Quy trình phỏng vấn chuẩn gồm những gì? – Joboko

29/03/2022 13:30

Doanh nghiệp, tổ chức nào cũng muốn xây dựng một quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn, trong đó, quy trình phỏng vấn được đánh giá là quan trọng bậc nhất. Bản thân mỗi nhà tuyển dụng đều cần nỗ lực rất nhiều để chuẩn hóa quy trình này và dĩ nhiên, luôn sẵn sàng thay đổi, điều chỉnh để hợp lý và hiệu quả nhất nhằm tuyển đúng người, đúng việc.

Với các nhà tuyển dụng, nhất là các bạn làm ở công ty nhỏ hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm, cố gắng tìm kiếm thông tin và xây dựng quy trình phỏng vấn chuẩn khá khó khăn. Có khi bạn còn chưa thể hình dung chính xác quy trình đầy đủ gồm những bước nào, phải chuẩn bị và tiến hành ra sao. Những nội dung mà JobOKO.com chia sẻ sau đây có thể sẽ hữu ích để bạn kịp thời điểm chỉnh và chuẩn hóa quy trình phỏng vấn của mình.

Quy trình phỏng vấn chuẩn mang đến lợi ích gì?

I. Tầm quan trọng của quy trình phỏng vấn

Trong tuyển dụng nói chung, không có bước nào là không quan trọng – từ soạn thảo mô tả công việc, chọn kênh đăng tin, tiếp nhận CV đến sàng lọc và mời phỏng vấn. Quy trình phỏng vấn là phần chính và phức tạp hơn, đòi hỏi nhà tuyển dụng dành nhiều thời gian, tâm huyết để thực hiện thật hoàn hảo, hướng đến hiệu quả tốt nhất. Chỉ trong phỏng vấn lại có rất nhiều bước, khá phức tạp nhưng cũng nhờ phỏng vấn mà có thể gia tăng cơ hội chọn đúng ứng viên phù hợp cho vị trí đang tuyển.

Với các công ty, tập đoàn lớn thì quy trình phỏng vấn được quy định từ trước và áp dụng trên toàn cơ sở, bộ phận nhân sự tuyển dụng sẽ căn cứ vào đó để làm việc, thường thì sẽ ít phải đề xuất thay đổi nhiều. Trong khi đó, trong công ty nhỏ thì nhiều khi khá lúng túng, nhất là vào tình huống công ty mở rộng quy mô, tuyển nhiều hơn thì nhà tuyển dụng càng dễ hoang mang.

Sự lộn xộn, thiếu đi tính nhất quán trong quy trình phỏng vấn không chỉ khiến lãng phí thời gian, công sức, tiền bạc của công ty mà còn ảnh hưởng tới hình ảnh thương hiệu tuyển dụng. Ứng viên có trải nghiệm tệ có thể kể lại, đánh giá (review) ở nhiều nơi và công ty bạn càng khó tìm được nhân tài.

Trong khi đó, nếu quy trình phỏng vấn có thể đúng chuẩn, hợp lý với điều kiện, quy mô, ngành nghề mà công ty đang kinh doanh thì nhà tuyển dụng sẽ tiết kiệm nguồn lực, gia tăng sức mạnh nội tại, củng cố chất lượng nguồn nhân lực của công ty.

II. Quy trình phỏng vấn chuẩn gồm những bước nào?

1. Lên kế hoạch cho buổi phỏng vấn

Quy trình phỏng vấn chỉ thực sự bắt đầu khi bạn lên kế hoạch chi tiết từng giai đoạn, giám sát và thực hiện theo từng bước để đảm bảo mọi nhiệm vụ đều được cân nhắc và tiến hành tốt nhất như sau:

• Rõ ràng về những kỳ vọng, yêu cầu với trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên.
• Lựa chọn các câu hỏi phỏng vấn để đánh giá ứng viên theo các toàn diện nhất.
• Xác định cách đánh giá, “chấm điểm” cho câu trả lời của ứng viên (ví dụ: từ “kém” đến “xuất sắc”).
• Đảm bảo bạn có nhắc đến các nhiệm vụ chính trong công việc, định hướng và sứ mệnh của công ty.

