Quy Trình Mua Hàng Hóa Trong Doanh Nghiệp, Kiến Thức Căn Bản – VinaTrain Việt Nam

5

/

5

(

4

bình chọn

)

Doanh nghiệp của bạn chưa có quy trình mua hàng cụ thể cần tham cho những kế hoạch thu mua sắp tới. Mời bạn đọc bài viết hướng dẫn quy trình thu mua hàng trong daonh nghiệp do VinaTrain trình bày trong bài viết này.

Bản chất của quy trình mua hàng là việc đảm bảo tìm được nguồn nguyên liệu vật tư cung ứng cho quá trình sản xuất, bán hàng theo đúng kế hoạch. Nhân viên mua hàng là người trực tiêp lên kế hoạch và triển khai quy trình mua hàng (quy trình thu mua quốc tế và nội địa).

Các Thuật Ngữ Chuyên Nghành Liên Quan Tới Nghiệp Vụ Mua Hàng

Trước khi vào tìm hiểu quy trình mua hàng bạn đọc cần hiểu được những thuật ngữ liên quan dến quy trình mua hàng:

1. “Hàng hóa” bao gồm sản phẩm phần cứng, sản phẩm phần mềm, ở dạng hữu hình hoặc vô hìnhsản phẩm được 2 bên mua bán thỏa thuận cung ứng với mức giá theo thỏa thuận cùng với trách nhiệm bàn gia trách nhiệm của mỗi bên sẽ được ghi trong hợp đồng.
2. “Hợp đồng hay đơn đặt hàng” là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc mua bán hàng hóa, thuê dịch vụ cung ứng….khi ký hợp đồng sẽ làm rõ được quyền và nghĩa vụ của mỗi bên tham gia .
3. “Phòng thu mua” là bộ phận chịu trách nhiệm toàn bộ về việc thu mua, giao nhận hàng hóa của công ty theo sự phân công của Ban lãnh đạo công ty đối với từng loại vật tư hàng hóa.
4. “Nhân viên thu mua“: Người trực tiếp chiu trách nhiệm triển khai kế hoạch đàm phán và thực hiện quy trình mua bán.

Quy Trình Mua Hàng Hóa Phổ Biến Trong Doanh Nghiệp

Thông thường quy trình mua hàng tại doanh nghiệp được triển khai theo cách cơ bản như sau.

Bước 1: Phát sinh nhu cầu mua hàng

Doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng hoa sẽ thông báo tới các phòng ban chuyên trách,cụ thể là phòng mua hàng. Các trường hợp mua hàng cần biết:

• Mua theo KPI kế hoạch đã có sẵn
• Mua theo nhu cầu phát sinh thực tế phát sinh

Bước 2: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp 

Dựa vào nhu cầu mua hàng doanh nghiệp sẽ tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp có thể khai thác nhà cung cấp cũ hoặc tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng. Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp được doanh nghiệp tổng hợp trên nhiều phương diện. Tuy nhiên bạn cần quan tâm 3 yếu tố chính sau: Giá thành sản phẩm, chất lượng sản phẩm cung cấp, giấy phép cung cấp liên quan tới sản phẩm.

Với các doanh nghiệp lớn việc đán giá nhà cung cấp sẽ được thực hiện bởi đôi ngũ chuyên gia có nghiệp vụ tuy nhiên các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì việc đánh giá nhà cung cấp sẽ tiến hành tối giản hơn chủ yếu dựa vào kinh nghiệm mua hàng của chuyên viên thu mua trước khi quyết định đặt hàng chính thức.

Đối với nhà cung cấp cũng sẽ chia thành 2 loại: Nhà cung cấp quen cần tiến hành đánh giá lại chất lượng, nhà cung cấp mới lần đầu lam việc cần nhìn nhận toàn diện. Cơ sở của việc đánh giá nhà cung cấp có thể list ra như sau:

• Các tiêu chí cần quan tâm: năng lực tài chính, uy tín trên thị trường, chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, mối quan hệ với công ty, chất lượng hệ thống quản lý,…
• Khảo sát trực tiếp nhà cung ứng (nếu cần thiết)
• Lưu lại hồ sơ liên quan đến nhà cung ứng: Giấy phép kinh doanh, các chứng nhận, chứng chỉ,.
• Kết quả theo dõi kiểm tra sản phẩm của nhà cung ứng.
• Năng lực cung cấp: thời gian giao hàng, số lượng, xử lý các tình huống không phù hợp,..
• Tiến hành đánh giá lại các nhà cung cấp theo định kỳ.
• Nếu không có nhà cung ứng nào đạt yêu cầu thì tiến hành lựa chọn và cùng đánh giá lại.

 Lưu ý: Khi quyết định mua hàng doanh nghiệp nên chủ động mua hàng mẫu sẽ có đánh giá chính xác hơn. Nếu doanh nghiệp không có hàng mãu cần cử chuyên viên qua đánh giá hoặc yêu cầu đơn vị cung cấp đầy đủ giấy phép liên quan tới hàng hóa.

Top 10+ Khóa Học Thu Mua Tốt Nhất Hiện Nay (1)

Bước 3: Gửi yêu cầu mua hàng, đàm phán giá thành và các yếu tố liên quan

Thông thường sau khi nhận được yêu cầu mua vật tư từ các phòng ban trong công ty, phòng mua hàng sẽ tìm nhà cung cấp sau khi xác định được nhà cung cấp phù hợp sẽ tiến hành gưi yêu cầu mua hàng  hóa và gửi yêu cầu báo giá. Quá trình trao đổi có thể tiến hành bằng các hình thức: điện thoại, fax, e –mail, tiếp xúc trực tiếp.

