Quản trị là gì? Chức năng, vai trò, tính khoa học của quản trị

Nội Dung Chính

1. Khái niệm quản trị là gì?

Thuật ngữ quản trị dùng ở đây có nghĩa là một phương thức hoạt động hướng đến mục tiêu được hoàn thành với hiệu quả cao, bằng và thông qua những người khác. Hoạt động quản trị là những hoạt động tất yếu phát sinh khi con người kết hợp với nhau để cùng hoàn thành mục tiêu. Trong bộ tư bản, Mác có đưa ra một hình ảnh về hoạt động quản trị, đó là hoạt động của con người chỉ huy dàn nhạc, người này không chơi một thứ nhạc cụ nào mà chỉ đứng chỉ huy các nhạc công tạo nên bản giao hưởng.

Ngày nay, về nội dung, thuật ngữ quản trị có nhiều cách hiểu khác nhau, sau đây là một vài cách hiểu:

Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hoạt động riêng rẽ không thể nào đạt được. Với cách hiểu này, hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tổ chức.
Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu đã vạch ra một cách tối ưu trong điều kiện biến động của môi trường. Với cách hiểu này, quản trị là một quá trình, trong đó chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động quản trị; đối tượng quản trị tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị tạo ra; mục tiêu của quản trị phải được đặt ra cho cả chủ thể quản trị và đối tượng quản trị, được xác định trước khi thực hiện sự tác động quản trị.
Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát công việc và những nổ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài nguyên, để hoàn thành các mục tiêu đã định.

2. Tính khoa học của quản trị

Quản trị là một hoạt động mang tính khoa học. Khoa học quản trị là bộ phận tri thức được tích luỹ qua nhiều năm, thừa hưởng kết quả từ nhiều ngành khoa học khác như: kinh tế học, xã hội học, tâm lý học, toán học…. Khoa học quản trị cung cấp cho nhà quản trị tư duy hệ thống trước các vấn đề phát sinh, các phương pháp khoa học, các công cụ để giải quyết vấn đề… Tính khoa học của quản trị thể hiện ở các yêu cầu sau đây:

Quản trị phải đảm bảo phù hợp với sự vận động của các quy luật khách quan. Điều đó, đòi hỏi việc quản trị phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các quy luật chung và riêng của tự nhiên và xã hội. Trên cơ sở am hiểu các quy luật khách quan mà vận dụng tốt nhất các thành tựu khoa học. Trước hết là triết học, kinh tế học, tâm lý học, xã hội học, toán học, tin học, điều khiển học, công nghệ học … cùng với những kinh nghiệm trong thực tế vào thực hành quản trị.
Quản trị cần sử dụng các phương pháp, kỹ thuật quản trị. Đó là những cách thức và phương pháp thực hiện các công việc như: kỹ thuật thiết lập chiến lược, kỹ thuật thiết kế cơ cấu tổ chức, kỹ thuật kiểm tra…
Quản trị phải đảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của mỗi tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể. Điều đó, đòi hỏi các nhà quản trị vừa kiên trì các nguyên tắc vừa phải vận dụng một cách linh hoạt các phương pháp, hình thức và các kỹ năng quản trị phù hợp cho từng điều kiện hoàn cảnh nhất định.

Như vậy, khoa học quản trị cho ta hiểu biết về các nguyên tắc, quy luật, phương pháp, kỹ thuật quản trị để trên cơ sở đó biết cách giải quyết các vấn đề quản trị. Tuy nhiên, việc vận dụng khoa học quản trị vào thực tiễn đòi hỏi phải tính đến một số yếu tố khác trong từng hoàn cảnh cụ thể, hay quản trị còn đòi hỏi tính nghệ thuật.

3. Tính nghệ thuật của quản trị

Nghệ thuật quản trị chính là những kỹ năng, kỹ xảo, bí quyết, “mưu mẹo” và “biết làm thế nào” để đạt được mục tiêu mong muốn với hiệu quả cao. Nếu khoa học là sự hiểu biết kiến thức có hệ thống, thì nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng cho phù hợp trong từng lĩnh vực, trong từng tình huống. Vì thế nghệ thuật quản trị luôn gắn với các tình huống, các trường hợp cụ thể. Nghệ thuật quản trị thường được biểu hiện trong một số lĩnh vực như:

Nghệ thuật sử dụng người: Nói về thuật dùng người, Khổng Tử đã có dạy: “Dụng nhân như dụng mộc”. Mỗi con người đều có những ưu, nhược điểm khác nhau, nếu biết sử dụng thì người nào cũng đều có ích, họ sẽ cống hiến nhiều nhất cho tổ chức, cho xã hội, cho cộng đồng mà họ đang sinh sống. Điều đó, đòi hỏi nhà quản trị phải am hiểu đặc điểm tâm lý của từng người, nên sử dụng họ vào việc gì, ở đâu là phù hợp nhất. Có như vậy, mỗi cá nhân mới có điều kiện, cơ hội phát huy hết khả năng của mình, cống hiến nhiều nhất cho tập thể.
Nghệ thuật giáo dục con người: Để giáo dục con người, thông thường người ta sử dụng các hình thức: khen, chê, thuyết phục, tự phê bình và phê bình, khen thưởng và kỷ luật…. Với ai, nên áp dụng hình thức nào, biện pháp gì, mức độ cao hay thấp, và được tiến hành ở đâu, khi nào đều là những vấn đề mang tính nghệ thuật. Cùng một vấn đề nhưng mỗi đối tượng khác nhau có khi phải giải quyết khác Nếu áp dụng không phù hợp chẳng những không giúp cho con người phát triển theo chiều hướng tích cực mà trái lại sẽ làm tăng thêm tính tiêu cực trong tư tưởng lẫn hành vi của họ.
Nghệ thuật ứng xử: Được thể hiện trong quá trình giao tiếp. Sự lựa chọn lời nói, cách nói và thái độ phù hợp với người nghe là nghệ thuật ứng xử trong giao tiếp. Ca dao Việt Nam có câu: “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau” đó là tư tưởng cơ bản của thuật lựa lời trong giao tiếp. Cách nói thẳng, nói gợi ý, nói triết lý,… là những cách nói cần lựa chọn cho phù hợp với từng trình độ, tâm lý của người nghe. Thái độ tôn trọng, thành ý, khiêm tốn, hoà nhã,… là nghệ thuật giao tiếp không thể thiếu trong quá trình giao tiếp.

Ngoài ra, nghệ thuật quản trị còn biểu hiện ở nghệ thuật tạo thời cơ, nghệ thuật sử dụng các đòn bẩy trong quản lý, nghệ thuật ra quyết định…

Tóm lại: muốn quản trị có hiệu quả cao, nhà quản trị trước hết phải sử dụng các thành tựu của khoa học quản trị và vận dụng chúng một cách nghệ thuật trong thực tiễn.

4. Chức năng quản trị

Chức năng quản trị là những nhóm công việc chung, tổng quát mà nhà quản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện. Nói cụ thể hơn, chức năng quản trị được hiểu là một loại hoạt động quản trị, được tách riêng trong quá trình phân công và chuyên môn hóa lao động quản trị, thể hiện phương hướng hay giai đoạn tiến hành các tác động quản trị nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Hiện nay có nhiều cách phân loại các chức năng quản trị, nhưng nhìn chung, các nhà khoa học đã tương đối có sự thống nhất về bốn chức năng quản trị là: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát.

Chức năng hoạch định: là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị. Hoạt động này bao gồm việc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xây dựng và lựa chọn chiến lược tổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động của tổ chức. Đồng thời đưa ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức.
Chức năng tổ chức: chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xác định những việc phải làm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nào cần được thành lập, quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận và xác lập hệ thống quyền hành trong tổ chức.
Chức năng điều khiển: là chức năng thực hiện sự kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp con người, thực hiện các mục tiêu quản trị và giải quyết các xung đột trong tập thể nhằm đưa tổ chức đi theo đúng quỹ đạo dự kiến của tổ chức.
Chức năng kiểm soát: để đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cần theo dõi xem tổ chức của mình hoạt động như thế nào, bao gồm việc theo dõi toàn bộ hoạt động của các thành viên, bộ phận và cả tổ chức. Hoạt động kiểm soát thường là việc thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực tế, so sánh kết quả thực hiện thực tế với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành các điều chỉnh nếu có sai lệch, nhằm đưa tổ chức đi đúng quỹ đạo đến mục tiêu.

Những chức năng nêu trên là phổ biến đối với mọi nhà quản trị ở mọi cấp bậc trong mọi tổ chức. Tuy nhiên, có sự khác biệt về sự phân phối thời gian cho các chức năng quản trị giữa các cấp quản trị. Theo nghiên cứu của Mahoney, nhà quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, trong lúc nhà quản trị trung cấp chỉ dành 51% thời gian cho công tác này và nhà quản trị cấp thấp chỉ dành 39%.

HOẠCH ĐỊNH

TỔ CHỨC

ĐIỀU KHIỂN

KIỂM SOÁT

CẤP THẤP

15%

24%

51%

10%

CẤP TRUNG

18%

33%

36%

13%

CẤP CAO

28%

36%

22%

14%

Bảng 1.1 Cấp bậc của nhà quản trị và chức năng quản trị

Từ số liệu trong bảng trên cho thấy, trong cùng một tổ chức, nhà quản trị cấp cao dùng nhiều thời gian để hoạch định, phối hợp hơn đối với hai chức năng điều khiển – kiểm soát và ngược lại với nhà quản trị cấp thấp.

5. Vai trò của nhà quản trị

Loại vai trò quan hệ tương tác giữa người và người:

– Vai trò tượng trưng: Thể hiện như một biểu hiện về quyền lực pháp lý, thực hiện nhiệm vụ mang tính nghi lễ, hình thức.

– Vai trò người lãnh đạo: Động viên, đôn đốc, thúc đẩy cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ.

– Vai trò liên kết: Là chiếc cầu nối, truyền thông, liên kết mọi người trong và ngoài tổ chức.

Loại vai trò truyền thông:

– Trung tâm thu thập, xử lý thông tin: Điểm trọng tâm trung chuyển, lưu trữ, xử lý tất cả các loại thông tin.

– Phổ biến, truyền đạt thông tin: Chuyển giao những thông tin cho cấp dưới, báo cáo thông tin cho cấp trên.

– Người phát ngôn của tổ chức: Chuyển giao những thông tin chọn lọc cho những người bên ngoài công ty.

Loại vai trò ra quyết định:

– Doanh nhân: Khởi xướng các thay đổi bên trong tổ chức.

– Người giải quyết xung đột: Tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết, hòa giải và xử lý những xung đột.

– Điều phối các nguồn lực: Quyết định phân chia các nguồn lực trong tổ chức cho từng bộ phận hay dự án.

– Nhà thương lượng: Tham gia thương lượng với các đối tác để đem lại ổn định và quyền lợi cho tổ chức