Quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp không phải ai cũng biết

2022-11-29

Quy trình lưu trữ hồ sơ dự án là một trong những công việc vô cùng quan trọng và cần thiết cho doanh nghiệp. Đây là một công việc không mấy dễ dàng, muốn làm tốt công việc này đòi hỏi bản phải là một người có kinh nghiệm lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp hoặc có được đào tạo bài bản thì công việc mới chính xác nhất. Bới không chỉ lưu trữ để đó mà còn bao gồm cả việc sắp xếp, tổ chức sao cho thất khoa học để có thể trích lục nhanh chóng khi có yêu cầu của cấp trên. Số lượng hồ sơ càng nhiều thì độ khó càng cao.

Nhằm giúp mọi người hiểu rõ và tiếp cận gần hơn với công việc này thì ngày hôm nay mình xin chia sẻ những kinh nghiệm mà mình tìm tòi cũng như rút ra từ bản thân để gửi đến bạn đọc mới bước vào nghề hoặc có định hướng làm nghề này trong tương lai nhé.

1. Chọn phương thức đựng hồ sơ

• Tủ hồ sơ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích thước của các loại hồ sơ khác nhau. Phân chia lĩnh vực cũng dễ dàng hơn. Bên ngoài mỗi ngăn bạn hãy dán giấy để chia theo từng loại để dễ quản lý và tìm kiếm.
• Dùng tủ hồ sơ treo tường nếu văn phòng bạn không có nhiều diện tích, bạn có thể dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Các bố trí tương tự tủ nhiều ngăn. Ưu điểm của loại tủ này là tiết kiệm không gian, giá thành vừa phải, lại chứa được khá nhiều hồ sơ.
• Lưu giữ hồ sơ dự án trong các thùng hồ sơ có nắp đậy để dễ dàng truy xuất. Lưu trữ thùng hồ sơ phù hợp với các loại hồ sơ lâu năm cố định, ít phải trích lục (hồ sơ của nhiều năm trước)
• Sử dụng những mẩu giấy ghi chú. Giấy note là loại giấy không thể thiếu đối với những người làm hành chính văn phòng. Mỗi loại giấy có kích thước và màu sắc khác nhau, bạn có thể dùng cho từng loại hồ sơ hoặc những ghi chú khác nhau.
• Chọn loại bìa, bì đựng phù hợp. Tùy theo khả năng tài chính của công ty và tính chất của hồ sơ dự án mà bạn sẽ chọn phương thức phù hợp cho mình. Ví dụ bìa còng chắc chắn phù hợp cho lưu trữ lâu năm ít phải lấy ra lấy vào. Lưu bì thư A4 có chi phí cao hơn nhưng chính xác và bảo mật. Lưu bằng kẹp giấy thì tiện lợi nhưng hồ sơ dễ cong và nhăn.

Quy trình lưu trữ hồ sơ dự án

2. Phân loại hồ sơ

• Bạn không thể để hồ sơ chồng chất, lẫn lộn mà phải phân loại để không bị thất lạc hoặc mất thời gian tìm kiếm. Bạn có thể phân loại theo cách:
• Phân chia theo dự án: Mỗi ngăn hồ sơ bạn sẽ lưu các giấy tờ liên quan tới một hoặc nhiều dự án có liên quan (có thể theo khu vực, theo thời gian hoặc theo đối tác)
• Phân loại theo chủ đề: Bên cạnh việc phân chia các loại hồ sơ dự án khác nhau, cùng một loại hồ sơ bạn cũng nên chia theo từng chủ đề chi tiết hơn để dễ quản lý, tìm kiếm.

 3. Chia theo nhóm thời gian:

Ví dụ nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm lưu trữ theo năm…

Chia theo phòng ban, lĩnh vực: Thông thường mỗi phòng sẽ có khu vực lưu hồ sơ riêng. Nhưng trong trường hợp bạn dùng dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ  sơ thì việc chia theo phòng, ban là cần thiết.

Xem thêm: “Những điều cần biết để trở thành 1 chuyên viên quan hệ khách hàng doanh nghiệp”

Quy trình lưu trữ hồ sơ dự án

4. Sắp xếp hồ sơ

Phân loại đã xong, bước tiếp theo trong lưu hồ sơ dự án là sắp xếp hồ sơ khoa học. Công việc này sẽ giúp bạn tìm kiếm khi cần một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Nên sắp xếp theo cách như sau:

• Sắp xếp theo thời gian. Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.
• Sắp xếp theo mẫu tự: Theo thứ tự bảng chữ cái của hồ sơ.
• Sắp xếp theo tính chất: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…

5. Lập danh mục hồ sơ

• Nhờ vào danh mục hồ sơ, chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
• Bạn hãy tạo danh mục cụ thể, đưa sơ đồ đó vào máy tính.
• Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên bởi số lượng hồ sơ ra vào là liên tục.

6. Lưu trữ hồ sơ dự án

• Nên lưu trữ hồ sơ vào một vị trí nhất định . Bạn cần một tập lưu trữ với hình thức như sau:
• Dùng bút đánh số ở ngoài các hồ sơ lưu trữ.
• Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự.
• Tạo bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh. Dùng chức năng dẫn link để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu.
• Nên tạo thêm một bản mềm trên máy tính với folder chi tiết.

7. Theo dõi và cập nhật

• Liên tục cập nhật các bộ hồ sơ mới vào kho lưu trữ, danh mục lưu trữ
• Bổ sung các chứng từ, giấy tờ còn thiếu trong những bộ hồ sơ hiện có
• Kiểm tra hồ sơ định kỳ. Nếu thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần có kế hoạch và thông báo trước 1-2 ngày.

Trên đây là bài viết mà Nhanh nghĩ nó rất hữu ích cho những ai quan tâm đến ngành nghề lưu trữu hồ sơ trong kinh doanh này. Hy vọng bạn đọc có thể áp dụng nó và thành công trên có đường của mình.