Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp 4.0 đạt hiệu quả tối ưu

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một trong những nhiệm vụ quan trọng để hình thành nên văn hóa, bản sắc riêng của mỗi tổ chức. Đặc biệt trong quá trình chuyển đổi số thì văn hóa doanh nghiệp có vai trò tạo ra các sáng kiến đổi mới, thu hút nguồn nhân lực dồi dào và kích thích khả năng sáng tạo. Vậy làm thế nào để xây dựng văn hóa doanh nghiệp số để đưa tổ chức ngày một phát triển? Hãy cùng 1Office khám phá ngay ở nội dung bài viết dưới đây nhé.

I- Các cấp độ của văn hóa doanh nghiệp

Ta có thể hiểu rằng Cấp độ văn hóa của doanh nghiệp là cách “hữu hình hóa” các yếu tố đã được nêu ở phía trên để xét tới nền văn hóa trong một tổ chức. Theo Edgar Henry Schein – cựu giáo sư của Trường Quản lý MIT Sloan, chuyên gia về tham vấn quy trình nhóm và văn hóa tổ chức đã chia văn hóa doanh nghiệp thành 3 cấp độ:

2.1 Cấp độ thứ nhất: Những quy trình và cấu trúc hữu hình (Artifacts)

Đây là những thứ có thể nhìn thấy ngay trong lần đầu tiếp xúc bởi bạn có thể nhận ra ngay một cách rõ ràng. Ta có thể kể tới một số yếu tố như:

• Kiến trúc, cách bài trí doanh nghiệp

• Cơ cấu tổ chức, các phòng ban

• Các văn bản quy định nguyên tắc hoạt động của tổ chức

• Chính sách nhân sự

• Các logo, biểu tượng, sứ mệnh, … của công ty

• Hành vi ứng xử thường thấy của các thành viên làm việc tại đó.

Qua các yếu tố đã nêu ở trên, có thể thấy cấp độ này chịu ảnh hưởng khá nhiều từ ngành nghề mà doanh nghiệp hoạt động. Bên cạnh đó, nó còn hình thành dựa trên mong muốn, mục tiêu, lối suy nghĩ của ban lãnh đạo trong doanh nghiệp. Vì là những yếu tố dễ nhận thấy cho nên ở cấp độ này, văn hóa doanh nghiệp cũng dễ thay đổi và ít thể hiện được giá trị cốt lõi bên trong của một tổ chức.

2.2. Cấp độ thứ hai: Những giá trị được tuyên bố, chấp nhận (Espoused values and beliefs)

Những giá trị được tuyên bố, chấp nhận trong cấp độ thứ hai này gồm:

• Giá trị cốt lõi

• Bộ quy tắc chung, quy định của công ty

• Chiến lược, sứ mệnh của doanh nghiệp

Có thể thấy, đây thường là những văn bản được công bố rộng rãi, có mục đích để hướng dẫn cho các thành viên trong doanh nghiệp. Đây là “kim chỉ nam” của một tổ chức, các thành viên sẽ thực hiện nhiệm vụ dựa trên những giá trị này.

Thực tế, các doanh nghiệp lớn thường có những tuyên bố rất rõ ràng về các yếu tố trên, bởi nó không chỉ định hướng niềm tin của người lao động mà còn là mục tiêu dài hạn của một tổ chức. Bên cạnh đó, xét về mặt truyền thông, những văn bản quy định thuộc cấp độ này còn giúp công chúng có cái nhìn chính xác về doanh nghiệp.

2.3. Cấp độ 3: Những quan niệm chung (Basic underlying assumptions)

Những quan niệm chung hay có thể hiểu là giá trị văn hóa doanh nghiệp. Nó là những niềm tin, nhận thức mặc nhiên được nhận định trong một doanh nghiệp.

Để có được những quan niệm này thường phải mất một khoảng thời gian dài, trải qua nhiều tình huống thực tế nên các cá nhân trong một tổ chức coi nó như là luật bất thành văn đương nhiên được công nhân mà không cần lý giải. Theo như các chuyên gia thì đây chính là giá trị đỉnh cao của văn hóa doanh nghiệp bởi mọi quy tắc, nhận định đã đi sâu vào hành vi của người trong tổ chức và trở thành ý thức tự giác của mỗi cá nhân. 

