Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần một quy trình mua hàng hiệu quả nếu họ muốn tối ưu tất cả giá trị cho từng đồng vốn bỏ ra. Cách thức mà công ty của bạn thực hiện kế hoạch mua hàng có thể có ảnh hưởng lớn đến không chỉ chi phí, mà còn đến hiệu suất cạnh tranh tổng thể, lợi nhuận và hiệu quả của doanh nghiệp bạn. Với mỗi một doanh nghiệp sẽ có quy trình mua hàng khác nhau. Chúng tôi xin giới thiệu đến bạn quy trình mua hàng trong doanh nghiệp cũng như các tip hữu ích để doanh nghiệp mua hàng hiệu quả, tối ưu giá trị đầu tư.

Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng là các bước mà một doanh nghiệp thiết lập để tối ưu về hoạt động mua hàng, đảm bảo mua được mặt hàng hóa giá trị, tiết kiệm chi phí. Các doanh nghiệp thường trải qua một quy trình trước khi mua hàng hóa. Không giống như người tiêu dùng, quá trình mua sắm tập trung nhiều hơn vào các chiến lược, chẳng hạn như đàm phán và nghiên cứu đối tác…

Các bước quy trình mua hàng

Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định yêu cầu mua hàng

Quá trình mua hàng bắt đầu khi các bộ phận trong doanh nghiệp phát sinh nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ phục vụ hoạt động của họ. Sau đó, họ sẽ gửi yêu cầu cho phòng mua hàng, nhằm để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Thông thường các phiếu yêu cầu duyệt bởi trưởng phòng hay người có trách nhiệm.

Bước 2: Tìm kiếm nhà cung ứng

Từ “Yêu cầu mua hàng”, phòng mua hàng tiến hành tìm kiếm đối tác cũ hoặc hoặc các nhà cung cấp mới theo yêu cầu từ phòng ban. Bước tiếp theo là bộ phận mua hàng sẽ nhận các báo giá từ các nhà cung cấp.

Bước 3: So sánh nhà cung cấp

Từ các báo giá của nhà cung cấp bộ phận mua hàng sẽ so sánh các thông tin sau:

• So sánh báo giá và các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau
• So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau
• So sánh về chất lượng, thương hiệu của nhà cung cấp

Bước 4: Duyệt nhà cung cấp

Sau khi so sánh nhà cung cấp bộ phận mua hàng và các phòng ban sẽ lựa chọn 1 nhà cung cấp tốt nhất. Qúa trình phê duyệt nhà cung cấp sẽ thực hiện bởi lãnh đạo.

Bước 5: Đàm phán, ký hợp đồng với nhà cung cấp

Khi lựa chọn được nhà cung cấp, phòng mua hàng tiến hành đàm phán về giá và lập “Hợp đồng mua hàng”. Trên hợp đồng, ghi nhận thông tin của báo giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng. Sau khi hoàn thiện thông tin, bộ phận mua hàng sẽ gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên.

– Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì sẽ lập đơn hàng cho từng lần thực hiện. Thông tin trên đơn hàng cũng tương tự các điều khoản trên hợp đồng

– Chuyển “Hợp đồng/ Đơn hàng mua” cho các bộ phận liên quan theo dõi: Kế toán căn cứ thanh toán, theo dõi công nợ, Bộ phận kho theo dõi quá trình nhập hàng về kho.

Bước 6: Nhận hàng và kiểm tra

Khi hàng được vận chuyển đến kho, các thông tin trên Hợp đồng/ Đơn hàng mua (số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách…) sẽ làm căn cứ để bộ phận QC ( Bộ phận quản lý chất lượng) kiểm tra. Các mặt hàng không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Phòng mua hàng và Phòng mua hàng tiếp nhận và thực hiện các bước trả lại Nhà cung cấp.

Bước 7: Nhập kho

Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được bộ phận kho tiến hành nhập kho. Khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, còn phòng mua hàng sẽ bổ sung thông tin về giá.

Bước 8: Thanh toán

Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ biên bản liên quan, phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán. Phòng Kế toán tiếp nhận và kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì tiến hành thanh toán cho Nhà cung cấp, nếu không phản hồi lại phòng Mua hàng bổ sung/ chỉnh sửa.

Bước 9: Cập nhật Hồ sơ Kế toán

Các đơn đặt hàng đã hoàn thành được ghi vào sổ sách của công ty và tất cả các tài liệu liên quan đến giao dịch được lưu trữ an toàn ở một vị trí tập trung.

