Quy trình lập dự toán mua sắm hàng hóa trên 100 triệu

Quy trình lập dự toán mua sắm hàng hóa trên 100 triệu diễn ra như thế nào? Cần chuẩn bị những hồ sơ gì? Quy định về lập dự toán mua sắm hàng hóa, thiết bị ra sao? Cùng tìm hiểu chi tiết về cách lập dự toán mua sắm trong bài viết này của GSOFT để thực hiện đúng quy định và rút ngắn thời gian thực hiện nhé!

1. Lập dự toán là gì? Ý nghĩa của việc lập dự toán mua sắm

Lập dự toán là việc đưa ra những số liệu về chi phí liên quan đến các hoạt động kinh doanh, phát triển trong tương lai gần. Đây là một công việc cần thiết trong mọi lĩnh vực kinh doanh, nhưng được ứng dụng nhiều nhất trong lĩnh vực xây dựng. Bảng dự toán sẽ là căn cứ đàm phán, thuyết phục nhà đầu tư, xác định giá gói thầu và thanh toán chi phí khi chỉ định thầu. Dự toán cho một công trình sẽ có nhiều loại chi phí khác nhau, hiện nay dự toán được chia làm các loại sau: 

• Dự toán chi phí dành cho mua sắm hàng hóa, trang thiết bị.

• Dự toán khoản chi phí cần thiết cho quá trình xây lắp.

• Dự toán chi phí dự phòng.

Ý nghĩa của việc lập dự toán mua sắm:

• Lập dự toán mua sắm sẽ giúp chủ đầu tư biết được số tiền cần chi trả để có được các trang thiết bị phục vụ công trình.

• Chủ đầu tư có căn cứ để xét chọn nhà thầu phù hợp.

• Tạo nên một căn cứ để phê duyệt vốn đầu tư cho từng hạng mục.

• Sử dụng bảng kế hoạch dự toán mua sắm để làm căn cứ  thẩm tra, phê duyệt quyết toán.

2. Nguyên tắc thực hiện mua sắm tài sản, hàng hóa, thiết bị trên 100 triệu

Nguyên tắc thực hiện quy trình lập dự toán mua sắm hàng hóa trên 100 triệu tại cơ quan Nhà nước như sau:

• Việc mua sắm cho trụ sở làm việc hoặc các tài sản khác để phục vụ công việc được áp dụng trong trường hợp chưa có tài sản hoặc chưa đủ so với tiêu chuẩn. Lưu ý, số lượng công cụ, dụng cụ thuê ngoài sẽ không được tính.

• Tùy theo loại tài sản, thời điểm mà việc mua sắm được thực hiện theo 2 phương thức: mua sắm tập trung và mua sắm phân tán. 

• Việc lựa chọn nhà thầu cung cấp tài sản công sẽ được thực hiện theo quy định về đấu thầu của pháp luật. 

3. Cách lập dự toán gói thầu mua sắm hàng hóa, thiết bị trên 100 triệu

Quy trình lập dự toán mua sắm hàng hóa trên 100 triệu phù hợp với phạm vi hoạt động của gói thầu được tính dựa theo công thức sau: 

Trong đó, cách lập dự toán mua sắm hàng hóa, thiết bị này quy định: 

• GGTMSTB:

  Dự toán gói thầu mua sắm thiết bị.

• GMS:

  Chi phí mua sắm trang thiết bị công trình, công nghệ đối với những sản phẩm có sẵn trên thị trường.

• GGC:

  Khoản chi phí dùng để gia công, chế tạo thiết bị phi tiêu chuẩn nếu có.

• GQLMSTB:

  Chi phí quản lý mua sắm thiết bị của nhà thầu.

• GĐT:

  Khoản chi phí dùng để chuyển giao công nghệ.

• GVC:

  Các chi phí dùng để vận chuyển nếu có.

• GK:

  Các khoản chi phí có liên quan khác.

• GDPMSTB:

  Khoản chi phí dự phòng.