Qua việc phân chia văn hóa doanh nghiệp thành 3 cấp giúp ta hiểu được các thành phần quan trọng để tạo dựng nên một nền văn hóa trong doanh nghiệp, cấp độ càng cao thì khả năng thích nghi càng thấp và càng khó để thay đổi, tuy nhiên, từ đó các nhà lãnh đạo có thể xây dựng chiến lược phát triển theo từng giai đoạn cho tổ chức.

Xem thêm: Cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

II- Vai trò của văn hóa doanh nghiệp 

Chắc hẳn bạn đã nghe ở đâu đó rằng: Văn hóa là giá trị cốt lỗi của một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có nền văn hoá lành mạnh, tân tiến sẽ mang lại những lợi ích gì, hãy cùng nhau tìm hiểu tới vai trò của nó trong một tổ chức.

1. Nhận diện thương hiệu dễ dàng

Lại là câu chuyện về vấn đề hình ảnh của một doanh nghiệp trong mắt công chúng và trên thị trường. Nhà sáng lập của Zappos – thương hiệu bán lẻ quần áo và giày dép trực tuyến có trụ sở tại LA, Mỹ đã tuyên bố “Your culture is your brand” – Văn hoá quyết định thương hiệu của doanh nghiệp bạn.

Khách hàng thường khá e ngại với một công ty có nội bộ lục đục, thường xuyên xảy ra tình trạng nghỉ việc. Suy cho rằng, làm sao có thể giữ chân khách hàng trong khi bạn không thể giữ chân chính nhân viên của mình?

2. Tăng khả năng giữ chân nhân viên

Nhảy việc đang là một “vấn nạn” lớn hiện nay, với tâm lý “ ma cũ bắt nạt ma mới”, đây là một thực trạng mà khá nhiều các bạn trẻ mới ra trường gặp phải. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp đang xảy ra tình trạng không có hệ thống văn bản, quy tắc về đãi ngộ, lương thưởng cho người lao động; vấn đề chồng chéo giữa các quy định, nguyên tắc không được thực hiện một cách đồng nhất khiến cho đội ngũ lao động cảm thấy không công bằng dẫn tới tình trạng nghỉ việc xảy ra khá nhiều, nguồn lực nhân sự không ổn định gây ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. 

3. Tuyển dụng dễ dàng hơn

Văn hóa doanh nghiệp giúp công chúng có cái nhìn tốt hơn về một tổ chức. Lý do chính mà các tập đoàn lớn luôn cố gắng xây dựng văn hóa một phần là để tăng hình ảnh thương hiệu cho mình, gia tăng sự nhận diện công chúng.

Và mức độ nhận diện cao sẽ góp phần vào công tác tuyển dụng dễ dàng hơn. Ta có thể nhận ra rằng các tập đoàn lớn thường không phải đi tìm ứng viên mà ứng viên sẽ tự tìm tới họ từ đó giúp nguồn nhân lực đang ở trong hàng chờ là khá dồi dào, giúp giảm chi phí, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn.

4. Phát triển nhân viên

Khi làm việc trong một môi trường văn minh, hiện đại các công ty sẽ luôn khuyến khích nhân viên của mình đưa ra những ý tưởng mới, nâng cao khả năng sáng tạo. Đối với nhân viên, cơ hội được trau dồi kĩ năng và kiến thức để tạo điều kiện phát triển bản thân là điều mà họ luôn hướng tới. Bên cạnh đó, việc có một hệ thống quản trị nguồn nhân lực với khả năng tự động hóa giúp nâng cao hiệu suất và quản lý nghiệp vụ nhân sự một cách nhanh chóng, hiệu quả.

5. Nâng cao hiệu suất công việc

Một doanh nghiệp có môi trường văn hóa tốt sẽ thu hút được những nhân tài. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp kết nối những cá nhân thành một đội ngũ có cùng nền tảng, kĩ năng có thể tương tác, hỗ trợ nhau trong công việc từ đó giúp nâng cao hiệu suất hoạt động.

Trong một môi trường doanh nghiệp lành mạnh, nhân viên coi họ như một phần của tổ chức và có sự hài lòng đối với việc thành công chung của công ty. Khi nhân viên cảm thấy rằng họ đang đóng góp vào sự thành công của nhóm, mức độ cam kết về chất lượng làm việc cũng sẽ được cải thiện. 

6. Giảm xung đột

Được làm trong môi trường văn hóa với hệ thống các văn bản quy định rõ ràng sẽ giúp các thành viên cảm thấy công bằng, được tôn trọng. Từ đó tinh thần làm việc sẽ luôn thoải mái, cạnh tranh cọ xát giúp nhau ngày càng tiến bộ. Một môi trường văn hóa tốt sẽ thu hút được những cá nhân tốt, nên mâu thuẫn cũng sẽ hạn chế xảy ra.

Bạn đã biết cách triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp mình chưa? Cùng tham khảo ngay cách

7. Tạo lợi thế cạnh tranh

Một doanh nghiệp có nền văn hóa tốt sẽ thu hút khách hàng và đối tác đến với mình, các đối tượng bên ngoài muốn làm việc với bạn không chỉ vì sản phẩm mà còn vì lòng tin, ấn tượng ban đầu. 

Văn hóa doanh nghiệp đại diện cho công ty bạn về giá trị cốt lõi, sứ mệnh, hành vi và cách thức quản lý. Trong thời buổi công nghệ số, văn hóa doanh nghiệp số khá được coi trọng và thường được thể hiện qua các phương tiện truyền thông như: các trang mạng xã hội, website, nền tảng giao tiếp nội bộ,… 

Có thể nói, có một nền xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh chính là một công cụ hữu hiệu để quảng bá thương hiệu sản phẩm. Vì vậy, các công ty lớn hiện nay trên thị trường thường rất chú trọng vào vấn đề xây dựng văn hóa, môi trường làm việc.

Đọc thêm: Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp và 5 bước xác định giá trị cốt lõi cho tổ chức của bạn

III- Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp đạt hiệu quả tối ưu

Sau khi đã nắm được các cấp độ về văn hóa doanh nghiệp, vậy bạn đã biết cách thức xây dựng văn hóa cho doanh nghiệp hiệu quả chưa? Hãy cùng tìm hiểu các bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp sau đây:

Bước 1: Tìm hiểu môi trường và chiến lược doanh nghiệp

Để có thể hình thành nên văn hóa của một doanh nghiệp thì điều đầu tiên mà các nhà quản trị phải làm là tìm hiểu rõ về môi trường và chiến lược doanh nghiệp hướng tới:

• Môi trường: Môi trường sống: Môi trường sống ảnh hưởng khá nhiều tới hành vi của một cá nhân. Khía cạnh này gồm khá nhiều yếu tố như: thời tiết, khu vực địa lý, điều kiện vật lý, hóa học,…  bao quanh một con người và đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển một cá nhân.

• Môi trường làm việc: Môi trường làm việc bao gồm các khía cạnh: Cảnh quan, hệ sinh thái doanh nghiệp, đồng nghiệp, các lãnh đạo,…

• Môi trường là một khái niệm rộng nhưng nó lại ảnh hưởng rất nhiều tới hành vi, lối sống, phong cách làm việc của mỗi cá nhân. Vì vậy, đây là yếu tố gốc để xác định phong cách văn hóa cho doanh nghiệp.

• Chiến lược ở đây bao gồm các yếu tố: Sứ mệnh, cách thức kinh doanh, mục tiêu dài hạn của một doanh nghiệp. Chiến lược thường khá khó nghiên cứu và mất nhiều thời gian để xác định bởi nó có tầm ảnh hưởng tới quá trình phát triển của tổ chức trong dài hạn.

Hai yếu tố môi trường và chiến lược chính là nền móng cần được xác định để có thể bắt đầu cho kế hoạch xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Bước 2: Đánh giá Văn hóa & Giá trị hiện tại

Văn hóa công ty là một cá thể đơn lẻ trong nền văn hóa xã hội chung của cả cộng đồng. Vì vậy, ta phải xây dựng văn hóa của mình dựa trên những mục tiêu chung của xã hội và mỗi tổ chức đều có những trách nhiệm chung với cộng động và một phần văn hóa doanh nghiệp cũng phải được xây dựng dựa vào văn hóa của một xã hội cụ thể.

Không chỉ vậy, đánh giá văn hóa còn là việc đánh giá văn hóa tư tưởng, đánh giá văn hóa vật chất.

• Văn hóa tư tưởng

  : Gồm các niềm tin, lý tưởng mà dựa vào đó các cá nhân trong doanh nghiệp phát triển cảm xúc, trí tuệ chi phối hoạt động hằng ngày. 

• Văn hóa vật chất:

  Bao gồm các thành tựu cách thức làm việc nhóm để mang lại thành quả đó cho doanh nghiệp. 

Sau khi đã xác định được những yếu tố văn hóa cần chú ý, nhà quản trị cũng phải dựa vào những yếu tố, mục tiêu mà doanh nghiệp đang có để từ đó lập kế hoạch xây dựng văn hoá cho doanh nghiệp mình.