Về phần tương tác với ứng viên, nhà tuyển dụng cũng sẽ phải chủ động lập danh sách ứng viên qua vòng hồ sơ, sau đó gửi email và gọi điện thoại mời phỏng vấn. Bạn cũng phải sẵn sàng để:

• Chào mừng các ứng viên và làm cho họ cảm thấy thoải mái dù phỏng vấn theo hình thức nào.
• Giới thiệu bản thân và những người tham gia phỏng vấn.
• Đặt câu hỏi và trả lời các câu hỏi của ứng viên.
• Giới thiệu công ty của bạn bằng cách mô tả các giá trị, điều kiện phúc lợi và lý do tại sao ứng viên nên cân nhắc làm việc, cống hiến cho công ty.

Về phần tương tác với ứng viên, nhà tuyển dụng cũng sẽ phải chủ động lập danh sách ứng viên qua vòng hồ sơ, sau đó gửi email và gọi điện thoại mời phỏng vấn. Bạn cũng phải sẵn sàng để:

Các bước thực hiện quy trình phỏng vấn chuẩn

2. Chuẩn bị cho phỏng vấn

Bước tiếp theo trong quy trình phỏng vấn là thực sự bắt tay vào chuẩn bị. Bạn sẽ phải lên lịch phỏng vấn, phối hợp với đồng nghiệp, tiếp xúc với ứng viên và chuẩn bị tài liệu, báo cáo lên ban lãnh đạo. Hãy kiểm tra danh sách các việc cần làm sau đây để không bị thiếu sót, sai sót ở đâu nhé:

• Thông báo cho quản lý tuyển dụng và người đứng đầu các bộ phận liên quan về ngày, giờ ứng viên đến phỏng vấn.
• Gửi email để mời ứng viên tham gia phỏng vấn và cung cấp các chi tiết quan trọng (ví dụ: chỉ đường, mang theo những gì).
• Chuẩn bị phòng họp cho cuộc phỏng vấn (ví dụ: Cung cấp đủ ghế ngồi cho ứng viên và các thành viên của hội đồng phỏng vấn).
• Chuẩn bị tài liệu cần thiết như in CV xin việc của ứng viên, giấy ghi chú, bút.

Lưu ý khi sắp xếp các cuộc phỏng vấn là bạn nên chuẩn bị theo hướng mang lại sự thoải mái nhất cho ứng viên và người tham gia, cụ thể như sau:

• Thông báo cho ứng viên và đề nghị họ sắp xếp công việc để tham gia phỏng vấn đúng giờ, báo lại ngay khi có việc bận.
• Phòng phỏng vấn nên dễ chịu, ánh sáng phù hợp, không có cảm giác áp lực hay bức bách.
• Lên lịch nhắc nhở cho người phụ trách phỏng vấn.
• Nếu phỏng vấn qua điện thoại, email hay cần ứng viên làm bài test trên máy tính thì bạn cũng phải chú ý đến thiết bị, mạng internet.

3. Quyết định những ai tham gia phỏng vấn và người chịu trách nhiệm tổng thể

Các nhà tuyển dụng chủ yếu đăng tin tuyển, lọc hồ sơ, tổ chức phỏng vấn, nhưng trọng trách đặt câu hỏi, đánh giá ứng viên thường do trưởng bộ phận, giám đốc công ty và quản lý phòng tuyển dụng nhân sự, hành chính nhân sự tiens hành. Quy trình phỏng vấn hiệu quả nhất khi có sự tham gia đánh giá của:

• Thành viên nhóm phỏng vấn: Nhân viên, quản lý tuyển dụng để đánh giá tính cách, mức độ phù hợp với văn hóa công ty.
• Quản lý các bộ phận liên quan và ban lãnh đạo công ty nói chung: Kiểm tra chuyên môn, triển vọng của ứng viên.