Các Tip tốt nhất để có được quy trình mua hàng hiệu quả

• Ứng dụng phần mềm ERP để tự động hóa quy trình mua hàng

Việc ứng dụng phần mềm ERP giúp rút ngắn vòng đời mua hàng, rút ngắn công đoạn phê duyệt, giảm sai sót và hạn chế thủ tục giấy tờ. Phần mềm tự động hóa mua hàng đặc biệt hữu ích nếu doanh nghiệp của bạn thực hiện nhiều giao dịch mua hàng định kỳ từ cùng một nhà cung cấp.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý toàn bộ vòng đời mua hàng của sản phẩm/ dịch vụ. Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán. Luồng quy trình này được thực hiện thông qua các phân hệ: Mua hàng, Kho hàng, Kế toán phải trả và Sổ cái tổng hợp.

Quy trình quản lý mua hàng trong hệ thống 3S ERP được thực hiện như sau:

• Thiết lập và phê duyệt yêu cầu mua hàng trên phần mềm

Phần mềm ERP tích hợp các phân hệ khác nhau như bán hàng, sản xuất… nên người dùng có thể tạo các yêu cầu mua hàng từ phân hệ quản lý sản xuất (thông qua chức năng Tính nhu cầu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất – MRP: Material Resource Planning). Hệ thống cho phép doanh nghiệp xây dựng quy trình phê duyệt các yêu cầu mua hàng trước khi chuyển đến bộ phận phụ trách mua hàng.

• Quản lý các báo giá

Hệ thống cho phép người sử dụng tạo các yêu cầu báo giá từ các yêu cầu mua hàng đã tạo trên hệ thống, quản lý các bảng báo giá do nhà cung cấp gửi lại và đưa ra các báo cáo phân tích báo giá nhằm giúp doanh nghiệp chọn được nhà cung ứng với giá cả phù hợp và hiệu quả nhất. Tính năng này cho phép doanh nghiệp quản lý các báo giá một cách có hệ thống, dễ dàng tra cứu lịch sử biến động giá theo mặt hàng hoặc theo nhà cung ứng.

• Phê duyệt yêu cầu từ bộ phận mua hàng

Phần mềm mua hàng cho phép doanh nghiệp xây dựng quy trình phê duyệt các đơn mua hàng, hợp đồng trước khi thực hiện các giao dịch liên quan.

• Quản lý các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng

Chức năng này cho phép doanh nghiệp quản lý thông tin các đơn mua hàng hay các hợp đồng mua hàng hóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cung cấp, ngày mua, loại đơn hàng, lịch nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán…

• Quản lý hàng nhận

Thông qua các đơn hàng, hệ thống có chức năng nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng. Ngoài ra, chức năng này cho phép thực hiện quản lý trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào không đúng yêu cầu…). Nhân viên phụ trách nhận hàng chỉ cần xác định nhà cung ứng, hoặc đơn mua hàng, tất cả các thông tin liên quan của các đơn mua hàng sẽ được kế thừa mà không phải nhập liệu lại. Ngoài ra, hệ thống cho phép thực hiện quy trình kiểm tra chất lượng trước khi nhận hàng vào kho.

• Quản lý thông tin thanh toán trên phân hệ kế toán

Thông tin về các đơn mua hàng, phiếu nhập sẽ được chuyển tự động sang phân hệ kế toán phải trả để kiểm soát quá trình mua hàng cũng như đối chiếu với các hóa đơn của nhà cung ứng trước khi xác nhận công nợ, đảm bảo chỉ xác nhận những gì Công ty đã duyệt hoặc đã nhận. Sự liên thông này nhằm đảm tính kiểm soát của Kế toán, đồng thời số liệu sẽ được đồng bộ giữa các bộ phận liên quan.

Chức năng thanh toán trên phân hệ Kế toán phải trả và thực hiện chức năng lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng.

• Hạch toán kế toán

Việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng được thực hiện tự động khi tạo các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và thanh toán. Các bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ cái khi có lệnh của kế toán tổng hợp.

Lưu trữ hồ sơ nhà cung cấp: 

Trong suốt quá trình mua hàng, hãy lưu giữ hồ sơ về đối tác cung ứng hàng hóa bao gồm các nhà cung cấp tiềm năng, các cuộc đàm phán, bán hàng, trả hàng và bất kỳ giao dịch nào khác. Lưu giữ hồ sơ đáng tin cậy về mọi giai đoạn của quy trình mua hàng giúp giảm bớt các vấn đề và khối lượng công việc trong tương lai.

Trên đây giaiphaperp đã đưa đến cho bạn đọc các bước trong quy trình mua hàng và các lưu ý quan trọng trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp. Để được tư vấn về ứng dụng phần mềm ERP trong quản lý hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia tư vấn của chúng tôi qua số Hotline: 092.6886.855