Bước 3: Tuyển dụng đúng người

Để hình thành nên một tổ chức lớn mạnh thì các cá thể tồn tại bên trong cũng phải như vậy. Để có một quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

• Xây dựng hệ thống câu hỏi phỏng vấn thích hợp về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị doanh nghiệp

• Đặt câu hỏi để ứng viên nêu lên quan điểm của mình về những giá trị mà một doanh nghiệp cần có

Sau khi có cái nhìn cụ thể về quan điểm của ứng viên sẽ giúp bạn xác định được họ có phù hợp với văn hóa, phong cách làm việc của tổ chức mình hay không. 

Bước 4: Xác định những gì bạn mong muốn về doanh nghiệp của mình

Đối với một doanh nghiệp, điều quan trọng là xây dựng một cái gì đó lâu dài và tuyệt vời. Vì vậy, ngay từ khi bắt đầu, hãy luôn xác định rõ mục tiêu phát triển của tổ chức của mình là gì. Để có thể thực hiện được điều đó, hãy trả lời các câu hỏi sau:

• What: Doanh nghiệp của bạn phục vụ cái gì?

• Who: Doanh nghiệp của bạn phục vụ cho ai?

• How: Doanh nghiệp của bạn sẽ phục vụ như thế nào?

Mỗi một tổ chức sẽ có mục tiêu và những nét riêng, vì vậy, đừng bắt chước một doanh nghiệp nào mà hãy tìm hiểu, học hỏi và tự xây dựng một kế hoạch xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp riêng cho mình.

Bước 5: Xác định vai trò lãnh đạo trong việc xây dựng văn hóa

Văn hóa công ty được xây dựng từ các nhà lãnh đạo và được nuôi dưỡng phần lớn dựa vào quan điểm, quyết định của họ. Những nhà quản trị thể hiện sự nhiệt huyết và có phong cách làm việc chuẩn mực sẽ giúp khơi gợi tinh thần cống hiến trong mỗi cá nhân.

Bênh cạnh đó, sự minh bạch phải luôn được đề cao hàng đầu. Một môi trường văn hóa làm việc tốt là một môi trường mà tất cả mọi người phải cảm nhận được sự thoải mái và công bằng chứ không phải chỉ mỗi nhà quản trị cảm thấy đây là một môi trường công bằng. Vì vậy, hãy xây dựng từ những gì nhỏ nhất, đó là chính con người bên trong của các nhà lãnh đạo. 

Bước 6: Củng cố các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

Giá trị cốt lõi là yếu tố mà các nhà quản trị luôn phải giữ vững, phát triển. Ta có thể hiểu đây là tâm của một vòng tròn và sự phát triển sẽ luôn chuyển động quanh nó. 

Nhìn chung, để có thể củng cố giá trị cốt lõi, bạn cần chú ý tới những yếu tố sau:

• Khuyến khích cân bằng giữa công việc và cuộc sống của công nhân viên.

• Sử dụng công nghệ vào môi trường làm việc, quy trình làm việc.

• Tạo cơ hội cho nhân viên xây dựng mối quan hệ.

• Công nhận thành tích của nhân viên.

• Đảm bảo rằng nhân viên biết kì vọng vào bạn.

Bước 7: Xác định các yếu tố làm nên văn hóa doanh nghiệp

Mỗi một doanh nghiệp có một nền văn hóa riêng, đây là một khái niêm khá tổng quát nhưng khi áp dụng vào một đối tượng ta phải xác định được các yếu tố văn hóa doanh nghiệp cụ thể để xác định được xây dựng cho tổ chức.

Vì vậy, để xây dựng thành công văn hóa cho doanh nghiệp, nhà quản trị phải xác định đúng các yếu tố quan trọng tồn tại trong doanh nghiệp và từ đó lên kế hoạch phát triển các yếu tố đó một cách hợp lý tùy vào khung thời gian và tốc độ phát triển của tổ chức.

Bước 8: Thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên và doanh nghiệp

Việc thu hẹp khoảng cách sẽ giúp môi trường làm việc trở nên thoải mái từ đó gia tăng tính sáng tạo trong mỗi cá nhân. Nếu đội ngũ nhân viên không hiểu nhau và sự tương tác bị hạn chế, văn 

hóa của bạn sẽ không thể phát triển.