4. Xác định chi phí dự phòng của dự toán gói thầu mua sắm thiết bị

Chi phí dự phòng là một trong những nội dung nằm trong quy trình lập dự toán xây dựng. Chi phí này bao gồm chi phí phát sinh do yếu tố khối lượng công việc tăng, chi phí cho yếu tố trượt giá trong thời gian thi công,…

Theo Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 10/2015/TT-BKHĐT thì:

“Giá gói thầu được tính đúng, tính đủ toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu, kể cả chi phí dự phòng (chi phí dự phòng trượt giá, chi phí dự phòng phát sinh khối lượng và chi phí dự phòng cho các khoản tạm tính (nếu có)), phí, lệ phí và thuế. Đối với các gói thầu có thời gian thực hiện hợp đồng ngắn, không phát sinh rủi ro, trượt giá thì chi phí dự phòng được tính bằng không.”

Bạn có thể tham khảo cách tính chi phí dự phòng như sau: 

• Chi phí dự phòng cho yếu tố khối lượng công việc phát sinh:

  Phần chi phí dự phòng này sẽ được tính thông qua tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng chi phí.

• Chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá:

  Loại chi phí dự phòng này sẽ được xác định trên cơ sở biến động giá của thị trường trong thời gian thực hiện dự án.

Dưới đây là một số yếu tố thường được đề cập để tính chi phí dự phòng:

• Tổng thời gian dùng để thực hiện dự án.

• Vốn đầu tư chưa chi phí dự phòng được thực hiện theo kế hoạch.

• Số thứ tự thời gian phân bố thực hiện dự án.

• Lãi suất của các khoản vay vốn để thực hiện dự án.

• Giá trị dự toán dự án trước chi phí dự phòng.

• Mức biến động chỉ số xây dựng trung bình theo thời gian thực hiện so với mức độ trượt giá bình quân.

5. Quy trình lập dự toán mua sắm hàng hóa, thiết bị trên 100 triệu

5.1. Đề nghị mua sắm

Bước đầu tiên trong quy trình lập dự toán mua sắm hàng hóa trên 100 triệu là cần một công văn đề nghị mua sắm trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn bản đề nghị này sẽ được gửi đến thủ trưởng hoặc người có quyền hạn liên quan. Sau khi xem xét và đánh giá thì thủ trưởng sẽ đưa ra quyết định mua hoặc không mua sắm tài sản.

5.2. Lập kế hoạch đấu thầu

Sau khi đã được thông qua quyết định mua sắm hàng hóa phục vụ công việc thì tiến hành lập kế hoạch đấu thầu theo các bước sau: 

• Phòng Kế hoạch – Tài vụ tiến hành lập dự toán mua sắm hàng hóa, thiết bị và lập kế hoạch đấu thầu chi tiết. Sau đó gửi tờ trình lên cấp trên đề nghị phê duyệt dự toán chi tiết, lập kế hoạch đấu thầu của cơ quan.

• Phòng Kế hoạch – Tài vụ lập báo cáo thẩm định kế hoạch đấu thầu gửi đến UBND tỉnh và Sở Kế hoạch & Đầu tư để xét duyệt. Thời gian thẩm định sẽ tuân theo quy định của Nhà nước.

• Thủ trưởng cơ quan căn cứ vào công văn của tỉnh cấp xuống để phê duyệt kế hoạch đấu thầu. Thời gian phê duyệt kế hoạch đấu thầu trong vòng 2 ngày kể từ khi nhận được báo cáo thẩm định kế hoạch đấu thầu của tỉnh.

5.3. Tổ chức đấu thầu

Khi kế hoạch đấu thầu được thông qua thì tiến hành tổ chức đấu thầu: 

• Sau khi có phê duyệt kế hoạch đấu thầu của thủ trưởng thì bắt đầu thành lập Hội đồng đấu thầu và Tổ chuyên gia xét thầu.

• Hội đồng đấu thầu lập Hồ sơ mời thầu hoặc Hồ sơ yêu cầu, sau khi hoàn thành hồ sơ thì gửi về cho người có thẩm quyền trong cơ quan phê duyệt.

• Thủ trưởng của cơ quan sau khi xem xét thì tiến hành phê duyệt Hồ sơ mời thầu.

• Hội đồng đấu thầu và Tổ chuyên gia xét thầu gửi hồ sơ mời thầu, mở buổi thầu, xét tuyển hồ sơ đấu thầu và lập báo cáo xét thầu theo quy định của Luật đấu thầu.

• Thủ trưởng đơn vị phê duyệt kết quả xét thầu sau khi nhận được báo cáo thẩm định hồ sơ xét thầu của tổ chức hoặc cá nhân theo yêu cầu. 

• Sau khi có kết quả thì Hội đồng đấu thầu sẽ thông báo kết quả đến các nhà thầu tham dự. Tiếp theo là thương thảo hoàn thiện hợp đồng với nhà thầu trúng thầu trình, thủ trưởng sẽ đứng ra để ký hợp đồng kinh tế.

• Người đứng đầu buổi đấu thầu sẽ ra quyết định công nhận kết quả đấu thầu thông qua dạng văn bản cho đơn vị trúng thầu.

5.4. Triển khai mua sắm, lắp đặt

Phòng Hành chính – Quản trị (Bộ phận cơ sở vật chất) và phòng Kế hoạch – Tài vụ phối hợp với đơn vị phụ trách dự án triển khai mua sắm theo kế hoạch đã đề ra. Quá trình thực hiện cần đảm bảo theo đúng nội dung đã ký kết với nhà thầu cung cấp.

5.5. Nghiệm thu kỹ thuật

Sau khi trang thiết bị được mua về cần phải trải qua quá trình nghiệm thu thì mới được đưa vào sử dụng. Nghiệm thu kỹ thuật sẽ được thực hiện đầu tiên thông qua Hội đồng nghiệm thu kỹ thuật. Bao gồm chuyên viên bộ phận cơ sở vật chất, kế toán tài sản và đại diện đơn vị trực thuộc được trang cấp thiết bị.

5.6. Nghiệm thu và bàn giao sử dụng

Sau khi nghiệm thu kỹ thuật thì cần phải nghiệm thu tổng quát lại các hàng hóa đã mua một lần nữa, nếu không có vấn đề gì thì tiến hành bàn giao cho đơn vị sử dụng. Hội đồng nghiệm thu và bàn giao gồm đại diện ban lãnh đạo cơ quan, kế toán trưởng, bộ phận tài vụ, bộ phận quản trị và người đại diện đơn vị được cung cấp trang thiết bị.

Ngoài ra, kế toán tài sản sẽ tiến hành lập biên bản giao nhận tài sản cố định nếu mặt hàng mua sắm đã đủ tiêu chuẩn để trở thành tài sản cố định.

5.7. Thanh toán với đơn vị cung cấp

Phòng Kế hoạch – Tài vụ sẽ là nơi đầu mối để tập hợp các chứng từ liên quan đến công việc mua sắm thiết bị và thanh lý hợp đồng sau khi bàn giao xong.

Đó là tất cả những hướng dẫn lập dự toán mua sắm hàng hóa, thiết bị cơ bản mà bạn có thể tham khảo để thực hiện đúng quy trình lập dự toán mua sắm hàng hóa trên 100 triệu. 

6. Giải pháp tối ưu chi phí với phần mềm quản lý kế hoạch mua sắm

Phần mềm quản lý tài sản và kế hoạch mua sắm đóng vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp cần quản lý lượng lớn tài sản, ảnh hưởng sâu mạnh đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc ứng dụng phần mềm này sẽ giúp đơn vị quản lý dễ dàng kiểm tra, theo dõi thông tin thiết bị, lập kế hoạch mua sắm tài sản và thanh lý tài sản khi cần thiết. Trong phần mềm quản lý tài sản sẽ có những doanh mục sau:

• Hệ thống quản lý bảo trì máy tính (CMMS).

• Hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM).

• Hệ thống quản lý nơi làm việc tích hợp (IWMS). 

Hệ thống phần mềm Quản trị đầu tư mua sắm và Quản lý tài sản cho thấy một bức tranh toàn cảnh về tài sản của doanh nghiệp, cung cấp dữ liệu để đưa ra quyết định mua sắm hiệu quả:

• Hệ thống lưu trữ tất cả thông tin một cách tập trung. Doanh nghiệp có thể tập trung tất cả thông tin mua hàng, đồng thời cho phép các đơn vị thành viên thực hiện việc mua hàng của riêng họ. Giải pháp thời gian thực này giúp người dùng tạo, theo dõi và báo cáo về tất cả các yêu cầu, đơn đặt hàng và chi phí. Việc mua hàng được theo dõi trong thời gian thực và sau đó dữ liệu được sử dụng để đưa ra quyết định mua sắm sáng suốt hơn.

• Quản lý các yêu cầu và đơn đặt hàng, xử lý lập kế hoạch mua sắm, xúc tiến mua hàng và đánh giá nhà cung cấp. Người dùng có thể tham khảo các đơn đặt hàng từ các lần đặt hàng trước đây. Tạo ra dữ liệu để phân tích nhà cung cấp, từ đó có thể đánh giá các nhà cung cấp dựa trên hiệu suất của họ, giúp tiết kiệm thời gian lựa chọn nhà cung cấp.

• Phần mềm sẽ tiếp cận tài sản một cách toàn diện để quản lý cơ sở vật chất và tài sản của doanh nghiệp. Sau khi tài sản định được số lượng, loại tài sản, phần mềm sẽ ghi nhận, theo dõi các vấn đề liên quan: từ việc vận hành, triển khai kế hoạch sử dụng cho đến bảo trì.  

• Phần mềm quản lý tài sản sẽ cung cấp thông tin về chi phí vận hành cơ sở vật chất và tài sản của công ty. Trong đó bao gồm tình trạng hiện tại, tuổi thọ dự kiến ​​để lập kế hoạch sử dụng, mua sắm thiết bị phù hợp trong tương lai.

• Bên cạnh đó, cơ sở vật chất còn được kết nối liền mạch với quá trình kiểm kê tài sản và lập ngân sách thông qua phần mềm. Phần mềm cho phép doanh nghiệp lưu trữ cả vòng đời tài sản và dữ liệu trong cùng một hệ thống.

• Thay vì liên kết các phần mềm kiểm kê tài sản, lập kế hoạch, quản lý thiết bị thì giờ đây tất cả đã được tích hợp trong một cơ sở dữ liệu. Mang lại trải nghiệm liền mạch, thông tin liên kết một cách logic, tiện lợi khi lập kế hoạch.

• Hệ thống phần mềm này có thể sử dụng trong nhiều quy mô khác nhau. Doanh nghiệp có thể trang bị nó cho một phòng ban hoặc toàn bộ doanh nghiệp. 

Hệ thống phần mềm quản lý nắm giữ tất cả dữ liệu về hàng hóa, thiết bị tồn kho của doanh nghiệp. Điều này giúp ban quản lý dễ dàng tra cứu thông tin đầy đủ và chi tiết nhất. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp doanh nghiệp, tổ chức nắm được vòng đời của tài sản để lập kế hoạch mua sắm phù hợp:

• Cung cấp đầy đủ thông tin giúp việc kiểm toán diễn ra một cách dễ dàng.

• Các dữ liệu thay đổi đều được động bộ hóa.

• Đầy đủ thông tin để lập ngân sách dự kiến.

Việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản cho phép doanh nghiệp kiểm tra, giám sát quản lý và ghi nhận lại toàn bộ vòng đời của một tài sản bất kỳ. Điều này sẽ giúp tối ưu cho việc lập kế hoạch mua sắm hiệu quả, nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến quy trình lập dự toán mua sắm hàng hóa trên 100 triệu giúp tối ưu chi phí lập dự toán mua sắm hàng hóa, thiết bị. Bên cạnh đó là giải pháp quản lý tài sản hiệu quả trong cách lập kế hoạch và kiểm soát việc mua sắm, bảo trì,… tài sản của tổ chức. Bạn có thể tham khảo và ứng dụng tùy theo tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động mua sắm và toàn bộ vòng đời tài sản với Hệ thống gAMSPro ngay!