Thông thường một cuộc phỏng vấn sẽ có 2 – 5 thành viên hội đồng. Một số công ty tổ chức 2 vòng phỏng vấn, trong đó, vòng 1 là với bộ phận nhân sự, vòng 2 là với quản lý, giám đốc doanh nghiệp.

Chuẩn bị những gì để buổi phỏng vấn đạt kết quả cao?

4. Quyết định kiểu phỏng vấn, cấu trúc buổi phỏng vấn

Hiện nay, có 3 hình thức phỏng vấn khác nhau, có thể tiến hành như các vòng phỏng vấn hoặc độc lập, đó là phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn online (qua video call) và phỏng vấn trực tiếp. Các kiểu phỏng vấn thì sẽ bao gồm:

• Phỏng vấn theo cấu trúc có sẵn: Phỏng vấn nhóm, trực tiếp hoặc qua video, đánh giá năng lực và mức độ phù hợp của ứng viên với văn hóa công ty bằng câu hỏi tổng hợp.
• Phỏng vấn bán cấu trúc: Tiến hành bằng cách phỏng vấn qua điện thoại, hỏi thông tin chung và tìm hiểu về ứng viên qua câu hỏi tình huống.
• Phỏng vấn phi cấu trúc: Thường là phỏng vấn trực tiếp, 1 vs 1, chủ yếu đặt ra các câu hỏi phỏng vấn hành vi.

Đến bước này trong quy trình phỏng vấn chuẩn, nhà tuyển dụng phải quyết định sẽ thực hiện phỏng vấn ứng viên theo hình thức nào và chuẩn bị sẵn sàng cũng như tuân thủ các nguyên tắc để đảm bảo tính hiệu quả.

Đọc thêm: 10 lời khuyên giúp nâng cao hiệu quả của quy trình tuyển dụng

5. Thực hiện phỏng vấn

5.1. Cách bắt đầu một cuộc phỏng vấn

Có những nhà tuyển dụng phạm phải sai lầm nghiêm trọng, đó là đánh giá ứng viên qua ấn tượng ban đầu hoặc chỉ sau vài phút trò chuyện, trao đổi. Điều này có thể khiến bạn bỏ lỡ những ứng viên thực sự tài năng và phù hợp. Khi bắt đầu phỏng vấn, bạn nên chú ý:

• Giới thiệu bản thân và những người tham gia phỏng vấn (tên, chức vụ).
• Khởi đầu đơn giản: Giúp ứng viên dễ dàng tham gia cuộc phỏng vấn bằng cách đặt những câu hỏi cơ bản trước (ví dụ: Tại sao bạn lại ứng tuyển vào vai trò này?).
• Giải thích quy trình: Bất kể bạn đang sử dụng hình thức phỏng vấn nào, hãy giải thích ngắn gọn cách thức thực hiện phỏng vấn.
• Hỏi xem trước khi bắt đầu phỏng vấn, ứng viên có thắc mắc gì hay không.

5.2. Cách kết thúc cuộc phỏng vấn

Sau khi kết thúc đặt câu hỏi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần phải biết cách làm thế nào để buổi trao đổi đó kết thúc một cách thật tự nhiên. Bạn không nên vội vàng, thay vào đó, hãy bình tĩnh và trao quyền chủ động cho ứng viên:

• Hỏi xem ứng viên có muốn đặt câu hỏi nào hay không.
• Trao đổi cởi mở về vị trí tuyển dụng ở công ty (chẳng hạn như công ty rất coi trọng vị trí này, kỳ vọng ở nhân viên mới những gì, sẵn sàng đào tạo và hỗ trợ ra sao…).
• Nói về các bước tiếp theo: Hãy cho ứng viên biết khi nào có kết quả phỏng vấn, liên hệ với họ qua kênh nào, liệu có phỏng vấn vòng tiếp theo hay không…
• Thái độ thân thiện, hòa nhã: Trong cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn có thể đặt câu hỏi hóc búa cho ứng viên để đánh giá họ kỹ lưỡng nhất có thể nhưng vào cuối buổi, bạn nên thả lỏng và trao đổi nhẹ nhàng với ứng viên.

Làm thế nào để thực hiện phỏng vấn chuyên nghiệp, hiệu quả?

6. Đánh giá phỏng vấn

Đánh giá chính xác cũng là một yêu cầu bắt buộc phải có trong quy trình phỏng vấn chuẩn. Mặc dù có nhiều hệ thống đánh giá khác nhau nhưng bạn nên cân nhắc sử dụng 3 loại chính là:

• Đánh giá tổng thể: Ở bước này, người phỏng vấn đánh giá ứng viên dựa trên ấn tượng chung về họ. Một hệ thống đánh giá tổng thể có thể chỉ đơn giản là đánh dấu các ứng viên “đủ tiêu chuẩn” hoặc “bị loại” (hoặc đạt/ không đạt).
• Thang đánh giá cơ bản: Trong khi đó, sang bước này thì bạn sẽ phải đánh giá ứng viên cụ thể hơn, theo từng tiêu chí bạn đang tìm kiếm. Ví dụ, thang điểm đánh giá cơ bản có thể từ điểm 1 (“kém”) đến 5 (“xuất sắc”) hoặc thang điểm Có/ Không. Nếu bạn kỳ vọng ứng viên có kỹ năng giao tiếp xuất sắc và họ được 5 điểm thì có nghĩa là họ cạnh tranh và xứng đáng hơn ứng viên chỉ được chấm 1 điểm.
• Thang đánh giá chi tiết: Đây là một thang đánh giá sắc thái bao gồm các đặc điểm chuyên sâu hơn ngoài “kém” hoặc “xuất sắc”. Một trong những thang đo đó, thang đánh giá cố định về hành vi (BARS), được tạo ra thông qua việc xác định từng điểm của thang đo bằng cách sử dụng các ví dụ về hành vi. Ví dụ, nếu bạn muốn đánh giá kỹ năng làm việc nhóm của ứng viên, bạn có thể xác định xếp hạng cao nhất (ví dụ:điểm 5) nhưng bao gồm ghi chú rằng ứng viên có “Nói về đóng góp của chính họ nhưng cũng khen ngợi tất cả các thành viên trong nhóm của mình”. Định nghĩa này giúp người phỏng vấn có những đánh giá khách quan và chính xác hơn.

7. Gửi thư mời nhận việc (job offer) hoặc thư thông báo, cảm ơn

Sau khi kết thúc một đợt phỏng vấn với vài hoặc hàng chục ứng viên, việc của nhà tuyển dụng sẽ là tổng hợp kết quả, so sánh và phân tích. Ở vị trí nhà tuyển dụng, bạn cần nhớ rằng ứng viên giỏi nhất chưa chắc đã phù hợp nhất với công ty của bạn, do đó, bạn nên cân nhắc toàn diện thay vì bị ấn tượng ở một mặt nổi bật nào đó thu hút.

Nếu đã chọn được các ứng viên phù hợp, việc của bạn sẽ là gửi thư mời nhận việc. Trong đó, bạn cần có mẫu job offer lịch sự và chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin. Bạn có thể gọi điện thoại thông báo trước, sau đó gửi thông tin qua email chính thức, đừng quên cho ứng viên thời gian suy nghĩ, trả lời cũng như xác định lại thời gian đi làm ngày đầu.

Tốt nhất, nhà tuyển dụng cũng nên soạn thảo email cho cả các ứng viên đã bị loại, cảm ơn họ vì đã tham gia phỏng vấn và hứa hẹn có thể hợp tác trong tương lai. Điều này có thể phần nào cho thấy thái độ tôn trọng với ứng viên và xây dựng hình ảnh tích cực cho thương hiệu tuyển dụng của bạn.

