng nhiều trong lĩnh vực kế toán. Trước hết cần hiểu rõ quyết toán là gì. 

• Đối với doanh nghiệp, quyết toán là quá trình kiểm tra, tập hợp, thống kê tất cả có số liệu về giá trị, khối lượng một cách đúng đắn, hợp lệ về công việc tại một doanh nghiệp. Như vậy, quyết toán là xác định lại số liệu kế toán trong kỳ kinh doanh hoặc trong giai đoạn nhất định của một đơn vị.
• Vậy quyết toán thuế là gì? 

Hiểu đơn giản hơn, quyết toán thuế là việc xác định con số cụ thể, chính xác liên quan đến khoản thuế mà doanh nghiệp phải đóng. Đây chính là công việc mà bất kỳ một doanh nghiệp nào đi vào hoạt động cũng đều phải thực hiện. Quyết toán thuế cũng là công việc xác minh lại số thuế phải nộp của cả doanh nghiệp và cá nhân.

Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế. Số tiền này cũng được tính ở các thời điểm khác nhau như: từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế, hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.

Tùy vào mỗi doanh nghiệp khác nhau mà có thể thực hiện quyết toán sau 5 năm hoặc phải làm quyết toán năm (xảy ra 1 năm 1 lần). Nhưng khi có đột xuất của cơ quan kiểm toán thì bạn cần xuất các dữ liệu về thuế mà công ty đã, đang chuẩn bị nộp theo quý và tháng.

Các doanh nghiệp thường thực hiện quyết toán thuế khi hết kỳ kế toán

2. Đối tượng nào cần quyết toán thuế

Theo quy định của pháp luật, các đối tượng sau cần phải quyết toán thuế:

• Cá nhân: Quyết toán thuế từ khoản thuế thu nhập cá nhân có nghĩa vụ phải nộp tính theo tiền lương, tiền công. Cá nhân bao gồm cá nhân là người Việt Nam và cá nhân là người nước ngoài có cư trú tại Việt Nam.
• Tổ chức, doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho phần thu nhập là tiền lương, tiền công của người lao động mà doanh nghiệp đã chi trả và quyết toán cho phần thuế thu nhập doanh nghiệp trong kỳ.

Theo điểm d, khoản 6, điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật quản lý thuế nếu tổ chức chi trả thu nhập bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi cơ cấu, giải thể hay phá sản thì phải thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế và các chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi cơ cấu, giải thể hay phá sản.

Ngoài ra, cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức, doanh nghiệp chi trả tiền thực hiện quyết toán thay cho mình khi đảm bảo những điều kiện sau:

• Tại thời điểm quyết toán thuế thu nhập cá nhân, cá nhân đang làm việc tại một tổ chức, doanh nghiệp, chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương, hợp đồng tại doanh nghiệp từ 03 tháng trở lên
• Cá nhân được điều chuyển công tác từ tổ chức cũ sang tổ chức mới của doanh nghiệp (hoặc từ trụ sở – chi nhánh) và không phát sinh thu nhập từ nơi khác thì được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho tổ chức mới.

3. Phân loại quyết toán thuế

Theo quy định của pháp luật hiện hành thì quyết toán thuế bao gồm quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, quyết toán thuế giá trị gia tăng, … 

3.1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Các cá nhân có phát sinh thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà thuộc thu nhập phải chịu thuế thì bắt buộc phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Việc quyết toán này có thể được làm bởi cá nhân đó hoặc được tổ chức, doanh nghiệp nơi cá nhân đó đang công tác làm thay.

Trước đây, quyết toán thuế thu nhập cá nhân được làm bằng cách điền thông tin vào mẫu biểu có sẵn rồi đến cơ quan thuế quản lý nộp hồ sơ quyết toán. Nhưng hiện nay đã có phần mềm giúp cá nhân hay tổ chức làm quyết toán trực tuyến.

Người nộp thuế thu nhập cá nhân phải quyết toán thuế và nộp tiền thuế (nếu có) trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính (chậm nhất là ngày 30/3 dương lịch).

Theo luật quy định, các khoản thu nhập sau sẽ chịu thuế thu nhập cá nhân:

•  Thu nhập từ kinh doanh
•  Thu nhập từ tiền lương, tiền công 
•  Thu nhập từ đầu tư vốn 
• Thu nhập từ chuyển nhượng vốn
• Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản
• Thu nhập từ trúng thưởng
• Thu nhập từ bản quyền
• Thu nhập từ nhượng quyền thương mại
• Thu nhập từ nhận thừa kế, quà tặng

3.2. Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hay còn gọi là khai quyết toán, đề cập đến việc doanh nghiệp kê khai tổng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế. 

Khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm các mục sau:

• Khai quyết toán thuế năm 
• Khai trong trường hợp có quyết định về việc doanh nghiệp giải thể, chia tách, hợp nhất, sát nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, chuyển đổi hình thức sở hữu, chấm dứt hoạt động, khi đó, cơ quan thuế ra quyết định quyết toán đến doanh nghiệp, mục đích chính để truy thu số thuế thu nhập doanh nghiệp.

Khi làm hồ sơ quyết toán thuế, hồ sơ doanh nghiệp chuẩn chị sẽ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp Việt Nam
• Doanh nghiệp có hoạt động khai thác, xuất bán dầu thô, khí thiên nhiên
• Nhà thầu nước ngoài

Thời hạn để nộp hồ sơ quyết toán thuế hằng năm chậm nhất là 90 ngày, tính từ ngày kết thúc năm tài chính hay năm dương lịch.

Đối với các doanh nghiệp nằm trong trường hợp sáp nhập, hợp nhất, chia tách, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, chấm dứt hoạt động: chậm nhất là 45 ngày tính từ ngày có quyết định về vấn đề thay đổi của doanh nghiệp.

3.3. Quyết toán thuế giá trị gia tăng

Các doanh nghiệp kinh doanh (trừ hộ gia đình vừa và nhỏ nộp thuế theo mức ấn định doanh thu) đều phải thực hiện lập và gửi quyết toán thuế giá trị tăng hàng năm cho cơ quan thuế.

Thuế giá trị gia tăng được quyết toán theo năm dương lịch, đăng ký nộp thuế chậm nhất không quá 60 ngày kể từ ngày 31/12 của năm quyết toán thuế.

Kế toán cần nắm vững quy trình và cập nhật quy định khi quyết toán thuế

4. Nội dung công việc quyết toán thuế

Hằng năm vào cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp sẽ tự kê khai và nộp thuế cho cơ quan thuế. Trước khi quyết toán thuế, kế toán cần chuẩn bị các chứng từ liên quan như:

• Tờ khai thuế giá trị gia tăng đã nộp hàng tháng
• Chứng từ, hóa đơn mua vào, bán ra kèm với các tờ khai đã nộp
• Những giấy tờ nộp tiền thu
• Quyết toán thuế TNCN theo mẫu 05/KK
• Quyết toán thuế TNDN theo mẫu 03/TNDN
• Sổ cái các TK theo bảng cân đối số phát sinh
• Sổ chi tiết các tài khoản liên quan
• Bảng trích khấu hao TSCĐ và bảng phân bố CCD
• Biên bản đối chiếu công nợ các năm
• Sổ chi tiết công nợ phải thu
• Sổ chi tiết công nợ phải trả

Tùy vào từng loại thuế quyết toán, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp lên cơ quan thuế. Các trường hợp phân bổ, phương pháp phân bổ, khai thuế, tính thuế, quyết toán thuế đối với loại thuế được phân bổ thực hiện theo quy định tại Điều 13, Điều 14, Điều 15, Điều 16, Điều 17, Điều 18, Điều 19 Thông tư 80/2021/TT-BTC về Hướng dẫn thi hành một số điều của luật quản lý thuế.

Theo điều 44, Luật số: 38/2019/QH14 về quản lý thuế thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế được quy định rõ ràng như sau:

• Đối với thuế khai theo tháng, quý: 

+ Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng

+ Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.

• Đối với thuế khai theo năm

+ Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm

+ Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.

Doanh nghiệp thông thường sẽ phải trình bày cho thanh tra thuế kiểm tra các giấy tờ như chứng từ, hóa đơn, sổ sách kế toán đã cân đối trong những năm trước. Trường hợp số thuế phải nộp giảm vì doanh nghiệp kê khai sai, thanh tra thuế sẽ phải tính toán lại số liệu đúng trên thực tế và dựa vào đó để tính số tiền phạt mà doanh nghiệp phải nộp.

Hồ sơ chứng từ cần lưu trữ hợp lý để quyết toán thuế thuận tiện

5. Lời khuyên trong quá trình kê khai, quyết toán thuế

Để quá trình quyết toán thuế được thuận tiện và chính xác, kế toán cần đảm bảo những điều sau:

• Doanh nghiệp cần cẩn chuẩn bị đầy đủ hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán. Trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh và cả đến khi quyết toán thuế, hệ thống sổ sách, chứng từ chi tiết phải được in đầy đủ và lưu trữ để phục vụ quyết toán. Doanh nghiệp cần đảm bảo các số liệu có liên quan, tránh trường hợp đến khi bị thanh tra mới thấy có sự không trùng khớp trong số liệu.
• Khi thực hiện quyết toán thuế cần rà soát, kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán. Việc này vừa giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về chứng từ kế toán, vừa giúp kế toán nắm được toàn bộ nội dung hợp lệ và còn thiếu của chứng từ.
• Sử dụng phần mềm kế toán có tính năng lập tờ khai thuế tự động

Thời điểm lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm 2021, kế toán doanh nghiệp lúc này sẽ phải thực hiện thêm nhiều công việc để đảm bảo hoàn thiện các báo cáo cũng như hoàn thiện quyết toán thuế cuối năm. Các chuyên gia trong lĩnh vực tài chính kế toán đều khuyên doanh nghiệp nên ứng dụng sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ. Phần mềm kế toán online ARITO  có thể giúp kế toán trong nghiệp vụ lập báo cáo, quyết toán thuế như:

• Tự động lập tờ khai cùng các phụ lục và báo cáo thuế có mã vạch theo mẫu biểu mới nhất của cơ quan thuế theo đúng phương pháp kê khai thuế mà đơn vị sử dụng
• Cho phép doanh nghiệp nộp trực tiếp các báo cáo và tờ khai thuế qua mạng trực tiếp từ phần mềm thông qua dịch vụ kê khai thuế qua mạng MTAX.VN