Quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp hiện hành

Đối với các doanh nghiệp, chữ ký số đang trở nên phổ biến và cần thiết. Điều này thể hiện ở sự tiện lợi trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên các doanh nghiệp vẫn phải lường trước các rủi ro không đáng có khi sử dụng. Chính vì vậy mà cần nắm rõ các quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp để tránh các hậu quả đáng tiếc có thể xảy ra. Vậy chữ ký số doanh nghiệp là gì và những quy định đó như thế nào? Hãy để bài viết của Nef.vn trả lời cho câu hỏi của các bạn nhé!

Tìm hiểu về chữ ký số trong doanh nghiệp 

Chữ ký số trong doanh nghiệp là một dạng chữ ký điện tử đã được mã hóa bằng thuật toán mã hóa công khai RSA. Vì vậy mà loại chữ ký này là phương tiện hữu ích giúp xác nhận các hồ sơ, tài liệu trong môi trường công nghệ.

Ngoài ra, việc sử dụng chữ ký số còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thủ tục và vận chuyển hồ sơ. Bên cạnh đó thì đây còn được xem là công cụ hiệu quả để bảo đảm an ninh, an toàn cho các giao dịch điện tử. Vậy nên chữ ký số dần trở nên phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong các nghiệp vụ.

Tìm hiểu về chữ ký số trong doanh nghiệp

Thông tin của doanh nghiệp được mã hóa thành dữ liệu trong chữ ký số gồm có:

• Tên và mã số thuế của tổ chức/cơ quan/doanh nghiệp.
• Mã số seri hay còn được hiểu là số hiệu của chứng thư số.
• Thời hạn có hiệu lực hay hạn sử dụng của số seri.
• Thông tin về tổ chức chứng thực chữ ký số.
• Chữ ký số của tổ chức hoặc nhà cung cấp đã chứng thực cho doanh nghiệp.
• Hạn chế và phạm vi sử dụng của chữ ký số hay chứng số như thế nào.
• Hạn chế về trách nhiệm của tổ chức chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp.
• Các nội dung bắt buộc khác theo quy định của Bộ Thông Tin và Truyền Thông.

Một số thông tin và quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp 

Chữ ký số đang trở thành công cụ vô cùng hữu ích cho doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Nhưng vẫn cần phải nắm rõ các thông tin và quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn và hiệu quả. Sau đây là một số thông tin và quy định cơ bản mà doanh nghiệp và tổ chức cần biết.

Về cơ sở pháp lý của chữ ký số doanh nghiệp

Căn cứ theo Điều 8 thuộc Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì cơ sở giá trị pháp lý của chữ ký số doanh nghiệp được quy định như sau:

Đối với trường hợp văn bản cần có chữ ký của cơ quan/tổ chức/doanh nghiệp. Thông điệp dữ liệu được xem là đủ điều kiện nếu được ký bằng chữ ký số có chứng thực. Và chữ ký điện tử phải đáp ứng được các điều kiện sau:

• Phương pháp được dùng để tạo chữ ký điện tử có thể cho phép xác minh được người ký. Đồng thời thể hiện được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu.
• Phương pháp có độ tin cậy cao và phù hợp với mục đích thông điệp được gửi đi.

Đối với trường hợp văn bản yêu cầu phải có đóng dấu của cơ quan/tổ chức/doanh nghiệp. Thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng điều kiện nếu được ký bằng chữ ký số của cơ quan/ tổ chức/doanh nghiệp và đảm bảo an toàn theo điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử đó có chứng thực.

Quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp và người có thẩm quyền của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp cần tham khảo các quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp như sau:

Đối với chữ ký số doanh nghiệp

• Chữ ký số chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng thẩm quyền của doanh nghiệp. Ngoài ra còn cùng với chức danh được cấp chứng thư số.
• Trong trường hợp ký thay hay ký thừa lệnh cần được thực hiện bởi người có thẩm quyền. Bên cạnh đó thì người đại diện sử dụng chữ ký số sẽ căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.

Đối với người ký 

Quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp đối với người ký 

Căn cứ theo Điều 78, Nghị định 130/2018/NP-CP thì người ký trước khi thực hiện ký số cần phải thực hiện quy trình kiểm tra trạng thái chứng thư số như sau:

• Xem xét trạng thái chứng thư số của mình trên hệ thống kỹ thuật của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số.
• Tiến hành kiểm tra trạng thái của chứng thư số trên hệ thống kỹ thuật của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia trong trường hợp chứng thư số được cấp bởi dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Khi hai trường hợp trên hợp pháp thì người ký được thực hiện ký số. Ngược lại nếu một trong hai không đáp ứng thì người ký không được thực hiện ký số.

Đối với người nhận dữ liệu chữ ký số

Dựa theo điều 79 của Nghị định 130 thì người nhận dữ liệu được ký số phải kiểm tra hiệu lực chứng thư số và chữ ký số khi nhận thông điệp dữ liệu như sau:

• Các thông tin về trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm. Ngoài ra còn có các thông tin trên chứng thư số của người ký.
• Chắc chắn rằng chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký.

Các quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn

Đối với doanh nghiệp thì việc đảm bảo an toàn cho chữ ký trong giai đoạn đầu rất quan trọng. Điều này giúp các doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch một cách chính xác và nhanh chóng. Vậy quy định về điều kiện đảm bảo an toàn chữ ký số như thế nào? Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số được xem là an toàn và để quá trình đăng ký chữ ký số diễn ra thành công theo đúng quy định pháp luật thì doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực. Ngoài ra còn phải kiểm tra được bằng khóa công khai có ghi trên chứng thư số đó.

Chữ ký số được tạo ra bằng đúng khóa bí mật trùng khớp với khóa công khai ghi trên chứng thư và phải do một trong các tổ chức sau cấp:

• Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
• Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dụng của các tổ chức, doanh nghiệp. Những nơi này cần phải có giấy xác nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho việc cấp chữ ký số đã được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.

Doanh nghiệp chắc chắn khóa bí mật chỉ nằm trong sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Quy định về các giấy tờ chữ ký số cần chuẩn bị cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ để nộp cho cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Điều này cũng nằm trong các quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp để đạt hiệu quả. Thành phần hồ sơ cần phải có:

• Bản sao y giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động.
• Bản sao có công chứng chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người đại diện doanh nghiệp.
• Bản sao y giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Sau khi nộp đầy đủ các giấy tờ trên cho nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số thì doanh nghiệp sẽ nhận được giấy xác nhận thông tin cùng với giấy đăng ký cấp chứng thư công cộng. 

Tuy nhiên để tránh trường hợp bị khóa chữ ký số thì doanh nghiệp cần tiếp tục gửi hồ sơ của mình về cho đơn vị chứng thực để nhận chữ ký số. Yêu cầu hồ sơ gửi đi cần phải có:

• Bản sao chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người đại diện doanh nghiệp (đóng mộc treo).
• Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp (đóng dấu treo).
• Giấy xác nhận thông tin khách hàng đã ký tên, đóng dấu.
• Giấy đăng ký được cấp chứng thư công cộng đã ký tên, đóng dấu.

Quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc không?

Tính tới nay thì pháp luật không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sở hữu chữ ký số. Tuy nhiên vẫn có những trường hợp mà doanh nghiệp bắt buộc sử dụng phải chữ ký số như:

• Trong các hoạt động kê khai thuế, nộp tờ khai và nộp thuế của doanh nghiệp.
• Các giao dịch điện tử khi mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có sử dụng hóa đơn điện tử.
• Khi doanh nghiệp triển khai các giao dịch điện tử để kê khai bảo hiểm xã hội.

Chữ ký số trong doanh nghiệp có bắt buộc không

Một số thương hiệu chữ ký số đáp ứng quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Vì nhu cầu đăng ký chữ ký số doanh nghiệp tăng cao mà không ít trường hợp bị lừa mua phải chữ ký vi phạm các quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp cần cân nhắc, lựa chọn kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Doanh nghiệp có thể tham khảo các thương hiệu chữ ký số chất lượng sau:

Bài viết trên của chúng tôi đã đưa ra các quy định về chữ ký số cho doanh nghiệp hiện nay. Mong rằng sau khi tìm hiểu, các doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số một cách tốt nhất.

Xin trân trọng cảm ơn!

Nef Digital JSC.,

• VPGD: Số 11 Hà Kế Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
• Hotline: 024.6655.2266
• Email:  [email protected]
• Website: https://nef.vn