Quy định về bảo mật thông tin ở doanh nghiệp tại Việt Nam – ASL LAW

Bảo mật thông tin là một trong những vấn đề quan trọng nhất đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải tất cả các quy định về bảo mật thông tin trong doanh nghiệp đều được thể hiện rõ ràng. Qua đó, việc bảo mật thông tin sơ sài, không chắc chắn có thể tạo ra một số vấn đề rắc rối, phức tạp trong mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Vậy, các quy định về bảo mật thông tin ở doanh nghiệp tại Việt Nam là gì?

Trước hết, cần lưu ý rằng không có quy định rõ ràng nào về bảo mật thông tin trong Bộ luật Lao động mà thay vào đó, các doanh nghiệp phải tự xây dựng tùy theo tình hình và nguyên tắc hoạt động của mình.

Theo đó, vấn đề bảo mật thông tin, nhất là khi người lao động nghỉ việc, rời công ty đã khiến nhiều doanh nghiệp phải đau đầu.

Mặc dù thông tin về công việc đáng ra sẽ phải được xóa trên thiết bị cá nhân của người lao động trước khi họ nghỉ việc, nhưng doanh nghiệp không thể nào đảm bảo, chắc chắn rằng người lao động không sao chép các thông tin từ trước.

Thậm chí, dù không có bản sao nhưng có nhiều thông tin mật không cần lưu trữ nhiều mà chỉ cần người lao động ghi nhớ một đoạn nhỏ và tung ra ngoài cũng có thể khiến cả công ty sụp đổ. Điển hình nhất có thể kể đến như công thức bí mật tạo nên thức uống Coca Cola vẫn được bảo mật hơn trăm năm kể từ khi sản xuất.

Theo đó, người lao động có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để bằng cách nào đó làm rò rỉ thông tin ra bên ngoài, hoặc tệ hơn là cung cấp cho các đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Các phương pháp được áp dụng để duy trì bảo mật thông tin ở doanh nghiệp tại Việt Nam

Hiện tại, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều áp dụng 3 loại phương pháp để bảo mật thông tin, bao gồm phương pháp:

• Ghi nhận trong một hoặc một số điều khoản trong hợp đồng lao động.
• Ghi nhận dưới hình thức văn bản thỏa thuận tách biệt với hợp đồng lao động.
• Ghi nhận trong nội quy lao động của doanh nghiệp.

Phương pháp phù hợp nhất để bảo vệ bí mật thông tin

Trong 3 phương pháp bảo mật thông tin trên, phương pháp thứ hai được áp dụng nhiều nhất tại các công ty, tập đoàn lớn vì đây là phương pháp bảo mật tối ưu nhất thông qua việc lập nên văn bản thỏa thuận riêng kèm theo hợp đồng lao động.

Tuy nhiên, phương pháp này có thể phù hợp với một công ty nhưng không có nghĩa là mọi công ty khác cũng có thể áp dụng cùng một cách và mong đợi kết quả tương tự. Điều này là bởi vì nguyên lí hoạt động của mỗi công ty là khác nhau và không có công ty nào là hoàn toàn giống nhau.

Vậy, hình thức bảo mật thông tin nào là tốt nhất cho từng loại hình doanh nghiệp để quyền và lợi ích tốt nhất của người sử dụng lao động trong thời gian hợp đồng có hiệu lực và sau khi hợp đồng lao động hết hiệu lực?

Đối với phương thức thứ nhất, nghĩa là lưu giữ các điều khoản về bảo mật thông tin trong hợp đồng lao động, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro bởi lẽ khi hết hạn hợp đồng lao động thì thỏa thuận bảo mật cũng sẽ hết hạn.

Ngoài ra, việc lựa chọn hình thức này cũng gây khó khăn cho doanh nghiệp vì không có quyền lựa chọn cơ quan giải quyết tranh chấp khi xảy ra tranh chấp với người lao động mà bắt buộc phải đưa ra tòa.

Đối với phương thức thứ ba, nếu bảo mật thông tin là một phần hoặc phụ lục của nội quy lao động của doanh nghiệp thì người sử dụng lao động có thể không xử lý được người lao động vi phạm thông tin nếu họ không còn làm việc tại doanh nghiệp.

Phương thức thứ hai cũng là phương thức được áp dụng nhiều nhất có rất nhiều lợi thế cho người sử dụng lao động. Qua đó, người sử dụng lao động có thể chủ động, ứng biến linh hoạt nếu hành vi vi phạm văn bản thỏa thuận về bảo mật thông tin nếu hợp đồng lao động chấm dứt vì văn bản đó vẫn còn hiệu lực tùy theo thỏa thuận giữa các bên.

Đáng chú ý, nếu áp dụng phương thức này, khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải quyết tranh chấp tại trọng tài để tránh lộ thông tin bí mật do trọng tài có quy định về bảo mật các tranh chấp đã xét xử.

Khi xây dựng thỏa thuận này, người sử dụng lao động và người lao động có quyền thỏa thuận về thời hạn của thỏa thuận, tức là thông tin phải được giữ bí mật trong bao lâu.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng nên chú ý rằng nếu phát hiện người lao động vi phạm bảo mật thông tin trong thời gian làm người lao động tại doanh nghiệp thì việc xử lý kỷ luật theo Bộ luật lao động phải được thực hiện trước khi xét đến các quy định của thỏa thuận bảo mật.

Liên hệ với công ty luật ASL LAW để được tư vấn luật về lao động và việc làm.

BÀI VIẾT HỮU ÍCH LIÊN QUAN