Quyết Toán Thuế – Doanh Nghiệp Cần Nắm Rõ

Khi quyết toán thuế, các doanh nghiệp phải làm tốt công tác kê khai thuế, báo cáo thuế chính xác và phù hợp với quy định của pháp luật. Bài viết sau đây sẽ giúp quí vị hiểu được quyết toán thuế và công tác chuẩn bị khi quyết toán thuế.

Quyết toán thuế là gì?

Quyết toán thuế là khai báo thuế cho Cục thuế sau một thời gian thành lập doanh nghiệp. Sau khoảng thời gian 2 năm đến 5 năm cơ quan thuế sẽ xuống doanh nghiệp để thanh tra thuế. Quyết toán thuế là thủ tục bắt buộc phải thực hiện đối với bất kì cá nhân hay tổ chức, doanh nghiệp nào.
 

Công tác chuẩn bị khi quyết toán thuế

Khi nhận được giấy yêu cầu quyết toán thuế từ cơ quan thuế, kế toán doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ, sổ sách để có thể ứng biến với các tình huống trong quá trình cán bộ thuế kiểm tra. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Sắp xếp chứng từ gốc

– Cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng, kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế
– Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo:
+ Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào, phiếu xuất kho , kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
– Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có,…
– Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
Lưu ý: Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

– Chứng từ của năm nào phải đi kèm với báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý
– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm

Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức Nhật ký chung)

– Sổ nhật ký chung
– Sổ nhật ký bán hàng
– Sổ nhật ký mua hàng
– Sổ nhật ký chi tiền
– Số nhật ký thu tiền
– Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
– Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
– Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
– Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
– Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
– Sổ khấu hao tài sản cố định
– Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
– Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
– Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.

Sắp xếp các hợp đồng kinh tế

– Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng
– Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ
– Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.

Hồ sơ pháp lý

– Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).
– Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế

Kiểm tra chi tiết khác

– Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
– Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
– Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
– Kiểm tra các khoản phải trả
– Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
– Đầu vào và đầu ra có cân đối
– Kiểm tra ký tá có đầy đủ
– Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
– Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp : Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ

Các loại thuế phải kê khai khi quyết toán thuế

Khi cơ quan thuế xuống kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị cẩn thận, đầy đủ các giấy tờ để kê khai, báo cáo từng mục thuế phải đóng.

Thuế giá trị gia tăng (VAT)

– Thường được bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn theo báo cáo thuế. Cần sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai.
– Cần rà soát các hóa đơn xem thông tin và các chữ ký + dấu đã đầy chưa
– Cần phải kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra.
– Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản pho to cần chuẩn bị kèm theo các công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế.
– Các hóa đơn đầu ra hủy cần photo kèm với biên bản hủy để riêng ra.
– Các hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên nên có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo.

Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Thuế TNDN là loại thuế mà liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp, nên hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp. Ngoài các hồ sơ tài liệu đã chuẩn bị cho các loại thuế trên, thì bộ hồ sơ thuế TNDN cần chuẩn bị:
– Sổ sách kế toán đã in, ký, đóng dấu của doanh nghiệp…
– Chứng từ photo kẹp với phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.
– Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất
– Hợp đồng mua bán
– Hồ sơ tài sản cố định
– Hồ sơ ngân hàng
– Các quyết định lương, quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao
– Bảng tính khấu hao, bảng phân bổ chi phí, bảng phân bổ doanh thu
– Biên bản hủy hàng hỏng, biên bản kiêm kê kho, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành…
– Tờ trình về các công việc, kế hoạch chi tiêu năm…
– Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ, công văn đòi nợ từng lần
– Hồ sơ pháp lý công ty.

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Các hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị:
– Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương Gross hay là lương Net )
– Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương kèm sẵn một file excel tổng hợp loại thuế
– Thẻ lương nhân viên
– Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng
– Các chứng từ liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập, các bản sao giấy khai sinh. . .
– Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài.
– Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.
– Các giấy tờ khác liên quan.
Thuế xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu (nếu có)
Những loại thuế này liên quan đến các hợp đồng kinh tế với các đối tác nước ngoài, do vậy hồ sơ chuẩn bị cần phải để ý đến việc dịch thuật các tài liệu là tiếng Anh để tránh việc thuế hạch sách phải dịch hồ sơ gây mất thời gian.
Hồ sơ chuẩn bị để cán bộ thuế kiểm tra bao gồm:
– Các hợp đồng ngoại bản Tiếng Anh và tiếng Việt, nếu có dịch công chứng là tốt nhất.
– Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, Quanlity,. . .
– Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu.
– Chứng từ nộp thuế
– Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng (photo)
– Các tài liệu khác có liên quan.
Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Thuế này thường là các cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc nhập khẩu các mặt hàng chịu thuế TTĐB.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
– Các giấy tờ chứng minh thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế
– Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước
– Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra
– Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan.
 

Hi vọng sau bài viết này quý doanh nghiệp có thể nắm bắt được về quyết toán thuế và công tác chuẩn bị để có thể ứng biến với mọi tình huống khi cơ quan thuế xuống kiểm tra và thanh tra.