Đọc thêm: Những mẫu email chào mừng cho ứng viên trúng tuyển

III. Lưu ý khi thực hiện quy trình phỏng vấn

Cho dù bạn tự tin bao nhiêu với quy trình phỏng vấn của mình thì cũng phải ghi nhớ rằng bạn không thể thực hiện một mình. Khả năng phối hợp với đồng nghiệp, làm việc và trao đổi với quản lý bộ phận tuyển dụng cũng như ban giám đốc, lập lịch cho mỗi cuộc phỏng vấn, sự chuẩn bị, đánh giá và ra quyết định đều cần có sự tham gia của nhiều bên. Không chỉ vậy, tương tác, tiếp xúc với ứng viên cũng không dễ và nhà tuyển dụng tài năng phải thực sự biết cách để giao tiếp tinh tế với ứng viên.

Như vậy, khi thực hiện quy trình phỏng vấn, tốt nhất là bạn nên kết hợp cả kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm, làm sao hợp tác với các bên liên quan để hướng tới mục tiêu chung. Đồng thời, khi đã có kế hoạch và quy trình chuẩn, bạn nên nghiêm túc tuân thủ để xem hiệu quả ra sao rồi điều chỉnh kịp thời. Sự linh hoạt được đánh giá cao nhưng nếu phá vỡ tất cả nguyên tắc thì quy trình, tiêu chuẩn sẽ không còn ý nghĩa vốn có.

Nhà tuyển dụng cần lưu ý gì để tìm kiếm được nhân tài nhanh chóng?

IV. Đánh giá và điều chỉnh quy trình phỏng vấn

Xây dựng quy trình phỏng vấn sẽ cần một thời gian dài để điều chỉnh vì mỗi công ty khác nhau sẽ có công việc, lĩnh vực kinh doanh khác nhau và tiêu chuẩn tuyển nhân viên không giống nhau. Việc mà nhà tuyển dụng cần làm sẽ là luôn đánh giá hiệu suất và sẵn sàng thay đổi để làm sao đạt đến mức độ phù hợp nhất và có hiệu quả cao nhất.

Đánh giá hiệu suất của một quy trình phỏng vấn sẽ cần được thực hiện bằng nhiều phương pháp: Dựa trên kết quả – tuyển được đúng người đúng việc không, bao nhiêu người gắn bó với công ty? Dựa trên việc thu thập ý kiến của ứng viên (cả người bị loại) xem họ có hài lòng với trải nghiệm tuyển dụng tại công ty bạn; hoặc có thể cân nhắc theo ý kiến, đóng góp của những thành viên tham gia phỏng vấn, ý kiến của bộ phận tuyển dụng và các phòng ban.

Điều chỉnh, dù chỉ một bước trong quy trình phỏng vấn cũng sẽ cần tới nhiều thời gian và ảnh hưởng tới tổng thể nên nếu phát hiện ra vấn đề ở bước nào, bạn nên bàn bạc và suy xét cẩn thận trước khi ra quyết định. Dĩ nhiên, nếu điều chỉnh đó giúp giảm chi phí tuyển dụng mà lại tăng tính hiệu quả và đồng thời mang đến trải nghiệm tích cực hơn cho ứng viên thì việc thay đổi là hoàn toàn cần thiết.

Hơn nữa, hiện nay thì việc ứng dụng các công nghệ trong tuyển dụng cũng dần phổ biến. Quy trình phỏng vấn nói riêng và quy trình tuyển dụng nói chung có thể diễn ra suôn sẻ hơn rất nhiều nhờ các công cụ, phần mềm.

Mong rằng những chia sẻ trên đây của JobOKO có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình phỏng vấn và chủ động tạo một quy trình chuẩn cho công ty, tổ chức của mình.