Trong quá trình mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp cần đánh giá từ các yếu tố quan trọng khác ngoài viêc giá bán và chất lượng hàng hóa như: giấy phép liên quan, tiến độ giao hàng, chính sách hỗ trợ bảo hành…

Lưu ý: Đối với những sản phẩm hàng hóa đặc thù nhân viên mua hàng sẽ không hiểu về hàng bằng  các bộ phận chuyên môn vì vậy trong quá trình đàm phán nên chủ động mời các bộ phận chuyên môn tham gia quá trình đàm phán về chât lượng, các vấn đề liên quan tới hàng.

Bước 4:  Đặt mua hàng và Ký kết hợp đồng ngoại thương

Khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, phòng thu mua sẽ để xuất giá bán của nhà cung cấp tới cấp trên phê duyệt, trưởng bộ phận cung ứng tiến hành tiếp xúc, thương thảo và soạn thảo hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng) ghi rõ các điều khoản đã thỏa thuận của 2 bện.

Tùy theo tính chất giao dịch có thể sử dụng: Hợp đồng ngoại thương (sale contract) hoặc đơn đặt hàng (purchase order)

Các thông tin cần có trong Đơn đặt hàng/ Hợp đồng ngoại thương gồm:

• Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng
• Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng
• Thời gian lập Đơn đặt hàng
• Tên và địa chỉ của nhà cung cấp
• Tên, chất lượng, quy cách của loại vật tư cần mua
• Số lượng vật tư cần mua
• Giá cả
• Thời gian, địa điểm giao hàng
• Thanh toán
• Ký tên

Bước 5:  Giao nhận hàng hóa 

Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, bên mua hàng sẽ dựa vào đàm phán về phương thức thanh toán có thể cọc tiền cho nhà cung cấp, phần còn lại trả sau khi giao hàng hoặc thanh toán toàn bộ. Dựa vào điều kiện mua hàng trong Incoterm sẽ quy định trách nhiệm giao hàng, vận chuyển hàng tới kho của bên mua bán cần làm gì.

Sau khi ký hợp đồng Khi nhà cung cấp thông báo thời gian giao hàng, doanh nghiệp sẽ dựa vào các điều kiện trong hợp đồng đề có kế hoạch nhận hàng. Việc này sẽ cần chuẩn bị như sau:

• Giấy phép người mua cần xin ở nước nhập khẩu để có nhận được hàng
• Chuẩn bị tiền thanh toán cho nhà cung cấp
• Chuẩn bị kho bãi giao nhận hàng
• Chuẩn bị nhân lực có kinh nghiệm nhận hàng…

Bước 6: Kiểm tra, nghiệm thu hàng nhập kho

Đây là công việc rất quan trọng khi mua hàng. Phòng mua hàng sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn các bộ phận liên quan khi tiếp nhận hàng: bộ phận kho, phòng thu mua…cần lưu ý những gì khi nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ mua vào?

• Việc nghiệm thu hàng hóa sẽ được thực hiện theo nhiều hình thức nghiệm thu như: nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu trước khi nhập kho nghiệm thu trước khi lắp đặt, nghiệm thu tổng thể, nghiệm thu trong thời gian bảo hành.
• Người làm nghiệm thu sẽ dựa vào các yêu cầu thể hiện trong đơn đặt hàng và hợp đồng đã ký. Việc nghiệm thu phải được ghi chép đầy đủ vào Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa vật tư thiết bị nhập kho.
• Trong quá trình kiểm tra nghiệm thu nếu thấy thông tin không phù hợp  phải có báo cáo đánh giá mức độ nghiệm trọng để có căn cứ làm việc với nhà cung cấp.

Bước 7: Nhập kho và thanh toán

Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình thu mua hàng hóa tại doanh nghiệp, khi nhận hàng đúng yêu cầu như thỏa thuận doanh nghiệp sẽ nhập kho gửi thông tin lên phòng kế toán kiểm tra hồ sơ, thanh toán cho nhà cung cấp.

Thủ kho, chuyên viên mua hàng có trách nhiệm theo dõi tiến độ đảm bảo việc thanh toán đúng thỏa thuận.

Nếu hàng khi nhập kho không đạt yêu cầu sẽ tổng hợp lại gửi thông tin hàng hóa cho nhà cung cấp để có phương án thanh toán bù trừ. Sau khi nhập phòng mua hàng sẽ lưu lại hồ sơ chứng nhật ký mua hàng chuẩn bị cho những lần mua hàng tiếp theo.

Mời bạn đọc tham khảo bài viết quy trình bán hàng quốc tế

Chương trình đào tạo chuyên viên mua hàng quốc tế (Purchasing Management) Tại VinaTrain sẽ hướng dẫn người học chi tiết quy trình mua hàng quốc tế, cách triển khai, trang bị cho người học kiến thức từ nền tảng đến chuyên sâu của nghiệp vụ thu mua. Chúng tôi cam kết sau khóa học chuyên viên mua hàng này sẽ giúp tự tin đặt hàng quốc tế về Việt Nam kiểm soát đươc những khó khăn trong giao dịch khó tránh khỏi.

Trở thành chuyên gia Mua hàng chiến lược cùng VinaTrain !

__________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN 

•  Văn phòng Hà Nội: 190B Trần Quang Khải, Phường Tân Định, Quận 1
•  Văn Phòng Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
•  Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
•  Hotline tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan: 0931.705.774
•  Gmail: [email protected]