Quy trình mua sắm

Mục đích: Quy trình này dùng để xử lý các nhu cầu mua sắm trong công ty, thực hiện các công việc với bên nhà cung cấp để giao hàng, nhập kho

Phạm vi áp dụng: Quy trình này được áp dụng cho toàn bộ nhân viên thuộc các phòng ban bộ phận trong công ty

Các bước hoạt động của quy trình:

STT

Nội dung

1

Nhân viên các bộ phận có nhu cầu lập đề xuất mua sắm:

– Nếu danh mục đề xuất đã có trên danh sách đưa lên hệ thống –> chọn trên danh sách và ghi số lượng,

– Nếu danh mục đề xuất chưa có trên danh sách đưa lên hệ thống –> lập danh sách đề nghị.

2

Trưởng phòng/ban đề xuất xem xét và phê duyệt:

– Nếu đề xuất mua sắm nằm trong ngân sách đã được phê duyệt –> phê duyệt -> Bước 4

– Nếu đề xuất mua sắm vượt hoặc ngoài ngân sách đã được phê duyệt –> trình TGĐ/PGĐ/GĐ khối phê duyệt -> Bước 3

3

TGĐ/PGĐ/GĐ khối nhận được đề xuất và xem xét phê duyệt:

– Nếu không đồng ý –> kết thúc quy trình

– Nếu đồng ý –> phê duyệt và chuyển lại cho TP hành chính

4

Trưởng phòng HC nhận đề xuất và tiến hành phân loại đề xuất theo 2 loại và tiến hành xử lý:

– Đề xuất mua sắm các mặt hàng có trong danh sách đưa lên hệ thống –> chuyển cho NV hành chính -> 4.1

– Đề xuất mua sắm các mặt hàng không có trong danh sách đưa lên hệ thống –> chuyển cho TP mua sắm -> 4.2

4.1

NV hành chính nhận đề xuất do TP hành chính chuyển đến để tiến hành tạo đơn đặt hàng & gọi NCC giao hàng. Chuyển hồ sơ cho kế toán tài sản

4.1.1

Nếu điều khoản thỏa thuận với NCC có tạm ứng thì chuyển tới bước làm thủ tục tạm ứng -> 4.2.4

4.1.2

Nếu điều khoản thỏa thuận là thanh toán sau khi nhận hàng thì chuyển tới bước làm thủ tục nhập kho

4.2

Trưởng phòng mua sắm nhận đề xuất mua sắm do TP hành chính chuyển đến và thực hiện giao việc cho NV mua sắm

4.2.1

NV mua sắm nhận đề xuất từ TP mua sắm, tiến hành thu thập thông tin, đánh giá lựa chọn NCC –> lập bảng đánh giá lựa chọn NCC trình TP mua sắm phê duyệt

4.2.2

TP mua sắm xem xét bảng đánh giá lựa chọn:

– Nếu thông tin thu thập để đánh giá chưa đầy đủ –> chuyển trả lại cho NV mua sắm tiếp tục bổ sung hoàn thiện

– Nếu thông tin thu thập đánh giá đã đầy đủ để ra quyết định –> Phê duyệt để chuyển lại cho NV mua sắm tiến hành ký hợp đồng với NCC

4.2.3

NV mua sắm thực hiện các thủ tục với NCC: ký hợp đồng, lên đơn đặt hàng…

Chuyển hồ sơ cho kế toán tài sản liên hệ với NCC giao hàng

4.2.4

Kế toán tài sản liên hệ với NCC để NCC giao hàng,

Làm đề nghị tạm ứng (nếu hợp đồng có điều khoản tạm ứng)

4.2.5

Kế toán tài sản làm thủ tục nhập kho xác nhận trên hệ thống

4.3

Kế toán tài sản làm thủ tục thanh toán

 Sử dụng bộ quy trình xây dựng, cấu hình quy trình trên hệ thống quản lý doanh nghiệp Vitranet24: