Quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp (Mới)
Trong quá trình hoạt động sản xuất – kinh doanh, các doanh nghiệp luôn phát sinh nhiều văn bản, giấy tờ để hỗ trợ thực hiện công việc. Những tài liệu đó cần được lưu trữ và bảo quản theo các quy định của pháp luật.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những hướng dẫn, quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chính xác và đầy đủ nhất.
1. Hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp bao gồm những gì?
Trong các doanh nghiệp thì hồ sơ, tài liệu được chia làm 3 nhóm chính:
– Các giấy tờ nội bộ trong công ty như: chính sách, sổ tay, thủ tục, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, bản vẽ sơ đồ, …
– Các hồ sơ, tài liệu phát sinh từ bên ngoài nhưng được vào áp dụng trong các hoạt động của công ty như: các tiêu chuẩn, quy định, kế hoạch, tài liệu kỹ thuật, …
– Các tài liệu tham khảo mang tính chất hướng dẫn, không bắt buộc
2. Những loại hồ sơ, tài liệu nào cần bảo quản theo quy định của pháp luật
Như đã nói ở trên Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp có nhiều loại và có giá trị khác nhau. Để quản lý hồ sơ, tài liệu một cách hiệu quả, chúng ta cần dựa trên một số tiêu chí cơ bản để phân loại, giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản và khoa học hơn.
Theo điều 3, thông tư 09/2011/TT – BNV thì các đơn vì là tổ chức chính trị, cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp kinh tế, sản xuất – kinh doanh thì cần chia hồ sơ làm các nhóm sau để lưu trữ:
– Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp chung
– Nhóm 2: Tài liệu về báo cáo, thống kê, kế hoạch hoạt động
– Nhóm 3: Tài liệu về cơ cấu tổ chức
– Nhóm 4: Tài liệu về quản trị, hành chính – nhân sự
– Nhóm 5: Tài liệu về kế toán, kiểm toán, tài chính
– Nhóm 6: Hồ sơ về hạng mục xây dựng cơ bản
– Nhóm 7: Hồ sơ, sáng chế khoa học, công nghệ
– Nhóm 8: Hồ sợ đấu thầu, dự thầu, biên bản hợp tác
– Nhóm 9: Hồ sơ thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại
– Nhóm 10: Hồ sơ về thi đua, khen thưởng
– Nhóm 11: Tài liệu về pháp chế
– Nhóm 12: Tài liệu về quản trị công sở
– Nhóm 13: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến các nghiệp vụ chuyên môn
– Nhóm 14: Tài liệu về Đảng, Đoàn thể trong cơ quan doanh nghiệp
Ngoài ra, theo điều 11, luật doanh nghiệp 2014 cũng nêu chi tiết hơn về chế độ lưu giữ các tài liệu nội bộ của doanh nghiệp. Theo đó:
Tùy theo loại hình, doanh nghiệp cần phải lưu trữ các tài liệu sau đây;
a. Điều lệ tổ chức; quy chế quản lý nội bộ;
b. Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
c. Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp;
d. Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
e. Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
f. Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
g. Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;
h. Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
i. Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
Doanh nghiệp cần phải lưu giữ tất cả các văn bản, hồ sơ, tài liệu nói trên tại trụ sở làm việc của tổ chức hoặc địa điểm khác (như kho tài liệu, trung tâm lưu trữ, Cục văn thư Quốc gia, …).
3. Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Theo bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ban hành kèm theo thông tư số 09/2011/TT-BNV thì thời gian bảo quản tài liệu, lưu trữ hồ sơ được quy định theo từng nhóm cụ thể với khoảng 14 nhóm chính cùng 203 tiểu mục đi kèm.
Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Để dễ dàng tra cứu, bạn có thể chọn cách “ctrl + F” và gõ từ khóa tài liệu cần tìm kiếm về quy định thời gian lưu trữ hoặc tìm theo quy định về thời gian lưu trữ tài liệu theo các nhóm lớn.
Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp
STT
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1
Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan
– Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc)
– Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký …)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
05 năm
2
Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
3
Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức
Vĩnh viễn
4
Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan – Tổng kết năm – Sơ kết tháng, quý, 6 tháng
Vĩnh viễn
5 năm
5
Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm
– Của cơ quan cấp trên
– Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
– Của đơn vị chức năng
10 năm
Vĩnh viễn
10 năm
6
Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng
– Của cơ quan cấp trên
– Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
– Của đơn vị chức năng
5 năm
20 năm
5 năm
7
Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần
– Của cơ quan cấp trên
– Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
– Của đơn vị chức năng
5 năm
10 năm
5 năm
8
Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất
10 năm
9
Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước
Vĩnh viễn
10
Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
11
Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
12
Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan
– Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm
– Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi
Vĩnh viễn
10 năm
13
Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn…)
Vĩnh viễn
14
Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp
10 năm
15
Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo
– Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương
– UBND tỉnh và tương đương
– Cơ quan, tổ chức khác
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
10 năm
16
Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung
10 năm
Nhóm 2: Tài liệu quy hoạch
STT
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1
Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê
– Dài hạn, hàng năm
– 6 tháng, 9 tháng
– Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
Tài liệu quy hoạch
2
Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
3
Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
4
Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt
5
Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan
6
Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đố
7
Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án, quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước
– Tổng kết
– Sơ kết
Vĩnh viễn
10 năm
8
Công văn trao đổi về công tác quy hoạch
10 năm
Tài liệu kế hoạch
9
Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
10
Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội hàng năm
– Cơ quan ban hành
– Cơ quan thực hiện
– Cơ quan để biế
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
5 năm
11
Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan
– Dài hạn, hàng năm
– 6 tháng, 9 tháng
– Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
12
Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc
– Dài hạn, hàng năm
– 6 tháng, 9 tháng
– Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
13
Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch
20 năm
14
Kế hoạch báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch
– Hàng năm
– Quý, 6 tháng, 9 tháng
Vĩnh viễn
5 năm
15
Công văn trao đổi về công tác kế hoạch
10 năm
Tài liệu thống kê
16
Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
17
Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành
Vĩnh viễn
18
Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề – Dài hạn, hàng năm – Quý, 6 tháng, 9 tháng
Vĩnh viễn
20 năm
19
Báo cáo điều tra cơ bản – Báo cáo tổng hợp – Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra
Vĩnh viễn
10 năm
20
Báo cáo phân tích và dự báo
Vĩnh viễn
21
Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra
10 năm
Nhóm 3: Tài liệu tổ chức cán bộ
STT
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1
Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2
Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ
Vĩnh viễn
3
Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ
– Dài hạn, hàng năm
– 6 tháng, 9 tháng
– Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
4
Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
5
Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
6
Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc
7
Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chứ
8
Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế
9
Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ
10
Hồ sơ về quy hoạch cán bộ
20 năm
11
Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ
70 năm
12
Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm
– Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển
– Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi
20 năm
5 năm
13
Hồ sơ kỷ luật cán bộ
70 năm
14
Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội …
15
Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức
Vĩnh viễn
16
Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ
70 năm
17
Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
18
Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc
– Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm
– Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu, tham khảo
Vĩnh viễn
10 năm
19
Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ
10 năm
20
Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ
20 năm
21
Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ
10 năm
22
Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ
Nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương
STT
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1
Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2
Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện
Vĩnh viễn
3
Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện
4
Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức
20 năm
5
Công văn trao đổi về tiền lương
10 năm
Nhóm 5: Nhóm tài liệu tài chính, kế toán
STT
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1
Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2
Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán
Vĩnh viễn
3
Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán – Dài hạn, hàng năm – 6 tháng, 9 tháng – Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
4
Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
Vĩnh viễn
5
Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán
– Hàng năm
– Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng
Vĩnh viễn
20 năm
6
Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về giá
Vĩnh viễn
7
Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ
20 năm
8
Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định
– Nhà đất
– Tài sản khác
Vĩnh viễn
20 năm
9
Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc
– Vụ việc nghiêm trọng
– Vụ việc khác
Vĩnh viễn
10 năm
10
Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc
– Vụ việc nghiêm trọng
– Vụ việc khác
Vĩnh viễn
10 năm
11
Sổ sách kế toán
– Sổ tổng hợp
– Sổ chi tiết
20 năm
10 năm
12
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
10 năm
13
Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
5 năm
14
Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán
10 năm
Nhóm 6: Nhóm tài liệu xây dựng cơ bản
STT
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1
Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2
Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
3
Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản
– Dài hạn, hàng năm
– 6 tháng, 9 tháng
– Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
4
Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản
– Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa;
– Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn
Vĩnh viễn
Theo tuổi thọ công trình
5
Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình
15 năm
6
Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản
10 năm
Nhóm 7: Nhóm tài liệu khoa học công nghệ
STT
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1
Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2
Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
3
Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức
Vĩnh viễn
4
Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học – Cấp nhà nước – Cấp bộ, ngành – Cấp cơ sở
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
5
Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
6
Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học
– Cấp nhà nước
– Cấp bộ, ngành
– Cấp cơ sở
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
10 năm
7
Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận
– Cấp nhà nước
– Cấp bộ, ngành
– Cấp cơ sở
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
10 năm
8
Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành
Vĩnh viễn
9
Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
10
Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học
20 năm
11
Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
12
Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ
10 năm
Nhóm 8: Nhóm tài liệu hợp tác quốc tế
STT
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1
Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2
Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì
Vĩnh viễn
3
Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế
– Dài hạn, hàng năm
– 6 tháng, 9 tháng
– Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
4
Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
5
Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài
6
Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế
7
Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …)
8
Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế
9
Hồ sơ đoàn ra
– Ký kết hợp tác
– Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …
Vĩnh viễn
20 năm
10
Hồ sơ đoàn vào
– Ký kết hợp tác
– Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …
11
Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài
– Quan trọng
– Thông thường
12
Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế
10 năm
Nhóm 9: Nhóm tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo
STT
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1
Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2
Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
Vĩnh viễn
3
Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
– Dài hạn, hàng năm
– 6 tháng, 9 tháng
– Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
4
Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng
– Hàng năm
– Tháng, quý, sáu tháng
20 năm
5 năm
5
Hồ sơ thanh tra các vụ việc
– Vụ việc nghiêm trọng
– Vụ việc khác
Vĩnh viễn
15 năm
6
Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo
– Vụ việc nghiêm trọng
– Vụ việc khác
Vĩnh viễn
15 năm
7
Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân
– Báo cáo năm
– Tài liệu khác
Vĩnh viễn
5 năm
8
Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
10 năm
Nhóm 10: Nhóm tài liệu thi đua, khen thưởng
STT
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1
Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2
Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng
Vĩnh viễn
3
Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức
Vĩnh viễn
4
Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng
– Dài hạn, hàng năm
– 6 tháng, 9 tháng
– Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
5
Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân
– Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ
– Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và tương đương
– Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Vĩnh viễn
20 năm
10 năm
6
Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài
Vĩnh viễn
7
Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng
10 năm
Nhóm 11: Nhóm tài liệu pháp chế
STT
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1
Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2
Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì
Vĩnh viễn
3
Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật
10 năm
4
Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế
– Dài hạn, hàng năm
– Tháng, quý, 6 tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
5
Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật
Vĩnh viễn
6
Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì
05 năm
7
Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật
10 năm
8
Công văn trao đổi về công tác pháp chế
10 năm
Nhóm 12: Nhóm tài liệu hành chính, quản trị công sở
STT
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ
1
Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2
Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
Vĩnh viễn
3
Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức
10 năm
4
Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
– Năm, nhiều năm
– Quý, tháng
Vĩnh viễn
10 năm
5
Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính
20 năm
6
Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
7
Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ
20 năm
8
Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
20 năm
9
Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …)
20 năm
10
Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu
20 năm
11
Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan – Văn bản quy phạm pháp luật – Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn – Văn bản khác
Vĩnh viễn
20 năm
50 năm
12
Sổ đăng ký văn bản đến
20 năm
13
Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ
10 năm
Tài liệu quản trị công sở
14
Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
15
Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở
Vĩnh viễn
16
Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức
20 năm
17
Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở
10 năm
18
Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan
10 năm
19
Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai… của cơ quan
10 năm
20
Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan
10 năm
21
Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị của cơ quan
Theo tuổi thọ thiết bị
22
Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm
05 năm
23
Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan
10 năm
24
Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở
10 năm
Nhóm 13: Nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ
STT
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1
Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2
Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ
Vĩnh viễn
3
Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức
10 năm
4
Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
– Hàng năm
– Tháng, quý, sáu tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5
Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý
– Hàng năm
– Tháng, quý, sáu tháng
Vĩnh viễn
10 năm
6
Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ
– Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm
– Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi
Vĩnh viễn
10 năm
7
Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn
Vĩnh viễn
8
Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ
9
Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ
10
Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ
– Vụ việc quan trọng
– Vụ việc khác
Vĩnh viễn
20 năm
11
Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề
Vĩnh viễn
12
Sổ sách quản lý về chuyên môn nghiệp vụ
20 năm
13
Công văn trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ
10 năm
Nhóm 14: Nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ
STT
Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ
Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Tài liệu của tổ chức Đảng
1
Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2
Hồ sơ Đại hội
Vĩnh viễn
3
Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác
– Tổng kết năm, nhiệm kỳ
– Tháng, quý, 6 tháng
Vĩnh viễn
10 năm
4
Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng
Vĩnh viễn
5
Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng
Vĩnh viễn
6
Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng
10 năm
7
Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát
20 năm
8
Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên
70 năm
9
Hồ sơ đảng viên
70 năm
10
Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản)
20 năm
11
Công văn trao đổi về công tác Đảng
10 năm
Tài liệu tổ chức Công đoàn
12
Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
13
Hồ sơ Đại hội
Vĩnh viễn
14
Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác
– Tổng kết năm, nhiệm kỳ
– Tháng, quý, 6 tháng
Vĩnh viễn
10 năm
15
Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của tổ chức Công đoàn
Vĩnh viễn
16
Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Công đoàn
Vĩnh viễn
17
Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan
20 năm
18
Sổ sách
20 năm
19
Công văn trao đổi về công tác Công đoàn
10 năm
Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên
20
Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
21
Hồ sơ Đại hội
Vĩnh viễn
22
Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác
– Tổng kết năm, nhiệm kỳ
– Tháng, quý, 6 tháng
Vĩnh viễn
10 năm
23
Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên
Vĩnh viễn
24
Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan
20 năm
25
Sổ sách
20 năm
26
Công văn trao đổi về công tác Đoàn
10 năm
Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn chi tiết nhất về quy định lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm quy trình quản lý kho tài liệu và tư vấn cách thức sắp xếp, khai thác hồ sơ, giấy tờ hiệu quả?
Hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của ALS để được hỗ trợ nhanh nhất
Chia sẻ bài viết này