Thực tế, thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên, tạo tinh thần đoàn kết đang là một trong các hoạt động khá được chú ý tại thời điểm hiện tại. Điển hình cho mục tiêu này chính là hoạt động Team Building đang được khá nhiều doanh nghiệp ứng dụng hiện này.

Bước 9: Đánh giá văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa không phải là bất biến vì vậy các chủ doanh nghiệp phải liên tục đánh giá hiệu quả của công việc tới người lao động, khách hàng và công chúng. Hành vi con người luôn thay đổi theo xu thế thị trường vì vậy phải thường xuyên cập nhật và đưa ra những thay đổi sao cho phù hợp.

Ta có thể thấy, văn hóa doanh nghiệp là một quá trình tổng thể chứ không phải chỉ là yếu tố đơn lẻ. Là “kim chỉ nam” giúp cho hoạt động tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nên có thể nói đây là một nội dung xây dựng văn hóa doanh nghiệp quan trọng mà các lãnh đạo phải chú ý.

Tham khảo ngay: Các yếu tố cấu thành văn hóa doanh nghiệp tích cực và vững chắc: 8 điều cần biết

IV- Ví dụ cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp của các doanh nghiệp lớn

Sau khi đã tìm hiểu qua lý thuyết về văn hóa danh nghiệp và quy trình để xây dựng nó giờ chúng ta hãy cùng xem thực tiễn các tập đoàn lớn trên thế giới đã và đang làm được gì:

1. Văn hóa doanh nghiệp của Google

Nói về văn hóa doanh nghiệp có lẽ không thể không nhắc tới Google. Tại đây, văn hóa được xem như là động lực để thúc đẩy sự phát triển, khuyến khích nhân sự sáng tạo và cống hiến. Là một trong những tập đoàn tiên phong trong việc cho phép nhân viên tự do làm việc theo phong cách mà mình muốn bởi những nhà lãnh đạo ở đây hiểu rằng họ nên được tự do lựa chọn, linh hoạt và mở rộng không gian làm việc. 

Một trong những điểm nổi bật của Google là liên tục đổi mới. Họ luôn chú trọng tới việc phát triển bản thân, cho phép nhân viên và các nhà quản trị dành khoảng 20% quỹ thời gian một tuần để làm bất cứ thứ gì họ muốn. Đồng nghĩa với điều đó chính là những ý tưởng độc đáo, đi đầu về phát triển sản phẩm trong thị trường công nghệ đang chạy đua trong thời điểm hiện tại.

Bên cạnh đó, Google đã chứng tỏ sự quan tâm của mình với nhân viên bằng cách đảm bảo nơi làm việc phù hợp với những gì họ mong muốn. Ngoài việc cung cấp thức ăn, dịch vụ giải trí,.. thể hiện rằng các nhà lãnh đạo Google đang tạo mũi tên hai chiều “Cho đi – Nhận lại” – Cho đi sự chăm sóc nhân viên ở mọi khía cạnh để nhận lại hiệu suất làm việc cao nhất của cấp dưới. 

2. Văn hóa doanh nghiệp của tập đoàn FPT

Trong thị trường kinh tế tại Việt Nam, để nói về văn hóa doanh nghiệp, ta cùng nhau xét tới Tập đoàn FPT: Ở đây, các nhân viên luôn tự hào về STCo ( Sáng tác company) độc quyền mà không một đâu có. Tất cả mọi hoạt động hình thành nên văn hóa của doanh nghiệp, chăm sóc đời sống, môi trường làm việc cho nhân viên đều lấy STCo là cốt lõi.    . 

Mô hình của FPT là tinh thần đồng đội và dân chủ, do vậy ý kiến của các cá nhân luôn được tôn trọng. Nếu có sự xung đột xảy ra giữa các ý tưởng thì luôn có văn hóa xoa dịu và gắn kết tinh thần đồng đội. 

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp còn là một bài toán khó đối với các nhà lãnh đạo. Doanh nghiệp càng mới, càng nhỏ thì xây dựng càng dễ dàng. Vì vậy, hãy bắt đầu ngay bây giờ để tạo nên một môi trường văn hóa phát triển theo dòng chảy của doanh nghiệp bạn.

1Office là đơn vị cung cấp các giải pháp tự động hóa quy trình quản lý hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 5000 doanh nghiệp và 450.000 user sử dụng, giải pháp 1Office chính là sự lựa chọn tốt giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng một môi trường văn hóa số cũng như bứt phá trong hoạt động vận hành.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

• Youtube: 

  https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA